查檔高峰暴露出的問題及建議

孫銘偉

近年來，我國多地檔案館都迎來了查檔高峰，例如，諸城市檔案館在2013年至今已迎來三次大的查檔高峰。在中國檔案資訊網(wǎng)輸入“查檔高峰”進行檢索，檢索出的結(jié)果有63條之多，單是2019年就有重慶市涪陵區(qū)檔案館、云南耿馬自治縣檔案館、江西省吉安市檔案館等多家檔案館出現(xiàn)了查檔高峰。這些查檔高峰的出現(xiàn)，彰顯了社會對于檔案認可度的提升，也有助于擴大檔案館的知名度，提升全社會的檔案意識，但查檔高峰同時也暴露出了檔案工作的一些薄弱環(huán)節(jié)和有待解決的問題。本文將對這些問題進行分析，并嘗試提出建議。

一、查檔高峰暴露出的問題

1.部門缺乏溝通，檔案館沒有準備

對于檔案館而言，查檔高峰的出現(xiàn)將帶來比日常多十幾倍甚至幾十倍、上百倍的工作量。一個縣級檔案館，平常年份接待的查檔人次大概在幾千人，但在查檔高峰期間，一個星期接待的查檔人次就可能達到甚至超過這個數(shù)字。如果不能及時做好準備工作，查檔高峰到來后，工作將會陷入極大的被動。每一次查檔高峰的出現(xiàn)，多與教育局、人社局等政府部門出臺的政策和相關(guān)工作有關(guān)，比如事業(yè)單位人員評職稱、村干部落實退職補貼等等，檔案館雖然不是這些工作的推動者，但作為檔案憑證提供者，卻要擔當至關(guān)重要的角色。如果檔案館提前知曉相關(guān)部門的工作，也就可以對查檔高峰做出預判。然而，在現(xiàn)實中，教育局、人社局等相關(guān)部門極少會主動與檔案館溝通，這也就造成在查檔高峰到來時，檔案館實際上要面對的是一場“無準備之仗”，工作非常被動，尤其是在查檔高峰初期，難以迅速有效地開展相關(guān)工作，并因而造成查檔工作效率低下，群眾滿意度不高。

2.檔案館缺少預案

在查檔高峰到來時，檔案館之所以會出現(xiàn)一定時期的無序狀態(tài)，一方面是教育局、人社局等部門沒有將工作情況提前告知檔案館，另一方面則是因為檔案館缺少相關(guān)預案，或者預案流于形式。由于查檔高峰并不是一種經(jīng)常發(fā)生的現(xiàn)象，有可能很多年才會出現(xiàn)一次，很多檔案館對此的重視程度事實上是不夠的，也沒有制定預案，或者雖然曾經(jīng)制定過預案，但是因為各種原因而沒有施行。檔案館分多個部門，每個部門都有自己的職責，承擔日常查檔任務(wù)的只是一個部門。當查檔高峰到來時，需要各個部門通力合作才可以應(yīng)對，但由于缺少相關(guān)預案，仍然由承擔日常查檔任務(wù)的那一個部門來接待成倍增長的查檔者，這也就造成了查檔高峰初期查檔工作的不利局面。

3.過度查檔造成浪費

當前，我國各地都已經(jīng)取消了查檔費用，這對于廣大人民群眾是一個好事情，可以減輕查檔者的負擔，突出檔案館作為公共文化設(shè)施的公益屬性。但取消費用同時也帶來了新的問題，很多查檔者在得知查詢、復印檔案不收取任何費用之后，往往會要求工作人員查詢和復印盡可能多的檔案，而其中有相當部分的檔案是查檔者實際并不需要的。還有的查檔者短期內(nèi)多次到檔案館查詢同一個問題，重復查詢和復印檔案。這些現(xiàn)象，可以稱之為過度查檔。在查檔高峰期間，過度查檔的問題尤為嚴重。查檔高峰期間，檔案館需要組織多名工作人員同時開展查檔工作，不少查檔者在一個窗口查完，又去另一個窗口查，直到讓所有的查檔工作人員都為其查詢一遍才結(jié)束。有很多查檔者只要看到一份檔案上有自己的名字，不管是否有意義，就要求工作人員復印，不管工作人員怎么解釋，仍然堅持要求復印。這種過度查檔為檔案館帶來了很多無效勞動，同時也造成了公共資源的浪費。

