檔案館社交媒體信息保存的SWOT分析及對策研究

李 慧

（江蘇醫藥職業學院圖書館，江蘇鹽城 224006）

0 引言

社交媒體作為一種新型的交流、分享工具吸引了大量用戶。當前的社交媒體平臺具有信息創作、轉發、交流、評價、熱搜榜和熱門話題等功能，用戶可以方便地創作、瀏覽和搜索各類信息。不僅如此，很多政府部門也開始加入社交媒體的熱潮，通過社交媒體加強與民眾的互動、公開政府信息、接受民眾監督。

社交媒體信息作為一種特殊的數字信息資源，已經成為社會記憶的一部分。但是，社交媒體信息本身具有生命周期短、不穩定、海量性等特點，需要我們在產生這些信息的同時及時采集保存這些信息，保證人類社會記憶和數字遺產的完整性。因此，本文將探討檔案館如何在Web 2.0時代下把握自己的優勢，利用機遇做好社交媒體信息的保存工作，豐富自己的館藏資源，提高資源管理和利用水平。

1 檔案館保存社交媒體信息的必要性分析

1.1 社交媒體信息是社會記憶的一部分

當今時代，微博、微信等社交媒體已經成為獲取信息和發布信息的重要工具，人們習慣在微博、微信中發布簡短的文字、圖片或視頻，記錄自己學習和工作、旅途經歷、讀書心得、時事點評。很顯然，社交媒體已經成為社會記憶的重要部分，社交媒體信息反映了當代社會的主流價值取向、精神狀態、語言詞匯變化等，對后代人研究當代歷史起重要的作用。其次，社交媒體成為各種重大活動、熱點事件、尋人幫助、重大新聞等信息的討論陣地或是重大事件真相或線索的披露陣地。此類信息具有極高的憑證價值，需要及時保存。為了不讓這些社會記憶消失，檔案館應當主動承擔社交媒體信息保存的主體責任。

1.2 檔案館的使命

加拿大檔案學者T·庫克說過，“檔案工作者是建構社會和歷史記憶的積極因素。在此過程中，他們不僅有義務保護或記錄過去，還有責任把未來的需要和期望銘記于心，唯其如此才更反映社會的價值而不只是某些重要用戶或傳統用戶的價值。”［1］因此，保存具有社會記憶價值的社交媒體信息是檔案館的使命所在。

1.3 政務微博的發展

隨著微信、微博等社交媒體的發展，各地政府部門逐漸開通微博、微信賬號，借助網絡平臺公布政府信息、加強與民眾的交流溝通。政務微博是公共行政在移動互聯網環境下一種新型網絡問政方式。政務微博、政務微信可以說是一種線上的政務活動，是傳統政務工作的延伸，是網絡時代行政方式創新的縮影。其本質上還是政府日常行政的一部分，具有檔案價值，未來也會產生檔案的憑證、查考價值，檔案館需要及時采集保存。

2 檔案館社交媒體信息保存的SWOT分析

2.1 檔案館內部的優勢分析（S）

我國檔案工作實行集中統一的管理體制，在全國各級政府機構設立檔案行政管理部門，分級統一掌握全國檔案事務。在此制度下，檔案館保存社交媒體信息的優勢主要體現在以下幾點：首先，綜合檔案作為政府機關，其一切經費均來源于政府。社交媒體信息保存工作是一項需要消耗大量資金、人才和設備的事業，有政府專項資金支撐的綜合檔案館能夠保證社交媒體信息保存事業地穩定、可持續發展。其次，該檔案工作原則便于社交媒體信息保存工作的開展。由于社交媒體信息的數量龐大，僅有單個部門和機構來承擔保存十分不易，而我國中央到地方的分級檔案館事業布局可以將這項龐大的工作依據地域、層級和專業“大而化小”。中央檔案館保存全國性的重大事件的社交媒體信息，如世博會、兩會、國慶閱兵等事件。地方檔案館負責所屬地域內發生的事件所產生的社交媒體信息或地方政府社交媒體公眾號所發布的有保存價值的信息的保存。2011年國家檔案局頒布的第9號令中第三條規定：“本行政區內重大活動、重要事件形成的檔案、涉及民生的專業檔案應納入綜合檔案館的收集范圍。”可見，地區檔案館收集本轄區內重大事件的微博信息是合法的。最后，該檔案工作原則便于社交媒體信息保存工作的系統化和標準化。國家檔案館不僅統籌各級檔案部門的社交媒體信息保存工作，而且國家檔案館通過制定統一的技術標準、格式和元數據等信息，對下級檔案館的進行監督和指導。

