新形勢下如何發揮油田檔案資源效益的調研與思考

胡明輝

一、油田企業檔案管理目的

油田企業檔案經過多年積累已成為了寶貴的基礎資源。在當前社會發展新形勢下，尤其在油田行業開展的“三轉三創”主題活動中，檔案發揮著越來越重要的基礎保障作用[1]。因此，“新形勢下如何最大限度地發揮檔案資源效益”成為了油田信息（檔案）管理中心檔案室當前面臨的主要問題。

盡管檔案資源的利用情況在明顯增多，但實際工作中還存在著歸檔、查檔、用檔等多方面的問題[2]。因此，油田檔案管理人員從檔案資源的管理及利用現狀出發進行廣泛調查研究，并進行了以“管理升級、精準服務、主動作為”為主要內容的實踐探索，積極創造條件深化和拓展利用范圍，以積極擔當、全面融入的工作態度，以抓源頭、重質量為主要方式的管理全面推進檔案管理，促進和提升檔案利用效益[3]。

二、油田企業檔案管理工作做法

本著先調查后研究的工作基調，近年來對河南油田檔案館、河南油田研究院檔案室、中原油田檔案館、地球物理公司各分公司檔案室采取正式與非正式方式，多層面了解每一個單位、機關科室、三級單位對檔案工作的認識、對檔案的認識及目前檔案管理的工作做法。

1.夯實檔案工作基礎。歸檔質量決定著檔案的開發應用，因此檔案室重視對歸檔源頭的管控工作[4]。（1）建立了檔案管理網絡。目前，油田各單位按照檔案的分類設置了專職的檔案管理員，明確了崗位職責；為了保證各類檔案的收集歸檔，各單位還在相關科室和部門確立了兼職的檔案管理員，組建了檔案管理網絡，確保了檔案管理工作的順利開展。（2）制定了檔案管理工作規范。為了使檔案管理工作更加制度化、規范化、科學化，建立了檔案管理制度和流程，明確了專兼職檔案管理人員的崗位職責，確保了檔案工作更加有組織、有計劃、有程序地開展。（3）重日常過程管理。為不斷提升檔案的標準化、規范化水平，把檔案的標準化、規范化管理融入日常工作中，工作過程中檔案工作者秉承認真負責、嚴謹細致的工作態度，對所有待歸檔資料嚴格按照規范要求進行歸檔，對實時錄入的檔案嚴格按照中石化檔案管理系統要求填寫的項目進行取全取準填寫，包括各項目、每一項目的格式規范；對實體檔案，從資料的裝訂、檔號的編排到目錄、備考表、交接等都規范齊全；在檔案利用方面，認真、及時按照標準做好利用借閱登記工作。

2.保障檔案工作發展條件。檔案資源是不可再生資源。檔案工作不是中心，卻連接中心，不是大局，卻事關大局，具有不可替代的重要作用，是一項重要的基礎性工作。（1）積極推進檔案現代化管理。根據油田“兩化”融合的發展要求，將數字檔案室建設列入信息化建設整體規劃，加強了檔案工作硬件建設。近兩年逐步增加投入，配備了各類掃描儀、照相機、復印打印一體機，庫房配備了空調、加濕器、滅火器材，安裝了庫房溫濕度調節系統。（2）科學保管。檔案工作目的在用，基礎在管。檔案安全是檔案保管工作的底線，但檔案的管護是一項非常煩瑣、細致的工作，需用高度責任心、細心耐心持之以恒做好“管護”文章。檔案室認真落實各類檔案的管護要求，制訂檔案防護應急預案，對突發事件和災害破壞，有針對性地預設防范措施；時刻關注房頂防水、庫房防潮、防火、防盜、防塵、溫濕度調控、防光、防有害氣體及蟲霉防治，對于聲像檔案，用專用消磁柜儲存，注意防磁、防光線照射、防霉變等等，切實做到科學管護，保持檔案原貌，維護檔案自身特色。

