閉架館藏預約技術和調撥策略研究

李 丹

（西安交通大學圖書館 西安 710049）

引言

在圖書館進行館藏數字化和引入更多電子資源的同時，紙質文獻仍是高校讀者主要的閱讀介質，而紙本館藏的借閱量也是圖書館證明自身對學生學業和成功具有較大影響的重要指標之一。一些圖書館提倡擴大借閱開架范圍，但是由于大部分高校圖書館物理存儲空間有限，限制了圖書館館藏資源的最大化利用。

館藏發展政策是界定圖書館現有館藏范圍，提出未來館藏發展規劃，確定館藏優勢，闡明館藏收集依據及其與圖書館發展目標間關系的規范性文件[1]。在圖書館轉型之際，各圖書館紛紛采用讀者主導的及時館藏發展模式，兼顧共享空間發展和實體館藏的及時發現。

2000 年4 月，原西安交通大學、原西安醫科大學和原陜西財經學院合并組建成新的西安交通大學，原三校圖書館隨之合并重組，形成了多校區、多分館的格局。2014 年底，西安交通大學圖書館累計藏書511 萬冊（件），根據教育部高等學校圖書館情報工作指導委員會提供的2016 年830 所高校圖書館紙質資源購置費統計數據顯示，西安交通大學紙質資源購置費總額為860 余萬元，紙質資源仍占了圖書館文獻資源訂購的較大比率。

閉架借閱是讀者不能直接從書架上選取圖書，需要檢索圖書信息后，到館填寫圖書預約單，由館員提取圖書，通知讀者后，讀者才能辦理外借手續。

為了兼顧讀者需求，改進原有紙質登記預約閉架圖書工作流程，克服舊的圖書預約方式缺陷，縮短讀者獲取圖書時間，文章以西安交通大學圖書館閉架館藏管理模式為例，把讀者借閱需求與二線館藏工作相融合，以閉架圖書預約系統作為獲取讀者利用館藏情況的平臺，圍繞如何充分提高閉架圖書利用價值進行研究，將閉架圖書預約從手工登記改為實時系統預約，實現館藏信息的多角度管理和揭示。

1 研究基礎

圖書館普遍提供圖書預約服務，但是預約服務的研究多集中于在架圖書預約。而眾多高校和公共圖書館如中國國家圖書館、清華大學圖書館、北京大學圖書館、西安交通大學圖書館等仍保留著閉架借閱服務。西安交通大學圖書館不僅提供圖書的借閱服務，同時承載著文獻收藏職能，在兼顧藏與用之間，館藏體系分為典藏閱覽本、閉架提存本、開架外借本。隨著新書的購進，開架外借本要定期進行剔舊，退到提存庫，做調撥處理。

目前，關于圖書館閉架圖書預約服務的相關研究并不多，主要集中于3 個部分。①預約系統的應用開發。結合本校讀者需求，自主開發預約系統或引進成熟的第三方管理系統，開展圖書預約服務。北京大學圖書館基于Symphony3.3.1 系統提供按需預約借書服務，實現了閉架圖書在架預約功能，并逐步實現各分館的通借通還服務[2]。2018 年，北京大學圖書館上線閉架圖書叫號系統[3]，該系統基于FOLIO（The Future of Libraries is Open）微服務框架[4-5]，采用校內統一身份認證系統認證登陸，方便讀者，提升閉架借書體驗。②預約關鍵技術的探討。主要集中于讀者身份認證方式、圖書到館通知方式[6]以及多校區多分館模式下館藏圖書預約方式[2]等。③圖書預約數據分析與館藏調撥優化，高校圖書館的特色館藏是智庫信息來源的基礎。例如哈佛大學圖書館不斷豐富的館藏，已成為服務哈佛大學各智庫組織的信息資源中心和研究支持中心。伊利伊諾大學香檳分校的Chazatowski 利用每次使用成本（Cost Per Use）方法得出結論：訂購館藏中僅有3%的紙本沒有被使用，因此館藏調撥時，館員可以使用紙本利用率確定下架的紙本[7]。一些圖書館采用印本剔舊替代品的聯合知識庫，采用共享館藏管理方式保存印刷型圖書，以此優化館藏[8]。

