如何對中小企業信息檔案進行精益管理

◎葉自海

中小企業的發展規模較小，容易受到外面金融環境的影響，發展風險比大企業高，所以，精益管理是中小企業擺脫困境的救命草，做好精益管理是中小企業所面臨的機遇挑戰。

我國中小企業雖然已邁出了精益生產、精益管理的步伐，但在從大規模生產轉變到精益生產管理模式仍有很長的道路要走。

下面我想研究一下運用精益管理模式進行中小企業信息檔案管理。

檔案管理歸根到底就是信息管理，對檔案信息進行精益管理可以讓中小企業實現敏捷、簡潔的商品產出過程信息綜合，能夠更快速、靈敏的迎合顧客的要求，加快了產品的周轉率，減少了原材料、半制成品和制成品等庫存壓力，增加了企業的效益。精益管理可準確掌握企業自身和外部的信息檔案，有利于中小企業在競爭激烈、提倡節約的社會中得以持續發展，在提升企業效益的同時也能推動節約型和諧社會的發展。

第一方面、精益管理的含義和內容。精益管理就是要以最小的資源投入來獲取最大的、最優質的產出，最大限度地細化企業的標準工作流程，消除一切不必要的浪費和非增值的活動；并且把精益思想從生產系統的管理貫穿到企業的各項管理業務方面，使精益管理上升為企業戰略管理的高度，以實現企業的又快又好發展。

精益管理要求在企業整個管理的各個方面中，應用精益思想的哲學觀念和價值觀念，利用工程工業的方法理論去改造過去企業不恰當的管理行為，逐步消除企業在運營時候所存在的以任何形式表現的浪費現象。企業在運營中要不斷堅持貫徹執行這種管理模式，盡量做到零浪費、零缺陷，不斷改善，使企業能夠準確地創造出作為企業應該創造的客戶價值和社會價值。

精益管理的具體內容—精益生產是精益管理的基礎：“精益生產LP（Lean Production）是通過系統結構、人員組織、運行方式和市場供求等方面的變革，使生產系統能很快適應用戶需求不斷變化，并能使生產過程中一切無用、多余的東西被精簡，最終達到包括市場供銷在內的生產各方面的最好結果，特色是多品種、小批量”。精益生產的終極目標是達到零浪費、零庫存、零不良、零停滯、零故障、零災害和零轉產工時，消除浪費。

精益管理系統的基本構成要素：精益管理系統的基本構成要素有四個，分別是領導者標準作業、每日目標責任流程、可視化控制和紀律。

領導者標準作業要求規范領導者的工作流程，實現精益轉變。領導者標準作業要自下而上來劃分成層級，把領導者的工作流程細化到對每一個細節事情的標準流程做法，即使在崗位變換時新任領導者也能通過標準的工作流程順暢地指導工作，保證各個流程的正常運轉。

可視化控制要求整個管理系統每天多次定期、平凡的記錄工作數據，這些數據是每個企業的員工都可以獲取的、能夠進行快速評估的和高度可視化的，可以幫助領導者快速找出存在的問題并采取相應的解決措施。

每日責任流程帶動三個層次的簡單必要的、結構化的每日必開例會，檢查每一個細化環節的目標責任完成狀況，快速地暴露某一環節的問題以及解決方法，有利于快速有效地改善任務分配狀況，優化精益管理流程。

