“一帶一路”倡議下高校留學生特色檔案信息資源數據庫建設研究

鄭慧 黃艷芝

摘? 要：高校留學生特色檔案信息資源數據庫是指以高校檔案館、外事部門、各相關二級院系以及留學生個人為聯合建設主體，以在讀的和已經畢業的外國留學生形成的學籍檔案、個人風采檔案、名人檔案、突發事件檔案以及重大活動檔案為客體，整合資金、資源、人員、技術等要素而構建起來的數據庫。論文分析了目前數據庫建設面臨的問題并有針對性地提出了對策。

關鍵詞：一帶一路;留學生;學生檔案

Abstract： College foreign students featured Archives information resources database refers to take the college Archives， foreign affairs departments， the relevant secondary school and individual students as the main body of the joint construction， to take the student records， personal demeanor， celebrity Archives， emergency Archives and major activity Archives which produced by foreign students as the object， and integrates funds， resources， personnel， technology and other elements to build the database. This paper analyses the current problems， and then make the suggestions.

Keywords： “the Belt and Road”; Foreign students; Students Archives

“一帶一路”倡議的提出，吸引了越來越多的“一帶一路”沿線國家的學生來到中國留學。據教育部統計顯示，2018年來華留學人數超過49萬。[1]高校留學生特色檔案信息資源數據庫是指以高校檔案館、外事部門、各相關二級院系以及留學生個人為聯合建設主體，以在讀的和已經畢業的外國留學生形成的學籍檔案、個人風采檔案、名人檔案、突發事件檔案以及重大活動檔案為客體，整合資金、資源、人員、技術等要素而構建起來的數據庫。

筆者認為，可以在前人研究成果的基礎上拓寬留學生檔案研究的角度，建立高校留學生特色檔案信息資源數據庫，充分實現留學生檔案信息的社會效益與經濟效益，切實服務“一帶一路”倡議。

1 “一帶一路”倡議下高校留學生特色檔案信息資源數據庫建設的主體

高校留學生特色檔案信息資源數據庫以留學生個人為具體形成者，以高校外事部門或各相關二級院系為檔案信息收集和整理者，以高校檔案館為終端歸檔和檔案信息開發利用部門，以網絡與信息中心作為后臺管理和運轉支持部門，因此，其建設主體呈現多元化的現象。

1.1 留學生個人。在日常的學習和生活中，留學生個人會產生很多檔案，不管是學習中形成的課程作業和論文、發表出版的論文和專著、學術演講比賽或學術研討會的成果，還是業余文體活動的照片、錄像、見聞;不管是傳統的紙質還是電子、磁盤、光盤等載體，這些檔案完整而真實地記錄了留學生個人的各方面表現。留學生個人檔案以電子檔案為主，有少量的紙質檔案。

1.2 高校外事部門。有的高校的留學生管轄部門是該校的外事部門，如國際交流處、國際合作處、外事處、外事辦公室等。外事部門統一集中管理本校留學生的全部檔案，并按照要求于每年6月底前將其整理完畢、有序移交給本校檔案館保管。[2]

1.3 高校的各相關二級院系。有的高校規定，招收留學生的各二級院系負責承擔本院系留學生檔案的管理，要及時做好留學生檔案的收集和整理，并按學校檔案館的要求定期移交和報送這些檔案。

1.4 高校檔案館（室）。高校檔案館（室）主要負責制定科學規范的留學生檔案管理制度，并履行以下職責：首先，安排專門人員負責對接外事部門或二級院系定期接收移交上來的檔案;其次，對外事部門或二級院系的留學生檔案收集和整理進行指導和監督;最后，對留學生檔案進行開發和利用。