為了提高閉架館藏利用率[9-10]，減少因閉架而帶來的讀者入庫限制、借閱手續冗繁等問題，擬實現系統化預約圖書。面對不同的預約系統和讀者的多元化需求，預約系統功能如何設置才能更方便讀者使用，讀者如何得知提取圖書進度；如何劃分時間段，最好地展現本校讀者的借閱特征；如何在預約系統中統計多次借閱記錄，為館員制定合適的圖書動態調庫策略提供指導性意見。

把圖書從一線書庫調至二線提存書庫或者轉移到密集書架，雖然清理了一線的書架空間，但同時也失去了圖書被閱覽的機會，閉架存儲還使得讀者查閱圖書費時。近年來，本館二線書庫的圖書預約率明顯上升，2018 年1—10 月閉架書庫圖書閱覽、借閱量達1 900 余冊，比2014 年閱覽、借閱量同比增長約77%，閉架圖書利用率的提升已成為一種新趨勢。進入二線書庫的圖書價值有多大,哪些圖書是有必要調撥的，而每個圖書館都面臨優先資金的制約，如何使得密集書架僅存儲低利用率的圖書是值得思考的問題。

針對這些精細化服務難題，文章嘗試實現了圖書館閉架圖書預約系統，整合數據，確定合適的圖書動態調庫策略，進而挖掘館藏價值，優化館藏。

2 圖書館閉架圖書預約系統設計

2.1 系統需求分析

傳統閉架圖書預約方式是：讀者通過檢索館藏獲取圖書題名、索書號等必要信息，到館后在流通臺“提存、典藏圖書登記本”登記，館員查看登記本，把登記的圖書從各個閉架書庫取出置于相關流通臺口或閱覽室，并在登記本上記錄取書結果，讀者需要隔段時間再次到館，查看登記圖書是否提取。

首先，傳統閉架圖書預約方式受時間和館藏地的限制，影響了讀者對館藏文獻的及時有效利用，讀者需要多次到館，而不能實時查看圖書處理狀態；館員不能實時了解某時間段內圖書館各閉架圖書的借閱情況，不便于動態調整館藏結構。其次，紙本登記存在字體識別差異現象，部分讀者甚至自行在登記本上打勾，填寫處理結果，造成館員認為圖書已取而實際圖書未到流通臺的情況。再次，預約圖書的記錄僅僅采用紙本登記，統計消耗時間，很難進行大數據分析，除此之外，館內集成管理系統不直接提供閉架圖書流通信息統計分析功能，故自主開發閉架圖書預約系統變得極為迫切。

2.2 系統架構設計

通過在讀者、館員群體中做調查，同時查閱大量資料，調研預約圖書系統框架和實現關鍵技術，結合本館使命和用戶需求，設計出圖書館閉架圖書預約系統，圖1 顯示了系統各功能模塊以及相互之間的關系。系統由數據層、支撐服務層、業務層和用戶接入層組成，提供圖書預約功能、讀者實時查詢預約圖書處理狀態功能、館員查詢和處理取書結果功能以及館藏價值統計等功能。

