夯實業務基礎　擦亮服務窗口　推動省館業務提升年取得顯著成效

潘淑淳

機構改革后檔案館的主責主業是檔案業務建設，這樣一個準確定位把省檔案館的發展方向及時引入正軌，特別是開展“解放思想、創新機制、轉變作風、提升能力”大討論以來，全館上下統一思想，凝心聚力，聚焦業務，積極進取，省館站在新的起點，引發新的作為，勢必取得新的成就。保管利用部（后庫管理部）作為省館主要業務處室，是保管檔案的心臟，服務社會的窗口，在2020年業務提升年活動中要開拓進取，主動作為，勇做排頭兵，積極將“解放思想”大討論成果落地，夯實業務基礎，擦亮服務窗口，以實際行動踐行為黨管檔，為國守史，為民服務的宗旨，確保業務提升年取得明顯實效。

一、加強檔案整理著錄工作，強化業務根基

檔案整理是檔案管理工作的第一個環節，只有經過系統整理后的檔案才能進行鑒定、數字化、信息開發乃至利用，才能充分挖掘發揮出檔案的價值，才能做到東峰書記要求的“要圍繞著把死檔案轉變成活檔案，加大工作研究的力度和機制的創新”，所以檔案整理是檔案館業務工作開展的起點，是基礎中的基礎。十三五期間，我們利用各種資源、積極爭取資金，特別是國家局的重點檔案保護資金，積極開展現行檔案和國家重點檔案的整理著錄。2016-2019年完成現行檔案文件級整理著錄34萬件，完成國家重點檔案的文件級著錄78萬條。這為檔案數字化及建設河北省館藏檔案目錄查詢系統奠定了堅實的基礎。2020年繼續文件級整理著錄，計劃整理現行檔案6500卷，國家重點檔案目錄采集18萬條。

二、切實做好檔案保管工作，確保檔案實體安全

檔案安全事關黨和國家根本利益，實體安全更是檔案館的一條紅線，不可出現絲毫偏差，否則所有工作都將歸于零。檔案實體安全是開展檔案各項工作的前提、基礎和保障，是檔案館工作的重中之重。檔案存放在庫房里，檔案實體安全首要是檔案庫房的絕對安全，管好庫房是保存好檔案實體的前提條件。

檔案實體安全包涵內容是多方面的，庫房外部環境是否存在隱患、內部保管是否符合要求、保存方式是否合理、庫房溫濕度是否適宜、庫房管理手段是否科學，等等，哪個環節出現問題都有可能造成檔案實體不同程度的損壞、損害、甚至消亡。因此切實做好檔案保管工作，完成庫房日常管理工作的同時，尤為重要的是建章立制加強制度建設，以制度為準繩提高管理意識，強化管理理念，并成為管理行為的遵循。意識先于行動引領行動，筑牢檔案安全底線思維，才能扎實指導于工作實踐。

根據職責調整，業務建設內容的更新，我們重新梳理修訂了《河北省檔案館檔案庫房管理辦法》，并在日常工作中嚴格執行。這是一個涵蓋內容全面、具有綜合意義的檔案管理辦法，重新修訂后從人員，庫區及檔案，檔案出入庫，溫濕度以及衛生等各方面管理的要求更明確，職責更清晰，標準更具有操作性，實踐的針對性、可行性得到進一步強化，指導遵循更具有指向性。

三、加大檔案鑒定劃控工作力度，盡快打開檔案開放之門

檔案鑒定是打開檔案開放大門的最后一道關口，檔案不做鑒定就無法面向公眾開放，發揮不出應有的作用。因種種原因省館鑒定工作欠賬很多，成為制約省館開展各項業務工作的瓶頸。為解決業務建設掣肘的關鍵，今年省館將集中全館力量集中時間推進鑒定工作，力爭在三年之內完成欠賬。一是鑒定館藏檔案機讀目錄，優化檢索工具，提高查準率。二是根據國家檔案局《關于在檔案開放利用中審慎進行劃控、鑒定工作的通知》（檔發【2012】6號）和《關于進一步加強和規范檔案開放鑒定工作的通知》（檔函【2018】58號）的文件要求，完成館藏革命歷史檔案二次鑒定。三是鑒定利用率高、與民生聯系緊密的已數字化現行檔案。革命歷史檔案及現行檔案鑒定后可以實現電子檔案全文查閱，既能保護檔案原件，又提高了利用效率，也解決了省館前館后庫兩地保存檔案利用不方便問題。