2 “一帶一路”倡議下高校留學生特色檔案信息資源數據庫建設的客體

2008年，教育部和國家檔案局聯合發布的第27號令《高等學校檔案管理辦法》中，規定學生類檔案主要包括高校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等;外事類檔案主要包括學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者我國港澳臺地區專家、教師、國際學生、我國港澳臺學生等的材料等。[3]留學生特色檔案信息的“特色”主要表現在個人風采檔案、名人檔案、突發事件檔案以及重大活動檔案等非常規檔案，這些檔案是構成留學生特色檔案信息的重要組成部分，與常規檔案一起全面完整地反映留學生在華學習、生活和工作的方方面面。高校留學生特色檔案信息資源數據庫建設的客體主要包括留學生學籍檔案、個人風采檔案、留學生名人檔案、留學生突發事件檔案[4]、留學生重大活動檔案等類型。

3 “一帶一路”倡議下建設高校留學生特色檔案信息資源數據庫所面臨的主要問題

“一帶一路”倡議下建設高校留學生特色檔案信息資源數據庫面臨的問題很多，包括主體、客體、資金、人員、技術、環境等，下面僅就比較突出的主體和客體問題進行探討。

3.1 主體問題

3.1.1 主體之間溝通不足、任務不明確，不利于檔案的收集或報送。高校檔案館對學校各部門開展檔案工作負有主要的指導與監督責任，但目前主要負責留學生檔案工作的學校檔案館、國際教育交流處、各相關二級院系這三方之間在檔案工作方面的交流不夠充分，高校檔案館對下級部門的指導與監督多流于形式，沒有實際內容，達不到理想效果。下級部門對學校檔案館制定和發布的留學生檔案的歸檔范圍及整理方法等文件重視不夠，文件精神無法得到準確到位的理解，文件要求更談不上得到一絲不茍的執行。留學生與所在二級院系的溝通也有問題，不少留學生認為個人隱私受到侵犯，不愿配合院系做好其個人檔案的收集和報送。

3.1.2 留學生檔案追蹤難。留學生名人檔案是對已畢業并在某一領域取得較大成功或具有一定影響力的留學生進行個人檔案的收集與管理，不僅包括留學生在華進修和生活期間所形成的檔案的歸檔整理，更重視其學成就業后的檔案追蹤收集整理。由于留學生學成后其檔案信息的收集延伸到校外甚至國外，超出了學校的管理權限，給留學生檔案信息的追蹤收集帶來了很大的難度。[5]

3.2 客體問題

3.2.1 留學生檔案信息采集無統一標準和規范，檔案不全。留學生檔案信息的采集缺乏統一標準和規范，各高校一般根據本校的留學生規模和管理模式，參照國內學生檔案管理的標準進行留學生檔案信息的采集與整理，忽略了留學生檔案的特殊性。來華留學生穩定性差，學生休學、復學、退學、降級、轉系、轉專業等情況較多，不實時采集、補充和更新這些信息，將會導致留學生個人檔案信息不夠完備齊全、不夠真實可靠，利用價值不高，難以發揮和體現留學生檔案信息應有的經濟價值與社會作用。[6]

3.2.2 留學生檔案存儲以紙質載體為主，電子載體為輔。根據調研，目前留學生檔案的存儲介質多以紙質載體為主，電子載體為輔。主要原因一是相對而言，留學生數量不多，直接形成和接收的檔案載體多為傳統的紙質;二是檔案從紙質介質轉移到電子介質上需要時間、人力和經費投入，增加了操作成本;三是雖然自從2004年9月1日起，教育部就在全國各高等院校普遍推行“來華留學生檔案管理信息系統”[7]，但是多數高校僅使用其中的“基本信息”功能，并沒有發揮該系統在收集、存儲和利用電子檔案方面的優越性。

3.2.3 留學生檔案利用率不高。高校檔案館將留學生檔案收集整理歸檔后，重其保管而輕其利用，留學生檔案的價值無法得以充分發揮。當前，利用留學生檔案比較常見的方式是查詢和認證。檔案工作者、教輔人員對留學生檔案的參考和憑證價值認識不到位，留學生檔案在招生宣傳、教學活動以及日常管理等方面的效用還沒有得到深入挖掘。

