大數據環境下高校電子文件管理模式之規范思考

趙瑞紅 王旭 韓宇亮

摘 要 根據大數據環境下高校檔案管理工作的改變，闡述了高校電子文件管理的現狀，指出了電子文件在傳統檔案管理模式下的尷尬處境、各高校管理模式各自為政等問題。由此從宏觀理論、微觀實踐兩個方面分析出高校電子文件管理模式規范化的必要性，對高校電子文件管理模式規范化提出三點建議和思路。

關鍵詞?大數據環境 高校 電子文件 管理模式 規范化

Abstract According to the change of archives management in universities under the big data environment， this paper expounds the current situation of the management of electronic records in universities， points out the embarrassing situation of electronic records under the traditional archives management mode， and points out that each university manages its own affairs. From the macro theory and micro practice， this paper analyzes the necessity of standardizing the management mode of electronic records in universities. This paper puts forward three suggestions and ideas for the standardization of electronic records management mode in universities.

Keyword big data environment; universities; electronic records; management mode; standardization

一、大數據環境下的高校檔案管理工作

大數據時代的到來深刻影響著社會與生活的方方面面，各國政府、學界和企業都已開始高度關注大數據技術在行業內的應用和研究。各行各業的技術大變革正在進行并將不斷升級，這將是對各行業傳統的管理模式的大沖擊，誰掌握了大數據信息技術誰就擁有著主動管理權。高等院校作為教育與文化的前沿陣地，電子校務的建設與發展也是時不我與，緊跟時代腳步。高校檔案作為一種信息數據資源越來越多地以電子化的形式存在，電子文件成為信息資源的重要組成部分。“電子文件是一個機構在開展電子政務、電子商務或其他電子化業務中產生的憑證性記錄。”[1]19在此大趨勢下，高等學校加快了電子文件歸檔管理工作的步伐，這一工作的開展離不開檔案管理部門，需要檔案管理部門從傳統檔案管理模式的終端介入到電子文件管理的整個過程，除檔案館管理利用的電子文件長期保存系統（檔案管理系統）外，還包括高校各部門的業務系統，電子文件管理系統即OA系統。把檔案管理的理念和功能需求滲透至電子文件生成、傳輸和歸檔階段，以保證電子文件的真實可靠性和長期可讀性。但是，高等學校電子文件歸檔管理滯后于電子校務的發展，在管理上和技術上面臨著一些亟待研究和解決的問題。

二、高校電子文件管理現狀

1.電子文件在傳統檔案管理模式下的尷尬處境。目前，我國高校已經形成了比較完善成熟的紙質檔案管理制度和模式，紙質文件的管理路徑大多是“業務部門—部門檔案室—檔案館集中管理”，“這種基于紙質環境、文件信息和載體緊密結合，管理方法體系以載體控制為核心的分段式管理方式，紙質文件在其生命周期中不同階段對應不同部門的管理權限非常明確，不會造成文件的失控”[2]14。而電子文件的管理絕然不同于紙質文件，存在信息載體分離、法律效力存疑、系統之間壁壘及部門利益等等問題，致使電子文件從生產到最終長期保存的路徑不夠明確和統一。

實踐中又由于雙套制的長期存在，在保障檔案的證據效力方面，紙質檔案依然占據主要地位。電子文件在其中處于輔助位置，即使電子文件數量越來越多，且不再生成紙質文件，高校檔案管理者也意識到了電子文件對于傳統檔案管理模式的挑戰，但出于各種原因考慮依然遵循雙套制，以紙質文件為主，對于不生成紙質文件的紅頭文件專門進行打印，在管理上進行部門協調，在技術上采取各種措施使新生的電子文件來適應現有的紙質檔案管理模式，使得電子文件的管理處在一個紙質檔案現存問題與大數據時代新生問題的重疊地帶，增加了電子文件管理的難度，給將來單套制大行其道的電子文件管理大變革埋下了隱患。

