醫院檔案管理雙軌制管理研究

王艷峰

摘要：在醫院經濟運行的過程中會產生大量的檔案資料，除了有醫院的人事檔案資料以外，還包括醫院發布的各種文件、接收的上級指示、出臺的各項制度以及簽訂的各種合同等資料，這些都為醫院的經濟發展發揮了重要的促進作用。為了適應時代發展的需要，現在的醫院檔案通常都采用雙軌制管理，本文分析了雙軌制檔案管理的實現路徑，并對雙軌制實施過程中需要解決的一些問題進行了探討。

關鍵詞：醫院;檔案管理;雙軌制

醫院檔案管理的雙軌制簡而言之就是對醫院的文書檔案資料存儲采用紙質存儲方式和電子存儲兩種方式并行的管理辦法。從雙軌制的管理理念上看，雙軌制注重對于檔案資料的紙質和電子檔案信息并行。從管理上看醫院的文書檔案實行的是紙質檔案和電子檔案一并存檔的方式，是電子版和紙質檔案的充分融合和密切配合。醫院在經濟運行的過程中會產生大量的文書檔案資料，這些資料如果都是以紙質版為載體存儲會占用大量的醫院存儲空間，同時隨著紙質檔案資料的增多，在對檔案資料進行檢索和收集的過程中會耗費大量的人力，尤其是年限比較久的一些文書檔案資料查找起來更是繁瑣，因此為了能夠提升檔案管理的效率，隨著醫院信息化技術的不斷進步，現在檔案管理通常在保存紙質版的同時還會采用電子形式進行存儲，電子信息存儲的文書檔案資料具有傳輸速度快、存儲空間小、檢索速度快、定位準確、可以反復利用的特點，在醫院發展中得到了廣泛的應用。

一、雙軌制下醫院檔案管理的特點

醫院的紙質文書檔案資料收集、整理和歸檔通常都是以年為單位進行統一整理和歸檔，而醫院的電子文書檔案歸檔時間則比較隨便，在文件電子資料形成的過程中可以隨時進行歸檔，沒有統一的時間規定。在歸檔流程方面，醫院的紙質檔案資料歸檔需要進行搜集、整理、編目錄，裝訂、審核、建立檔案索引等各種條件，但是對于醫院電子文書檔案的資料歸檔就沒有這么復雜，主要是保存在相應的服務器當中就可以了。通常只是建立一些電子版的索引記錄就可以，然后把電子版刻錄成光盤或者磁盤等形式保存起來。在文書檔案的利用上，通常紙質文書檔案的利用需要使用部門或者個人提出申請，申請由文書檔案的管理部門進行審批，然后使用人員拿著文書檔案的原件去復印或者向相關的領導申請簽字等，因此紙質文書檔案具有較強的法律效率和憑證的功能，而電子文書檔案可以讓醫院的相關人員進行在線的查詢、借閱、下載或者打印等，因此電子版的文書檔案必須具備數字印章或者水印等才能夠產生相應的效應。在文書檔案的保護方面，醫院的紙質文書檔案安全保護措施要求的比較嚴格，首先儲存文書檔案資料的儲藏間必須干燥，同時還具有防火、防霉，防丟失功能，存儲房間必須定時進行通風，還要定期進行灰塵的清理，而電子版的文書檔案資料保存就不會有上述問題，但是需要考慮的是必須防止電子信息的泄露以及存儲介質的損壞等問題。

二、醫院檔案雙軌制管理的實施路徑

（一）制定雙軌制條件下的醫院檔案管理規則

醫院的文書檔案資料主要來自于醫院的行政管理、人事管理以及基礎建設等工作，因此檔案管理涉及了醫院各種行政人員和職能后勤科室人員。在雙軌制條件下制定文書檔案的管理原則要明確醫院電子文書檔案的制作、審批、存儲和歸檔流程，同時要落實好檔案室或者辦公室相關管理人員的責任。要明確紙質檔案和電子檔案的歸檔要求必須是符合規定條件的才可以歸檔，同時要具有相同的證明效力。現在醫院已經開始在內部網絡上實行OA辦公自動化系統應用，因此對于電子檔案的簽收、提取、復制和索引等都要建立起一套與OA辦公系統相適應的文書檔案管理流程，制定好雙軌制條件下的醫院文書檔案管理規則，從而有助于醫院的紙質檔案和電子檔案歸檔的科學性。

（二）電子檔案和紙質檔案同步歸檔

在雙軌制條件下，要求醫院的文書檔案能夠將電子檔案和紙質檔案同時歸檔。首先要對醫院紙質文書檔案的歸檔流程進行優化，現在醫院的紙質檔案歸檔流程已經相對成熟和完善，從各種文書檔案的簽發、收集、整理、歸檔、存儲和利用等環節都有相應的內部控制制度，同時相關的檔案管理部門也能夠嚴格的把好質量關，采取的檔案歸檔方式也符合現代醫院發展的特點。但是對于電子文書檔案的歸檔由于以前醫院的信息化建設不健全，還沒有形成規范的電子文檔歸檔制度，這就要求醫院及時地將生成的電子文檔通過軟件或者OA辦公系統傳遞給醫院檔案的管理部門，讓相關的負責人員及時地對電子文檔進行收集、整理并歸檔，然后將其存儲在醫院專門的文書檔案數據庫當中。

（三）做好雙軌制下檔案的保護工作

在雙軌制條件下要做好醫院文書檔案的保護工作，對于傳統的紙質文書檔案的保護主要是對于檔案存儲條件的保護，防止檔案在存儲中或者借閱傳遞過程中造成紙質檔案丟失或者毀損等情況，而對于電子檔案的保護就需要制定嚴格的制度，要定期地對電子的檔案存儲介質進行檢查，同時要做好電子檔案的備份制度，在電子文書檔案存儲介質遇到病毒或者其他原因造成數據丟失或者毀損的時候能夠及時地進行恢復。

三、結語

醫院的檔案管理工作是醫院內部管理科學化的重要體現，因此醫院一定要重視檔案的管理工作，采用雙軌制的管理方式，促進醫院經濟穩定的運行。

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