突發(fā)疫情期間公立醫(yī)院防疫物資內控管理分析

●韓海平

近年來，隨著市場經濟的飛速發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化，公立醫(yī)院面臨的各種挑戰(zhàn)與風險不斷增加，尤其面臨突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急管理過程中，強化醫(yī)療機構內部控制尤為重要，不能因突發(fā)而無序，不能因緊急而無規(guī)，它是醫(yī)院一項重要組織制度，是確保醫(yī)院安全有效運行的關鍵，是醫(yī)院實現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化管理的重要保證。

一、對醫(yī)院內部控制的理解

醫(yī)院內部控制是一套比較完整的內部管理體系，是保障醫(yī)院規(guī)范有序、科學高效運行的有效手段，也是實現(xiàn)醫(yī)院目標的長效保障機制。主要是在風險導向下，從醫(yī)院實際情況出發(fā)，在相關法律法規(guī)基礎上通過建立單位內部制度、執(zhí)行程序和管控措施，規(guī)范醫(yī)院運行和風險管理的系統(tǒng)性工程。也就是說，醫(yī)院內部控制是為醫(yī)院業(yè)務活動風險防范服務的，規(guī)范、系統(tǒng)、科學的內部控制體系，對提高醫(yī)院運營和內部管理水平具有極其重要的推動作用。

二、公立醫(yī)院防疫期間物資管理存在的問題

公立醫(yī)院以公益性為根本屬性，在其日常業(yè)務活動中存在各種風險，尤其在應對疫情等突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，為保障人民群眾的生命安全和身體健康，公立醫(yī)院必須無條件服從調遣，正所謂有條件要上，沒有條件創(chuàng)造條件也要上，這種緊急情況下非常規(guī)地創(chuàng)造條件就會存在非常復雜的風險和問題隱患。

（一）應急物資采買流程不規(guī)范

應急采供打破了原有規(guī)范的內控流程和管控措施，“應急第一”加大了物資管控風險。

（二）物資采買和使用隨意性大

面對突發(fā)事件，部分單位在實際工作中突破原有的內控流程規(guī)定，出現(xiàn)了隨意采買和使用的苗頭，甚至“搭便車”擴大采購范圍和使用范圍，造成國有資產損失和浪費。

（三）物資采購與供應不及時

應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，及時、有效地物資采買和供應是防控的關鍵環(huán)節(jié)，是確保醫(yī)療機構防控工作的順利開展和患者及醫(yī)務人員安全的重要保障，任何防控物資采供缺失和不及時都會嚴重影響防控效果，甚至危及生命安全。

（四）物資分配與使用不合理

在防控疫情過程中，防控物資管理是重要環(huán)節(jié)，也是難點，既不能因過度而造成浪費，也不能因不足而導致缺口，它將直接關系到防控工作取得的效果。

三、防疫期間解決物資內控管理問題的原則

無論何種情況下，醫(yī)院物資管理內控體系的各個環(huán)節(jié)都是根據風險管理的需求設置的，是醫(yī)院風險防控不可或缺的管控環(huán)節(jié)。因此，即使是在疫情防控期間，醫(yī)院內控設置的管理流程和管控措施均不能逾越，必須嚴格執(zhí)行。但為了應對防疫期間的緊急和突發(fā)狀況，國家出臺了相關政策和規(guī)定，財政部《關于做好新冠肺炎疫情防控資產保障工作的通知》及《財政部辦公廳關于疫情防控采購便利化的通知》明確規(guī)定了疫情防控期間，行政事業(yè)單位根據疫情防控工作需要緊急配置救治器械、醫(yī)藥防護用品等疫情防控資產，各部門、各地方本著急事急辦、特事特辦的原則，可簡化資產配置審批程序，建立采購“綠色通道”，在履行必要的內部程序后，快速高效配置。因此，醫(yī)院需要根據特殊情況，通過及時有效地調整原有的內控程序和措施以滿足特殊時期的風險管控需求。可按以下原則靈活執(zhí)行醫(yī)院的防疫物資管理內控規(guī)定。

