大數據環境下文書檔案管理及其信息化利用路徑探析

魏琰

摘要：文書檔案管理是檔案管理中的重要部分，各機關事業單位文書檔案管理記載了各項管理活動的信息，有文字、圖片等。隨著云計算、大數據、數據庫等各類新型科學技術的出現及廣泛應用，現代社會已進入“互聯網+”的時代，文書檔案管理引入信息化技術，使得文書檔案整理更加方便快捷，有效提高了檔案管理效率。在此，本文通過論述對大數據環境下文書檔案管理信息化，進一步分析信息化管理的具體內容及信息化的利用。

關鍵詞：大數據;文書檔案管理;信息化

文書檔案記錄單位日常管理活動中的各種信息，包括通知、決策等信息資料，關系到整個單位的歷史與未來發展方向。許多單位文書檔案管理中實行信息化管理，信息化管理在檔案的信息記載等方面具明顯優勢，為文書檔案管理提供了跨越式發展平臺。然而，很多事物的轉變需要一個探索和實踐過程，并非一蹴而就，因此，在大數據環境下，文書檔案的管理與利用在具體的操作中，還有很多的細節問題需注意和解決。

一、大數據環境下文書檔案管理的內容

大數據是無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，需要新處理模式，才能擁有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的高增長率和多樣化的信息資產。大數據環境帶來的信息風暴變革人們的生活習慣，同時文書檔案的數據量也急劇快速增長。文書檔案是整體單位生產經營管理中形成具保存價值的原始文書記錄信息，包括文字、圖片、影像、多媒體等載體。文書檔案信息化是用現代信息技術，進行檔案的收集、管理、利用，讓這些資料通過網絡載體從形式上向數字化和信息化轉化，為單位提供更為準確的服務，延長文書檔案的使用壽命。文書檔案信息化管理主要包括數字化管理、網絡化管理與安全化管理。

（一）數字化管理

傳統意義上的文書檔案以紙質載體為主，檔案管理人員勞動強度大，工作任務繁重，檔案收集整理需占用大量的存儲庫房。而大數據環境下，檔案利用網絡技術和計算機技術，將這些信息資料等轉化為數字形式，作為電子檔案予以管理。相對于傳統模式而言，管理人員的工作強度有了很大縮減，也極大地節省了單位的成本。在整個的管理過程中，管理人員只需根據相應的數字準確選擇恰當的資料，查詢更為方便。

（二）網絡化管理

經數字化建設形成的文書檔案需利用龐大的網絡平臺，才能實現不同類型，不同網絡范圍內的用戶對檔案資源的共享使用。同時檔案資料在處理的過程中，管理人員可對檔案信息進行詳細的分類，用戶只要在管理系統的網絡平臺上輸入需要查找的檢索內容，檢索引擎就會自發檢索，這對于實現網絡查詢便捷化、信息資源共享化利用都十分重要。文書檔案網絡功能包括以下幾個方面：網絡檢索、網絡分類、網絡隔離、網絡借閱以及網絡復制等。

（三）安全化管理

文書檔案的安全保障問題是網絡化的突出問題，大數據環境的安全問題突出，需在實際工作中不斷改進技術，加強保密措施，一方面預防因工作人員操作失誤及網絡故障、網絡黑客攻擊等因素造成文書檔案損毀;一方面，對涉密的文書檔案采取相應的保密管理措施。

二、大數據環境下文書檔案管理信息化存在的問題

首先，隨著檔案管理工作信息化建設加快，檔案管理工作方法發生很大變化。但運用不夠靈活，主要因素是文書檔案保存在檔案資料室中，以紙質載體保存限制檔案資料的查閱，影響了文書檔案管理工作的信息化進程。其次，傳統的文書檔案管理模式仍是文書檔案管理的主要模式，傳統的管理模式文書檔案存儲量巨大，檔案管理人員按順序登記文件信息，增加了人工管理成本，也因沒有構建文書檔案綜合管理信息系統，導致信息查詢困難，進而直接降低了對文書檔案的利用。最后，缺乏完善的配套制度。在對文書檔案進行信息化管理的過程中，存在胡亂使用檔案的情況，甚至文書借閱的細則也存在問題，如員工對借閱的文書檔案多次傳閱，在傳閱過程中造成文書檔案的信息損壞或泄露等情況，甚至有的在未經允許的情況下，對單位內部的文書檔案非法下載，直接影響了文書檔案管理信息化的質量。

