智慧檔案館建設中所需軟環境研究

趙鑫強

一、智慧檔案館建設的特征和“軟環境”的概念

從實體檔案館，到數字檔案館，再到智慧檔案館，檔案館的根本目的都是為了更好地為國家、社會、公民等各方面的利用者提供豐富的檔案信息和服務。雖然各種類型的檔案館的建設目的是一樣的，但是由于其采用不同的技術，其所呈現的特點卻是不盡相同。智慧檔案館是采用物聯網、云計算和大數據等新興技術，以實現檔案信息地智能化感知和服務的新型檔案館模式。[1]并且在檔案館的建設過程中，由外部力量等所組成的軟環境也有著重要的作用。

1.智慧檔案館建設的特征

現今對于智慧檔案館的理論研究中，有人認為智慧檔案館是檔案館未來的發展模式和發展方向，它是檔案館的更高級形式，是在“智慧城市”建設項目中的一個子項目。[2]如今對智慧檔案館的認識依然模棱兩可，并沒有涉及其實質。但是學界對它的基本的認識已經達成了一定共識，其建設過程中所包含的內外部特征也因檔案館形式的變化而呈現出新的特點。

（1）應用多種智能化技術

在構建智慧檔案館系統時，大多數學者認為應按硬件層、數據層、應用層和服務層四個層次進行建設。[3]在智慧檔案館的各個層次中，信息的收集、整理、鑒定、保管、統計等諸環節均需要各種信息技術與智能化技術予以支撐，比如可以建立人、過程、數據和事物之間的聯系并智能識別的物聯網技術。[4]并且在此過程中信息的載體及保管格式等也需要借助專門的技術和設備才能進行處理。

（2）標準化水平高

在實體檔案館向數字檔案館過渡的過程中，由于數字化和信息化技術的應用，再加上電子文件管理系統的普及，對檔案信息尤其是以數字形態保存的檔案信息的標準化要求提高，使得在數字檔案館和實體檔案館中信息的標準化水平逐漸提升。實體檔案館和數字檔案館所存儲的檔案是同樣也會是智慧檔案館的建設基礎，所以新興技術在智慧檔案館中的廣泛應用并不會降低其對檔案信息標準化的要求，反而更加強調和重視。

（3）追求個性化、精準化的服務

從信息傳播的角度看，檔案館信息服務的方式由被動多向的服務轉變為主動單向[5]，而智慧檔案館所提供的信息服務將能夠滿足人們對信息精準化的需求，并且通過數據驅動和數據分析技術，預測并積極主動地提供用戶所需的信息。智慧檔案館可通過微信、微博、微視頻以及客戶端等媒體，接收其用戶所提出的檢索需求以及反饋，進而按照有關要求提供有關信息，并且還可以通過對用戶的瀏覽記錄和留言反饋進行大量數據挖掘和分析，充分了解用戶所感興趣或者所需的檔案信息，進而更有針對性地提供檔案信息服務。[6]

2.智慧檔案館中“軟環境”的概念

智慧檔案館的建設中，物聯網、云計算以及移動互聯網技術等新興技術在這個過程中發揮著十分重要的作用，并且成為智慧檔案館的技術支柱。雖然現今學界對于智慧檔案館的研究已經從技術應用的可能性向整體規劃發展，而且我們有著豐富的實踐經驗。但是，這些內容大多數僅針對于智慧檔案館的內部建設，即運用怎樣的物資和技術來建設什么樣的檔案館，以期達到怎樣的目標，但是對于智慧檔案館的建設來說，做好資金、政策法規、人才培養等方面的準備工作也同樣重要[7]。

所謂“軟環境”，是指一切物質技術條件以外的其他外部因素和條件[8]，即在智慧檔案館建設的過程中，物質條件以外的諸如政策、文化、制度、法律、思想觀念等外部因素和條件的總和[9]。具體來說，就是在智慧檔案館的環境中除了在建設過程中所涉及的支撐技術和必要的物質條件外，還需要的資金、人才、政策以及宣傳等外部條件。這些條件雖然無足輕重，看似有可有無，不是智慧檔案館的支撐條件，但實際上會起到十分重要的作用。

二、智慧檔案館建設中軟環境的重要性

如果說，以物質和技術條件為代表的“硬環境”是建設智慧檔案館的必要條件，那么“軟環境”則是充分條件，只有意識到這點智慧檔案館的建設才不會出現“有人建設，無人利用”的現象。也就是，智慧檔案館的建設不僅僅限于檔案館內部的建設，對于檔案館外部所處的環境的建設同樣重要。因為，智慧檔案館最終的建設是為了向社會提供更多更有針對性地檔案信息，為了向人們提供更好的服務，因此智慧檔案館系統必須投入社會進行使用，那必然會帶來社會接受程度的問題，而解決這一問題則需要軟環境的建設。

