依托PDM系統編制“傻瓜式”模板提高技術文件標準化審查通過率

莊蓓蓓 王寸 葛文謙 豆華哲

（北京航天時代光電科技有限公司，北京，100094）

1 概述

技術文件標準化審查（簡稱“標審”）是由專業的標準化人員，依據有關標準、規范、文件的標準化要求，對涉及型號各類新產品、新技術、新工藝等相關文件進行的審查[1]。標審是型號標準化的一項基礎性工作，是監督標準實施的一種重要手段，技術文件必須按有關規定進行標審，標審通過后才能生效[2]。

對圖樣及技術文件的標審，主要具有以下作用：①使標準首先在圖樣及技術文件中得到采用，為標準的進一步實施打下基礎；②保證圖樣及設計文件的完整性、成套性和統一性；③保證最大限度地選用標準件和通用件，減少零、部組件以及結構要素、原材料品種規格，使設計具有較高的繼承性；④了解標準本身存在的問題，為修訂標準積累資料。

專業的標審人員，需全面審查技術文件貫徹標準化大綱、標準選用范圍、元器件選用目錄等標準化文件及有關規章制度的符合性[3]。協助設計者盡可能地減少原材料、元器件和其他成品件的型號、品種和規格，最大限度地選用標準件和通用件。同時審查技術文件編寫用語等的規范性、協調性、統一性，并對技術文件的完整（成套）性和簽署的完整性、正確性進行監督檢查。

公司一直十分重視技術文件的標審工作，通過對專職標審人員開展上崗培訓和日?？己?，采用相關專業專家對重點文件會簽把關，開展多平臺、多種形式標準宣貫，對型號研制生產全過程標準實施監督考核，規范設計、工藝、研試文件模板并依托信息化系統及時梳理流程。技術文件標審通過率逐年上升，2019 年與2012 年相比提高1 倍，如圖1 所示。

圖1 公司2012 年～2019 年技術文件標審通過率

但是，在逐月統計匯總分析技術文件標審情況的過程中，我們漸漸感到想要進一步提高標審通過率，依靠傳統手段已經越來越困難，迫切需要采取新的更有效手段。

隨著信息化建設的深入開展，公司使用產品數據管理（PDM）系統進行產品全生命周期的信息管理，PDM 系統提供了所有與產品相關的信息（包括電子文檔數字化文件等）和所有與產品相關的過程（包括工作流程和更改流程）的管理。由此技術文件的編制審批簽署告別紙質流轉，全部實現在PDM 系統中完成歸檔。文件編寫人在線選擇提前內置在系統內的標準模板，編制具體內容后按所需簽署流程開始審批，標審工作也相應需要全部在線完成。技術文件電子化的過程既是機遇又是挑戰，對文件標審提出了新的要求，而必須選擇系統內含有簽署書簽的規范性模板才可以順利完成簽署歸檔這一特點，也為進一步提升文件標審通過率帶來了新的可能。

2 現狀分析

利用PDM 系統流程審批節點統計匯總功能，對2019 年6 月～9 月各型號提交標審的技術文件進行分析匯總，文件標審通過情況見表1。

表1 6 月～9 月各型號技術文件標審通過率

經進一步分析發現，設計文件更改單、偏離單、工藝文件更改單、工藝通知單、研試文件更改單等三單類文件，通過率明顯低于其他技術文件標審通過率。以文件標審通過率最高的7 月為例，共標審文件225 份，標審節點共退回28 份，其中三單類文件退回15 份，被退回的數量占全部標審退回文件的50%以上。詳情如圖2 所示。

圖2 2019 年7 月標審節點退回文件情況

對每一份退回的三單類文件進行進一步分析，歸納主要退回原因有：①對審批流程不熟悉，選錯審批人；②頁碼、密級、產品代號等沒填寫；③更改原因、制品處理意見等未使用標準術語；④更改標記使用不當等。

其中，除審批人選錯外都是由于標準學習和執行不到位造成的。因此可從提高三單類文件標審通過率入手，探索進一步提升型號技術文件標審通過率的有效方法。

3 解決辦法

3.1 考核式全員標準培訓

為加深文件編制人對標準文本及文件標審內容的理解，減少文件編制過程中的反復，首先采用常規性做法，即對相關人員開展全員標準宣貫培訓。文件編制標準宣貫涉及人員范圍廣，很難通過一兩次集中會議培訓取得較好的效果，因此采用自學與強制性考核相結合的方式。即第一階段培訓采用自學形式，為期兩周，標準文本可在系統中隨時查詢，另外標準化人員還提供了 《設計文件更改單、偏離單填寫方法》、QJ 1714 《系列標準培訓教材》等參考性文件電子版，幫助理解標準內容。

