醫療機構檔案安全質量評價指標體系建設研究

劉轉平

大連醫科大學附屬第一醫院檔案管理辦公室，遼寧大連 116000

醫療機構的檔案部門，囊括了文書、人事、財務、科研、基建、設備、臨床試驗、病歷檔案等在內的綜合檔案信息，真實地記錄和反映了醫療機構臨床、科研、管理等工作的具體情況，是醫療機構各項工作的縮影，集中反映了我國醫療機構發展的歷史進程和前進方向。如何在信息技術高速發展的時代順勢而動，構建穩固可靠的醫療機構數字網絡檔案信息安全體系，確保檔案的安全保管和可持續利用，已成為醫療機構檔案現代化管理的一項重要內容[1]。 醫療機構檔案安全質量評價指標體系的構建便應運而生。

醫療機構檔案安全質量評價指標體系，即采用科學的模型和方法對醫療機構的檔案安全狀況進行全面地定量和定性分析和評價，以此來檢驗醫療機構檔案安全體系是否有效。醫療機構檔案安全質量評價指標中每一項內容都應該建立在長期管理實踐的基礎上，應將每次處理突發事件的經驗教訓總結于其中，應具有強大的可操作性、實用性和參考性。

檔案安全管理體系是一個復雜的聯動體系，既有外部影響，又有內部因素，并且相互制約，因此，醫療機構檔案安全質量評價體系涉及多項指標，這些指標要實際、合理、全面與科學，盡可能體現影響檔案安全的全部因素[2]。近年來,根據國家檔案安全體系的整體建設需求,一些單位在逐步摸索具有自身特色的檔案安全評價方法。但是，關于醫療機構檔案安全質量評價體系的建設還需從整體上加以設計和完善，并做出總攬性的統一謀劃。

筆者根據國內外的檔案安全評估標準，以及國家對檔案信息和檔案信息系統安全性的基本要求，結合衛生應急管理及風險防范需求背景下的影響醫療機構檔案安全的各種因素，建立檔案安全質量評價體系。 該體系主要包括5 個一級指標、10 個二級指標、33 個三級指標。 見圖 1。

1 實體安全質量評價指標

醫療機構檔案實體安全質量評價指標是指存儲檔案實體的庫房、裝具等必須滿足檔案安全保管的條件及要求[3]。實體安全評價指標包括基礎建設、設施及裝具配置兩個二級指標。

圖1 醫療機構檔案安全質量評價體系圖

1.1 基礎建設指標包括地理位置、庫房十防、安全監控3 個指標

地理位置主要指醫療機構檔案部門的所在位置要有良好的地質水文條件、要具備抵抗自然災害的能力；庫房十防是指醫療機構檔案庫房的建設應滿足防盜、防火、防水、防潮、防霉、防磁、防光、防高溫、防塵、防有害生物的要求；安全監控是指要設有專門的檔案安全監控系統。

1.2 設備及裝具配置指標包括設施齊全、裝具達標2 個指標

設施齊全是指醫療機構檔案部門需配備專門的溫濕度監控系統及設備、防盜報警系統及設備、自動滅火系統及設備等；裝具達標是指檔案部門的各類檔案裝具要符合國家有關標準規定。

2 信息安全質量評價指標

醫療機構檔案信息安全質量評價指標是指檔案信息不泄露、不泄密，確保檔案信息安全、保密、完整的指標要求[4]。 信息安全評價指標包括數據庫安全和系統安全兩個二級指標。

2.1 數據庫安全指標包括獨立機房、操作日志、密級控制、安全備份4 個指標

獨立機房指標是要求檔案部門建有中心機房，擁有自己獨立的服務器，并將局域網與外部網絡進行物理隔離；操作日志指標是指檔案部門對檔案信息系統的操作狀況要留痕跡，以便日后查考與追查；密級控制是指對一些有密級的檔案信息，不能在網絡上公開傳輸，要通過加密和限制使用范圍來保證其安全；安全備份是指要嚴格按照制度進行日常備份，完善備份方案[5]。

2.2 系統安全指標包括數字證書、身份認證、訪問控制3 個指標

數字證書指標是指檔案部門需使用有正規數字證書的管理系統、硬件、軟件等，拒絕盜版，以防止檔案信息的泄漏與丟失；身份認證指標是指檔案信息管理系統的登錄要執行嚴格的身份認證，確定不同角色，如檔案管理員、兼職檔案員等的操作權限與查閱范圍；訪問控制指標是指要控制訪問檔案信息管理系統的用戶，確保只有合法身份的用戶才能進入系統。

3 安全制度質量評價指標

醫療機構檔案安全制度質量評價指標是指醫療機構檔案部門要有嚴格、全面的檔案安全管理規章制度，以保證檔案安全管理規范、標準、有章可循。安全制度質量評價指標包括管理制度和業務制度兩個二級指標。

3.1 管理制度指標包括安全責任、庫房管理、保密管理、數字化外包4 個指標

安全責任制度指標是指為有效防范檔案安全事故的發生，嚴肅追究檔案安全事故責任而制定的安全責任追究機制[6]；庫房管理制度指標是指要做好檔案庫房的安全檢查、專人管理、清潔衛生、溫濕度調控等管理措施的考量標準；保密管理制度指標是指檔案部門要嚴守檔案機密、采取保密措施、防止失泄密的基本要求；數字化外包制度指標是指為確保檔案數字化過程中檔案實體與信息安全，而制定的安全管理標準。

