論事業(yè)單位財務(wù)共享環(huán)境下的內(nèi)部控制問題

●胡 麗

財務(wù)共享模式由美國福特公司首次實踐，表現(xiàn)出良好的實施效果，不但能夠顯著降低單位財務(wù)管理的成本，還能夠有效精簡機構(gòu)人員，提高財務(wù)管理的效率，是目前我國事業(yè)單位尋求管理提升的可參考選項。

因為信息科技一直在升級， 財務(wù)共享服務(wù)中心的技術(shù)門檻下降，我國許多事業(yè)單位紛紛效仿，掀起了建立財務(wù)共享中心的浪潮。但是，由于財務(wù)共享模式對傳統(tǒng)會計模式進(jìn)行了流程再造，業(yè)務(wù)流程發(fā)生了巨大的改變，原先的內(nèi)部控制體系隨之失效，事業(yè)單位必須針對財務(wù)共享模式的特點重新建立一套內(nèi)部控制體系，以保證財務(wù)共享中心在為單位帶來便利的同時具有足夠的安全性。

一、研究的理論基礎(chǔ)

浦寶英、黃壽昌（2018）借助案例探討怎樣形成可以從根本上杜絕代理人作假的內(nèi)部控制模式，以此為目標(biāo)而誕生的就是“保留金額”的模式。這種模式指的是代理方?jīng)Q定進(jìn)行作假的對應(yīng)最低回報數(shù)額，假如進(jìn)行作假的設(shè)想回報數(shù)額比保留數(shù)額更大，才能夠讓代理方認(rèn)為作假是值得采取的行動。根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料分析，得出的判斷為要縮小代理人的作假概率，在一開始就做好防備工作比起出問題之后再采取懲處措施來得更為積極有效。借助設(shè)置高質(zhì)量的內(nèi)部控制盡可能挖掘出所有作假事件，這樣能夠很大程度上保護(hù)保留金額，減少和預(yù)防未來可能發(fā)生的代理方作假事件。并且，保留數(shù)額的高低和作業(yè)鏈長短是正向關(guān)聯(lián)性。作業(yè)鏈越大，則各個業(yè)務(wù)和項目中的工作分配就會更加細(xì)致，對于代理方來說要想順利開展作假事件就需要經(jīng)過更多的關(guān)卡，對他們來說難度和危險系數(shù)也就增大了，因此作假的概率就會減少很多。

國外研究人員對于共享服務(wù)的討論和調(diào)研已經(jīng)到了一定的成熟階段，不過目前的水平還沒有形成完整的體系。Richter 和Bruhl 整理并歸納了不少這方面的資料和案例，總結(jié)起來認(rèn)為可以劃分成決定條件、步驟、管理和結(jié)論四大板塊。在這當(dāng)中，結(jié)論這一板塊的相關(guān)資料不夠充足，沒有足夠的數(shù)據(jù)和深入透徹的研究。同時因為學(xué)術(shù)手段、知識體系、計算模式等的不一致，不少研究資料缺乏可比性。在這一個問題上，希望之后的學(xué)術(shù)研究能夠注意并改善，判斷各個項目中存在的關(guān)聯(lián)性和共同點，牽線搭橋形成一套更為通用的體系，提高日后的研究效率和質(zhì)量。

當(dāng)我國企業(yè)經(jīng)歷改革開放實現(xiàn)跨越式發(fā)展，國內(nèi)的大型企業(yè)和一部分學(xué)者也開始關(guān)注財務(wù)共享的理念。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對公司業(yè)務(wù)最好的組織手段帶來不可忽視的作用，讓目前的公司架構(gòu)再一次改革，公司架構(gòu)的界限也要進(jìn)行調(diào)整；在財務(wù)集中化、專業(yè)化和外包的趨勢下，財務(wù)共享將會成為未來企業(yè)管理變革的潮流（王葒，李桂芳，2004）。

