基于高校的教材管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

(西南科技大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 四川 綿陽(yáng) 621010)

一、研究背景

在當(dāng)今社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)越來(lái)越普及，越來(lái)越多的工作都需要計(jì)算機(jī)，也越來(lái)越多的人需要計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)也越來(lái)越重要。很多人利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各項(xiàng)管理、分析和協(xié)調(diào)，這樣可以提高工作質(zhì)量也可以增加效率，可以為很多企業(yè)公司省去不少的工作任務(wù)，也可以省去很多的人力。而當(dāng)今大學(xué)院校的大學(xué)生、研究生等迅速增加，所以對(duì)教材的需要也大大增加，并且越來(lái)越多的專業(yè)課程也增加了不少，所以對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)，教材管理是教學(xué)管理中的重要的一部分。教材發(fā)放的過(guò)程中總是面對(duì)大量的領(lǐng)書人信息、教材信息以及兩者相互作用產(chǎn)生的領(lǐng)書信息。因此需要對(duì)課程資源、教材資源、領(lǐng)書信息進(jìn)行管理，及時(shí)了解各個(gè)環(huán)節(jié)中信息的變更，有利于提高管理效率。因此，建立一套與開課相配套的教材管理模式和管理系統(tǒng)具有十分重要的意義和實(shí)際應(yīng)用的迫切性，而且現(xiàn)有的條件、管理理念和技術(shù)水平已使之成為可能。

二、研究目的與意義

如今，人才、教材、器材是高校辦學(xué)的三大基礎(chǔ)建設(shè)也是高校辦學(xué)的三大支柱。教材不僅僅聯(lián)系了老師與學(xué)生，而且也牽涉到高校的教學(xué)質(zhì)量，教材是影響高校辦學(xué)質(zhì)量的重要因素之一。在現(xiàn)行的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，根據(jù)本校的特點(diǎn)，研究并開發(fā)合適的高校教材管理系統(tǒng)具有非常重大的意義，具體如下：

(1)有效減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。基于管理模式的高校教材管理信息系統(tǒng)可以將工作人員從繁重的手工的工作模式中解放出來(lái)，讓工作人員可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)在更短的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作。

(2)提高數(shù)據(jù)處理能力。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)生、教師以及教材的數(shù)目都在與日俱增，而我們傳統(tǒng)的手工管理方式對(duì)于這日益增長(zhǎng)的龐大數(shù)據(jù)的處理時(shí)既不能保障它們的安全性，也不能保障處理它們的正確性。但是利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)可以有效彌補(bǔ)這些缺點(diǎn)。先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)可以存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)，并且可以隨時(shí)根據(jù)自己的需求查找數(shù)據(jù)。同時(shí)在處理數(shù)據(jù)方面，數(shù)據(jù)庫(kù)在修改、刪除、查找、計(jì)算、存儲(chǔ)等方面的速度都是傳統(tǒng)方法所不能相比的。除此之外，先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)還保障了數(shù)據(jù)的安全性、保密性、正確性等。

(3)重視財(cái)務(wù)管理。高校教材管理系統(tǒng)往往涉及到采購(gòu)等有關(guān)財(cái)務(wù)方面的工作。因此，引入企業(yè)管理中的財(cái)務(wù)管理可以有效避免財(cái)務(wù)出錯(cuò)。

三、本文研究重點(diǎn)

本文在傳統(tǒng)教材管理的基礎(chǔ)上對(duì)教材管理的流程進(jìn)行了研究開發(fā)，以此為基礎(chǔ)開發(fā)了以教材管理為主的信息管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)在傳統(tǒng)教材管理的基礎(chǔ)上將其數(shù)據(jù)化、系統(tǒng)化，系統(tǒng)不但可以進(jìn)行教材的分發(fā)，教材采購(gòu)入庫(kù)、出庫(kù)、費(fèi)用結(jié)算以及教材的狀態(tài)均可以由本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。

四、系統(tǒng)功能介紹

本系統(tǒng)是一個(gè)以管理高校教材工作為起點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)教材的采購(gòu)、出入庫(kù)、分發(fā)及費(fèi)用管理，對(duì)繁雜的教材管理工作進(jìn)行人性化、信息化、自動(dòng)化管理。本系統(tǒng)需要完成的功能任務(wù)主要如下:

1、教材采購(gòu)管理

教材采購(gòu)管理子系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)教材采購(gòu)的信息管理以及合理選擇供應(yīng)商。在采購(gòu)管理這個(gè)模塊，首先在一個(gè)學(xué)期的期末，各任課教師根據(jù)下學(xué)期的教學(xué)任務(wù)向所在院的院系負(fù)責(zé)人上報(bào)教材需求計(jì)劃表，院系負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后把所在院的教材總購(gòu)買量匯總后上報(bào)教材科。教材科根據(jù)各院系上交的教材需求表進(jìn)行整合形成教材采購(gòu)表，再根據(jù)訂購(gòu)表的教材需求以及各供應(yīng)商所給的購(gòu)書折扣合理選擇供應(yīng)商，然后教材科編制填寫正式訂單并寄發(fā)到各供應(yīng)商。教材訂購(gòu)管理子系統(tǒng)對(duì)應(yīng)輸入的信息包括兩方面。一方面為：全校的教材訂購(gòu)計(jì)劃，包括教材編號(hào)，教材名稱，出版社，作者，出版日期，采購(gòu)數(shù)量等。另一方面是供應(yīng)商的選擇，包括供應(yīng)商編號(hào)，教材編號(hào)，采購(gòu)數(shù)量，采購(gòu)時(shí)間，購(gòu)書價(jià)格，購(gòu)書折扣等。教材訂購(gòu)管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)輸出的信息則為：教材訂購(gòu)記錄。

