公立醫(yī)院會計檔案管理研究

●李風(fēng)芹 崔慧婷 肖燕霞 張少萍 王靖旭

一、公立醫(yī)院會計檔案的含義及分類

公立醫(yī)院的會計檔案是醫(yī)院在會計活動中自然形成的, 并按照一定規(guī)律保存?zhèn)洳榈臅嬞Y料；公立醫(yī)院會計檔案作為醫(yī)院會計信息載體，是記錄醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和反映經(jīng)濟發(fā)展的重要證據(jù)；它不僅是醫(yī)院管理者總結(jié)醫(yī)院經(jīng)營管理經(jīng)驗的重要參考資料，還是上級主管部門、稅務(wù)部門、財政部門或者第三方審計部門檢查醫(yī)院遵守各項財經(jīng)紀(jì)律情況的書面證明。公立醫(yī)院的會計檔案按照其內(nèi)容分為會計報表、會計賬簿、會計憑證等會計核算專業(yè)資料；公立醫(yī)院會計檔案根據(jù)保存形式分為紙質(zhì)化會計檔案和電子化會計檔案。

二、公立醫(yī)院會計檔案管理的重要性

1.公立醫(yī)院會計檔案是為醫(yī)院管理者提供數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)。醫(yī)院根據(jù)會計檔案的有效數(shù)據(jù)信息，對不同期間的數(shù)據(jù)進行縱向?qū)Ρ扰c分析，找出一定時期醫(yī)院經(jīng)濟發(fā)展的規(guī)律；對同一期間的數(shù)據(jù)進行結(jié)構(gòu)性分析，找出重點指標(biāo)的結(jié)構(gòu)比例變化，進一步分析促進醫(yī)院發(fā)展的有利因素或者影響醫(yī)院發(fā)展的制約因素，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的數(shù)據(jù)理論依據(jù)，有利于醫(yī)院管理者為醫(yī)院制定有效的戰(zhàn)略目標(biāo)。

2.公立醫(yī)院會計檔案管理有效促進醫(yī)院財務(wù)管理水平的提升。會計檔案管理作為醫(yī)院財務(wù)管理的重要組成部分，其管理水平從某種程度上體現(xiàn)著醫(yī)院的財務(wù)管理水平，二者相互影響，互相促進；精細化、高效率會計檔案管理對醫(yī)院財務(wù)管理起到了積極推動與促進作用，進而提升了財務(wù)管理的水平。

3.為公立醫(yī)院面對各種經(jīng)濟審計及檢查提供強有力的數(shù)據(jù)支持。當(dāng)前形勢下，公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)離任面對任職期間經(jīng)濟責(zé)任審計，醫(yī)院三甲復(fù)審需要提供財務(wù)相關(guān)資料，主管部門對醫(yī)院的財務(wù)報表及醫(yī)院財務(wù)收支需要審計事務(wù)所第三方審計部門出具審計意見。同時，醫(yī)院還要接受財政部門財政資金項目的績效評價及稅務(wù)部門的稅收查證等檢查，醫(yī)院的會計檔案為各種審計、查證、檢查提供了重要的依據(jù)和憑證。

三、公立醫(yī)院會計檔案管理存在的問題

1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理的重視程度不夠。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)主要抓醫(yī)院財務(wù)資金流向等管理，忽視對醫(yī)院會計檔案的管理，對會計檔案管理從思想上重視程度不足，造成醫(yī)院會計檔案整體管理水平落后，會計檔案利用率較低。

2.醫(yī)院會計檔案缺乏統(tǒng)一管理，影響會計檔案質(zhì)量和利用效率。目前，醫(yī)院對會計檔案的管理缺乏統(tǒng)一性，信息化程度較低，有些甚至還停留在手工收集階段，影響了會計檔案數(shù)據(jù)的利用效率，降低了會計檔案的質(zhì)量。

3.公立醫(yī)院會計檔案管理人員層次偏低，管理理念落后。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)配備會計檔案管理人員比較隨意，如存在學(xué)歷偏低、年齡偏大、信息化技術(shù)掌握程度偏低、個人綜合素質(zhì)不高等“短板”，管理理念落后，難以適應(yīng)信息化時代醫(yī)院會計檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)要求。

