新經濟形勢下如何管好用好人事檔案

摘? 要：隨著我國經濟的發(fā)展，社保制度的改革，人才的流動頻繁。記錄人才多方面情況的人事檔案在招聘、干部提拔、退休等方面發(fā)揮的作用越來越重要，如何管好用好人事檔案迫在眉睫。

關鍵詞：管好;用好;人事檔案

經濟的發(fā)展，促進人才的流動;人才在流動中得到鍛煉與提升，又促進經濟的發(fā)展。經濟的發(fā)展，人才是關鍵。單位在招聘、干部提拔、員工退休等方面都要審核人事檔案，如何管好用好人事檔案，在實際工作中要不斷學習實踐。

一、如何管好人事檔案

（一）人事檔案的材料要嚴格按要求及時收集

人事檔案的收集工作，是指人事檔案管理部門，根據(jù)管理權限及人事檔案材料的收集歸檔范圍，有意識地、經常不斷地將有關部門形成的人事檔案材料集中起來，準備建立或補充人事檔案所進行的工作。實際工作中，特別是一個單位里有重名的人，稍微馬虎一點，張冠李戴的情況就偶有發(fā)生。復印件不注明出處，不寫復制時間，不蓋人事部門印章的人事檔案材料不在少數(shù)。人事檔案管理干事應嚴格按照收集要求去做，如：要隨時注意收集需要歸檔的材料，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸;要保證歸檔材料必須是屬于同一立卷對象，避免張冠李戴歸入他人檔案，歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，一般不得使用復制件。各類證書、證件、全國統(tǒng)考成績等必須復制的要注明出處、復制時間并加蓋組織人事部門印章。

（二）人事檔案的材料要及時整理

人事檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是根據(jù)一定的原則和方法，將收集起來的檔案材料，以個人為單位，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂等，使之成為系統(tǒng)化、條理化的專門案卷，并在此基礎上，不斷對檔案的內容進行補充的工作。實際工作中，由于人事處人員緊張，雖然設有檔案管理干事崗位，但并沒有做到專崗專人專用，大量人事檔案沒有按要求整理，檔案建設的基礎工作做的不扎實。要夯實人事檔案管理的基礎工作，就要保證人崗匹配，專人專用，讓檔案管理干事全身心地按檔案整理要求做好檔案建設的基礎工作。

（三）建立健全人事檔案工作的各項規(guī)章制度

各項規(guī)章制度建設是科學地管理和利用人事檔案，維護黨的機密安全，有秩序地進行人事檔案工作的重要保證。各級人事檔案管理部門要建立健全以下十項制度：收集補充制度;鑒別歸檔制度;整理工作制度;保管與保護制度;保密制度;提供利用制度;統(tǒng)計核對制度;轉遞制度;檔案室工作職責;檔案管理人員工作守責。實際工作中，十項規(guī)章制度沒有完全建立起來，應該結合本單位的具體情況盡快建立起來，并嚴格執(zhí)行。比如：單位人事檔案室搬家后，就遲遲沒有對全部檔案進行一次全面的清點。如有統(tǒng)計核對制度，就能起到約束和規(guī)范的作用，使清點工作有章可循，嚴格按制度及時進行核對統(tǒng)計，保證人事檔案的安全完整。

二、如何用好人事檔案

（一）利用人事檔案的原則

人事檔案主要是供組織人事部門在干部考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等工作時使用，其他一般不予查閱;干部親屬入黨、入團、參軍、升學、參加工作等政審，需了解其父母情況者，不得查閱其父母檔案，而應由其父母所在單位黨組織出具證明材料; 查閱干部檔案應按管理權限，限于查閱管理權限內所管干部的檔案，一般不應查閱本部門領導的檔案，確需查閱者，須經領導主管部門批準; 任何個人不得查閱和借用本人及其親屬的檔案; 非中共黨員和非組織人事部門，不予查閱領導人員檔案，因工作需要了解領導人員的情況時，須經黨委主管領導同意后，由組織人事部門提供情況。

（二）利用人事檔案的要求

1、查借閱單位范圍。各企事業(yè)單位因工作需要，可由組織部門向上級黨委工作部提出查借閱上級黨委管理的本單位的企業(yè)領導人員檔案申請，其他單位和個人不得查借閱。

2、查借閱事由。領導人員考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國（境）、退（離）休、工資待遇、治喪、制作檔案副本等組織人事工作;辦理社會保險、公證;單位進行編史修志、撰寫大事記或人物傳記、舉辦展覽或紀念活動。

3、查借閱手續(xù)。查借閱人事檔案，必須按要求如實填寫《檔案查借閱審批表》，注明查檔事由，由單位黨委工作部領導簽字，蓋單位黨委工作部印章。人事處負責人進行審核批準后方可查借閱。

4、查借閱注意事項。查檔人員必須兩人以上，且系中共黨員和查借閱單位組織人事部門的正式員工。領導人員檔案一般不予外借。因治喪、辦理退休等特殊情況確需借出使用的，借出時間一般不超過兩周。

因辦理公證事宜查閱人事檔案的，由所在單位組織人事部門辦理查閱手續(xù)，并派專人陪同公證人員前來查閱檔案。不接待律師事務所查閱領導人員檔案。

（三）利用人事檔案的原則和要求非常明確，在實際工作中要嚴格按要求去做。隨著經濟的發(fā)展，人事檔案的使用日益頻繁。

1、在單位招聘時，查閱被招聘人員的人事檔案就是重要一環(huán)節(jié)。要兩位中共黨員帶著本單位開具的介紹信和本人的身份證去對方單位人事部門進行查閱。在查閱過程中，根據(jù)招聘時的面談和應聘人員填報的基本情況信息表對本人檔案中的十類材料進行認真的核對并綜合分析。實際工作中發(fā)生過因查閱人員臨時變動，介紹信上填寫的查閱人名和實際到現(xiàn)場的人員不符，對方單位拒絕提供人事檔案的情況。所以，要重視查閱人事檔案的每一細小處，提高效率。

2、在單位選拔中層干部時，也要對應聘干部的人事檔案進行全面審核，重點是“三齡兩歷一身份”，核查出出生時間、參加工作時間和入黨時間不一致的，要嚴格按要求進行研判和黨委組織部門認定，發(fā)現(xiàn)人事檔案中有造假的，要按黨的紀律嚴肅處理，杜絕因選錯人給黨組織和群眾的利益造成損失。2018年，在中層干部聘任中，就審核出一名應聘干部因為檔案涂改學歷造假而落聘并受到紀律處分，在單位還開展了警示教育。

參考文獻：

[1]朱玉媛，周耀林人事檔案管理原理與方法[M].武漢大學出版社.

作者簡介：

段紅宇（1968-），女，漢族，北京人，本科，經濟師;研究方向：社會保險、內部控制、人事檔案。