3.保障檔案工作提質增效。目前，檔案工作正處在轉型升級、提質增效的“爬坡過坎”階段，大量的館藏紙質檔案需要進行信息化、數字化，歸檔電子化需要新的科技手段進行保護，因此既要處理錯綜復雜的老問題，也要化解不斷出現的新矛盾。（1）積極推進檔案信息化建設，提升檔案管理水平。近年來，在上級部門全面推行檔案信息化管理的大環境下，各分公司按先易后難、先近后遠原則，對最近幾年的庫存檔案進行了數字化掃描。提升了庫藏檔案的信息化、數字化水平。做到了庫存實體檔案、信息數字檔案、入庫登記情況等內容三對口、三統一，確保數字檔案數據內容翔實全面、準確無誤，實體檔案管理更加規范統一，全面提升檔案的管理質量和水平，為生產建設發展提供最可靠的基礎保障。（2）大力倡導“精準”服務，提升服務效率效益。熟練掌握中石化檔案系統多樣化操作，熟悉各類庫藏檔案，是檔案負責人對檔案工作的一個要求。強化“精準”服務意識，在查檔用檔工作中，能迅速在檔案管理系統中準確查到，查詢后又能迅速在實體庫房中準確查到，提升服務效率效益，提升服務能力。

三、油田企業檔案管理存在的主要矛盾和問題

1.對檔案工作認識不足，宣傳不足，缺乏影響力。由于歷史等原因，人們普遍認為檔案工作是一項默默無聞的工作，不需要進行宣傳，檔案工作者長期處于生產邊緣的一種工作狀態；許多人對檔案都了解甚少，甚至單純地認為檔案就是一些過時的資料、過期的什物等，基本沒有什么用途，很少有人問津；在涉及檔案資源方面更是知之甚少，因此長期以來形成了宣傳不足、影響力欠缺的狀況，只有在查檔時才會醒悟，用檔時感慨[5]。

2.法規意識薄弱，存檔歸檔意識薄弱。由于檔案工作缺乏宣傳和影響力，許多人還不知我國有《檔案法》，更不知檔案法的相關要求，有些單位或科室的管理人員片面地認為檔案資料不會有人利用，存在自己手中丟不了，使用方便，不愿意歸檔。

3.檔案監管考核制度不能有效落實，檔案工作人員工作消極被動。由于檔案管理不能直接為單位創造經濟效益，部分單位的領導也不是很重視，檔案管理越來越弱化，越來越邊緣化。特別隨著近年來油田企業的改革重組，原來的檔案管理方法和制度已經不適應現在的組織結構和管理要求；目前部分檔案管理人員工作很被動消極，甚至有的檔案管理員形成了“想交就交，不交我還省事”的想法；還有一部分檔案管理人員，不主動關心大局，不積極主動了解單位或科室里的工作內容，也就不知道哪些東西需要歸檔存檔。因此，現存檔案管理制度的操作性和考核性還需進一步完善，檔案管理人員的思想也有待轉變，業務素質有待提高。

4.主動利用不夠，查檔深入不足。由于對檔案的認識方面的欠缺，自然而然地在利用方面主動性也缺乏，特別是對于油田以往施工過的區塊，能不能借助以往的地質資料檔案，準確確定地質任務，以減少不必要的施工部署；施工方的項目經理在踏勘和盡職調查前，能不能借鑒以往的施工總結和經驗來提高對勘探重點和施工難點的把握；資料解釋處理人員能不能借助以往的勘探資料來完善工作，我想是完全可以充分利用檔案資源最大限度地提升效益的。但是從檔案資料的借閱情況來看，只有油田設計院的技術人員會經常借閱地質檔案資料，而施工的項目經理和技術解釋人員借閱較少，有的是在施工過程中才想起查詢檔案，最后是“眾里尋他千百度，驀然回首，答案就在檔案中”。因此，在檔案利用過程中還存在著查檔不足現象。

四、檔案管理工作措施及建議

面對調研中掌握的情況、工作現狀以及存在問題，深刻認識不斷發展的新形勢新要求，檔案人員要把握新機遇，適應新形勢，立足新要求，全面協調推進檔案工作實現新的發展，特提出如下措施和建議。

1.積極推進檔案法制建設，加大宣傳力度，提升檔案影響力。全面依法治國是加強社會主義現代化治理能力和治理體系的新思想和新戰略，我們應緊跟時代要求，認真學習《檔案法》，強化法律法規意識，特別是領導干部要重視檔案工作，要認識到檔案作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄，是有保存和研究價值的，是與企業同步發展的無形資產和財富，要帶頭學習、遵守《檔案法》，為檔案的提質增效營造領導重視、全員支持的良好工作環境。

做到人人遵法守法還需進一步加大宣傳，提升檔案影響力。我們應該繼續積極參與油田檔案館組織的各類檔案宣傳活動，繼續做好年鑒、大事記等編纂工作，繼續做好紙面宣傳和網絡宣傳，另外，還可以對檔案利用進行效益分析，使其更接近實際工作，更具有說服力。還可以搜集油田開發初期的照片、聲像檔案以及具有紀念價值和意義的老物件，展示多視角下的油田發展狀況，形成高質量的檔案信息，進一步提升檔案的影響力。

