行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控制度完善思考

◎張允燕

（作者單位：中國石油物資鄭州有限公司）

政府采購制度是為了進一步規(guī)范行政事業(yè)單位采購工作秩序，進一步實現(xiàn)采購的規(guī)范與科學，提升單位采購管理工作質量。而在政府采購制度推行過程中，雖然在很大程度上實現(xiàn)了采購的規(guī)范科學及管理的高效有序，但仍然存在著一些典型問題，這些問題也隨著行政事業(yè)單位會計制度改革、職能轉型升級而不斷顯現(xiàn)出來。為此，加強行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控進一步強化就顯得十分重要。

一、加強行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控的重要性

行政事業(yè)單位是履行我國政府及各級機關各項社會公共服務職能的重要窗口，是推進我國社會主義和諧社會建設、社會主義市場經(jīng)濟秩序規(guī)范完善的重要一環(huán)。同時，行政事業(yè)單位由于本身所具有的社會服務屬性及非盈利屬性，從而讓行政事業(yè)單位財務管理工作更加需要側重于科學預算及有效成本控制，從而保證讓有限的資金資源能夠得以充分利用、發(fā)揮最大化經(jīng)濟價值。政府采購是指以整合所需要采購的貨物、工程、服務，并進行集中采購。集中采購具有行政事業(yè)單位各項工作積極開展及績效管理質量提升等多方面作用。第一，政府集中采購能夠將過去各部門各自采購的行為進行統(tǒng)一規(guī)范，能夠通過一次招投標而確定較長時間內(nèi)可以長期合作的供應商，避免供應商關系的頻繁變更，從而穩(wěn)定單位采購工作秩序，保證采購質量、節(jié)省管理時間與成本。第二，政府采購能夠吸引更多規(guī)模較大的供應商的參與，讓單位能夠有機會選擇更加價廉物美的合作供應商，從而降低采購成本、提升采購績效。第三，政府采購一方面能夠通過集中采購降低采購成本、提升采購效率質量，另一方面也能夠通過集中采購進一步掌握各部門各項資源資產(chǎn)使用情況，通過集中采購與統(tǒng)一分配相結合，能夠讓行政事業(yè)單位財務管理精細化精益化管理工作質量更上一層樓。

二、行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控現(xiàn)狀及主要問題

第一，政府采購旨在提高單位采購工作質量，而采購作為一種經(jīng)濟行為，也必然會伴隨著相關的風險與問題。所以，加強政府采購風險預警與分析機制建設十分重要。目前大多數(shù)行政事業(yè)單位雖然都有了對風險防控的相應認識，但是在實際工作中卻仍然存在著不完善與不充分的地方，如多數(shù)單位往往較為關注采購預算的計劃編寫與執(zhí)行，而對于后續(xù)的驗收工作著力不足，同時對于采購檔案的管理與利用也顯得不太充分，這也從側面反應了目前存在于行政事業(yè)單位財務管理中的重購置輕管理的典型問題。第二，在過去較長時間內(nèi)的政府采購控制往往集中于事前分析或者事后總結，對于采購過程中的監(jiān)督與控制力度不足，無法在采購活動進行過程中及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，從而讓許多本可以避免的管理疏失最終演變?yōu)閷嶋H的管理問題及風險。第三，政府采購招投標規(guī)范性不足，人為因素較大程度上影響到政府采購招投標工作的順利進行。雖然政府采購從制度上要求通過招投標方式進行，有效實現(xiàn)采購的成本控制與采購過程的透明和公開。但是在實際操作中有些時候卻并沒有如同制度那樣順利執(zhí)行，比較典型的問題就是對于同類型招標項目卻沒有實現(xiàn)招標文件的規(guī)范化與統(tǒng)一化。每次都針對具體招標工作要求重新起草招標文件和具體細則，雖然這樣能夠在很大程度上保證招投標文件的針對性、目的性以及與具體招投標工作要求的契合度，但是也會造成大量重復性的文件起草與協(xié)商。