1.提供必要的建設環境

智慧檔案館的建設需求并不是由于新技術的出現，移動互聯網等新技術的應用而產生的。技術只是智慧檔案館建設的手段，它的出現并不會激發智慧檔案館的出現和構建，只是為智慧檔案館的出現提供了可能性。而智慧檔案最終能夠出現，離不開公眾和社會對其的需要。也就是說檔案館外的建設環境，如公眾需要、資金設備、政策法規等，促成了智慧檔案和智慧檔案館的出現，并且在智慧檔案館的建設過程中，建設環境也在不斷地為智慧檔案館提供支持。

2.提供必要的利用環境

為了更好地向國家、社會以及用戶提供優質的服務，智慧檔案館要通過技術的應用、合理地規劃構建并完善，使得檔案信息資源可以在智慧檔案館系統中更加集成化，使得內容更加多樣化[10]，以便提供更加智能化的服務。但是如果只顧著建設智慧檔案館系統，而沒有人登錄系統去利用，那么它的建設是沒有意義的。而軟環境在給智慧檔案館提供建設環境的同時，也為智慧檔案館的利用提供了大環境，使得人們更好地享受建設成果。

三、智慧檔案館建設所需的軟環境分析

國家軟實力的建設已經逐步的提上日程，各行各業的軟環境建設也在不斷推進。如前文所述，智慧檔案館的軟環境的重要性不言而喻。我們看到，在建設之初，智慧檔案館的建設主要是由軟環境所推動的，而在建設后期，對于軟環境的建設則是促進用戶利用的需要，所以需要在智慧檔案館的建設過程中逐步重視建設所需的軟環境。并且我們發現智慧檔案館的軟環境不僅僅是一個構成因素，而是多種因素共同作用的結果，因此智慧檔案館軟環境的建設同樣是一個系統工程[11]。經過一定地分析，筆者認為智慧檔案館的軟環境因素主要包括以下幾個方面。

1.社會環境因素

社會環境對智慧檔案館的建設，主要體現在人們的觀念意識和社會環境的穩定性上。社會大環境的穩定性對智慧檔案館的建設有著十分重要的作用，因為只有穩定的社會環境才可能產生智慧檔案館的利用需求，才會進一步的采取后續的建設措施。

此外，人們的觀念和意識也會對智慧檔案館的建設產生影響，也就是說在智慧檔案館的建設中，“人”的作用是不可以忽視的，技術和知識主要是通過人腦參與到其中，并且我們不得不承認人的主觀意識同樣發揮著十分重要的作用。社會檔案意識的高低，不僅僅會對實體檔案利用及實體檔案館的工作產生影響，還會左右智慧檔案館的建設和發展。

2.經濟環境因素

智慧檔案館是實體檔案館、數字檔案館之后的出現的新的檔案管理和服務模式，這種模式需要的技術以及相關的設備與前兩種檔案館模式存在不同，所以需要通過大量的資金來引進相關的技術和設備。因此，在這個過程中，經濟環境尤其是經濟發展水平顯得尤為重要。

當然資金的使用不是沒有節制的，不是為了建設智慧檔案館而單純地將大量的資金投入，由于現在各個國家和每個國家各個地區的經濟發展水平有所不同，并且對于檔案工作和智慧檔案館的建設的重視程度有所不同，所以智慧檔案館的建設人員應當在有限的資金內實現最大功能。

3.政策法制環境因素

智慧檔案館的建設現在已經由小范圍的嘗試在向大范圍的推廣，而在這個過程中除了需要人才、技術以及資金對其進行支持外，國家需要規范智慧檔案館的建設，除了使得智慧檔案館可以更加標準化以外，還可以為智慧檔案館的構建提供必要的政策條件，也就是需要從國家層面，通過政策、法規以及制度地制定，明確智慧檔案館的建設目標，規范智慧檔案館的建設和發展。

各地方的檔案館也要根據自身實際情況，將地方具體的實際情況并結合國家的有關政策，制定出適合該地方檔案館發展自己智慧檔案館系統的規劃。并且通過這樣的方式，促進地方智慧檔案館的建設，以實現最大的利用效果。

4.文化環境因素

智慧檔案館建設過程中，相關人才的需求將大幅度提高，因此教育也會對智慧檔案館的建設產生影響。在建設的過程中，我們也要加強數字化技術、信息技術以及新型技術人才的引進和培養。[12]并且，決策者應當在原先檔案館人才引進與培養計劃的基礎上，根據新情況重新制定新的人才計劃，以便更好地服務于智慧檔案館的建設。[13]這樣才會促進智慧檔案館構建的進一步完善和發展。

目前，社會上依然有很多人對于檔案及其價值的認識還不夠，并且有些人由于對智慧檔案館的相關技術及其應用還不是很熟悉，因此智慧檔案館的宣傳與推廣還存在問題。智慧檔案館應當加強各種宣傳平臺的應用，更好的宣傳智慧檔案館的作用及其利用方式方法，使得人們可以更加熟悉智慧檔案館并且開始利用智慧檔案館的建設成果。

參考文獻：

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作者單位：河北大學管理學院