2.高校電子文件管理模式的各行其道。如前文所述，雙套制的長期存在，檔案管理人員對于紙質檔案根深蒂固的依附，對于電子文件未來發展趨勢的認識不深刻等，都使得電子文件管理模式處于相對隨意的狀態，管理的電子資源對象非常有限，僅限于OA系統流轉的紅頭文件，管理的模式也各有不同。本文所指管理模式更多的是電子文件從生成到銷毀或永久保存的整個流程的管理方式。“大致來說，電子文件從生成到銷毀或永久保存，一般流經三個信息系統：形成電子文件，支持單位工作開展的業務系統;識別捕獲電子文件，對電子文件進行處置的電子文件管理系統;負責維護電子文件和長期保存利用的數字檔案館系統。”[3]5單從管理模式中的一個關鍵環節——OA系統（電子文件管理系統）與檔案管理系統（數字檔案館系統）的對接來看，各個高校的模式流程就大不相同。有的高校以雙套制為基礎，對OA流轉的電子文件實行分類管理，按照黨政、科研、教學等十個大類按卷整理。有的高校在此基礎上把OA流轉的電子文件和線下形成的文件單獨拿出來，卷改件整理。有的高校將OA流轉的教學、科研等所有門類的電子文件單獨作為一個門類，實時歸檔，按件整理，由專人負責電子文件的管理和利用。無論哪種方式均是建立在各業務部門系統和電子文件管理系統的基礎上。這僅是電子文件管理模式或是電子文件流轉到最后的一個環節，各高校就有很大差異，更不用說電子文件生成、捕獲階段，學校電子文件管理機制及各部門的協調等方面了。

在這個以業務為主導的電子文件流轉周期中，不參與具體業務的檔案部門往往處于電子文件流轉的后端，沒有科學的、規范的、統一的高校電子文件管理制度和技術標準，就沒有充分表達歸檔、利用需求的資本。各高校沒有可遵循的統一的高校電子文件管理模式，思路必然只立足于解決當下問題，來滿足雙套制的需求，電子文件的長期有效管理難以實施。這最終必將導致管理方式的五花八門，不利于大數據形勢下單套制的實行，跨門類、跨行業的資源整合將面臨重重阻礙。所以，高校電子文件管理急切需要解決由誰管、采取何種方式管的問題。

三、高校電子文件管理模式規范的必要性

理論來源于實踐，又指導實踐，高校電子文件要實現統一規范化管理，要先出臺相關的制度標準等規范。

1.宏觀理論層面的規范需求。伴隨著信息化發展20年，我國電子文件管理的理論研究和實踐探索也發展了20年，但在電子文件管理標準體系方面尚處于起步階段，迫切需要加強相關研究。

從法律規章層面上來看，國家也出臺了相關政策、標準，對電子文件管理實踐進行規范和指導，包括《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令）、《電子公文傳輸管理辦法》（國務院辦公廳國辦函〔2003〕65號）、《電子文件管理暫行辦法》（中辦國辦廳字〔2009〕39號）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）等。盡管已經出臺了上述一系列標準，然而，這些標準和規范畢竟是面向各級各類單位的，高校檔案工作有其特殊性，高校較之政府部門，其電子文件的種類和涉及的內容更為復雜，涉及的歸檔部門更多，卻沒有一套科學有效的管理規范指導其電子文件管理工作。對高校而言，這些標準的可操作性和適用性都不強，在高校領域并沒有形成類似《高等學校電子文件管理辦法》《高校電子文件歸檔管理模式規范》等這類針對高校，對其電子文件管理工作有指導操作性的規范文件。因此，各高校的檔案部門應以國家標準與規范作為準繩與參考，通過對高校電子文件管理實踐的詳盡調查，制定適用于高校的電子文件管理的相關制度。這些是高校開展電子文件管理工作的重要制度保證和依據。

2.微觀實踐中的規范需求。高等學校電子校務環境下，多類信息格式共生使得電子文件歸檔困難，采用的多種電子信息歸檔方式均有一定局限性。大數據的發展，資源的整合熱是未來的發展趨勢，高校在各職能部門的活動中生成的電子文件類型繁多，如文本文件、圖形文件、數據庫文件等，將如此種類多樣的電子文件進行收集歸檔，必須靠制度約束，制定高校電子文件歸檔管理辦法，以電子文件生成、運轉、積累、收集、歸檔、鑒定、整理、保管、利用等一系列嚴格有效的管理制度，規范電子文件管理工作，使電子文件管理工作變成歸檔主體的自覺行動。高校檔案館能否做好電子文件的管理工作，關系到學校發展歷史真實面貌留存的完整與安全。