對內(nèi)部控制的研究，成果頗多。劉明輝、張宜霞（2002）從系統(tǒng)論和契約經(jīng)濟學(xué)的角度，對內(nèi)部控制的深層含義進(jìn)行探討，認(rèn)為內(nèi)部控制表面來看是要將企業(yè)設(shè)置成一個系統(tǒng)，其構(gòu)成要素之間為實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的相互作用、相互制約；內(nèi)部控制的本質(zhì)是為彌補企業(yè)契約的不完備性而存在的一個控制機制。潘琰、鄭仙萍（2008）對內(nèi)部控制基本假設(shè)進(jìn)行了研究，在界定了內(nèi)部控制基本假設(shè)的內(nèi)涵和厘清內(nèi)部控制基本假設(shè)的特征之后，提出了控制實體假設(shè)、可控性假設(shè)、復(fù)雜人性假設(shè)和不串通假設(shè)四個基本假設(shè)。王竹泉、隋敏（2010）結(jié)合了幾種關(guān)于內(nèi)部控制要素的主流理論，在對人性假設(shè)、企業(yè)理論和中國傳統(tǒng)文化角度進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出了以控制結(jié)構(gòu)和企業(yè)文化為內(nèi)容的內(nèi)部控制要素新二元論。

朱榮恩等（2003）研究了美國頒布的薩班斯（SOX）法案，在借鑒了美國對財務(wù)報告內(nèi)部控制研究經(jīng)驗后，參考國內(nèi)的情況對財務(wù)報告內(nèi)部控制有效性評價提出了一些啟發(fā)性的建議。周小燕、羅紹德（2013）結(jié)合定性分析和定量分析，在定性判斷的基礎(chǔ)上，用模糊綜合評價法構(gòu)建定量分析模型，對內(nèi)部控制有效性程度進(jìn)行進(jìn)一步評價。

關(guān)于財務(wù)共享模式對內(nèi)部控制的影響，李慧智（2016）表示財務(wù)共享是把組織框架提升到新的高度，同時幫助工作步驟優(yōu)化、增強工作質(zhì)量、提高速度、盡可能避免不必要的支出，把現(xiàn)代信息科技作為有力助手，財務(wù)業(yè)務(wù)工作模式當(dāng)作第一步開展工作，不過在這種情況下不可避免會給過去的財務(wù)會計工作帶來一些內(nèi)部控制方面的難題。吳一平（2014）研究財務(wù)共享中心的內(nèi)涵、結(jié)構(gòu)設(shè)想、步驟、人工職責(zé)分配及現(xiàn)代信息科技手段的運用等方面存在的難題，以及內(nèi)部控制可以采取的解決辦法。

二、財務(wù)共享中心的理論分析

在完成了第二次工業(yè)革命后，西方國家的經(jīng)濟迅速發(fā)展，逐漸形成了一些大型企業(yè)集團，為適應(yīng)越來越激烈的競爭環(huán)境，這些企業(yè)和國外的一些學(xué)者們率先踏上了探索新型高效管理方式的道路。共享服務(wù)就是這一時期探索的產(chǎn)物。它的核心思想是將分散于各個組織而性質(zhì)相同的內(nèi)部活動集中到一個新的半自主業(yè)務(wù)單元，從而通過共享資源來降低成本、提高效率。財務(wù)共享服務(wù)則是共享服務(wù)其中一種主要的應(yīng)用方向。美國的福特公司在上世紀(jì)80年代建立了世界上第一個財務(wù)共享中心，從此，財務(wù)共享開始了實踐探索階段，并且經(jīng)過時間的檢驗，表現(xiàn)出強大的競爭優(yōu)勢。

