筑牢檔案工作“四個意識”做好高校檔案服務利用工作

蘇紅燕

摘 要 從筑牢檔案工作“四個意識”（管理意識、服務意識、安全意識、宣傳意識）入手，分析探討了做好高校檔案服務利用工作的具體路徑選擇，提出了高校檔案管理部門通過維護檔案信息完整與安全、開展檔案宣傳、提供優質高效的檔案利用服務，實現高校檔案服務利用管理水平的提升，檔案管理、服務、安全、宣傳四者相輔相成，互相促進，共同服務于學校“雙一流”建設和改革發展實踐。

關鍵詞?四個意識 高校檔案 服務 利用

Abstract Starting from building up the "four consciousness" （management consciousness， service consciousness， safety consciousness and propaganda consciousness）， this paper analyzes and probes into the specific path choices of making good use of archives services in colleges and universities， and proposes that archives management departments in colleges and universities maintain the integrity and security of archives information， carry out archives propaganda， provide high-quality and efficient archives utilization services in order to improve the management level of university archives services utilization. The archives management， services， safety and propaganda complement each other and promote each other to serve the "double first-class" construction and reform and development practice of the university.

Keyword four consciousness; university archives; services; utilization

高校檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構，承擔著為學校、社會和個人利用檔案提供服務的任務。科學規范的檔案管理是高校檔案事業發展的強有力保障，優質高效的檔案服務是檔案工作的生命線和最終目標，確保檔案信息安全是檔案工作的底線，檔案宣傳則是檔案工作不可或缺的重要組成部分。高校檔案工作人員要積極筑牢管理意識、服務意識、安全意識、宣傳意識，做好檔案服務利用工作，為學校中心工作的順利開展保駕護航。

一、筑牢管理意識，提升高校檔案服務利用管理水平

高校檔案部門首先要在規范和創新管理上下功夫，在工作中積極筑牢管理意識，以“服務、規范、創新、發展”為管理理念，團結協作，改革創新，不斷加強檔案管理利用的規范化建設，提升檔案服務利用管理水平。

1.轉變高校檔案管理理念。“阻礙高校檔案管理工作發展的一個關鍵原因是欠缺科學、系統的檔案管理理念。”[1]42高校檔案管理者“需要將傳統的管理理念轉變為現代的信息化管理理念，將每一份檔案看做信息，以信息管理的角度進行檔案管理建設”[2]17，變被動的服務模式為積極主動的服務模式，改單一的查詢檔案方式為全方位、深層次的檔案信息服務，最大程度地發揮高校檔案管理價值。

2.健全完善檔案管理制度。健全完善的檔案管理制度是規范檔案管理的基本要求。檔案查詢流程的優化，檔案借閱制度的嚴格執行，電子文件歸檔利用制度、檔案信息安全制度的建立健全以及檔案信息服務反饋和獎懲機制的建立，都是高校檔案部門良好制度形象的體現。早在2001年，山東大學檔案館就編輯出版了《山東大學檔案管理制度》一書，近年來依據教育部、國家檔案局和有關上級文件，重新修訂了《山東大學檔案管理辦法》，使學校檔案工作有法可依，有據可行，順利開展。

3.加強“三個體系”建設。加強檔案資源體系、檔案安全體系和檔案服務體系“三個體系”建設，努力將高校檔案部門建設成為學校核心信息資源和“數據資產”集聚地。檔案資源體系建設是基礎，要注重檔案資源的深度挖掘，以數字檔案館建設為支撐，用大數據技術和方法推動檔案資源的增值服務：加快傳統檔案資源數字化轉換和館藏特色檔案資源數字化建設，加強電子文件檔案的歸檔接收和保管利用，注重校友和優秀人才信息庫建設，開發檔案信息遠程利用等。

4.強化合作，協同創新。在合作、共享理念的引導下和信息技術迅速發展的背景下，高校檔案工作人員必須以更加開放的姿態參與到為學校教學、科研和管理服務中去，站在學校整體工作的全局統籌檔案管理，實現校內各單位（尤其是教學、科研單位和宣傳部門及有關學院）數據共享，協同發展。除了校內合作，高校檔案部門還可以與社會有關單位合作，加強與兄弟院校的館際合作與資源開放共享，以及與科研院所、企業等彼此之間的聯系交流，開創檔案服務利用合作互惠、共享、開放新局面。