二、建議

1.制定預案，加強溝通

要解決查檔高峰期間尤其是初期的無序狀態(tài)，首先應(yīng)該從檔案館自身找原因，用制度來解決問題。每一個檔案館的領(lǐng)導者都應(yīng)該意識到，盡管查檔高峰不是檔案館的常態(tài)，甚至自己管理的檔案館從未出現(xiàn)過查檔高峰，但隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，查檔高峰出現(xiàn)的概率和頻次會越來越高，每一個檔案館都應(yīng)該制定相關(guān)預案，明確查檔高峰到來時，檔案館的每一個部門承擔什么樣的職責，工作時間如何安排等等，并形成長期機制。有了制度保障，當查檔高峰真的到來時，檔案館才能做到從容應(yīng)對。除了自身的制度建設(shè)之外，檔案館還應(yīng)主動加強與人社局、教育局、組織部、政府辦公室等相關(guān)部門的溝通，這種溝通包括事前、事中和事后每一個環(huán)節(jié)。[1]在日常工作中，尤其是國家出臺某項新政策后，檔案館應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通，了解后續(xù)工作是否涉及到查檔工作，也就可以對查檔高峰有所預判。在查檔高峰期間，檔案館也需要加強與相關(guān)部門的溝通，了解工作的時間節(jié)點和涉及到的查檔人數(shù)，如有必要，可以請后者派工作人員協(xié)助查檔。在查檔高峰結(jié)束以后，檔案館應(yīng)再次與相關(guān)部門溝通，一方面溝通查檔情況，另一方面了解是否還有后續(xù)的工作有可能帶來新的查檔高峰。

2.推行檔案數(shù)字化，開展異地查檔

查檔高峰期間，檔案館接待的查檔人次成倍增長，工作量非常大。如果采用傳統(tǒng)的手工查檔方式，不僅費時費力，而且查檔效果不好，還容易造成紙質(zhì)檔案的損毀。而采用計算機查檔，則具有方便快捷、查檔效果好、不會損壞紙質(zhì)檔案的優(yōu)點。事實上，在現(xiàn)實中，數(shù)字檔案館在應(yīng)對查檔高峰時也的確發(fā)揮了極大的作用。[2]各地檔案館都應(yīng)該加快推進檔案數(shù)字化，用先進技術(shù)來推動檔案工作的提升，從而有效應(yīng)對可能到來的查檔高峰。此外，檔案館還應(yīng)該積極探索異地查檔、網(wǎng)上查檔等新型方式。作者婁紅將跨館查檔、網(wǎng)上查檔、電話查檔等統(tǒng)稱為“異地查檔”，當前，我國各地異地查檔工作呈現(xiàn)出快速發(fā)展的趨勢，并且范圍越來越廣，從單一區(qū)域逐漸擴大了全省范圍和多省市跨地區(qū)查檔。[3]查檔高峰期間，來到檔案館的查檔者，有相當比例是從外地過來的，如果查檔者可以在居住地檔案館就可以查詢異地檔案，或者通過網(wǎng)絡(luò)、打電話等方式查到所需要的檔案，也就無需再前往異地檔案館，從而也就減少了查檔高峰的到館人次，有利于降低檔案館的工作量，提升工作效率。

3.最大限度減少過度查檔造成的浪費

過度查檔和和由此帶來的資源浪費，是檔案館當前面臨的一個比較嚴重的問題，我們必須予以重視。之所以會出現(xiàn)過度查檔的現(xiàn)象，一是因為查詢和復印檔案不需要任何費用，這就造成了部分查檔者出現(xiàn)了“占便宜”的心理，能多復印一張就多復印一張，即使沒有意義，也想要復印出來。二是因為檔案部門在宣傳免費查檔時，片面強調(diào)免費，而忽視了對檔案本身的宣傳，社會整體的檔案意識和檔案認知仍然處在一個比較低的水平。三是因為國民的公德意識有待提高，很多人并不認為過度查詢和復印檔案是對公共資源的一種浪費。要減少過度查檔造成的浪費，就要從這三個原因入手。免費查檔是我國的一項惠民政策，檔案館應(yīng)該堅定地執(zhí)行。檔案館應(yīng)該努力提高全社會的檔案意識和檔案認知，通過展覽、報刊、廣播、電視等各種途徑宣傳檔案，讓更多的人了解檔案憑證價值的特殊性。同時檔案館應(yīng)充分發(fā)揮公共文化場館的作用，宣傳財政資金取之于民、用之于民和節(jié)約公共資源的重要性，讓查檔者意識到過度查檔是一種浪費。同時檔案館應(yīng)貫徹雙面復印的原則，并積極探索多份檔案打印在一張紙上的方式，最大限度降低檔案復制成本。

參考文獻：

[1]邢常秀，王增強.現(xiàn)代管理學在查檔高峰中的應(yīng)用[J].云南檔案，2017（1）：45-46.

[2]吳金忠，趙輝.從容應(yīng)對查檔“大潮”——諸城市檔案館民師查檔工作紀實[J].中國檔案，2013（11）：44.

[3]婁紅.異地查檔的問題及建議[J].檔案天地，2019（9）：58-59+32.

作者單位：山東省諸城市衛(wèi)生綜合執(zhí)法大隊