農業科研院所基于流程再造的科研項目管理協同聯動機制

許玲 吳魁 魏伶俐

摘要：科研項目管理既是執行時間、經費管理、實施過程、執行質量相互作用的過程，又是主管部門、管理職能部門和項目承擔單位協作、溝通、配合、協同聯動的過程。針對目前科研管理體系進行深入研究探討，發現基于流程再造理論對科研院所科研項目管理協同聯動的機制有一定的指導作用和實踐意義。本研究對于科研管理常見的管理分工不明確以及過程管理不到位等情況，結合以往管理經驗，采用流程再造的方式，優化科研項目管理形式，與此同時，以此作為突破口，建立健全科研、財務及審計等管理部門、研究室以及院所相互補充、協同管理的管理體系，從而提高管理體系的功能性和管理效率，提高競爭力，加快科研工作的發展。

關鍵詞：科研管理;農業科研院所;項目管理;協同聯動機制;流程再造

中圖分類號：G311?文獻標志碼：A?文章編號：1002-1302（2020）21-0305-04

院所科研項目管理涵蓋了各個部門與院、專業所以及研究室的多個方面，主要有科研、財務、審計、儀器設備、制度監察等，以往科研項目管理方式大多呈現獨立管理的特點，且項目管理和經費管理一定程度上存在脫節現象，這就導致對其很難把控，在管理上可能會出現疏漏。各個項目組在開展科研工作時，往往疏于過程管理，而著眼于立項環節，重視最后的科研成果。管理人員缺乏高效的科研管理理念和思路，限制了科研管理的創新發展[1]，長此以往，科研項目的實施由于落后的管理制度，未能激發科研工作者的研究積極性和主動性，也未能規范科研工作的行為，因此，阻礙了科研工作的開展進度。目前來看，導致科研管理滯后有以下幾點因素，首先，從縱向機制角度來看，管理效率受龐雜的管理體系所制約，縱向管理體系涵蓋了院、所、研究室等，等級分化嚴重，大大增加管理成本，從而嚴重影響管理效率。另外，從橫向機制角度來看，橫向機制涵蓋各個職能部門以及專業的科研項目各不相同，因此，申報、審批以及管理方面也有所區別，這種橫向機制所存在的差異性，產生了各自獨立管理的現象，從而，制約了管理效率的提高。

以院所科研管理傳統格局為前提，對實施管理中出現的工作流程脫節、分工不明確以及效率低下等問題加以研究，可以看到，科研項目的協同管理有賴于流程再造明確各部門職責。本研究基于院所科研管理中出現的分工不明確、過程管理不到位等現象，根據以往管理經驗，采用流程再造的方式，優化科研項目管理形式，以科研工作者為主要目標，依靠科研經費，建立健全科研、財務及審計等管理部門、研究室以及院所相互補充、協同管理的管理體系，要求該管理體系中的各個部門能夠相互作用、協調配合、同步監管，促進支配體系科學、健康發展，從而構建立體化、全方位、無盲點的科研項目協同管理新模式，從而提高管理服務水平和效率、提升單位核心競爭力[2]，加快科研工作的發展。

1 科研項目管理存在的問題

1.1?管理流程不完善

深入分析和研究不同機構的科研項目管理情況，得出結論：目前，過程管理尚未完全普及，且科研所并沒有將現有管理流程真正實施。由此可見，科研所往往疏于過程管理，而著眼于項目申報?？蒲许椖磕軌蚋玫亻_展有賴于科研所管理者重視過程管理，把控好各個環節，否則，將導致項目與管理脫節。

1.2 職能部門間缺少統籌協調，科研管理效率低

當前，我院科研管理實行的是上級主管部門（項目主管部門）、院職能部門（院科研處）、所綜合辦公室（所科管）、研究室主任、科技人員的直線職能式的結構，各級管理部門業務職能相對獨立，部門間缺乏有效的溝通交流和統籌協調，這種層級式的行政管理方式和組織機構使得上下級之間以及部門之間的協作名存實亡[3]。職能部門間缺少統籌協調，不利于建立科研管理信息共享、互通協作的平臺，調動不起來科技人員參與管理和科研工作的積極性，更不利于營造自由、寬松的科研環境。