3.2 業務制度指標包括出入庫登記、清點統計、鑒定銷毀、查（借）閱利用4 個指標

出入庫登記制度指標是為防止檔案丟失及信息泄露，對檔案的來去進行溯源與追查的制度要求；清點統計制度指標是為準確掌握各種門類和載體的檔案數量及發展趨勢而進行的工作；鑒定銷毀制度指標是指成立鑒定小組，針對鑒定期滿的檔案嚴格審查、登記造冊的工作規范；查（借）閱利用制度指標是指嚴格執行檔案（查）借閱審批和登記手續，確保檔案安全利用的規范標準。

4 管理安全質量評價指標

科學的管理理念和完備的管理標準才能最大程度確保醫療機構檔案信息的安全。管理安全質量評價指標包括組織管理和流程管理兩個二級指標。

4.1 組織管理指標包括機構設置、人員培訓、應急預案3個指標

機構設置指標是指醫療機構檔案部門需有專門的檔案安全組織管理機構和領導，并行之有效；人員培訓指標是指檔案部門需有直接分管檔案安全工作的領導和專職工作人員，并進行專門的安全技能培訓；應急預案指標是指檔案部門應有檔案安全突發事故緊急處理預案，且預案設計應符合實際、合理有效[7]。

4.2 流程管理指標包括工作流程、業務技能、管理措施3 個指標

工作流程指標是指檔案的收集、整理、審核、利用等業務工作需有既定的工作流程和標準，并符合檔案安全管理要求、嚴格執行；業務技能指標是指檔案工作人員要掌握檔案業務工作的程序和技術要求，并能依程序、標準和制度全面開展工作；管理措施指標是指檔案的柜架排放、出入庫登記、安全普查、庫藏登記等工作的開展要及時、全面與科學[8]。

5 安全技術質量評價指標

醫療機構檔案安全技術質量評價指標是指檔案部門運用現代技術手段來確保檔案實體及信息的安全不散失。安全技術質量評價指標包括保護技術和網絡技術兩個二級指標。

5.1 保護技術指標包括數字化、異地異質備份、檔案縮微3 個指標

數字化技術指標是指檔案部門運用檔案數字化轉換設備和轉換技術，對庫藏檔案進行數字化處理，以便提供安全利用；異地異質備份指標是指檔案部門對庫藏重要檔案進行防災備份，以實現檔案的可持續利用；檔案縮微指標是指利用縮微技術，對檔案原件進行保護的技術手段。

5.2 網絡技術指標包括病毒防護、漏洞檢測、入侵檢測、審計監控4 個指標

病毒防護指標是指檔案部門的計算機具有病毒預防及消除功能，并能及時更新病毒庫；漏洞檢測指標是指針對計算機系統和檔案管理系統的漏洞進行檢測和修復；入侵檢測指標是指為防止網絡攻擊而采取的實時監控手段；審計監控指標是指對檔案數據庫及系統進行審計監控，及時發現并安裝補丁程序，彌補系統缺陷。

對于醫療機構檔案安全管理而言，安全質量好與壞之間沒有明顯的分界線，對其評價很難做到量化，且一些評價要素受外界影響較大，具有很強的模糊性[9]。 因此，采用模糊綜合評價法是對醫療機構檔案安全管理質量進行評價的可行辦法[10]。

醫療機構檔案安全質量評價指標體系具體的操作步驟為：首先，將醫療機構檔案安全管理質量評價結果分為“很好，好，較好，一般，差”5 個等級，并將每個等級賦予一定的分值，如很好計4 分、好計3 分、較好計2分、一般計1 分，差不得分；其次，計算五個一級指標的總分值和總體占比數；最后，對照33 個三級指標，分別做出評價后加總，統計5 個一級指標中的分值加權數和優秀比例，來對單位的檔案安全管理優勢和劣勢做出質量評估。

需要強調的是為了便于操作，33 個指標的賦分值是相同的，但實際情況卻是各個指標在不同的時期、不同的工作環境中發揮的作用也不同，檔案的安全牽一發而動全身，因此，如何確定各項指標在不同單位、不同檔案安全管理過程中的權重，需要我們在實踐應用中不斷地摸索與試驗。

該研究以大連醫科大學附屬第一醫院檔案管理辦公室（以下簡稱大醫一院檔案室）為例，對照醫療機構檔案安全質量評價指標體系的評價方法，得出其在實體安全指標方面的得分優秀比為75%，在信息安全指標方面的得分優秀比為78%，在安全制度指標方面的得分優秀比為97%，在管理安全指標方面的得分優秀比為92%，在安全技術指標方面的得分優秀比為54%。因此可以看出，大醫一院檔案室在檔案安全制度制定及執行、檔案安全管理方面做得很好，而安全技術方面卻是短板，需要對照指標標準不斷進行充實與完善。

綜上所述，隨著醫療衛生事業規模的不斷擴大與檔案事業的不斷發展， 醫療衛生機構檔案部門也逐漸發展壯大，加之信息技術的高速發展，檔案信息化內容不斷增長、檔案利用方式也越來越多樣化。 這些都對檔案安全提出了更高的要求， 醫療機構檔案安全體系的建設任重道遠。 我們要充分認識新形勢下檔案安全工作的長期性、艱巨性、重要性和緊迫性，全面提升醫療機構檔案安全能力，為國家檔案安全體系的建設奠定堅實的基礎。