系統探討現有閉架圖書從登記到館員提取再到讀者借閱的系統化實現方法，讀者可以實時登記圖書，隨時隨地查看取書結果，一次到館借閱。

圖1 圖書館閉架圖書預約系統架構

2.3 功能模塊設計

閉架圖書預約系統主要包括四個功能模塊：閉架圖書預約管理模塊、登陸模塊和系統設置模塊，各模塊關系如圖2 所示。

閉架圖書預約管理。閉架圖書預約管理包括圖書預約、取書狀態設置、圖書下架提醒和館藏價值統計四個模塊。其具體功能如下：①圖書預約模塊主要實現圖書信息登記、預約圖書狀態實時查看功能。②取書狀態設置模塊主要實現查詢和預約圖書取回設置功能。其中，查詢子模塊實現圖書信息和讀者信息的條件查詢功能；預約圖書取回設置子模塊實現“待取”圖書的取書結果設置。③圖書下架提醒模塊主要用于獲取已經到期，但讀者未取的圖書信息。④館藏價值統計模塊包括統計排行和館藏調度兩個子模塊。其中，統計排行子模塊主要實現圖書預約排行和讀者預約排行功能，主要用于分別按照圖書和讀者統計預約排行信息；館藏調度模塊用于動態調庫管理建議的生成。

圖2 預約系統功能模塊設計

讀者注冊。讀者首次登陸預約系統注冊時，通過圖書館集成管理系統讀者庫進行認證，無需管理員審核，方便讀者的同時簡化了館員的工作流程，實現預約讀者庫和圖書館集成管理系統用戶庫的信息一致，讀者賬號開通流程如圖3 所示。

圖3 讀者注冊

系統設置管理。為了實現預約系統的多用戶操作，系統通過管理員權限設置實現不同管理員登陸后可操作對應權限的功能，見圖4。

2.4 系統功能流程

讀者預約圖書流程。讀者預約圖書流程如圖5 所示，讀者首次使用該系統時，通過瀏覽器在線提交個人信息，系統依據圖書館集成管理系統讀者庫的查詢結果認證讀者身份，認證成功后，讀者在線提交閉架圖書預約申請，根據圖書索書號或者圖書名稱在圖書信息表中查找，添加圖書信息，完成登記，查詢已經預約成功的圖書信息，包括圖書名稱、圖書索書號、登記時間、最晚取書時間、館藏地和取書結果。如果不是圖書館集成管理系統的有效用戶，比如校友或者持館際互借證讀者，可通過填寫注冊信息成為預約系統的合法用戶，進行預約。讀者個人信息首次通過驗證后，其填寫的學號和密碼會自動寫入到圖書館預約系統的讀者數據庫中。

圖4 系統設置

圖5 讀者預約圖書流程

圖6 管理員取書設置流程

管理員處理取書結果流程。管理員處理取書結果流程如圖6 所示。館員通過管理入口進入系統，查詢待取圖書，入書庫找到后，記錄取書結果，完成讀者預約審核。根據讀者預約的圖書情況采取不同的處理結果。

3 圖書館閉架圖書預約系統實現

3.1 運行環境和軟件

系統服務器所在的網絡環境為校內局域網，服務器使用的軟件有JDK1.6、Tomcat 8.0、MySQL 5 等軟件，本研究采用JAVA 語言進行開發。

3.2 功能模塊實現

讀者首次登錄成功后，系統把從圖書館集成管理系統數據庫中讀出的讀者身份信息寫入讀者信息表，同時顯示到讀者信息頁面。這樣讀者再次登錄時不需要訪問圖書館集成管理系統Web Service API 接口,只進行本地數據庫認證即可。圖書預約信息表（cs_bookreservation）、圖書信息表(cs_book)和讀者信息表(cs_reader)，通過readerid、bookid、id 進行關聯，通過這三個表獲得圖書預約信息。定義圖書預約管理模塊的Action Form 類，創建圖書預約管理的Action 實現類Reservation，完成與數據庫三個表交互的類的實例化，通過HttpServletRequest 獲取不同參數值，執行不同模塊方法：圖書預約取書狀態設置、圖書下架提醒和館藏價值統計。

3.2.1 圖書預約模塊實現的具體算法

①根據從頁面獲取的讀者學號在讀者信息表中查找讀者信息。②調用ReservationDAO 類的reservationinfo()方法，通過圖書預約信息表查詢讀者已預約信息。③根據圖書索書號，調用ReservationDAO 類的insert Bookinfo()方法把讀者登記的圖書信息寫入圖書信息表中，寫入時以索書號為主鍵確保圖書的唯一性，同時調用insertReservation()方法添加圖書預約信息，該方法中獲取系統當前時間為預約時間，3 天為圖書最晚取回時間，否則管理員會做下架操作。

