試論如何提高事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量

文| 陳 娜

對于事業(yè)單位而言，文化檔案管理質(zhì)量與發(fā)展水平之間有著非常密切的聯(lián)系，主要是因為文化檔案涉及到的內(nèi)容非常多，可以為事業(yè)單位人才選拔、績效考核以及決策等環(huán)節(jié)起到非常重要的參考作用。通常情況下，事業(yè)單位文化檔案管理工作在整體上具有一定的服務(wù)性特點，在事業(yè)單位不斷改革的背景下，對于文書檔案管理質(zhì)量也提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位一定要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，對現(xiàn)有的文書檔案管理方式進行不斷優(yōu)化和完善，在最大程度上提升文化檔案管理效率和質(zhì)量，從而在未來才能實現(xiàn)更加穩(wěn)定的發(fā)展。

事業(yè)單位加強文化檔案管理工作的重要性

在事業(yè)單位各項管理工作中，文書檔案管理屬于其中非常重要的組成部分，與事業(yè)單位發(fā)展之間有著非常密切的聯(lián)系，事業(yè)單位加強文化檔案管理工作，其重要性主要體現(xiàn)在以下方面：

第一，文書檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展歷史有著非常詳細(xì)的記錄，將文書檔案的參考作用充分發(fā)揮出來，可以對事業(yè)單位財務(wù)管理工作以及各項活動起到非常重要的科學(xué)指導(dǎo)作用，從而營造出良好的內(nèi)部環(huán)境。結(jié)合實際情況可以了解到，事業(yè)單位文書檔案中涉及到的內(nèi)容非常豐富，對這些資源進行充分利用，可以事業(yè)單位發(fā)展可以起到非常重要的促進作用；第二，對于國家檔案而言，事業(yè)單位文書檔案起到了非常重要的補充作用，如果是站在客觀的角度上進行分析，在國家檔案中，事業(yè)單位文書檔案屬于其中非常重要的組成部分。提高事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量，對于政府檔案而言就起到了非常重要的保護作用。特別是在事業(yè)單位不斷改革的背景下，文書檔案在整個改革工作中都發(fā)揮著必不可少的作用，從而促進事業(yè)單位實現(xiàn)合理轉(zhuǎn)型；第三，事業(yè)單位在對機關(guān)登記工作進行管理時，文書檔案都有做好了非常詳細(xì)的記錄，因此，文書檔案可以起到非常重要的法律憑證作用。

提高事業(yè)單位文化檔案管理質(zhì)量的相關(guān)策略

1.構(gòu)建出完善的文書檔案管理制度。對于事業(yè)單位而言，要想保證文書檔案管理工作可以實現(xiàn)順利開展，首先應(yīng)該構(gòu)建出完善的文書檔案管理制度，從而才能為文書檔案管理工作開展提供良好的基礎(chǔ)條件。加強行為規(guī)范工作，制度是非常重要的參考標(biāo)準(zhǔn)，因此，事業(yè)單位在開展文書檔案管理工作時，應(yīng)該嚴(yán)格遵守制度規(guī)劃行為基本原則，從而進一步加強對文書檔案管理行為的合理規(guī)范。在對文書檔案管理制度進行構(gòu)建時，在內(nèi)容上應(yīng)該滿足以下幾點要求：第一，合理性。文書檔案是根據(jù)事業(yè)單位本身特點以及發(fā)展?fàn)顩r進行制定的，因為存在部分事業(yè)單位管理人員沒有認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，所以投入的資源比較有效，經(jīng)常會照搬其他單位的文書檔案管理制度，導(dǎo)致在管理制度上無法滿足自身發(fā)展要求；第二，系統(tǒng)性。最終制定的文書檔案管理制度，可以在整個事業(yè)單位發(fā)展中起到非常重要的參考作用，所以，在制定文書檔案管理制度時，應(yīng)該滿足系統(tǒng)性的特點；第三，全面性。對于任何一種文書檔案而言，都有與其相對應(yīng)的管理規(guī)范，所以，在對文書檔案管理制度進行指定時，應(yīng)該站在各個方面進行充分考慮，保證可以滿足全面性的特點。

2.加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在文書檔案管理工作開展中，收集、鑒定、保存以及統(tǒng)計屬于非常重要的物質(zhì)基礎(chǔ)條件，因此，不但要加強部門文件的收集工作，同時還應(yīng)該對單位公務(wù)活動中產(chǎn)生的信息引起高度重視，實現(xiàn)對檔案資源的有效結(jié)合，然后根據(jù)檔案內(nèi)容進行合理分析、篩選、研究以及整理等，保證檔案信息功能可以得到充分發(fā)揮，通過這種方式可以對檔案資源起到非常重要的豐富作用。對于事業(yè)單位各部門而言，一定要加強彼此之間的溝通交流工作，對文書檔案資料進行全面收集與整理，同時文書檔案管理人員一定要提升自身的積極性與主動性，對單位開展的新工作進行全面了解，從而及時獲取到有價值的信息，結(jié)合事業(yè)單位實際的發(fā)展現(xiàn)狀，將檔案管理部門的服務(wù)性作用充分發(fā)揮出來。

3.應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，提高文書檔案管理效率。事業(yè)單位文書檔案在形成、儲存以及使用等環(huán)節(jié)中，應(yīng)該對先進的現(xiàn)代化技術(shù)進行合理使用，逐漸面向自動化辦公的方向不斷發(fā)展，保證文書檔案在整個形成過程中滿足一定的系統(tǒng)性要求。對于相關(guān)的文書檔案管理人員而言，應(yīng)該對文件運行理論以及相關(guān)程序等進行全面了解，將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入到計算機當(dāng)中，通過計算機的對數(shù)據(jù)的有效處理，可以將文書檔案轉(zhuǎn)化為電子資源進行保存。另外，文書檔案人員還應(yīng)該加強對局域網(wǎng)的建設(shè)工作，在建設(shè)過程中對電子文書檔案管理中存在的問題進行合理解決，從而在最大程度上提升文書檔案管理效率。

結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的背景下，事業(yè)單位在開展文書檔案管理工作時，也應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，全面認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，對現(xiàn)有的文書檔案管理方式進行不斷優(yōu)化和完善，構(gòu)建出完善的文書檔案管理制度，從而在最大程度上提升文書檔案管理質(zhì)量。