1.3 評價方式不科學

目前，科研項目管理普遍存在著從項目申報到科研成果驗收，沒有建立合理的評價機制和制定評價規范。

1.3.1 立項環節 科研機構盡管研究方向大體確定，然而由于多種原因導致沒有在第一時間申報項目立項，因此，對科研機構的發展有著深遠的影響，起到阻礙的作用。目前，有些科研機構并不能夠主動申請項目立項，因此，很大程度上，科研工作過程出現偏差，不符合科研機構研究實際。也有可能致使項目在研究過程中論證缺乏說服力，從而制約整個項目的進一步開展。

1.3.2 項目實施 通常情況下，科研機構的財務部門以及管理部門對項目實踐進展按期檢查，然而，檢查大多是形式主義，未能將項目實踐結合整體科研進程來分析[4]，因此，無法避免項目進展緩慢、浪費科研經費等情況的發生。

1.2.3 項目驗收環節 由縱向角度可以看出，科研機構上報驗收材料，上級決定評估機構，由橫向角度可以看出，并未對科研團隊的人員資格有所要求，只是做定量評估，因此，不管是縱向驗收管理還是橫向驗收管理，都可能造成最終驗收結果存在差異性。另外在項目驗收時，關于管理工作的好壞沒有評價標準[5]，科研人員會誤認為過程管理工作與科研任務無關，無形中增加了科研管理工作的難度[6]。

1.4 管理進度不科學

科研項目管理旨在確?？蒲行〗M能夠如期一絲不茍地如期完成科研項目，然而實際上科研項目普遍存在未能按期完成的情況。項目實踐環節，由于科研小組工作效率低下，或是對科研項目缺乏重視，因此未能合理安排工作，導致論題被延遲的情況時有發生。

2 科研項目管理流程優化前期調查

首先是收集整理了有關科研項目管理流程的參考資料，對流程再造有了初步的了解，熟悉其核心內容以及實施過程、實施技術、方法、實施工具等，盡可能掌握第一手全面的資料，為后期業務流程再造的實施奠定理論基礎。

其次是對江蘇省農業科學院資源與生物技術研究所的廣大職工進行調研、座談。采取了全員覆蓋，無一遺漏的措施，采用一對一、不同人群劃分、不同事項劃分地了解及座談會的工作方法，以對院所目前科研管理的服務情況、個人的訴求、想法、意見建議等為內容，并結合根據發展需要及初步的設想征求看法，比較全面地掌握了目前的工作人員、科輔人員、行政人員以及合同工、研究生等不同群體人員的主流思想動態及對科研管理流程及再造必要性等的認知與接受，為進一步構建流程奠定了基礎。

第三是對江蘇省農業科學院其他專業研究所的情況進行調研。一方面通過對接綜合辦公室對糧食作物研究所、經濟作物研究所的科研管理情況以及以科技人員為主體管理需求做調查了解，另一方面，專門或通過各種機會、渠道對果樹研究所、蔬菜研究所等研究所的綜合辦公室及部分科技人員進行調研，對項目的整體研究進展起到巨大的補充作用。

第四是對院外、國內的其他科研院所的調研了解。一方面專程赴江蘇里下河地區研究所、江蘇沿海地區研究所、新洋試驗站等單位進行調研，另一方面利用出差或會議等機會與南京農業大學農學院、中國農業科學院生物技術研究所等省內國內科研、教學單位的科技人員進行交流討論，擴大了視野，為項目的整體推進提供了很好的借鑒作用。

3 科研項目管理流程優化

基于以上存在的問題，要對癥下藥，更新現有科研項目管理模式，主要從以下幾個方面著手。

3.1 消除項目選擇的不科學性

多尋求和收集對項目的反饋，為國家科技部、國家自然科學基金委員會及地方科委等國家、地方科研管理部門等項目計劃的擬定提供可行性建議[7]。削弱科研領導審核的主觀因素，加大客觀的項目評估力度，實際上，由于立項項目繁多，審批時間緊張，因此，單憑個人力量，則很容易造成項目選擇的不科學性，因此，想要盡量消除這種不科學性，則需要專家來進行評估。

3.2 項目分類管理，增加項目管理的透明度

采用項目分類管理模式，針對不同的項目類型，采用不同的管理流程，在此基礎上要保障管理公平公正，這就要求增加項目管理的透明度以及公開度，比如，對項目名冊進行公開。通過專家評估、組織專家答辯形式來對重大科研項目和限額申報項目進行管理，由科研領導進行審核，科研機構申報材料，由此一來，能夠提高資源利用率，促進項目申報。針對自由申報項目，例如，國家自然科學基金青年科學基金等，則不同于上述方式，通過專家評審的手段來保障申請書符合要求，評審通過后不需要組織答辯即可上報。

