云時代的固定資產管理

王耕 遼寧省朝陽市閻王鼻子水庫工程建設管理局

云是這樣一種變革——由微軟、谷歌、亞馬遜、IBM這樣的專業網絡公司來搭建計算機存儲、運算的中心。云時代也就是云存儲和云計算的時代，云的運用已經漸漸的被人們接受和廣泛運用，用戶通過一根網線，借助瀏覽器就可以很方便的訪問，把“云”做為資料存儲以及應用服務的中心。固定資產管理平臺也充分利用云時代的云計算與云存儲，將海量的信息存放于此，以便于固定資產管理者快速讀取和使用。固定資產管理者通過電腦、筆記本、手機等方式接入數據中心，利用成型的軟件，按自己的需求進行運算、編輯、提取?？焖侔l展的“云計算與存儲”技術甚至可以讓固定資產管理者體驗到每秒10萬億次的超級強大的運算能力，如此強大的計算能力、存儲能力應用于固定資產管理平臺，勢必帶來固定資產管理平臺的便捷與質的飛躍，勢必給固定資產管理者帶來解放和便利，勢必增加固定資產利用率，勢必節約固定資產的購入資金。

一、現狀

（一）固定資產配置盲目

不同科室及部門需要同一固定資產，并且是利用率不高的不經常使用的固定資產，部門及科室之間不能協調分配，分時限使用，各部門及科室均盲目申請配置，使資源不能合理有效利用。

（二）固定資產利用率低

某些固定資產每年使用一次或者更長一段時間才能使用一次，固定資產閑置時間大于使用時間。

（三）固定資產管理不健全

固定資產管理部門制度不完善，或者固定資產管理部門制度形同虛設，甚至根本就沒制訂固定資產管理制度，從固定資產采購、保管，以及領用都沒有手續，領用后管理部門就放棄管理。任由使用部門自己處置，甚至丟失和損壞。

（四）固定資產種類多，數量多

固定資產種類多，數量多，單位卻沒有一套規范統一的編碼，使管理者能輕松的查找，快速的讀取，統一管理。

（五）固定資產真實存在，卻無實用價值

單位由于多年積累，各種變化，固定資產有的已退出使用，有的不適用當前的科技發展，毫無實用價值，但是賬上卻明明白白的存在。對于這些沒有實用價值的東西，應及時給與清理，保證固定資產價值的真實性。

二、固定資產管理的現狀分析

固定資產配置盲目是由于單位的固定資產管理部門管理不到位，固定資產管理部門沒有做到勤勉盡責，缺少協調管理。各使用部門之間缺乏勾通，各自為政，局限在自己的小集體里。我需要的固定資產，我部門沒有，我就申請采購，甚至自己著手滿足自己的要求，而忽視其他部門是否存在閑置的固定資產，如果存在閑置的固定資產，而部門之間使用時間又不互相干擾，完全可以不采購，通過固定資產管理部門協調勾通，合理安排使用時間。比如資產價值比較高的GPS定位及測量系統，有的部門一年使用寥寥幾次，各需求部門完全可以不必獨自占有，資產用后及時交由固定資產管理部門統一管理，誰需求誰申請，誰用后誰歸還，避免重復購買，減少資金的浪費，增加資產的利用率。據此，筆者認為應利用當前的先進網絡技術及高效的固定資產開發軟件，建立一共享平臺，每個部門及每名員工均可登陸共享平臺，查詢所需固定資產本單位是否存在閑置，閑置的時段是否滿足本部門的使用需求。

利用率低的固定資產不加思考，盲目購入，不但占用單位的流動資金，并且影響單位的經營和運轉，滯約單位的發展和生產，如考慮外借或租用，不但節省資金，還減少了對不常用固定資產的必要的維護和管理。

固定資產種類較多，數量較多，型號較多，規格較多。單位應有統一的規范的編碼，以便于在大量的固定資產中，快速、便捷、準確的找到自己所需的固定資產，這樣對于資產從開始使用到停止使用全程可以進行好的保護。