三、行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控制度完善與優(yōu)化措施

1.建立政府采購內(nèi)控管理專門團隊。首先，加強政府采購內(nèi)控管理首先需要建立在專門化專業(yè)化的管理團隊基礎之上，缺乏專業(yè)化團隊及人員的業(yè)務能力保障，一切管理強化要求都無法落到實處。針對當前行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控存在的突出問題，在政府采購內(nèi)控管理團隊建設方面應當包括三方面人員構成，基層內(nèi)控人員深入各部門各環(huán)節(jié)領域，獲取政府采購第一手數(shù)據(jù)信息，為政府采購內(nèi)控審核小組提供數(shù)據(jù)參考，分析采購需求是否科學合理、是否符合部門自身發(fā)展實際需求以及是否符合單位當前財務狀況與發(fā)展需要。中層人員為政府采購內(nèi)控分析小組，其成員構成應為各業(yè)務部門主要負責人、單位財務管理部門負責人以及政府采購與內(nèi)控方面的專業(yè)人員，三方人員的共同參與能夠保證政府采購內(nèi)控工作的經(jīng)濟性、科學性與可行性，同時分析小組成員的工作職責不僅僅只是分析各項數(shù)據(jù)、發(fā)現(xiàn)風險點，同時也是協(xié)調政府采購內(nèi)控部門與其他業(yè)務部門彼此關系、調和各種矛盾的溝通橋梁，保證政府采購內(nèi)控制度能夠得到最廣泛層面上的支持與配合。

2.完善政府采購內(nèi)控制度體系。第一，完善政府采購內(nèi)控風險預警機制。首先就要關注過程監(jiān)控工作并將其以制度化、規(guī)范化與可行的手段落實下來。過程監(jiān)控應當成為政府采購內(nèi)控風險預警的重要構成部分，應當充分利用現(xiàn)代信息科學技術手段實現(xiàn)采購過程中的實時數(shù)據(jù)跟蹤及核查工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并上報風險預警數(shù)據(jù)庫，通過對比分析尋找風險數(shù)據(jù)，最終依據(jù)風險程度的高度采取不同的應對措施，以實現(xiàn)風險防控工作的有序有力。第二，完善政府采購招投標統(tǒng)一性與規(guī)范性。招投標模式是政府集中采購的一個突出特點，通過集中采購能夠大大降低采購成本并保證采購的公開與透明。但是對于行政事業(yè)單位而言，招投標中所需要采購的物資往往具有大宗、重復等特點，除了個別專項采購以外，其他采購需求都具有相當?shù)闹貜托裕谶@種情況下如果僅僅從具體問題具體討論的原則出發(fā)不斷就同一種采購需求進行重復的招投標文件編寫，不僅浪費了人力和時間，同時也難以就同一類采購需求形成更全面的完整的招投標方案模板，此外每次都將招投標活動作為完全獨立的工作來看待也很難以全局的眼光看待招投標，從而無法從不斷的招投標工作中吸取經(jīng)驗、提高意識，從而可能造成類似的招投標風險的不斷發(fā)生。

3.重視對標與績效、獎懲輔助只建設。對標學習是幫助單位更快掌握一項新的管理技術的便捷方式，在政府采購內(nèi)控模式創(chuàng)新的對象學習中，單位可以少走彎路錯路，并及時吸取別人在管理中的問題教訓，集眾家之所長為自身強化政府集中采購內(nèi)控工作質量提供幫助與參考。績效考核與獎懲機制建設也同樣需要以政府集中采購的內(nèi)控工作為核心，通過加強績效考核、均衡財務指標與非財務指標占比等，實現(xiàn)績效考核的均衡與長效。同時，圍繞政府采購內(nèi)控質量提升的獎懲機制建設也應當從獎懲分明、落實到人、獎懲多元、層次分明等角度出發(fā)，讓基層人員、中高層管理以及企業(yè)經(jīng)營者與決策者都投入到政府采購內(nèi)控管理工作當中。

結束語：行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控是一項復雜的系統(tǒng)工程，不僅需要財務部門及采購部門的通力合作，同時也離不開其他管理部門與業(yè)務部門的協(xié)調配合，只有從統(tǒng)一化與整體化入手，將政府采購內(nèi)控與對標學習、人員隊伍建設以及績效獎懲全部結合起來，才能真正起到提升政府采購內(nèi)控工作整體質量的根本目的。