四、提高服務意識，拓展改進檔案利用方式和手段

目的在于提升省館服務能力，做好提供利用工作，充分發揮檔案服務中心工作服務社會服務民眾的獨特價值。從三個方面強力推進。

一是完成河北省館藏紅色檔案（革命歷史檔案）目錄查詢系統建設。這項工作由省館牽頭，利用“十三五”期間全省國家重點檔案目錄體系建設成果，聯合全省各市、縣檔案館進行推進。長期目標是建設由河北省館藏紅色檔案（革命歷史檔案）、民國檔案、明清檔案三個目錄查詢系統組成的河北省館藏檔案目錄查詢系統，以實現全省區域內館藏紅色檔案（革命歷史檔案）、民國檔案、明清檔案的文件級目錄館際共享。近期目標是以部分市縣檔案館為基礎進行試點，建設河北省館藏紅色檔案（革命歷史檔案）目錄查詢系統，年內實現省內部分市縣檔案館館際目錄查詢。

這項計劃得到了國家檔案局的充分肯定和大力支持。

系統建設采取自愿合作的方式，征得目錄體系建設各任務單位及各市、縣檔案館同意后簽訂合作協議;省館負責研發目錄查詢系統，集成各參加檔案館查詢入口，具備目錄查詢、利用登記、利用效果統計等功能，省館免費安裝、維護，以及系統目錄數據的管理、調整、更新;各參加檔案館負責提供本館開放檔案目錄數據，做到安全利用數據。

我們已經完成調研、征求意見、論證以及系統架構、數據整合等準備工作，并申請專項資金，資金到位后即開始進行系統設計、測試等工作，然后進行試點安裝，培訓使用人員，預計上半年完成。

全省跨館目錄查詢系統建設，旨在立足檔案部門的資源優勢和專業優勢，實現資源共享，并以現代化管理手段提高檔案管理水平和服務水平，創新服務手段，更加積極主動圍繞中心，服務大局，服務經濟社會發展。同時也是對檔案部門形象的優化提升、對檔案工作更有力的宣傳。

二是開辟電子檔案利用室。將機讀目錄和數字化檔案鑒定結果全部掛接省館利用平臺，便于利用者自助自主查詢，實現開放檔案的全文查閱，提高利用效率。

三是開展單位預約查檔、電話查檔以及后庫無假日查檔等服務。因后庫全年24小時工作人員在崗，工作日在前館利用室辦理手續，可預約后庫節假日查檔。簡化服務手續和流程，利用本單位檔案且手續齊全，可直接到后庫查檔，減少到前館利用室登記環節。

總之，工作中我們積極主動采取一些可行措施盡最大可能滿足利用者需求，以熱情周到的服務態度，過硬的專業素質和較強的業務能力，來彌補當下省館硬件不足的現狀。

由于省館沒有新館，最大程度地制約了省館業務工作的開展和開拓進取，這個客觀因素的存在，加之機構改革后工作重心沒能及時調整，主觀認識也存在一定偏差，致使省館業務工作開展不到位。隨著工作思路的調整，全館全力向業務工作傾斜，唱響業務提升年主旋律之際，我們將奮起直追，對標對表先進，夯實基礎，破解難題，重點突破，全力推進，以最快的速度，最短的時間，最優的成果，實現省館業務建設新的跨越，打一個徹底翻身仗，為實現東峰書記提出的用三到五年時間進入全國先進行列的目標奠定堅實業務基礎。

作者單位：河北省檔案館