從以上問題現狀及必要性兩方面的分析，可以看到，有必要根據各高校的電子文件管理現狀，在遵循國家電子文件相關標準的基礎上，多吸收和借鑒國外高校電子文件管理與技術研究的經驗，為我國高校制定具有指導性的電子文件管理規范，提供可行的對策和思路。

四、關于高校電子文件管理模式規范化的建議

1.學校建立強有力的電子文件管理協調合作機制。高校的電子文件流轉過程反映了其不同于其他行業電子文件管理，具有涉及部門多、涉及領域多、歷經周期長的特點。但高校檔案館又不是權力部門，不具備行政權力，無法調配所需人力和信息資源，從學校定位及檔案隊伍來看，短期內沒有成為學校信息資源中心的可能。所以實際情況只能是檔案部門處于電子文件流轉周期的末端，無法將歸檔需求充分嵌入到其他部門業務系統及電子文件管理系統中去。而檔案部門又要同時面向學校各個部門、院系、中心等各類型的行政、教學、科研單位，負責各種類別、載體形式電子文件的歸檔管理。因此，從學校層面建立強有力的協調合作機制勢在必行。學校應將檔案信息化與全校信息化完全融合起來，明確檔案部門在電子文件管理中的重要角色及定位，組成由學校權威部門、信息化部門、電子文件生成部門、檔案管理部門等參與的協作團隊，共同探討電子文件管理流程，規范電子文件管理模式。

2.各主管部門聯合制定規范為電子文件管理提供理論依據。各高校的管理體制、學校領導對檔案重視程度、學校檔案工作者自身對大數據環境下電子文件的認知程度都決定了各高校電子文件管理模式的不同。若要達到各高校電子文件管理模式基本統一、規范化的目標，各主管部門如國家檔案局、教育部及各級檔案協會等應聯合發文或協作，從業務指導的角度，制定電子文件相關制度標準等規范，至少要在調研的基礎上，做到電子文件管理模式的基本統一，根據各高校實際，和而不同。畢竟教育的信息化是社會信息化的重要組成部分，加強對高校電子文件的管理也是教育管理信息化的主要內容和成果體現。

這一過程中不可避免要對紙質時代的高校檔案管理辦法、高校實體分類法等制度，進行修改、完善甚至大幅度改革。也只有打破雙套制的弊端束縛，才能朝著大數據的新時代發展，或為電子文件的單套制做好應有的準備，為將來規范化的數據資源整合掃除障礙。

3.從電子文件管理模式入手，逐步建立規范化體系。高校電子文件的復雜性決定電子文件的管理是一項長期性、系統性的工程，任重而道遠。而規范化體系的建立也不是一蹴而就的，不僅僅是管理模式的規范化這一項。“電子文件長期保存至少由概念、技術、管理三個維度組成。這三個維度并非相對獨立，而是互動發展的。規范是這些維度互動的最好結合點。概念需要規范化，這樣電子文件長期保存領域才有共同的術語平臺;技術需要規范化，這樣才能推動系統的互操作;管理需要規范化，這樣才有利于管理效率的提升和最佳實踐的復用。”[4]60由此可見，電子文件管理模式的規范化是規范化體系的一角，雖小卻不可或缺，因為模式的規范化是前提和基礎，涉及的管理部門及管理體制方面的問題多，比較難以統一。但模式流程不規范，技術層面的規范化目標也很難實現，不能達到簡單快捷利用的目的，概念的規范化也只能停留在概念上。對于高校電子文件管理實踐而言，不管具體負責電子文件管理的是誰，如何進行管理，首先要確定的就是流程和模式。因此，我們應以管理模式為重點突破口，循序漸進地推動高校電子文件管理規范化體系的建立。這也是為國家構建統一的電子文件標準體系添磚加瓦。

參考文獻

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[3]蔣術.《電子文件管理系統通用功能要求》與ISO16175-2：2011的比較研究[J].檔案，2015（8）：5-9.

[4]劉越男，劉語葉，李雪君，等.電子文件的長期保存：多維互動的領域——第四屆中國電子文件管理論壇綜述[J].檔案學研究，2014（4）：56-60.