教材采購(gòu)管理功能描述如表 1：

表1 教材采購(gòu)管理功能描述

2、教材庫(kù)存管理

教材庫(kù)存管理子系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)對(duì)教材的出入庫(kù)管理及教材庫(kù)存信息管理。庫(kù)存管理部分屬于此系統(tǒng)的重點(diǎn)模塊。首先通過(guò)教材采購(gòu)表里面的信息入庫(kù)，只有教材里面采購(gòu)表里面的教材信息才可以入庫(kù)，防止錄入錯(cuò)誤的教材信息。入庫(kù)后后端的數(shù)據(jù)庫(kù)也會(huì)更新教材入庫(kù)信息。入庫(kù)成功后，可以通過(guò)輸入教材編號(hào)進(jìn)行查詢教材信息：包括教材實(shí)購(gòu)價(jià)、數(shù)量以及入庫(kù)日期。在此子系統(tǒng)也可以進(jìn)行教材的出庫(kù)，通過(guò)輸入班級(jí)編號(hào)、倉(cāng)庫(kù)編號(hào)、教材編號(hào)、數(shù)量、日期進(jìn)行出庫(kù)操作，注意每一項(xiàng)數(shù)量都必須填寫正確才可以完成教材出庫(kù)。出入庫(kù)成功后，可以查看教材出入庫(kù)信息，若發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤的教材信息就在此修改教材信息。各模塊間都可以獨(dú)立進(jìn)行。比如查詢教材出入庫(kù)信息以及教材庫(kù)存信息，再比如進(jìn)行入庫(kù)單和出庫(kù)單的打印。

教材庫(kù)存管理功能描述如表 2：

表2 教材庫(kù)存管理功能描述

3、教材分發(fā)管理

教材分發(fā)管理子系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)教材發(fā)放情況的信息管理，通常是以班級(jí)為單位進(jìn)行領(lǐng)書。也就是將現(xiàn)有教材分發(fā)至各個(gè)院系班級(jí)，并詳細(xì)記錄教材分發(fā)情況。教材分配完畢，系統(tǒng)可自動(dòng)生成領(lǐng)書通知，各個(gè)院系可通知各個(gè)班級(jí)領(lǐng)書。在教材分發(fā)管理這個(gè)模塊，教材科管理員根據(jù)時(shí)間安排確定教材分發(fā)的時(shí)間，并進(jìn)行打印領(lǐng)書單和保存領(lǐng)書單的操作，并將打印好的領(lǐng)書單給各院系負(fù)責(zé)人，讓其分發(fā)給各專業(yè)，按照領(lǐng)書單上面的時(shí)間與地點(diǎn)進(jìn)行領(lǐng)書。教材分發(fā)系統(tǒng)對(duì)應(yīng)輸入的信息主要為：教材庫(kù)存信息等。教材分發(fā)系統(tǒng)對(duì)應(yīng)輸出的信息則為：教材分發(fā)信息、領(lǐng)書通知。

教材分發(fā)管理功能描述如表 3所示：

表3 教材分發(fā)管理功能描述

4、教材費(fèi)用管理

教材費(fèi)用管理子系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)教材對(duì)應(yīng)的費(fèi)用管理。在購(gòu)買教材后需要統(tǒng)計(jì)教材費(fèi)用，并形成教材費(fèi)用表上交財(cái)務(wù)科申請(qǐng)教材費(fèi)用，也可以根據(jù)相關(guān)條件進(jìn)行教材費(fèi)用查詢等。教材費(fèi)用系統(tǒng)主要包括教材費(fèi)用明細(xì)、教材費(fèi)用匯總等一系列錄入查詢窗口和根據(jù)相關(guān)條件進(jìn)行費(fèi)用打印、生成報(bào)表等。

教材費(fèi)用管理部分功能描述如表 4所示

表4 教材費(fèi)用管理部分功能描述

五、總結(jié)

總而言之，伴隨著近些年來(lái)我國(guó)高校辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，我們對(duì)于高校教材改革及教材管理日益關(guān)注，對(duì)教材管理工作提出了更加高的要求，所以推進(jìn)教材管理的信息化建設(shè)便顯得至關(guān)重要。教材管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了以現(xiàn)代化信息技術(shù)為基底的全新的管理模式，是一個(gè)質(zhì)的飛躍，不但實(shí)現(xiàn)了教材管理的全面自動(dòng)化，也為高校的教材管理工作系統(tǒng)的有序運(yùn)行給予最好的保證，對(duì)于教學(xué)信息化的改革起到了極大的推進(jìn)作用。