三、固定資產的云管理

針對當前固定資產的現狀，二十一世紀的我們有必要將迅速發展，方便快捷的“云”用于固定資產的管理，從源頭開始完善固定資產配置及使用制度。我們利用現有資源，制作或購買固定資產軟件，可以把成千上萬的固定資產記錄到固定資產管理軟件中，既保證固定資產安全，又方便固定資產利用和管理。使各項固定資產依托網絡及軟件管理，使網絡及軟件的優勢真正落到實處，使管理者輕松管理固定資產。在“云”時代，“云”會替我們做存儲和計算的工作。“云”就是計算機群，每一群甚至可以包括了幾十萬臺、甚至上百萬臺計算機，這也就說明可以有幾十萬或者上百萬人可以同時提取自己所需的資料。“云” 的好處還在于，其中的計算機可以隨時更新，保證“云”長生不老。Google就有好幾個這樣的“云”，其他IT巨頭，如微軟、雅虎、亞馬遜 （Amazon）也有或正在建設這樣的“云”。屆時，我們只需要一臺能上網的電腦，不需關心存儲或計算發生在哪朵“云”上，但一旦有需要，我們的使用者可以在任何地點，用任何設備，如電腦、手機等，方便、快速的計算和找到所需的固定資產資料，我們再也不用擔心固定資產資料丟失。既使出現無情的水火災，既使人員調換變更，既使單位體制改變，但我們的固定資產管理系統永遠不會癱瘓。我們可以源源不斷的提取所需信息，管理固定資產信息。

我們應通過建章立制來規范固定資產管理工作，在“云”里利用網絡及利用軟件程序，明確財務部門、固定資產管理部門、固定資產使用部門，在固定資產使用的全過程中的職責，編制出完整的使用權限，一旦某一過程被忽略，軟件將做出相關提示，提醒相關部門按規定程序完成固定資產管理。各采購、管理、使用部門必須配備專人負責固定資產管理工作，把責任落實到個人，實現“以制度管事”、“有章可循”。

在“云”的使用中，優化配置，降低成本。對于利用率不高，編制適合固定資產管理部門統一協調的程序，根據使用部門的使用時間，使用的頻率及次數，使用速度，合理安排各使用部門的使用時間及使用的先后順序，提高固定資產的利用率，避免重復采購，長期大量的閑置。在軟件中可以輕松找到哪個部門有自己所需的閑置資產，或者自己能利用的固定資產。

有了“云”，財務部門在編制年度預算的過程中，根據資金情況及以往年度的采購規律，對固定資產購置預算作全盤考慮。首先，由固定資產需求部門在固定資產管理軟件上提出書面申請，單位領導同意授權后，固定資產采購部門可以利用“云，在管理軟件中查詢相關或相近資產價格，”到市場進行詢價采購，通過對比，將所需固定資產情況，通過“云”匯集到管理軟件，可以做為財務部門在編制預算時的依據。

每年年度均需清產核資，摸清家底，做到賬實相符。由于固定資產種類繁多，清查的范圍很廣，使用的部門分散，大到一幢辦公樓，小到一張椅子都是清點的范圍。因此，把清產核資工作要完全做到位，不是一件輕而易舉的事情。因此，有必要成立清產核資領導小組，由領導親自掛帥，各相關部門，對本單位所有固定資產進行全面清查、核實，確認無誤，通過“云”上傳到固定資產管理軟件，通過共享平臺，分享查閱，方便了清產核資，方便了每個使用人員。

固定資產的使用應采取責任落實到每個使用者的方式，制定卡片張貼到每個固定資產，標明責任人的開始使用日期及停止使用日期。同時利用“云”，在固定資產管理軟件中，對每名使用者給予記錄，便于日后明確責任?？ㄆ瑑热菖c“云”中記錄要一一對應。對每個使用者來說，都有明確具體的責任，對多人共同使用的固定資產，則應注明每名使用者的名字，及使用時段，并指定一名負責人，避免“三個和尚沒水吃”發生，只有分工及責任具體全面，才更有利于固定資產的管理及維護。

四、總結

固定資產的管理通過“云”做到了精細化、具體化的管理，方便了固定資產日清月結，發現問題可以及時糾正并處理，使管理責任明確化，管理對象具體化，要求分工不同的資產管理人員能清晰的掌握管理范圍內資產的位置、歸屬、流動狀況等信息，動態掌握資產的流向，從上到下分級管理，通過“云”建立單位內部固定資產管理的專業信息網絡，對固定資產的采購、入庫、領用、調撥、維修、清查盤點、出借、出讓、報廢清理等進行全過程、全方位的跟蹤管理，監控從集中采購到資產銷毀的全過程，讓整個流程透明化，為本單位構建一個快速響應、有彈性的共享的固定資產管理平臺。