對檔案安全管理的思考

包漢國

【摘?要】檔案真實地記錄了國家的管理活動、黨的各個方面和人民的情況。它不僅維護黨、國家和人民的根本利益提供了依據，還為社會經濟文化工作的科學發展提供了決策依據。保證檔案內容的安全是充分利用檔案作為參考和證據的前提。同時，由于檔案數字化水平和計算機網絡技術的發展的不斷提高，檔案信息資源的安全管理已成為檔案機構和管理者必須考慮隱患問題。

【關鍵詞】安全隱患;儲存;管理

前言：

在新時代新階段，社會檔案信息需求度直線提升，人們對檔案安全管理的興趣日益濃厚。在檔案安全管理工作過程中，使用適當的保護措施可以延長檔案保留時間，并同時在很短的時間內找到必要的檔案信息。即使隨著歸檔管理的長期發展，仍然存在許多弊端，尤其是安全管理，因此必須使用針對性的方法來不斷加強歸檔安全管理。

1、檔案管理中的安全問題概述

1.1檔案管理的安全隱患的含義

安全是檔案工作的生命線，做好檔案安全管理可以保護檔案及其信息免受不利的外部因素影響，可以保證檔案實體丟失損壞并有效延長檔案壽命，更好地留存于世，以確保檔案的完整性。檔案管理的安全性包括兩個部分：檔案實體的安全，免遭人為損壞和環境的侵害，以及保存保管環境的有效安全，除此之外，現代化形勢下的光輻射，有害氣體，信息技術的漏洞等都可能導致檔案的不安全，這些安全隱患要引起充分重視。

1.2檔案安全的特點

由于檔案的不可再生性、重要性等特點突出，是一種重要的民生資源信息，與社會發展關系密切，一旦安全受到威脅，就會造成無法彌補的損失。檔案安全性的特點主要體現在以下幾個方面：

（1）標準性。由于人類知識的局限性和科學技術發展的逐步局限性，人們對檔案安全的認識也隨著對科學技術的認識和進步的程度而不斷發展，檔案價值作用的認識也逐漸走到臺前，讓人正面認識。此外，檔案安全性標準不僅受到安全性和法律概念的限制，而且還受到技術水平，政治體系，文化水平，道德和道德的限制。檔案安全性的標準是相對有條件的安全性，隨著社會的不斷發展，逐步改善的條件是相對的，并不斷提高。

（2）經濟特點。檔案館的安全性不僅受到經濟投資的限制，而且還關注工資與收入之比的性質。

（3）檔案館的安全性。檔案安全性涉及四個要素：檔案本身，人員，環境和系統。它的安全性還取決于檔案，人員，環境及其相互關系的協調，這非常復雜。此外，檔案館有其自身的特征，一旦損壞就無法復制。

（4）潛在特征。它指示了由于控制多種元素，多種介質，多種碎片和混合物的綜合作用而產生的潛在安全程度。

2、新時代的檔案安全管理問題

2.1檔案存儲問題

在檔案安全管理操作過程中，很多情況下檔案存儲受到不利影響并且檔案被損壞。其中，許多雜項物品在日常管理任務中被放置在檔案管理柜中，導致檔案布局相對混亂。此外，某些檔案柜維護不善，尤其是在檔案防火，防盜保護和防潮方面，并且一些檔案管理人員可能在下班后沒有及時關閉窗戶。如果發生意外，檔案將直接損壞。同樣，檔案柜的內部溫度也沒有得到定期監控。上述問題是檔案館自身存檔中存在的所有問題，對檔案館安全管理的正常發展無濟于事。

2.2檔案信息管理的問題

在檔案歸檔過程中，由于操作失誤，相關人員忽視了對檔案信息進行分類，整理和編號的重要性，這對開展檔案管理業務和尋找檔案信息非常不利。檔案還包含相關材料，例如照片和底片，因此，如果不定期檢查和維護它們，則材料容易發黃或發霉。如果不及時處理，將嚴重影響檔案安全管理的有效性。音頻和視頻檔案必須及時準確地刻錄和復制，如果損壞或丟失，將很難保存，這也影響檔案管理的安全性。

3、加強檔案安全管理的方法措施

3.1安全管理體系的完善

在處理檔案時，必須嚴格遵守與檔案工作有關的現行標準法規。檔案部門根據部門的實際備案工作，完善管理體系建設。將檔案管理納入單位整個安全體系和人員職責。對于從國家到檔案館的所有級別和類型，應建立一個完整的安全的存儲工作系統和標準，以規范檔案館使用者的行為，并防止人為因素的介入檔案管理。

3.2加強資料室安全教育和加強安全防范技術

為了有效提高資料室工作人員在資料室安全管理中的責任和使命，資料室工作部門結合資料室工作與資料室工作，為資料室安全教育提供公關活動和管理培訓。檢測并提高存檔者對檔案安全性的認識。檔案管理員為安全管理歸檔的信息提供技術支持必須有意識地學習計算機網絡技能。檔案專家應將檔案的絕對安全性視為檔案管理整個過程的主要目標。

3.3改善檔案管理的硬件設施

從建立隔離墻以確保檔案安全開始，檔案和檔案倉庫的建設嚴格按照國家“檔案建筑標準”和“檔案建筑設計規范”進行。如果經濟條件允許，請在存儲倉庫中安裝自動溫度和濕度控制設施、自動滅火以和自動警報。在機密計算機房和機密室中使用信息保護設施。在檔案館，閱覽室和其他地方安裝監視設備。在復制，掃描，存儲，傳真和使用縮微膠片拍攝與機密相關的檔案之前，必須對設備進行安全性測試，以防止非法人員竊取檔案信息。為了在檔案管理過程中確保存儲檔案的安全性和機密性，應積極引入先進的安全技術，例如面部識別、信息防火墻、水印偽造預防、紅外警報和指紋識別。

3.4安全地備份重要檔案

在檔案管理過程中，不可避免地會遇到突然的自然災害，例如洪水，地震或人為災難造成的檔案損壞。因此，需要安全的檔案備份。紙質檔案和視聽檔案都必須根據其重要性進行復制和數字化。黨政機關，企業，事業單位和社會團體的各種重要檔案應當轉移到縣級以上國家綜合檔案館進行遠程備份和存儲。同時，對于雙方和國家來說，對重要的電子檔案采取遠程異構備份和存儲措施非常重要。

3.5建立監督，檢查和自我檢查記錄工作的機制

上級記錄管理部門必須定期檢查其管轄范圍內的檔案（房間），并在處理記錄的所有方面及時發現隱藏的安全隱患。各級檔案館（辦公室）必須定期進行檔案館安全檢查，消除不安全點，堵塞安全漏洞，防止檔案財富損害。

結束語：

鑒于以上認識，檔案安全管理必須擺上重要位置，從根本上樹立安全理念，從基礎保障做起，直至覆蓋整個管理體系，不斷提高認識和制定有關法律。提高技術水平，建立規則基礎，實現集成化，標準化和規范化管理。

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（作者單位：濰坊市濰城區交通局綜合執法大隊）