三、大數據環境下文書檔案信息化的利用路徑

（一）對文書檔案實施加工處理

文書檔案信息化利用主要任務是具備快速的數據處理能力，最終實現為用戶服務之目的。擁有各類具有價值的文書檔案，是文書檔案信息化利用的重要目標，信息化文書檔案增加了數字化文書檔案，如單位產品的宣傳課件、音頻視頻、資源數據庫等。對文書檔案加工處理內容，包括檢索的全面性與可選擇性，確定文書檔案的類型，時限等。文書檔案分類歸檔，包括單位內部、對外聯系，文書檔案資料可分為會議、歷史等檔案。文書檔案數據庫包括各種文件、勞動報酬的文書檔案數據庫。文書檔案網絡鏈接則包括區域范圍的網絡鏈接，如城域網、互聯網、專用網之網絡鏈接等。

（二）拓展文書檔案信息化服務功能

文書檔案在單位的生產、管理等方面具有重要的參考價值，是為用戶提供各種檔案資源服務的基礎。可現代化信息技術手段為用戶開展多種服務，如利用電子郵件、網絡短信等為用戶提供文書檔案查詢服務，利用網絡硬盤等技術手段，為用戶開展文書檔案遠程傳送服務，利用地域范圍網絡為用戶開展某種產品的檔案信息追蹤服務，從而將開放性的服務優勢完全地展現在了用戶的面前，進而提高用戶的體驗和滿意度，實現檔案資料的價值等。

（三）提升文書檔案管理人員業務水平

大數據下文書檔案信息化管理工作難度更大，對從業人員也提出了更高的要求。日常管理工作中電子文件管理會為檔案管理工作帶來很多問題，要求當納管理人員具備一定的業務素質。實現傳統紙質檔案向電子檔案轉變，要不斷創新探索，加快掌握運用電子檔案的方法，努力改變傳統檔案管理模式，適應大數據時代信息化管理需求。檔案管理人員應主動了解單位對檔案的需求，多樣化的檔案管理內容，需檔案管理人員主動了解檔案使用者的需求，以更好地滿足對檔案不同使用者的要求。

（四）建立新模式，規范信息化管理

文書檔案管理信息化的模式可進行不斷創新，以推動文書檔案管理信息化的具體落實。如可按照相應的步驟，對文書檔案的項目或者內容進行具體的分化管理，對文書檔案管理方式進行多種項目管理方式的規劃，包括數字化、開發項目等的建立，以項目管理的方式規范信息化管理方式。另外，對文書檔案在網絡平臺進行查閱、借閱、下載等模式的過程中，都要有規范化的操作管理，不僅能保證文書檔案的安全性，還能實現文書檔案信息化管理配套制度的完善建立。如下載檔案，員工需征求上級領導，需填寫文書檔案下載的請求，包括文書檔案下載的具體用途、下載觀看的時間長短、何時進行銷毀等相關內容。員工如再想下載文書檔案的，還需再次提交申請。

總之，大數據時代要求文書檔案管理應加強數字化管理，也是各單位自身發展的內在需求，更是時代發展的必然趨勢。文書檔案管理信息化有利于提升檔案管理的工作效率，為單位生產、經營、管理、決策等方面提供科學的參考信息。因此，大力推進單位的文書檔案管理信息化建設，提供有力的技術設備支撐，促進單位生產管理決策體系的高效運作，是大數據時代下文書檔案管理工作的發展趨勢。

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