財務(wù)共享中心將繁瑣、重復(fù)性程度高的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)活動集中起來進(jìn)行流程化后，將這些業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)致的劃分，共享中心的員工都只被分配其中某一部分的工作，這樣有助于增加工作的熟練程度，以提高共享中心的服務(wù)效率和質(zhì)量。同時這也達(dá)到了增加作業(yè)鏈長度的目的，有效降低了舞弊風(fēng)險。此外，共享中心一般都會實行輪崗制度，其中一項重要原因是為減少員工長期從事同一重復(fù)性工作而產(chǎn)生的疲勞感，還可以幫助員工熟悉共享中心的業(yè)務(wù)流程；而在另一方面，輪崗制度也是為了預(yù)防舞弊而設(shè)計的一項內(nèi)部控制機制。通過增加作業(yè)鏈長度和實行輪崗制度，財務(wù)共享中心能夠有效地防止代理問題，有利于實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標(biāo)。

三、財務(wù)共享環(huán)境中的事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)

（一）制度建設(shè)

事業(yè)單位的內(nèi)部控制制度是事業(yè)單位內(nèi)部建立的，通過各要素間的互相作用、互相制約來最終實現(xiàn)事業(yè)單位工作目標(biāo)的一系列制度。按其控制的目標(biāo)區(qū)別，分成會計控制和管理控制。會計控制表示利用手段來維護(hù)事業(yè)單位資產(chǎn)的完整、會計信息的質(zhì)量、財務(wù)業(yè)務(wù)合法合規(guī)；管理控制是指與保證事業(yè)單位按照國家意圖進(jìn)行的運營規(guī)劃、措施的實施，推動單位項目開展的收益、質(zhì)量、結(jié)果和目標(biāo)的達(dá)成有關(guān)的控制。財務(wù)共享模式下的內(nèi)部控制發(fā)展，一定要了解共享中心運轉(zhuǎn)后流程調(diào)整之后再一次規(guī)劃并高質(zhì)量進(jìn)行的情況，盡可能提高財務(wù)安全系數(shù)。

財務(wù)共享中心在進(jìn)行各類賬務(wù)處理、憑證報表制作、資金收付管理的基礎(chǔ)上，還要實現(xiàn)提高服務(wù)效率、提升服務(wù)質(zhì)量等目標(biāo)。因此，財務(wù)共享中心不僅僅要做好會計控制，同時還要做好管理控制。責(zé)任會計制度通過制定責(zé)任指標(biāo)和獎罰標(biāo)準(zhǔn)來達(dá)到控制的目的。這種責(zé)任指標(biāo)可以落實到機構(gòu)，也可以繼續(xù)分解到每一個員工。財務(wù)共享中心可以通過建立責(zé)任會計制度，對共享中心員工的工作效率和質(zhì)量、各機構(gòu)單據(jù)寄送負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核評級，達(dá)到監(jiān)督和激勵的作用，提高共享中心的服務(wù)效率和質(zhì)量。此外，信息系統(tǒng)是共享中心的技術(shù)支撐，需要建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，做好信息安全和升級維護(hù)的工作。

（二）內(nèi)部控制體系建設(shè)

設(shè)置內(nèi)控系統(tǒng)的首要目標(biāo)就是確保權(quán)責(zé)合理設(shè)置、授權(quán)和監(jiān)督步驟的嚴(yán)格進(jìn)行、崗位之間的分離和制約科學(xué)開展。事業(yè)單位設(shè)置并開展內(nèi)控系統(tǒng)一定要確保完整性、關(guān)鍵性、平衡性、適宜性、開支合理性。完整性表示所有工作人員在每一個工作流程都得到應(yīng)有的管控，都是關(guān)鍵的一環(huán)；關(guān)鍵性表示在關(guān)鍵步驟必須更加嚴(yán)格要求、把控風(fēng)險；平衡性表示設(shè)置崗位和職責(zé)時必須考慮周全，確保權(quán)責(zé)合理制約，提高安全性；適宜性表示在設(shè)置內(nèi)控系統(tǒng)時，單位要考慮到自身情況、特點等來設(shè)置最適宜的個性化方案；開支合理性表示事業(yè)單位的開支要合理合法，在各項工作中避免鋪張浪費。