5.優化檔案管理人才隊伍建設。優化高校檔案管理人才隊伍建設，是提升高校檔案管理水平、服務高校事業發展的重要保障。要重視檔案管理人員隊伍建設，落實責任;引進檔案專業人員，提高檔案隊伍的專業性;內部學習培養和外出培訓學習相結合，提升檔案管理人員的業務水平[3]21。尤其在信息化背景下，高校檔案管理部門應盡早培養技術應用方面的人才和復合型人才，創造性地開展檔案工作，以適應高校檔案信息化建設快速發展的需要。

二、筑牢服務意識，提供優質高效的檔案利用服務

服務是檔案工作的生命線。高校檔案工作的最終目標是為學校人才培養、教育教學、科學研究、文化傳承創新以及社會提供檔案信息利用和服務。

1.提升服務理念。服務是檔案工作的立身之本。高校檔案信息服務不僅僅限于檔案收藏、信息存儲、宣傳教育等，而是以用戶為核心，幫助用戶從檔案信息中獲取更多更好的服務，最大限度地滿足學校和社會不同用戶對檔案信息多樣化的個性需求。這就要求高校檔案工作人員提升“全面服務”和“主動服務”理念，立足工作實際，為檔案利用者提供主動、熱情、耐心、周到的服務;工作中善于抓住檔案需求者的心理訴求，掌握溝通技巧，針對工作中出現的問題及時研討解決，以服務用戶、滿足用戶的需求為最終工作目標。

2.提高服務素養。教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》（2008年8月20日公布，以下簡稱“27號令”）指出，高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。隨著高校檔案信息服務呈現出新特點，檔案工作人員還應從以下方面提高自己的服務素養：（1）加強思想政治理論修養。提高思想認識，注重政治理論和檔案法律法規學習，具有強烈的事業心、高度責任感和無私奉獻精神。（2）提升服務態度。堅持微笑熱情服務，保持愉快穩定的情緒和適度情感，耐心回應廣大師生和校友的問題。（3）提高服務能力。樹立全局意識，善于溝通，增強主動服務和團隊協作能力;善于總結經驗，開拓進取，提升創新能力;與時俱進，不斷學習，提高知識素養和業務能力;積極配合檔案數字化建設，提高現代化計算機信息處理能力。

3.拓深服務內容。高校檔案服務要滿足不同利用者的需求，就要體現自己的特色，不斷拓深檔案利用服務內容。（1）學籍檔案信息資源開發利用。高校檔案館是學校出具各類畢業生學籍、學位證明等檔案材料證明的唯一機構，開發利用好學生學籍檔案信息資源，深入研究高校學籍檔案信息整合利用模式和方法，對推動高校學籍檔案管理服務具有示范作用和重要意義。（2）始終把檔案利用服務與學校中心工作相結合，開發具有學校特色的編研成果。高校檔案館應始終把檔案利用服務與學校中心工作相結合，加大主題式或專題式檔案編研工作力度，充分挖掘和發揮館藏檔案資源服務學校中心工作的作用。（3）深入開發利用學校特色檔案資源。人物檔案、教學科研成果檔案、傳承創新中華優秀傳統文化檔案等特色檔案資源，是高校辦學理念和辦學特色的重要體現，是高校獨有的“學校記憶”，對有效服務學校改革發展實踐發揮著重要作用。

4.強化文化服務。學校檔案文化建設是校園文化建設和文化傳承創新的重要組成部分，不僅為一流大學建設提供強大的精神動力，而且也為建設社會主義先進文化提供有力支撐。學校檔案服務要在檔案文化建設上下足功夫：（1）強化高校檔案部門和檔案工作人員的文化意識，不斷提高工作人員的文化素養，建立檔案文化研發團隊。（2）深度挖掘豐富的館藏檔案所蘊含的珍貴的文化價值，如學校名人檔案、老建筑等，豐富學校文化內涵。（3）“品牌檔案塑造品牌文化”[4]17，要樹立品牌意識，打造檔案文化精品，并將檔案文化精品轉化為精彩的檔案文化產品。（4）建設校友館或特色檔案文化陳列室，加大具有獨特“學校記憶”系列叢書的編研力度等。

5.創新服務方式。在信息化和移動通信時代，傳統的現場查詢檔案的方式已不能滿足廣大用戶的多樣化和個性化需求，高校檔案部門創新檔案服務方式勢在必行：利用計算機網絡、手機客戶端，開通官方微博或微信，建設完善“以用戶為中心”的互動服務型檔案網站，設立公共電子郵箱，針對特殊群體采用郵寄、傳真等方式，開展檔案利用的遠程服務。檔案利用的遠程服務，能有效節省時間成本和經濟成本，是高校檔案館切實履行服務功能的必由之路和有效途徑，也是高校檔案事業發展的時代要求和發展趨勢。