2.2 檔案館內部的劣勢分析（W）

2.2.1 檔案館人才缺失

檔案館人才問題一直是檔案事業發展中備受關注的問題。近幾年隨著檔案工作的現代化，國家和社會逐漸重視檔案人才以及檔案館公開選拔聘任制度的完善，檔案的人才問題已經得到一定程度的改善。但是，目前的檔案隊伍仍然面臨以下兩個問題：首先，檔案專業人才占整個檔案隊伍的比例。盡管現在檔案館重視檔案專業人才的招聘，但是由于過去對檔案人才的輕視，造成現有的檔案隊伍中一大批“非科班”人員。因此，檔案隊伍的“更新、換血”仍需要很長的一段路需要走。其次，檔案高素質人才的短缺。現代信息技術的發展給檔案工作帶來巨大的挑戰。社交媒體信息作為網絡信息資源的一部分。其信息的特殊性、平臺的依賴性對采集工作、信息保管、檢索和利用等過程對專業的計算機人才、較強數字設備操作能力的人才等具有理工科背景人才的依賴非常巨大。然而，不同于許多大型圖書館都有自己的專門計算機、網絡人才，我國檔案館，尤其是中小檔案館，仍然非常缺少這類專業人才，不利于社交媒體信息保管事業的發展。

2.2.2 檔案館保存意識的薄弱

我國檔案部門并未充分認識到社交媒體信息保存的重要性，相關實踐工作和制度規范仍是一片空白。相比之下，歐美等國已經開始重視社交媒體信息的保存工作。如美國國家檔案館與文件管理署在2011 年2 月的公告中對微博等社交媒體專門發布了指導性公告，要求各機構重視社會化媒體中形成的檔案的保存。英國檔案館已經將社交媒體信息保存付諸實踐。英國國家檔案館“在線社交媒體檔案庫”已經保存有7 000 多份YouTube 視頻和超過6.5 萬份政府部門發布的推特消息。英國國家檔案館臨時行政長官Clem Brohier說：“社交媒體在英國政府活動中已經扮演了極為重要的角色。很多政府部門使用推特（Twitter）來解釋各項政策方針，同時通過視頻來推廣各類舉措。因此國家檔案館有必要開發專門的系統來收集歸檔社交媒體信息，并將這些信息作為官方公共文件的一部分來保存。這項任務很艱巨，但是我們必須迎難而上，因為這對檔案領域和歷史領域來說是非常令人振奮的一步。未來人民可以通過瀏覽推特消息和視頻來了解歷史事件，正如我們今天開通過閱讀歷史電報來了解歷史一樣。”因此，檔案館應與時代接軌，以超前的眼光和靈敏的嗅覺，發現社交媒體信息，具有檔案的保存和利用價值，及時組織社交媒體信息的保存工作。

2.3 檔案館外部的機遇分析（O）

現代采集技術的發展為社交媒體信息資源保存提供必要的條件。社交媒體平臺每天產生數以萬計的信息資源。如果僅靠人力對這些信息資源進行人工采集根本不可能完成采集任務。網絡爬蟲等網絡信息資源采集技術的發展，幫助組織結構利用現代采集技術，高效、實時、低成本地對社交媒體信息資源進行采集。管理員根據預先確定的采集范圍、采集需求，設定采集網站、采集主題或采集網頁后，采集器就自動地定期從這些信息源中取出用戶所需的最新信息，這是一種定向收集和定題收集相結合的主動的、跟蹤式的多向收集，它的特點是獲取信息主動、靈活。該方法能夠有效地對主要社交媒體網站，如新浪微博、論壇、QQ空間等網站進行采集。