3.2.2 取書狀態設置模塊實現的具體算法

①通過Javascript 驗證輸入表單查詢條件中字符串的合法性。主要用于根據不同的查詢條件組合查詢字符串，調用ReservationDAO 類的reservationQuery()，根據查詢字符串，進行數據庫多表聯查，并顯示對應的查詢結果。②如果館員進行“設置取書結果”操作，模塊調用bookretrieval()方法，該方法首先根據查詢結果中的讀者一卡通號查詢讀者信息，根據查詢結果中的讀者借閱id 從數據表cs_bookreservation 中查詢出當前預約信息的讀者id 和圖書id，再將圖書取回信息保存到圖書取回信息表cs_retrieval中，最后將圖書預約信息表中的取書結果字段ifretrieval的值設置為1，表示取回，如果在書庫中未找到圖書或其他原因，館員將圖書預約信息表中的tip 字段作相應的設置，如：書名與索書號不符，未找到等提示信息。值得注意的是，該模塊需要獲取管理員的操作id，防止非法用戶登錄系統。

3.2.3 圖書下架提醒

①查詢全部到達取書日期的預約圖書信息。將圖書預約信息表、讀者信息表、圖書信息表多表聯查，獲取到期取書時間小于等于當前日期的圖書預約信息。②基于圖書館集成管理系統圖書信息，得到步驟①中獲得圖書的出借狀態，提取其中狀態為“未出借”的圖書信息。對于館內閱覽的圖書一般采用次日下架，除非讀者仍有閱覽需求則保留在架。③將結果保存到HttpServletRequest 對象中，顯示在圖書到期下架提醒頁面。

3.2.4 館藏圖書調撥模塊實現

①首先獲取圖書預約排行信息，將返回結果保存在HttpServletRequest 對象中，最后顯示在圖書預約排行頁面中。難點在于實現該功能時的多表聯查方法，查找思路如下：對圖書預約信息表按照bookid 進行分組，同時統計每本圖書的預約次數，制定別名為reser；通過從圖書信息表，館藏地信息表，圖書類型表等多表聯查，查詢出圖書完整信息，并指定別名為book；將reser 和book 連接，按照預約次數降序排序。由于實踐中，典藏圖書的閱覽量很難統計，該模塊通過讀者預約次數來統計閱覽量，從而發現典藏圖書的價值。

②調撥策略。根據圖書預約統計排行，在保種的基礎上采用調庫策略將圖書在一線書庫和二線書庫之間調度。借鑒印刷型期刊使用效果排行每次使用成本公式[11]，以及亨特（Hunt,1990）引入的制度成本率（ICR，Institutional Cost Ration）方法中的期刊訂購費用公式[12]，引入圖書使用調度策略公式，評估館藏。公式1 為圖書一線、二線調度策略。

公式1(a)中，P為價格，M為該種圖書管理費用，L為圖書的書脊高度，S是單位長度上架費用。公式1(b)中，?為調整因子，CPU表示圖書使用成本，COST為訂購成本和管理成本的累積，USE為同種書被借閱的次數。

另外，USE不是唯一決定因素，還有其他需要考慮的因素，如：圖書對本校教學課程的重要程度、讀者的階段性需求等，故此處引入調整因子?。用戶的實時需求是主要影響因素。

③實證分析。選取預約系統近一年半的預約數據，同時結合圖書館集成管理系統中提存圖書流通記錄以及書目記錄進行分析。

首先實施數據預處理，預處理數據時，存在同種書著錄記錄中有多個價格，多個出版年的情況，這是因為訂購了該書的修訂版或者再次印刷版，而圖書內容是一致的，書目記錄中905 字段有體現。為了準確了解閉架圖書的借閱情況，需逐條確認圖書價格字段、出版年字段。