標準化人員編制了6 套試卷，均由填空、選擇、判斷和填表4 類題目組成，題目全部包含在標準文本內容之中。每場考試使用3 套考題，試卷隨機發放。在接下來的1 個月中，共分5 場對相關人員進行集中閉卷考試，之后又對因出差等原因未能按時參加集中考試的幾位同志單獨補考，保證了100%參與率。經標準化人員統一判卷，全部人員考核成績均在60 分以上，平均分83.9 分，起到了規范文件編制的作用。

3.2 固化“傻瓜式”模板

3.2.1 改善思路

開展強制性標準培訓雖然能夠促進員工學習和理解標準，但實施效果主要取決于員工主觀能動性，同時與工作經驗有關。若想從根本上解決標準實施問題，規范文件編制，減少不符合標準造成的反復，就要做到“不給犯錯的機會”，設計“想錯都不會錯”的“傻瓜式”流程和模板。出于這種考慮，標準化管理人員采用頭腦風暴，最終篩選出通用標準要求植入PDM 系統、嵌入模板的優選方案，讓編制人在發起審批流程前就將可能出現的問題輕松過濾掉。

3.2.2 具體實施

對三單類文件進行標審時，主要依據表2 所列標準，提煉共性要求。

表2 三單類文件標審主要依據標準

以工藝更改單模板為例，模板中共有17 處必填項，如圖3 所示，原有模板中全部為空白內容，需由編制人自行填寫，即使漏填內容也只能靠后續流程節點審批人員發現并打回。系統并無自動提醒功能，經常發生填寫不完整或術語使用不準確的情況，造成文件多次反復，嚴重影響歸檔效率。

圖3 原有工藝文件更改單模板示例

標準化人員嚴格依照標準要求，對模板中全部必填內容逐一編號，編制詳細的模板填寫說明，為PDM 嵌套要求提供輸入信息。首先將必填項用阿拉伯數字分別標出，然后按照序號，根據QJ 903和公司相關要求利用WORD 自帶開發工具菜單，列出每項填充方式、填寫內容、注釋內容，盡量減少需要手動填寫的部分。文件密級、產品代號等固定項目，可由PDM 系統自動映射，而只剩下“更改前”“更改后”的欄目需自行填寫，同時還給出了填寫內容示例及半固化語句，降低錯誤可能，改善后的模板示例如圖4 所示。

圖4 改善后工藝文件更改單模板示例

按照模板填寫說明，與信息化人員及PDM系統軟件編制人員充分討論需求及實現途徑后，經過修改，將自動映射的必填項目嵌入了PDM創建流程。文件創建時，將所有必填項按照格式要求填寫完整，點擊“下一步”。全部創建完成后，填寫過的內容會按照預先設定的路線一一對應的映射到WORD 模板內。將更改（偏離）內容按示例格式輸入三單指定位置后，可照常選擇相應流程開始文件審批歸檔。

圖5 “傻瓜式”模板PDM 系統實現示例

4 實施效果

經過兩個多月的建設，改善后的模板自2019 年底正式在PDM 系統上線，實現示例如圖5 所示。實施后第一時間對全員開展“PDM 系統三單文件創建流程及注意事項”宣貫。新模板運行以來，效果理想。對2019 年12 月至2020 年2 月各型號提交標審的技術文件進行分析匯總，標審通過情況見表3。

表3 2019 年12 月～2020 年2 月各型號技術文件標審通過率

與之前相比，三單類文件標審通過率從76.1%顯著上升到90.4%，提高了14.3%。由此可見，通過100%覆蓋的考核式標準宣貫和提供“傻瓜式”模板的改進措施，可有效提高三單類文件通過率，降低重復工作量，減少一般性錯誤，節約工時。

5 總結

依據QJ 903/QJ 1167/QJ 1714 標準的相關要求，優化PDM 系統中現有的三單模板，將模板的標準化要求鎖定，將易錯項做成填空和下拉選項，減少編制人員自由填寫的內容，絕大多數項目由系統自動映射完成，基本上做到只有更改（偏離）內容這一項需要根據實際情況編寫，大大減少了由于對標準掌握不到位而帶來的文件編制不確定性。配合定期舉行的強制性標準宣貫，可達到提高三單類文件標審通過率的目標，經過實踐檢驗，措施有效。

在接下來的型號文件標審工作中，除發生問題一對一指導解答外，還將依托PDM 系統堅持定期匯總技術文件標審節點不通過情況，分析深層次原因，適當范圍公示及開展針對性宣貫。另外，重點將在廣泛調研的基礎上，根據一線員工實際需求，在設計文件、研試文件和工藝文件中選擇一定數量的模板，推廣三單類文件模板PDM 實施經驗，修訂完善現有模板，優化流程，制定規范性作業指導書固化經驗，進一步提升公司型號技術文件標審通過率。