筆者認為目前社交媒體信息采集采集可以分為兩類：定事件采集、定網頁采集。由于現在技術、人力、資金的限制，社交媒體信息的全部采集是不可能的。檔案館開展社交媒體信息保存工作，應主要保存具有憑證價值或歷史價值的重要事件，包括這些事件的視頻、音頻、文字等各類信息。其次，檔案館應當保存具有保存價值的公眾號網頁，如新浪微博或微信上政府機構開通的公眾號上公布的信息。

2.4 檔案館外部的威脅分析（T）

2.4.1 侵權問題

侵權問題是社交媒體信息保存面臨的一個非常重要的問題。社交媒體信息由無數的用戶產生，社交媒體信息在采集過程中征求每個信息產生者的同意是不可能的。根據我國《著作權法》，復制權的定義為：“以印刷、復印、拓印、錄像、翻拍等方式將作品制作一份或者多份的行為。”社交媒體信息保存的實質為“把互聯網或者其他電子計算機上信息保存到本地電腦上的一種網絡活動”。很顯然，社交媒體的保存是一種侵犯“復制權”的行為。

近幾年我國普通民眾的版權意識不斷提高，社交媒體信息的版權保護事件也是頻頻發生，稍有不慎就可能引來法律糾紛。例如2013年張家港法院調解一起著作權糾紛，由被告中國電信張家港分公司賠償原告曹某3 500元。案件起因是中國電信張家港分公司經營的“金港熱線”網站未經其同意擅自轉載網絡寫手曹某發表的文章，事后亦未支付稿酬，曹某遂提起訴訟要求賠償經濟損失2萬元。法院審理后認為，使用他人作品應當征得著作權人許可，電信公司在其經營的網站上擅自轉載曹某發表在網絡上的文章，既未向曹某支付稿酬，也未注明出處、作者姓名等信息，侵犯了曹某對其作品享有的署名權、信息網絡傳播權，應當賠償損失［2］。未來如何有效解決版權問題，在不觸碰法律的基礎上，實現社交媒體信息的保存值得檔案館探討。

2.4.2 社交媒體信息價值參差不齊

社交平臺就像一個大染缸，里面盛放的不僅是無用的信息，還有許多虛假、詐騙信息等。大量無用或虛假的信息，不僅徒增社交媒體信息采集、鑒定的工作量，而且會造成人、財、物的浪費，是阻礙檔案館開展社交媒體信息保存事業的重要因素。趙俊玲等［3］認為，網絡信息資源缺少像文獻出版過程中期刊這樣的一層過濾機制，一些重復的、低俗的，甚至虛假的信息充斥著網絡。如何從價值稀疏的社交媒體信息中取其精華去其糟粕，保存具有憑證價值和歷史價值的信息，同時又對重復信息進行篩選，將會是一項任務艱巨的工作。

3 檔案館社交媒體信息保存的對策

3.1 制定社交媒體信息保存規范

標準是否統一直接影響社交媒體信息長久保存和利用。社交媒體信息規范的制定為檔案館開展社交媒體保存工作提供指導。筆者認為該規范應當包括以下方面的內容：首先，社交媒體信息保存規范要統一社交媒體信息保存的技術標準，比如社交媒體信息存檔格式標準、元數據標準要求、社交媒體信息保存載體、社交媒體信息的著錄和標引規則和要求、資源編碼標準、數據存儲轉換格式標準等。其次，該規范要規定社交媒體信息過程中信息資源采集、管理、檢索和利用等主要過程的相應要求。有了切實可行的社交媒體信息保存規范，檔案館開展社交媒體信息保存工作就有了統一的工作流程和標準參照。