四、內(nèi)部控制實施要素建設(shè)

設(shè)置并開展高質(zhì)量的內(nèi)部控制，大體上可以重點開展下列工作：

（一）內(nèi)部環(huán)境

內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)開展內(nèi)部控制工作的背景，基本上涵蓋了改革組織、領(lǐng)導(dǎo)權(quán)責(zé)分工、工作人員分工及單位的宗旨和文化等。而這里面，領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生的作用不可小視，單位對于危機和問題的防范處理能力都是需要在領(lǐng)導(dǎo)的重視下才會有較好的發(fā)展和培養(yǎng)，變成普遍的意識和責(zé)任，在各項工作中都得到運用，提高工作安全性。財務(wù)共享模式內(nèi)部控制的不足之處很可能會被夸張而影響到與之相關(guān)的其它參與機構(gòu)，原本單個風(fēng)險可能會轉(zhuǎn)變成一系列串聯(lián)風(fēng)險。所以財務(wù)共享中心一定要把風(fēng)險防范和處理工作排在前頭，積極努力開展相關(guān)工作，確保理念上和實際行動上都高質(zhì)量開展工作。

（二）風(fēng)險評估體系

風(fēng)險管理是事業(yè)單位內(nèi)部控制的實質(zhì)。風(fēng)險評估是按照已經(jīng)形成的內(nèi)部控制結(jié)果來開展風(fēng)險判斷和研究工作，接著單位根據(jù)開支節(jié)約意識來設(shè)置風(fēng)險處理的步驟，讓留存的風(fēng)險盡可能降低。財務(wù)共享是比較創(chuàng)新、新穎的管理手段，它的風(fēng)險要素和過去的財務(wù)管理手段有著很明顯的區(qū)別。在開展工作時單位要積極努力地在研究財務(wù)共享工作的同時設(shè)置針對財務(wù)共享的風(fēng)險衡量手段，不光要做好處理的準(zhǔn)備工作，更重要的是盡可能想辦法預(yù)防、預(yù)測風(fēng)險，避免問題的出現(xiàn)，提高共享中心的安全性。

（三）控制活動體系

控制活動表示為了預(yù)防經(jīng)由風(fēng)險衡量找出的風(fēng)險而建立的一整套條例、步驟。舉個例子來看，共享中心為了避免作假而采用多項審查機制、提高資金安全而出臺更科學(xué)的條例、為了資金安全進(jìn)行預(yù)算管控等手段。

（四）信息與溝通環(huán)節(jié)

信息與溝通是單位和外部及單位各個部門聯(lián)系的介質(zhì)。利用匯總部門高質(zhì)量材料，歸納總結(jié)并整理之后上交給領(lǐng)導(dǎo)和進(jìn)行決定決策的人，維護(hù)單位工作和項目的順利開展和安全系數(shù)。財務(wù)共享中心借助科學(xué)信息手段開展工作，在信息的溝通和傳遞工作中也離不開現(xiàn)代信息技術(shù)來增強溝通質(zhì)量和加快速度。

（五）內(nèi)部監(jiān)督體系

內(nèi)部控制發(fā)展不可能在短時間內(nèi)就順利達(dá)到完美狀態(tài)，必然要經(jīng)過時間和經(jīng)營的累積，持續(xù)提升。內(nèi)部監(jiān)督是為了衡量內(nèi)部控制目前的設(shè)置是否合理、水平是否達(dá)標(biāo)等而進(jìn)行的工作，需要不斷對內(nèi)部控制工作實施監(jiān)督和反饋。財務(wù)共享模式和過去的模式有著很大的不同和調(diào)整，所以在實施過程中一定會遭遇不少的問題和缺陷，而內(nèi)部監(jiān)督就是為了找出這些缺陷，在日后的工作中給予修改和調(diào)整建議，幫助單位及時發(fā)現(xiàn)問題，做出合理的調(diào)整修改，完善相應(yīng)工作而存在的。