高職院校教學檔案管理存在的問題及解決策略

◎王曉輝 祝華武

高職院校教學檔案是真實完整記錄學校教育教學全過程的重要資料，是高職院校檔案資料的重要組成部分，是衡量高職院校教育教學質量和教學管理水平的重要標志，為教學改革提供依據和借鑒。因此高職院校應當明確教學檔案的歸檔范圍、保管期限，做好基礎性工作。同時隨著教學檔案形式多樣化的變化特點，創新教學檔案管理的方式方法，不斷提升教學檔案管理的水平，充分發揮教學檔案的利用價值，提高教學檔案的服務水平等任務也越來越被擺在了重要地位。本文將主要從當前高職院校教學檔案的內容形式，教學檔案管理中存在的問題及解決策略等幾個方面加以詳細論述，旨在為高職院校檔案管理的規范化建設提出切實可行的優化策略。

一、高職院校教學檔案的內容及特點

高職院校教學檔案是教學管理過程中形成的信息資料，體現了教學管理活動的方方面面，大體上包括：1.學生的學籍檔案資料：包括學生的錄取底冊、班級花名冊、在校期間的成績單等等；2.專業建設類資料，包括：專業建設方案、人才培養目標、教學規劃、課程設置和發展規劃綱要等；3.教學實踐類檔案資料，包括：課程建設、教學質量考核和評估材料、學生的實習實踐教學、學年考核及總結等方方面面的重要內容。

以上這些只是羅列了高職院校教學檔案的重要內容，由此我們不難看出高職院校教學檔案的首要特點就是數量多，教學檔案涉及多項內容，囊括了教學過程的一切信息和數據，因此對于檔案管理人員來說工作量也是非常大的；其次教學檔案的第二大特點就是完整性和跨越性，因為高職院校的學生一般為三年制，教育教學活動按學期、學年開展，所以形成的檔案資料在時間上具有一定的跨越性，同時教學檔案管理貫穿學生在校期間教育教學管理的全過程，反映了學生從入學、專業學習、實習實訓、畢業實踐環節等各個階段，所以這些教學檔案資料還具有鮮明的完整性，對于檔案工作者來說認識到教育教學工作的性質，將其與教學檔案的管理利用相融合，才能真正保證其完整性。最后，教學檔案呈現出多元化的特征，不同類型的檔案載體也日益豐富，所以對于文字檔案、圖表檔案、音像檔案、數字化檔案的管理要不斷朝規范化和專業化方向發展，同時教學方案內容繁雜瑣碎，制定明確可行的歸檔范圍是體現其系統性的重要手段。

二、高職院校教學檔案管理存在的問題

1.對教學檔案的重要性認識上尚有欠缺，管理制度不健全。高職院校重視自身發展，將主要精力放在了專業建設、教學改革、教學質量、實踐教學等環節上，但對在此過程中形成的檔案資料的重視程度不足，沒有將教學檔案進行日常化、規范化的管理，在日常繁忙的教學活動中形成的檔案資料繁雜瑣碎，教師缺乏歸檔意識，所以經常導致檔案資料不完整，特別是為應付教學檢查，各教學部門還會突擊進行大量教學資料歸檔，造成了歸檔資料質量低、價值低、內容混亂。同時，大多數高職院校對教學檔案的管理缺乏細致明確的規定，檔案工作者對繁雜的檔案資料無法明確其保管期限等內容，影響了工作效率，同時也會造成有價值的檔案資料損失。

2.教學檔案管理人員檔案意識不強。目前，高職院校一般由各系教學秘書兼任檔案工作人員，他們通常都沒有較強的檔案意識，對檔案的價值也沒有清晰的認識，只是按年度整理歸檔資料，移交學校檔案管理部門，或為應付上級檢查或專業評估被動進行資料的整理，導致不能嚴格按照歸檔范圍和整理規則對教學檔案進行收集整理歸檔，出現了一些應歸未歸的檔案資料，這些缺乏直接影響了教學檔案資料的質量，難以保證檔案的真實性和完整性。

3.教學檔案信息化建設水平亟待提高。教學檔案管理的信息化水平相對來說也取決于資金和設備的投入，特別是一些檔案管理軟件的使用是教學檔案管理信息化建設的基本條件。當前大多數高職院校對教學檔案信息化建設的認識不夠，相關資金和設備的投入不到位，使教學檔案管理的效率無法得到保障，更有些院校的網絡環境還未達到高速運輸的水平，根本無法進行教學檔案的信息化建設，很大程度上限制了教學檔案信息化建設的效率。

三、高職院校教學檔案管理中存在問題的解決策略

1.制定教學檔案管理制度，規范教學檔案管理。首先各高職院校應制定一套符合自身的教學檔案管理制度，做好有法可依、有章可循，借此轉變和提升教學檔案管理人員的檔案意識。特別指出的是，制度中應明確教學資料的歸檔范圍和保管期限，歸檔的時間、方式、并且明確教學檔案的存放地點、存放要求等。在借閱制度中也應明確如何辦理借閱、歸還手續及在使用中的注意事項。此外還應制定教學檔案歸檔工作的監督考核制度，確保教學檔案管理系統化。高職院校要把教學檔案管理放在更加重點和突出的位置上，使教學檔案管理更加日常化和規范化。

2.加強教學檔案管理人員隊伍建設，提高其專業素養。高職院校要成立和組建專業化的教學檔案管理人員隊伍，加強對教學檔案管理各項工作的關注和重視。根據教學檔案管理工作的特點選拔具有檔案管理工作經驗和熟悉教學工作業務的優秀人才，負責各教學部門和學校整體的教學檔案管理工作。同時應明確每位工作人員的工作職責，要求每位教學檔案管理人員在了解學校檔案管理制度和工作標準的基礎上，全面提升個人素養，參加涉及檔案管理知識、計算機操作、檔案資源的開發和利用等培訓，培養積極認真、熱情服務的工作態度，定期開展自我對照檢查工作，即使發現問題和不足，不斷改進教學檔案管理的方式方法，為教學檔案工作水平的提升奠定堅實的基礎。

3.推進高職院校教學檔案信息化建設。在教學檔案管理工作中，數量大，種類繁雜，高職院校應該加大檔案管理信息化設備的投入，積極關注新技術，補足短板，提升教學檔案在收集、整理、保管、編研、檢索等環節的信息化水平。同時還應加強數字檔案的安全管理工作，確保檔案資料的完整。

4.加強高職院校教學檔案的開發和利用。高職院校教學檔案管理工作人員應該打破固有的僵局，做好教學檔案資源的開發和利用，充分發現和挖掘檔案資源的價值，開闊視野和思路，拓寬服務渠道，打造教學檔案管理特色和亮點，充分利用教學檔案信息化建設的成果，提升教學檔案服務的知名度。

四、結語

綜上所述，在高等職業教育發展的新視域下，加強教學檔案管理已經成了各高校檔案管理的重中之重，高職院校除了需要加強對教學檔案管理的重視程度，還需要加強教學檔案資源的開發和利用，確保教學檔案管理水平的提高。同時不斷強化檔案管理人員的業務素養，為高職院校教學檔案管理實現標準化、數字化、規范化奠定基礎。