大數據背景下高校檔案精益化管理

米荃

（伊犁師范大學檔案科，新疆伊寧835000）

近年來，大數據、云計算、互聯網、物聯網等現代信息技術的突飛猛進，促進了社會各行各業的快速發展。尤其是人類進入大數據時代以來，大數據技術強悍的數據信息采集功能、處理功能引發學術領域高度重視和一致認可。在這樣的宏觀背景下，高等院校為實現對龐大數據信息的高質量、高效率處理，有效提升數據內在價值和整體目的，就必須充分結合時代背景，提高對大數據信息技術的應用水準和重視程度，建立一個全方位、多角度、高要求、系統化、精密化的高等院校檔案管理全新模式，為高校檔案管理工作的未來發展和有效應用奠定基礎。

一、高等院校檔案管理精益化

精益化管理理念產生于上世紀30年代美國機動車制造行業，在應用精益化管理模式的過程中展現出極為優越的管理效果，為美國機動車制造業的發展提供有利條件。隨著精益化管理理念的發展，其不再局限于汽車制造行業，而是逐漸滲透于社會其他領域，充分發揮其優勢，推動其他領域管理工作的前行。精益化管理將市場實際需求、市場虛擬需求為前提，制定可行性戰略，幫助企業在進行生產、制造以及一切與經營相關的活動時，展現出相對更高的水平、質量和效率，更加大了相關工作的單位價值。[1]將精益化管理全程貫穿于高等院校檔案管理工作中，其根本目的在于減少檔案管理過程中產生的一系列成本開銷和資源消耗，利用先進的管理工藝、管理流程，不斷優化和提高管理質量與管理效率，促使管理環節變得更加簡單明了和快捷，為高等院校檔案工作未來發展以及高校自身的前行提供有力條件、打下堅實基礎。

二、大數據在高等院校檔案管理工作中的運用意義

（一）提升數據資源的使用效率和應用質量

在大數據時代的宏觀背景之下，社會各行各業的運行均離不開海量信息資源的支持，同時也會隨之產生大量的數據信息。將云計算、云服務器儲存技術等應用到高等院校檔案管理工作期間，可以從招收新生開始，采集更加完善的全方位的電子數據，其中包括黨建、教育教學、科學研究等等，大幅度減少傳統紙質檔案浪費資源的現象，降低相關工作處理的時間。與此同時，應用大數據、計算機進行檔案上傳、調取，對各種各樣信息數據資源實施分類化、精準化管理，還能夠有效提升數據資源的使用水平和使用效率。不僅實現了高等院校檔案管理的可持續發展，更與檔案管理工作本身的信息處理復雜、難度大等特點高度契合。

（二）為數據信息的客觀性、真實性提供保障

現階段，我國大量高等院校為提升人才培養質量，積極展開各種形式的教師招聘、產教融合、校企合作以及各個高校之間的學術交流活動。使現代學校檔案與傳統檔案產生明顯區別，融入更多前所未有的新信息、新數據。這些新數據、新信息尤為重要，至關高校未來發展。現代檔案管理對信息數據準確性的保障要求變得更高，在進行檔案管理的過程中相關工作人員必須確保檔案內容的真實性、準確性和客觀性。將大數據信息處理、信息分析、信息采集技術應用到高等院校檔案管理工作中，可以有效實現各種類信息的有效分類，使不同數據建立起緊密聯系，同時確保數據的準確性與真實性，將事物本身的屬性以更加多元的角度，全方位、立體化地呈現給相關人員。

（三）大幅度提升各種信息數據的處理效率

大數據具有信息處理速度快、可接受信息規模巨大等一系列優勢與特點，高等院校檔案管理工作在開展的過程中需要切實認識到大數據技術的各種優勢，并將這些優勢盡可能地開發與利用，發揮大數據的實際價值。例如，高校可以利用大數據現代信息技術建立業務交流、科學研究等方面的多元化數據中心，每一個數據中心在互聯網、云計算等其他信息技術的支撐下，達到彼此之間的互通互聯局面。不但能夠有效提升信息資源的開發程度，促進我國高校的整體性發展，更能提升檔案的管理效率。[2]