6.改善服務條件。在條件保障方面，“27號令”規定，高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。除現代化的辦公硬件配備到位之外，高校檔案服務利用的環境還應該進行人性化的人文藝術創造，通過購置新的借閱櫥柜，添置綠植，完善服務設施等，為檔案利用者提供一個安靜、明亮、寬敞、溫馨的借閱環境，提升學校檔案服務形象，最大限度地滿足檔案利用者的心理需求。

三、筑牢安全意識，維護檔案信息完整與安全

高校檔案工作者要筑牢安全意識，把維護檔案信息完整和確保檔案安全作為自己重要的政治職責，任何時候、任何情況下都不能放松和疏忽。

1.確保檔案實體安全。檔案實體安全處于檔案安全體系的首要位置，沒有檔案實體的安全，就談不上檔案信息安全。（1）規范制度。層層簽訂檔案安全責任書，健全檔案安全事故問責追責制度;建立健全檔案調、歸卷制度，規范檔案提供利用過程中的借閱登記和及時歸卷的程序;建立完善檔案工作突發事件應急處理辦法，嚴格規定庫房進出制度，確保檔案安全萬無一失。（2）核查檔案。對當天用過的檔案要及時歸還;定期對庫存檔案清點核對，對借出檔案進行跟蹤關注，提醒及時歸還;對借出歸還檔案進行檢查，看有無破損、缺頁、修改等。（3）防止人為因素對檔案實體的侵害。加強檔案庫房巡查和整體管控，非工作人員不得進入庫房;工作人員在每天結束借閱工作之后，進庫房切斷電源，關好門窗。（4）防止環境因素對檔案實體的損害。精心做好消防設施設備等的維護保養;使用空調盡量使庫房溫濕度達到要求;庫房中使用防蟲藥品防蟲防鼠;經常保持庫房清潔等。

2.保障檔案信息安全。（1）保障檔案管理信息系統安全。高校檔案管理信息系統應設定嚴格的用戶和權限管理機制，根據權限的不同，把用戶分為系統管理員、業務人員、借閱人員和一般用戶等。同時，進一步做好檔案數據備份以及檢查、遷移，切實保障檔案數據的長期安全保存。（2）保障檔案信息讀取安全。檔案管理信息系統由檔案查閱專門電腦安裝使用，不定期更改設置密碼進行登錄，將檔案信息安全的威脅盡可能降到最低。（3）保障檔案信息不被篡改、不流失、不泄密。檔案庫房應安裝監控配合人工對檔案查詢進行監督，確保出現檔案安全事故可以追溯檢查;明確電子檔案信息的密級，采用身份認證技術、訪問控制技術、數據加密技術等，建立健全技術保障體系，提高網絡和系統的安全性。

筑牢檔案安全意識，最終就是要建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全體系，建立健全檔案安全長效機制。這就要求學校檔案工作者時刻繃緊檔案安全之弦，使檔案安全警示教育常態化，建立起經常性的檔案安全監督檢查機制，同時加大檔案安全人力、物力、財力的投入，為檔案安全工作提供有力支撐。

四、筑牢宣傳意識，使高校檔案工作逐步走向開放

檔案宣傳是檔案工作的重要組成部分，是檔案管理的需要，也是時代發展的必然要求。筑牢檔案宣傳意識，使學校檔案工作逐步走向開放，是高校檔案工作人員本職工作應有之義。

1.重視檔案宣傳，注重宣傳策劃。高校檔案宣傳開展得順利與否，直接取決于學校各級領導和各部門的重視程度。要引起學校領導對檔案工作的重視，借助和依托學校各部門及各學院的優勢資源，加強溝通和協作，把檔案宣傳納入學校整體宣傳體系，由上到下有組織、有計劃地策劃并深入開展，帶動全體教職醫務員工認識并了解檔案，重視并利用好檔案。高校檔案部門要緊緊圍繞學校中心工作，精心策劃檔案主題或專題宣傳。如，在每年新生入學和畢業生系列教育活動中加入檔案宣傳內容，通過舉辦檔案和校史專題講座、制作宣傳展板、進行校園廣播，讓學生深入了解什么是檔案、人事檔案和學籍檔案的區別、檔案和自身又有什么樣的關系等等，從而引導學生重視檔案，增強學生們的檔案意識。