3.3 加強項目經費跟蹤管理

項目成功申報之后，對項目經費若不加以嚴格把控，則項目負責人很可能忽視預算，濫用經費，從而導致經費支出和原制定的經費預算不相符，最終可能造成項目結題由于項目決算未能順利通過而無法驗收的情況。這主要是由于我國國家和地方的科研管理部門經費決算的審核是完全比對經費預算進行的。

綜上所述，新的縱向項目管理流程（圖1）中對現有管理流程進行了優化更新，增設了專家審閱、網上信息系統使用等模式，削弱了管理人員的行政干預以及科研領導的審批等，鑒于科研管理自身特性，采用專家評審模式確保流程再造增強業務水平，因此，從一定程度上消除了項目的不科學性，同時也減少了科研機構領導的工作負擔。優化改革后的管理流程，乍看可能較傳統流程更為繁雜，然而實際上是將各個工作環節更流程化、更清晰，協同聯動，協同管理，科研管理部門和相關工作人員有秩序地開展工作，保障流程的常規運作，尤其是引進網上信息系統，更是促進了工作的高效開展。

4 優化流程實施評價

通過流程再造的方式，優化科研項目管理形式，構建院、所、研究室、科技人員相互補充、協同管理的科研項目協同管理新模式，實現項目管理以整體目標為目的，以促進、監督各參與方之間的合作為手段，通過調節矛盾、資源共享，最終實現項目管理目標、管理協同、多方共贏的局面[8]。

4.1 明確職責分工，減輕申請人的負擔，增強管理人員的服務意識

再造后的流程雖然較傳統流程復雜，然而大多工作其實都是流水線作業，對項目申請人、項目負責人以及科研管理人員的職責劃分也更明確?？蒲腥藛T前期主要負責撰寫項目申報書，項目立項后集中主要精力在科研試驗和項目實施上，真正解放科技人員，讓科技人員潛心做科研。管理人員主要負責通過登錄上級主管部門網上系統對階段性材料進行提報，嚴格按照經費預算支出經費，以及負責單位簽字、蓋章以及院簽字、蓋章等，重大、重點項目和限額申報項目的蓋章需經專家評審通過之后統一辦理，發揮了科研管理人員審查的作用，彰顯服務意識，通過對科研管理人員的資源加以利用，促進了科研人員主動進行項目申報。

4.2 項目申報層層把關，項目申請書質量不斷提高，提升項目命中率

通過專家評審對項目申報和項目申報書作出指導，以確保項目申報材料符合要求，科研管理人員基于項目指南規范，對申報材料的格式和內容進行檢查，針對引進的國外高端人才，更是要對其申報材料嚴格把關，幫其提高申請立項的成功率，針對重大項目，采用專家審閱的手段，從而，增加了立項成功的可能性。

4.3 增加項目立項數量和科研經費數量

科研項目命中率提升，立項科研項目數不斷增加，科研經費數量也隨之不斷提升和增多。經過流程再造，進行答辯和復審，強化專業對項目立項的重要性，為申報材料的專業性、準確性提供了保障，使科研機構的科研水平更上一個臺階，不僅提升科研單位和研究團隊的科研聲望，同時也吸引更多的人才融入到團隊中，為團隊建設和人才培養打下了堅實的基礎。

4.4 能減少行政力量的影響

基于科研活動及盡可能將科研機構管理者行政干預作用削弱這一前提[9]，對科研流程再造，放權于科研管理部門，重大、重點項目和限制申報名額的項目才采取專家評審、領導審批的流程。由此一來，看上去加大了科研管理部門的工作負擔，但其實大多工作是流水線作業，可充分利用互聯網信息管理，從而提高科研管理工作效率，因此，科研管

理部門的工作強度不是很大，重要的是，科研管理部門不再是只提供行政干預，而是能夠創造價值。

4.5 增強了經費管理監督

項目申請人在項目立項審批通過之后，基于批復意見上報項目計劃書，這時，經費預算尚能做調整，然而，經費預算上報之后，經費就一定要控制在預算范圍內，科研機構的管理者和財務部門起到輔助項目負責人的作用，對經費支出進行監管。根據經費分類預算對經費支出進行審定，提高科研經費使用的規范性，加強經費使用的過程管理和監督管理，提高科研經費使用的效率性，避免濫用科研經費?從而提高科研經費在項目進行成果驗收時決算的成功率。

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