紀律用來約束領導者標準作業、可視化控制和每日目標責任的實施，以達到精益的作用。要求每級人員都要遵守企業紀律，按流程節奏工作，實現企業的有序運營。

第二方面、現階段我國中小企業檔案理通?。浩髽I檔案管理信息化技術落后；管理制度不完善；管理模式不完善；檔案信息化管理人員綜合素質有待提升。

第三方面、運用精益管理模式進行中小企業信息檔案管理的建議方案

1.貫徹信息檔案精益管理思想。加強領導者對信息檔案精益管理的認知和執行力度。作為企業的管理先驅，領導者的思想決定了總公司的發展方向及經營前景。信息檔案管理若要實施精益管理，領導者必須先了解精益管理的概念，對精益思想有所認知，堅定精益改革的念頭。只有當領導者樹立了精益的價值觀，才能使檔案管理走上精益的道路，領導者相當于企業的大腦，支配著企業運營的四肢行動。在樹立正確的精益價值觀后，領導者要通過領導者標準作業來以身作則，帶動檔案信息員立精益價值觀及落實精益改革工作，還要定期的舉行精益交流會與員工保持接觸，傾聽員工的心聲，了解檔案信息的實時需要，進行精益思想交流，及時清理在精益工作的實施過程中的障礙，引導檔案信息員正確的精益行為。

加強對檔案信息員的培訓。以人為本，加強檔案信息員的精益思想教育，重視檔案信息員的想法，令檔案信息員能積極地發揮主觀能動性。檔案信息員是信息檔案管理的一線實踐者，公司的信息檔案都要依靠檔案信息員去收集管理，如果檔案信息員不了解甚至抗拒執行精益步驟，則檔案管理的精益之路根本就走不下去。只有當檔案信息員了解熟悉并接受精益管理做法時，才能使精益管理落實到每一個收集管理檔案的步驟里，才能踏實地走精益之路。因為檔案信息員才是最重要的精益實踐者，所以領導者要傾聽檔案信息員的想法，給檔案信息員充分授權，鼓勵他們發揮主觀能動性，提升他們在信息檔案管理工作中的價值。企業要定期舉行檔案信息員精益培訓，開展跨崗位的培訓，通過視頻或手把手指導工作落實培訓過程，加深檔案信息員對精益管理的認識。定期對檔案信息員進行績效考核，評選每季度精益之星進行獎勵，鼓勵檔案信息員發揮主觀能動性。

加強精益思想宣傳。貫徹精益思想，加強精益思想的宣傳力度，建立信息檔案管理精益文化。思想指揮著行動，要想在信息檔案管理工作中落實精益管理，必須貫徹精益思想。企業要定期舉行信息檔案管理精益培訓，讓全體檔案信息員都參與到精益培訓中。在企業的每個角落都張貼信息檔案管理精益管理標語，設置信息檔案管理精益知識的專用宣傳欄。印刷信息檔案管理精益做法宣傳手冊，對各個崗位工作（包括領導者的日常管理做法、信息檔案管理每個環節的具體操作步驟、公司的標準行為規范等）都進行標準精益做法的詳解步驟列明，讓檔案信息員能精準快速地實施精益做法。這些做法都旨在讓檔案信息員都認知并了解精益思想，認同檔案信息的精益文化，落實精益的標準作業。這樣才能長久地在企業實施精益改革，統一企業內部思想，團結檔案信息員朝精益目標進發，持續信息檔案管理的精益發展。

2.合理運用精益方法。結合信息檔案管理實際情況采用適當的精益方法，靈活應用精益模式。精益方法有6s 精益管理、目視化管理、JIT（準時生產）、標準化作業、拉動式管理、生產線平衡設計、TQM（全面品質管理）等等。精益管理者要理清這些精益方法間的邏輯關系，充分了解信息檔案管理的實際情況，適當準確地使用精益方法，切忌生搬硬套精益模式，要把所應用的精益方法組成精益環流，共同使精益管理達到最理想的狀態，得到最理想的效果。

3.建立完善的信息檔案管理精益評估體系。企業需建立完善的信息檔案管理精益評估體系，堅持精益改革，持續改善，達到盡善盡美的境界。精益措施一旦實行，就應該建立精益評估體系，檢測信息檔案管理精益管理的實施所帶來的效益。信息檔案管理精益評估表一定要清晰地表明精益改善效果，讓領導者一目了然，及時了解改善情況。不僅要對檔案信息員進行精益評估，管理者的日常工作也要進行精益評估，檔案信息員的精益思想認識度亦要進行評估。完善精益管理評估體系才能推動企業各個工作的精益管理實施，體現精益改善的效果，使檔案信息員充滿動力持續進行精益改善。