企業采購規范化流程管理探析

◎屠寶玉

企業采購流程

一、企業采購概述

企業采購是現今市場經濟下一種最主要最主流的采購。優化企業采購管理包含以下兩點現實意義。一是提升企業資金周轉效率的內在要求。眾所周知，資金鏈條以及資金周轉效率是企業的生命線，關系著企業生產經營活動的成敗。物資的采購會導致企業成本的支出，進而影響到企業資金周轉效率。不科學的物資采購方式會降低企業資金利用效率，使得大量的資金被浪費，此時，如果企業沒有得到相應的利潤，成本支出與利潤收入之間不成正比，就會直接影響企業可持續發展，甚至導致企業破產。基于此，企業需要優化采購管理工作，提升采購管理工作的規范性、可行性、合理性以及科學性，為企業生產經營活動的開展提供充足的資金保障。二是增強企業的經濟效益。實質上，企業采購管理工作與企業生產經營工作是內在聯系的有機整體，二者會相互影響。優化企業采購管理工作，意味著企業可以更加快捷的采購相關物資，反作用于生產經營活動，確保生產經營活動的正常開展。尤其是對于制造型企業而言，其對原材料的依賴程度較重，各種原材料的采購數量也較高，采購管理工作的優化能夠節約成本的同時，為企業加快產品制造提供充實的保障。除此之外，優化企業采購管理工作，確保物資購買在價格合理的情況下也能夠滿足企業質量要求，能夠更好地推動企業可持續發展。

二、企業采購規范化流程管理

通常采購作業流程由以下七個作業步驟組成。一是采購申請。二是選擇供應商。三是確定價格。四是簽約或簽發采購定單。物料采購協議或定單是具有法律效力的書面文件，其內容主要有：采購物料的具體名稱、品質、數量及其他要求；包裝要求及其運輸方式；采購驗收標準；交貨時間和地點；付款方法；不可抗拒因素的處理；違約責任及其他。五是跟蹤協議或訂單與稽核。六是接收物料。采購方根據送達物料認真驗收，驗收時一般有如下要求：確定驗收時間或日期。 驗收工作應按合約內容進行，以確定是否完全符合訂單或合約要求。確定驗收人員和負責人員。驗收時，如發現物料存在質量或其他方面上問題時，應及時通知供應商處理。驗收單據由驗收人員簽署，并對此負全部責任。驗收單據被簽署后，可作為采購方付款憑證之一。七是確認支付發票與結案。

采購管理的目的是分解并執行企業采購政策，具有監督與服務支持雙重角色。采購業務的管理有四個方面：業務支持、業務審核、優化調整、批準實施。一是業務支持。根據業務需求建立采購流程，建立采購組織對采購業務進行配套建設，同時還應有日常業務過程中的管理支持。對采購業務運轉狀況進行量化測評。二是業務審核。包括接收業務報告文檔，審核報告文檔的正確性及審核文檔格式。三是優化調整。包括業務人員分析商討改進意見，確定優化調整措施，措施實施，形成業務報告新文檔等內容。四是批準實施。包括接收業務報告新文檔，第一道批準手續，必要時進行第二道批準手續，進行業務操作程。

企業采購規范化流程管理是現代企業提升企業管理效率和管理質量的重要內容之一。在企業采購規范化流程管理工作中，應按照現代企業管理的一般體系進行構建，從而是企業采購管理規范，更好的服務企業生產實際。在具體的企業采購規范化流程管理的構建中，應從以下幾個方面進行健全和完善。一是企業采購規范化流程管理的基礎是制度建設。規范化管理就是通過事前設定的共同認可、共同遵守遵守的規范來引導各項工作的開展。在企業采購規范化流程管理工作的實踐中，應先對采購相關制度按照國家法律法規和企業發展、企業采購的實際進行健全好完善，以制度先行，規范采購流程。二是企業采購規范化流程流管理的重點是崗位設置與職責明確。采購工作涉及工作內容和工作環節較多，因此，要實現采購權力分立，保障采購符合企業發展的利益就應當對于涉及采購工作的崗位進行明確的設置，并且對采購各個崗位的職責進行明確，通過崗位設置與職責明確實現規范化管理。三是企業采購規范化流程管理的核心是采購流程的梳理與再造。流程是采購規范化管理的核心，在流程管理過程中，應對企業現有的采購流程進行梳理，對于符合企業利益，能夠提升企業生產效率的流程進行保留，對于存在問題，影響和制約企業高質量生產經營的流程進行再造，其目的是為了提升企業發展的內生動力，適應激烈的市場競爭。四是企業采購規范化流程管理的保障是采購各個環節的監督。監督是有效的管理措施之一，尤其涉及的錢財物的管理工作中更應加強監督管理，在監督管理工作中不單要由采購部門自身的監督，同時也要有來自于企業其他部門以及獨立于企業外的專家、技術人員的監督，通過體系化的監督，確保采購規范化流程管理的合法合規性。五是企業采購規范化流程管理的根本是通過評價機制不斷完善和優化采購管理的規范性。評價機制就是對采購規范化流程管理的科學性、嚴謹性以及適用性的評價，在評價的基礎上及時修正，使采購管理工作更加有效率、有質量的為企業發展服務好。

三、企業采購規范化流程管理建議

企業采購規范化流程管理是提升采購效率、質量、安全性、穩定性的有效保障措施。在企業采購規范化流程管理工作的開展中，結合工作實踐提出以下三個方面建議。一是企業采購規范化流程管理工作應加強對現代企業管理理論與企業采購規范化管理實踐的學習和總結，通過先進的管理理論和較為成功、行之有效的采購規范化流程創設與管理經驗指導本企業的采購管理工作。二是企業采購規范化流程管理工作應加強企業內部各個生產環節和生產部門的信息交流機制建立，通常企業采購工作不只是一個生產部門和環節所需要，而是諸多生產環節和生產部門的組合。因此，在企業采購規范化流程管理工作中應建立各個生產環節和生產部門的信息共享與交流機制，通過相互的交流為企業采購管理部門提供有益的意見和建議。三是企業采購規范化流程管理應動態完善和優化采購流程管理的制度、崗位、流程和監督內容和方式方法，結合企業發展的實際情況創新管理模式、管理技術和管理方法，更好的服務企業發展。