2.加強宣傳合作，拓展宣傳手段。高校檔案宣傳要特別注重加強與宣傳部門的合作，積極利用學校宣傳欄、校報、廣播電視、新聞網，通過紙質、專題錄影片或幻燈片、特色專題網頁等全方位展示學校館藏特色檔案，發布對外提供檔案借閱利用工作規則以及檔案法律法規和管理制度等。同時，建設網上檔案館，借助微博、微信，主動研究開展檔案法制、檔案收集整理、檔案保管利用等的宣傳。此外，專題展覽、檔案會議、培訓講座、知識競賽、檔案工作信息動態發布、國際檔案日活動等，也都是宣傳檔案信息資源的重要手段和方法。山東大學檔案館、校史辦在學校進入“雙一流”建設的關鍵時期，特策劃舉辦紀念與傳承——山東大學校長系列展覽，收到了很好的反響和宣傳效果。

3.打造檔案文化精品，開展檔案文化宣傳。檔案作為豐富寶貴的文化財富，服務校園文化建設和發展是它的應有職責。“高校編研工作是檔案部門積極主動、系統、廣泛地開展檔案利用工作的一種方式，也是廣泛向利用者進行檔案宣傳的一種途徑。”[5]70通過檔案編研打造檔案文化精品，開展檔案文化宣傳，可以彰顯檔案文化魅力，弘揚檔案文化，是開創高校檔案宣傳工作新局面的有效途徑。高校檔案部門應圍繞學校中心工作和發展大局，將深入挖掘出來的館藏特色檔案資源進行整理編輯，除了匯編檔案文獻和參考資料之外，更重要的是編研文化含量高、利用價值大、廣受歡迎的系列檔案文化精品，如教學科研成果匯編、校慶匯編、學校大事記、學校畫冊、名人傳記、校長（知名校友）系列展覽集錦等。通過打造檔案文化精品，培育檔案文化宣傳知名品牌，讓廣大師生和校友充分享受學校檔案部門提供的文化服務，助力校園文化建設。

4.在具體工作中開展檔案宣傳。檔案服務利用與廣大利用者發生密切聯系，是對檔案工作最有效的宣傳。檔案工作人員在實際工作中要積極轉變觀念，以提高檔案利用的關注度為目標，變被動宣傳為主動宣傳;要經常對檔案利用者宣傳檔案工作的重要性，獲取利用者對檔案工作者工作的理解和檔案建設事業的自覺支持。“我們在平時的利用工作中，可有意重視檔案利用效果的填寫，檔案利用效果填寫越詳細越好，越詳細越能說明問題，越能宣傳檔案工作。檔案利用效果積累到一定程度，它的宣傳作用自然就顯現出來了，具有很強的說明力。”[6]46這就要求高校檔案工作人員對本校的重要檔案資料、重要人物和歷史事件等做到了如指掌，這樣才能在平時的服務利用工作中抓住契機，有效開展檔案宣傳。

5.建立檔案宣傳工作長效機制。高校檔案宣傳是一項長期的持續性的工作，應該納入檔案部門年度工作計劃和工作重點進行長遠規劃，同時從制度上加以規定和規范，建立起一整套全面系統的檔案宣傳工作機制。（1）成立檔案宣傳領導小組，建立檔案宣傳工作例會制度。制定檔案宣傳近期目標和長遠規劃，善于總結研究，并加強對工作執行情況的檢查和檔案工作績效考核。（2）建立健全檔案宣傳激勵機制。對在檔案宣傳工作中作出突出成績的人員進行通報表彰，并給予一定的物質獎勵或納入年度績效考核。（3）建立檔案宣傳人員培訓制度。通過舉辦培訓班、組織外出學習交流、專題調研等形式加強檔案宣傳人員思想、業務教育，拓寬思路，切實提高他們的綜合素質和業務水平[7]19。

開展檔案宣傳和保障檔案信息安全，旨在進一步提高檔案意識，更好地管理和發展高校檔案事業。管理并發展好高校檔案事業，其最終目標在于更好地服務于學校的教學、科研、管理工作。高校檔案工作人員應時刻把維護檔案信息完整與安全、開展檔案宣傳的責任感、提供檔案服務利用的使命感緊密地聯系起來，筑牢管理、服務、安全和宣傳——檔案工作的“四個意識”，做好本職工作，為學校的改革發展和“雙一流”建設作出應有的貢獻。

參考文獻

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