根據圖書年代計算調整因子，由于圖書預約信息是針對每一冊圖書的記錄，故需要以索書號為主鍵，累加“借閱總次數”得到“同種書借閱總次數”，經數據清洗、缺省值分析、異常值處理后，最終獲得有效圖書預約數據1 000 余條，結合公式1，計算出圖書使用成本，給出擬調度圖書。將預約圖書屬性和公式各變量屬性這兩個類別組成分析變量，見表1，預約圖書屬性包括變量題名、索書號、主題、價格、尺寸和出版年。公式各變量屬性包括?、COST、USE、CPU。其中，調整因子需考慮圖書年代的影響，相對較新圖書從閉架書庫調至一線書庫的必要性更大。如果CPU值高即圖書每次使用成本高，則把圖書從一線書庫調至二線書庫，反之成本越小，把圖書從二線書庫調至一線書庫，意味著讀者借閱率階段性上升。

表1 閉架圖書預約和調撥分析變量

以表1 確立的各字段為分析對象，選取與公式相關的?、COST、USE、CPU變量為聚類字段，采用K-Means 聚類算法對以上字段進行聚類。由于聚類變量單位不同和數值差別大，因此對聚類變量采用標準化變換。聚類個數為2，獲取最終聚類中心如表2 所示，以表2 中2 個聚類在4 個變量屬性的均值為參考值，根據聚類中心特征，生成兩個圖書調度類。

表2 圖書聚類中心

圖書類ⅰ：使用成本高型圖書（18 種圖書，1.72%），該類圖書訂購成本偏高，但每種圖書借閱次數偏低（均<3 次），其中，借閱次數為1 次的圖書占該類圖書67%，可以暫時存儲于二線書庫，必要時在保證保種的前提下可以考慮剔除。出版年距2019 年間隔時間均值僅14 年，說明往往相對較新的圖書反而借閱需求不高。

圖書類ⅱ：使用成本低型圖書（1 027 種圖書，98.28%），該類圖書借閱次數占近兩年圖書館閉架圖書外借總次數的99.98%，表明該類圖書近階段仍有借閱需求，可考慮從二線書庫調至一線開放書庫。出版年距2019 年間隔時間均值16 年以上，說明一些經典圖書價值仍然很高。

同時，可宏觀了解讀者借閱需求，讀者的借閱需求隨著時間段的變化呈一定規律變化，如：開學首月、學期中、考試月，讀者需要借閱的圖書種類會有所不同。提存庫中部分圖書存在被多個讀者多次借閱的現象，在這些讀者借閱的圖書中大都是基礎課程的經典教材。

4 結語

伴隨著圖書館空間轉型，大量圖書移至密集書架，加之數字資源的普及對讀者閱讀習慣的沖擊，以及近年穩步增長的閉架圖書借閱量，館藏策略化品質管理（Strategic Quality Management,SQM）顯得尤為重要。高校圖書館只有善用館藏規劃、選擇、分析方法，了解讀者閱讀需求，充分提高館藏利用率，才能發揮對教學協作服務的職能，進而體現其文化傳承的價值。

本研究旨在將閉架圖書預約、調撥策略應用于館藏品質管理，重點在于最大化利用圖書價值。一方面通過閉架圖書在架預約系統，改變傳統閉架圖書紙本登記的預約方式，另一方面使用數據進行實證分析，提供圖書預約排行信息，給出開架、閉架書庫圖書調撥策略，彌補傳統圖書調庫的盲目性。筆者僅以西安交通大學圖書館閉架館藏管理模式為例進行說明，預約方式和調撥策略具有一定的通用性和可擴展性，其思路可用于和其他圖書館集成系統的整合。未來，在深化館藏服務中，需考慮結合讀者專業等人口統計信息對館藏優化的影響，以及本館的使命、讀者和學校對圖書館的需求等因素，進一步完善圖書調撥策略，以實現館藏信息資源的最優化管理與揭示。