4.公立醫(yī)院電子會計檔案保存缺乏完整性。2016年1月1日執(zhí)行的新《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《新辦法》）確定了電子會計檔案保存的合理性、合法性。公立醫(yī)院對電子會計檔案的重視不足，又加上電子會計檔案合法性確定的時間相對較晚，導(dǎo)致醫(yī)院電子會計檔案的保存缺乏完整性、數(shù)據(jù)量不足，在目前大數(shù)據(jù)時代，影響會計檔案的利用效率。

四、公立醫(yī)院會計檔案管理的策略

1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視醫(yī)院會計檔案的管理工作。醫(yī)院不僅應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定設(shè)置獨立的檔案管理部門，負(fù)責(zé)對醫(yī)院會計檔案統(tǒng)一管理，作為會計檔案管理工作的組織保證，醫(yī)院同時還須配備高層次復(fù)合型檔案管理人員，所謂高層次復(fù)合型檔案管理人員，是指既懂財務(wù)知識又熟悉信息技術(shù)與管理的復(fù)合型檔案管理人員，為醫(yī)院會計檔案管理提供必要條件。這樣不僅保障會計檔案管理的統(tǒng)一管理和完整性，而且大大提高了醫(yī)院會計檔案管理水平和使用效率。

2.醫(yī)院應(yīng)采取有效措施，逐步提高會計檔案管理人員整體素質(zhì)。醫(yī)院要定期將會計檔案人員派出參加培訓(xùn)，提高會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，并創(chuàng)造條件吸引有專業(yè)技術(shù)技能和知識水平人員參與到會計檔案管理工作中來，整體提高醫(yī)院會計檔案管理人員水平。

3. 加強醫(yī)院電子化會計檔案的管理。目前，95%以上會計數(shù)據(jù)都是以電子形式呈現(xiàn)，《新辦法》對電子會計檔案進行了合法化的確定，從制度上彌補了電子會計資料保存、歸檔的空白，是會計檔案管理的巨大進步。醫(yī)院會計檔案作為公立醫(yī)院經(jīng)濟活動主要“記錄者”，其管理模式理應(yīng)跟上信息時代發(fā)展的要求，逐漸向電子管理模式方向邁進。電子會計檔案作為新生事物，其發(fā)展必然遇到許多這樣或那樣的問題，會計檔案管理人員要有足夠的思想準(zhǔn)備，防范電子會計檔案可能發(fā)生的風(fēng)險，保證其安全性與完整性。

五、公立醫(yī)院會計檔案管理的實踐思路

1.建立醫(yī)院《會計檔案管理辦法》。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國會計法》和財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》等文件規(guī)定,制定醫(yī)院《會計檔案管理辦法》，其內(nèi)容包括醫(yī)院會計檔案的種類、醫(yī)院會計檔案的立卷、醫(yī)院會計檔案的保管及會計檔案保管時間、醫(yī)院會計檔案查詢與借閱、醫(yī)院會計檔案的銷毀等一系列規(guī)定，從制度上保證會計檔案的管理條件。

2. 財務(wù)部設(shè)立專門的檔案管理崗位。醫(yī)院財務(wù)部設(shè)置專門的會計檔案管理崗位，配備高水平檔案管理人員，負(fù)責(zé)在會計檔案移交到醫(yī)院檔案部門前財務(wù)部門會計檔案的收集、保管、查閱、移交等管理工作。

3.醫(yī)院設(shè)立專門檔案管理部門，配備高水平檔案管理人員。醫(yī)院不僅設(shè)置專門的檔案管理部門，同時還應(yīng)配備高水平的檔案管理人員；醫(yī)院高水平檔案管理人員不僅要熟練掌握檔案管理的相關(guān)知識，同時還需要具備財務(wù)會計知識和電子信息化技術(shù)。

4. 醫(yī)院應(yīng)加強會計檔案人員培訓(xùn)，促使會計檔案人員與時俱進，跟上時代經(jīng)濟與信息發(fā)展的步伐，不斷提高會計檔案管理水平。醫(yī)院通過培訓(xùn)不斷提高檔案管理人員的水平，強化會計檔案的管理的意識，從而提高大家對會計檔案的重視程度，進一步加強會計檔案的管理力度。

公立醫(yī)院要做好醫(yī)院會計檔案管理與應(yīng)用工作，需要醫(yī)院會計檔案管理人員認(rèn)真思考、積極探索、不斷研究，努力提高公立醫(yī)院會計檔案的管理水平和電子會計檔案的利用效率，會計檔案的管理工作任重道遠，永遠在路上。