3.2 檔案館尋求與第三方技術公司合作

當代隨著信息技術的發展，檔案館組織檔案管理、保存、檢索、利用工作離不開信息技術的支撐。在此背景下，越來越多的檔案館和第三方信息技術公司合作，委托第三方信息技術公司開發檔案管理系統、檔案云存儲服務、數字檔案館開發等。檔案館與第三方技術公司合作可以有效克服檔案館信息技術落后的缺陷，以最低的成本獲得優質的信息技術支撐。目前市場上提供此類檔案信息技術服務的公司很多，如清華紫光、中信信息公司等。檔案館保存社交媒體信息，從社交媒體信息的篩選、采集和編目到檢索與利用都對技術的要求很高。為了克服技術的“短板”，檔案館需要繼續與第三方技術公司合作。

3.3 提高檔案工作者保存意識

檔案工作者的保存意識直接影響社交媒體信息保存工作的開展。因此檔案工作者應提高相關意識：（1）認識到社交媒體信息資源是檔案資源的一種。社交媒體信息資源具有檔案保存價值已經受到許多學者的認可。但是，許多檔案工作者尤其是基層檔案工作者由于習慣思維的局限以及對社交媒體的認識不足，尚未意識到社交媒體信息具有保存價值，因此，我們需要通過多種手段提高檔案工作者保存社交媒體信息的意識。比如，制定社交媒體信息保存的政策，推動檔案工作者意識的提高；舉辦全國性的社交媒體保存的活動或交流會議；將其他國家對社交媒體信息的實踐進展和成果在國內檔案界宣傳。（2）培養檔案工作者主動開展社交媒體信息保存工作的意識。由于檔案部門保管的檔案一般由檔案的生成機構主動上交，因此檔案部門的工作具有“被動性”。但是，社交媒體信息的產生者不計其數，信息的產生者也不會在信息產生的同時主動向檔案館提交信息。因此，檔案館應以更主動的姿態承擔社交媒體信息的保存工作，包括組織規劃社交媒體信息保存工作、開展和協調社交媒體信息保存工作。

3.4 社交媒體平臺加強權限管理，規避侵權風險

規避侵權風險，檔案部門要加強與社交媒體的平臺商合作，在用戶發表、創作社交媒體信息時，采取相關措施，科學規避侵權的風險。比如，檔案部門與社交媒體平臺商合作，在用戶創作、發表信息時，增加“是否同意檔案館下載保存所發表信息”的提示框，如果用戶勾選此復選框，則代表用戶同意將自己所創作的信息由檔案館保存，如果不同意則檔案館在采集信息時能夠有效避免對此類信息的采集。這一辦法能夠有效將侵權風險降低到最低。

檔案館作為信息的保存者，需要對信息創作者做出相應的保證，比如所保存信息僅為將來學術、歷史研究等非營利性目的；如果檔案館對保存的社交媒體信息進行公開出版、展覽或者商業性行為時會提前聯系創作者，在獲得創作者同意的基礎上再進行等。檔案館只有做出相應的保證，用戶才可以放心大膽地將自己的作品交由檔案館保存。

4 結語

社交媒體信息是人類社會記憶的一部分，對后代了解當代歷史具有參考作用，應當加以保存。社交媒體信息的保存價值已經獲得國內外眾多學者的認同。當前，國際上已經有兩個完全針對社交媒體信息保存開展的項目：美國國會圖書館和Titter合作項目、英國UKWAC 項目中英國檔案館的Twitter 信息保存項目。檔案館作為“歷史殿堂”，應當承擔社交媒體信息的保存責任。由于社交媒體信息資源的特殊性，其采集、管理和保存困難大。檔案館開展社交媒體信息保存工作將會是一項長期而漫長的事業，不僅需要檔案館的探索和努力，還需要政府、學者公眾等多方力量的支持和推動。