三、精益化管理模式應用于高等院校檔案管理中的策略

（一）檔案資源的高度共享

數據資源的高水平共享能夠進一步提升數據信息的利用率，將高等院校檔案資源的作用、意義以及價值最大化地發揮到現實工作中，所以實現檔案資源的共享，提升檔案資源的開放性程度是精益化管理工作落實的關鍵和主要途徑。鑒于此，高等院校檔案管理人員在進行相關工作期間，需要以整體的視角為出發點，建立大局意識，建立更加完善和科學的檔案管理信息中心。并將其作為提升檔案管理質量的基礎，對相關事務進行全程化的統籌，全方位整合歸納高校發展進程中所涉及到的一切有用資源，包括檔案數字資源、基礎資源等等。具體而言，首先高校需要對學校內部各個專業、各個院系的基礎性資源進行整合，詳細規劃各種類信息資源，如教學資源、學生基本信息資源、教師基本信息資源、校企合作資源、科學研究資源等等。在開展上述工作期間，需要注意相關措施的有效性，防止重復性建設事件的發生。[3]其次，對各種類檔案數據進行整合歸納。要強化大數據技術的使用水平和重視程度，深層次、多角度分析處理各種類的檔案數據，合理有效整合歸納準提數據、分散性信息等等，為數據中心資源共享目的的實現提供保障，實現原始數據、元數據以及專題數據等等的開放性共享。除此之外，在對館藏檔案進行整理時，需要將與之相關的影音資源、圖片資源統一轉化為數據信息的形式，繼而提升信息后續調取、使用的便捷度。最后，優化、完善檔案管理內部制度，統一檔案管理相關標準。為實現檔案管理工作精益化演變，檔案管理人員需要充分明確自身以及相關業務的重要性，使檔案管理工作覆蓋范圍更加廣闊和多元，積極利用檔案管理人事部門、科技部門以及圖書館部門的功能，提升整體工作的運行效率和效果。構建統一化、科學化、系統化的規章制度和標準，使檔案管理工作變得更加有章可循。最終，以大數據技術為出發點，從信息資源的整合、建立信息資源共享中心、數據資源格式的統一以及規章制度多個維度實現檔案信息高度共享，為精益化管理提供有力保障。

（二）多方合作的檔案管理

一方面，高等院校檔案管理部門需要積極建立和第三方數據服務機構的合作關系，提升彼此之間的合作力度與合作深度。充分發揮數據服務機構大數據人才、先進技術等多項優勢，提高檔案數字資源中心的建設水平。另一方面，與檔案產生者、數據產生者建立良好合作關系，要求高等院校內部人員，包括教師、學生、校領導在內的一切人員，下載檔案管理APP。檔案管理部門通過APP在既定人員手機中的后臺監控功能，對其進行更加全面的信息采集，提升檔案的全面性和精準性，降低傳統檔案信息收集帶來的較高成本。另一方面，轉變傳統被動式服務觀念思想，強化對數據分析處理的重視度，站在檔案使用者的角度積極思考，對檔案使用途徑進行精準預估，繼而將其作為后續服務工作開展的標準和條件，有效提升該檔案管理效率。

（三）檔案數據信息的自動收集

在現代大數據技術廣泛應用于社會各個領域的背景下，高等院校檔案管理工作逐漸提升對大數據技術的使用頻率和范圍，大幅度促進了檔案管理信息收集、推動服務的針對性效果，自動化、智能化逐漸成為信息收集的全新優勢。在上述內容實際進行的過程中，能夠從服務效率、服務質量等多個層面，提升數字資源、數據信息應用價值，對精益化檔案管理水平的完善具有極高的意義和價值。

第一，信息自動采集方面。近年來，我國大量高等院校，不斷在教學管理、科研管理、行政管理等多個領域融入大數據技術、電子信息技術，自動化、智能化校園建設呈現出前所未有的速度和力度。在這一過程中，逐漸形成信息種類豐富、信息規模龐大的資源特點。雖然，上述局面能夠為各項工作水平的提升提供堅實的數據保障，但是也帶來了一定的數據冗余問題，唯有進一步發揮大數據采集優勢，才可以更高水平提升信息的價值，將無用信息有效屏蔽，改善信息冗余現象。[4]在將大數據技術應用于檔案管理期間，檔案管理部門需要立足于科學發展觀，提升網絡動態信息監控水平，加大數據捕捉技術使用效率，實現智能化、自動化的檔案歸納和保存，以及垃圾信息的自動屏蔽。

第二，信息的實時性推送。高校檔案管理工作應用大數據技術，實現精益化管理的過程中，需要對實時性信息的動態監督、動態管理和實時性把控加以重視，提升數據統計和分析的水平，對用戶進行實時性、針對性推送服務。繼而，不斷推動精益化檔案管理發展。

隨著大數據時代的到來，高等院校檔案管理工作進入全新發展空間。將大數據技術應用于實際檔案管理工作中，提升數據信息共享性、建立多方合作關系、提升數據采集功能，是確保實現精益化管理的有效方式。