（一）簡化業(yè)務審批流程

正常情況下，醫(yī)院業(yè)務的辦理都是嚴格按照醫(yī)院審批權限規(guī)定，是由經辦部門提出申請，業(yè)務相關部門或歸口管理部門根據部門職責對業(yè)務辦理提出審核意見，由業(yè)務主管領導進行審批，涉及“三重一大”事項的還須履行集體決策程序。而特殊時期，防疫物資管理相關的業(yè)務決策應更加便利、快捷和高效。可以從風險管控和效率提升兩個維度考慮，對于非“三重一大”事項，建立由各部門負責人和單位領導組成臨時工作小組，業(yè)務的決策審批直接由臨時工作小組進行，不再執(zhí)行原有的部門逐層流轉和領導逐級審核或審批程序，減少審核批準的業(yè)務環(huán)節(jié)，縮短審批時間。對于“三重一大”事項，在臨時工作小組決策后，由單位相關議事決策機構進行集體決策。

（二）調整業(yè)務審批形式

正常情況下，醫(yī)院辦理業(yè)務應當嚴格按照內控流程和控制要求執(zhí)行，經各個環(huán)節(jié)的書面審核批準后方可辦理。而疫情防控的特殊時期，可根據業(yè)務緊急情況相應簡化審批形式，在網絡條件允許的情況下，借助微信、視頻會議等方式審批后先行辦理；對于網絡環(huán)境不暢的情況下，靈活采取電話審核批準的方式。需要強調的是，無論采用哪種方式，事后均需對業(yè)務決策過程進行記錄，補充完善相關資料。

（三）做好相關業(yè)務記錄

疫情防控期間，各種緊急和突發(fā)的情況較多，醫(yī)院做好防疫物資管理相關業(yè)務的記錄及其檔案資料的管理尤為重要，應做好痕跡管理，凡事可追蹤、可溯源。

四、公立醫(yī)院防疫物資內控執(zhí)行具體措施

（一）建立健全應急采購內控機制

醫(yī)院應當成立相應的應急采購領導小組和監(jiān)督小組，應急采購領導小組由院領導親自牽頭，負責醫(yī)院應急采購實施的組織領導；監(jiān)督小組由醫(yī)院審計、紀檢等部門組成，紀檢部門要進行監(jiān)督檢查，相關職能部門應積極配合應急采購的實施工作。應急采購應以集體研究、討論、決策為原則，以安全、高效、滿足防控救治為目標，確保采購過程公開、公平、公正和規(guī)范。

（二）簡化應急物資采購審批程序和審批形式

醫(yī)院成立物資管理工作小組，小組成員可由物資管理部門、采購部門、單位業(yè)務主管領導組成。由物資管理工作小組的工作模式替代醫(yī)院原有的部門聯(lián)審和領導逐級審批的模式，簡化審批流程，縮短審批時間。在審批形式上，工作小組成員可通過釘釘辦公平臺或建立微信群等形式發(fā)表意見，及時響應物資采購工作需求，快速做出決策。

（三）統(tǒng)一應急物資采購與分配

醫(yī)院應分別對物資采購和管理實行責任明確的歸口管理。因防疫物資管理涉及醫(yī)院感染防控方面的特殊要求，應由醫(yī)工、采購、感控、醫(yī)務等相關部門共同制定防控物資領用管理辦法，便于物資管理部門根據管理辦法并結合物資收、發(fā)、存情況編制采購計劃并提出采購需求，由采購部門統(tǒng)一實施采購，避免出現(xiàn)多頭采購、過度采購或采購缺口的情況。

物資管理部門應根據相關部門提供的各部門的工作職責和人員數(shù)量，按照防控物資領用管理辦法合理發(fā)放防疫物資，避免出現(xiàn)物資發(fā)放過度或缺口的情況。同時，各部門明確指定專人負責物資領用，避免出現(xiàn)人人可領、隨意領用的現(xiàn)象。

（四）做好應急防疫物資使用記錄和備查登記

資產管理部門應規(guī)范物資管理，建立疫情防控資產登記臺賬，做好疫情防控物資的驗收、保管、領用、報損記錄，嚴格領發(fā)登記，詳細、準確記錄領用物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領用部門和領用人，領用人需在物資領用臺賬上簽字確認。同時，各部門物資領用人員應做好物資發(fā)放記錄等相關備查登記。

綜上所述，疫情防控期間，醫(yī)療機構的物資管控會受到很大影響，面對疫情考驗我們要以尊規(guī)守矩為底線，應當在符合國家有關規(guī)定和單位的實際情況下，隨著外部環(huán)境的變化、單位經濟活動的調整和管理要求的提高，不斷修訂和完善內部控制制度。在突發(fā)事件或緊急事項面前，依據及時了解和掌握的新政策，梳理管控流程，制定可實施的細則，確保資產安全完整并發(fā)揮出最大效益。