2. 調整思路，進一步明確檔案工作新方向和新定位。檔案工作不是邊緣化的工作，而是生產過程中的一個重要環節，是從生產中來，最終要服務于生產的工作，一定要調整工作思路，把檔案工作放在全局和戰略的高度去重視，要緊緊圍繞生產中心，以“創新發展”為方向，以“科學管理”“精準服務”為目標，以“主動作為”為根本點，堅持抓源頭、抓服務，“管、護”結合，努力做好新形勢下的檔案管理工作；把創新作為引領檔案工作發展的第一動力，進一步拓寬視野、開闊思路，變檔案保管員為檔案信息管理師，變被動的檔案提供者為主動的機關智庫和參謀，推動檔案的開發利用，促進檔案資源最大限度發揮出效益；針對部分兼職管理員不知“哪些應該歸檔”的情況，應深入研究各單位和部門的崗位職責，結合檔案利用價值和以往的借閱情況，積極主動同部門領導和兼職檔案員交流溝通，探索建立各部門和各科室的歸檔目錄，使各類檔案資料應建盡建、應歸盡歸、應收盡收，為檔案的開發利用、提質增效打下堅實基礎。

3.完善制度，落實制度，加強隊伍建設，為檔案的提質增效提供保障。為了使檔案管理工作制度化、規范化，油田企業建立了檔案的相關管理制度，但是這些制度有些在實際的工作中如“空中樓閣”，有而不抓，抓而不緊，抓而不實。特別是檔案的行政管理考核機制沒有得到有效落實，使檔案管理工作者沒有任何壓力和動力。建議每年專門舉行一次檔案移交情況會議，嚴格考核，促使檔案工作者盡職盡責，保障檔案工作的提質增效。另外，近年來隨著油田企業的改革重組，原來的檔案管理方法和制度已經不適應現在的組織結構和管理要求，還需與時俱進，要進一步完善。

檔案管理是一項復雜、細致、業務知識面廣的工作，要求檔案管理者對收集、整理、歸檔、保管、利用各個環節全程參與，而不能當“甩手掌柜”，要把“準”收集關，把“嚴”整理歸檔關，把“牢”保管關，把“住”利用關，因此，應注重提升檔案工作人員素質，加強隊伍建設。采用“結對幫扶”的方式及時做好新入職或兼職檔案人員的培養，建立業務人員交流群，加強平臺內的業務交流；積極創造條件，為檔案干部學習深造、交流鍛煉提供機會，為檔案的提質增效提供人才保障。

4.要加快推進檔案數字化建設步伐，提升服務能力和水平。“存量數字化”須全面推進。目前，檔案室近5年的庫藏檔案90%錄入“中石化信息管理系統”，基本實現了檔案信息化，部分管理類、技術類檔案進行了數字化掃描。從目前檔案利用情況來看，管理類、會計、聲像、設備、技術檔案的利用情況都在不斷好轉，各類檔案的數字化建設迫在眉睫，但任務繁重，因此，檔案室應創造條件加快推進檔案數字化工作，盡快完成所有紙質庫藏檔案的數字化，提升服務能力。

“增量電子化”須全面推行。近年來，國家、中石化相繼頒發了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等，電子化辦公環境下的實時歸檔已經解決，但從借閱過程和長遠來看，目前還存在審批、保存、管理、利用等一系列問題，檔案管理還需盡快跟上信息發展步伐，建立檔案借閱平臺，為檔案的開發利用、提質增效疏通道路。

開放是檔案走向繁榮發展的必由之路，共享是檔案工作服務生產經營、和諧民生、服務社會的最終目標。因此，油田企業檔案部門應加強檔案開放和對外交流工作，依法依規推動檔案開放，促進企業檔案資源的社會共享，讓被動的提供檔案查閱擴展到提供更多綜合服務上來，讓檔案工作的成果更多、更公平地惠及油田廣大員工。

檔案管理工作是一項服務當代、惠及后人的重要事業，不僅是企業生產經營、創新創效發展的基礎依據，還是服務民生的重要一環，因此做好新形勢下的檔案工作，責任重大、使命崇高。檔案部門和廣大檔案工作者要以“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的使命感，以最大限度提升檔案資源效益為目標，進一步開拓創新，扎實工作，為新時期油田建設和社會和諧發展作出新的更大貢獻。