4 “一帶一路”倡議下建設高校留學生特色檔案信息資源數據庫的措施

4.1 加強各主體之前的溝通并明確任務，以豐富檔案內容

4.1.1 加強溝通和協調。第一，高校檔案館要加強與各相關二級院系或部門的聯系，定期或不定期組織相關各二級院系或部門的檔案工作人員進行研討和交流，尋找、剖析和解決他們在留學生檔案管理中遇到的難題、分享留學生檔案工作的成功經驗;與此同時，聽取各部門工作人員提出的意見和建議，使學校的檔案工作水平得到提高。在具體的檔案管理環節和實際操作中，檔案館要協調好各方面的關系，確保檔案追蹤渠道暢通。留學生檔案的追蹤時間較長、檔案信息來源紛繁復雜、關涉到校內校外多個單位和部門，所以有必要采取靈活多變的收集方法和方式。為此要做好外事辦、留學生處、院系等相關部門乃至班主任、指導老師、任課教師等責任人的協調與溝通，分層次分階段分步驟進行檔案采集工作，以確保留學生檔案的真實可靠和完整齊備。第二，相關二級院系要主動與留學生進行充分溝通交流，反復宣講做好留學生檔案工作和構建留學生檔案信息數據庫的重大意義，打消留學生的顧慮和芥蒂，明確提出留學生在信息庫建設過程中的責任和義務，并要求以班級為單位做好落實工作。

4.1.2 明確任務和分工。高校檔案館、各相關二級院系以及留學生個人在高校留學生特色檔案信息資源數據庫中的任務和分工有別。

高校檔案館要制定統一的留學生檔案管理制度，安排業務骨干負責對接二級院系，指導和監督其做好檔案收集、整理和移交工作。留學生檔案移交到高校檔案館后，檔案館還要做好檔案的二次整理工作，方便日后的檔案信息庫建設和檔案開發利用。招收“一帶一路”沿線國家留學生的相關二級院系要重視并及時做好留學生檔案材料的收集、整理工作，同時做好留學生檔案的報送工作。留學生個人要做好日常學習、生活中具有一定意義的事情的記錄，形成文件夾定期報送給學院或班級。

留學生流動性較強，其檔案信息內容繁雜。除了以上三個主體，做好留學生檔案的收集還需要班主任、指導老師、任課教師、教學秘書、宿舍管理員、外事工作者和檔案工作者的分工合作。

4.2 拓寬留學生檔案追蹤的渠道

留學生名人檔案的追蹤收集有如下幾種渠道：借助校慶、院慶、校友聯誼會等活動和組織開展實時的留學生檔案信息采集;通過留學生在華學習時的班主任、任課教師或導師了解情況并收集信息;通過外事交往活動知悉和掌握留學生學成后的工作、生活情況;主動將來華留學生名單及基本信息提供給駐外領事館，請領事館將他們掌握的信息或線索及時提供給高校;借助國際和校際交流、網絡社交等媒體收集留學生信息。

4.3 制定和實施科學規范的留學生檔案采集標準

高校檔案館要制定和實施科學規范的留學生檔案采集標準。將留學生檔案從類別上分為學籍檔案、名人檔案、個人風采檔案、重大活動檔案、突發事件檔案，從載體上分為紙質檔案和電子檔案，從形式上又分為文字檔案、音像檔案，從時間上分為留學前的檔案、留學期間的檔案、畢業或結業后的檔案。

4.3.1 留學生學籍檔案。留學生學籍檔案包括語言進修生學籍檔案和學歷留學生學籍檔案兩類。

語言進修生學籍檔案歸檔范圍一般為：在華進修時間證明、護照復印件、來華留學申請審批表、班級專業信息、課程表、各科任課教師名單、教學檔案、成績單、結業證書、就業去向表、個人簡況表。

學歷留學生學籍檔案歸檔范圍比語言進修生學籍檔案歸檔范圍大，除了語言進修生學籍檔案所包括的內容之外，還包括：人才培養計劃、在校獎懲情況、各類協議證書復印件、學籍變更檔案、畢業實習鑒定表、畢業論文/設計定稿、學歷和學位申請表、學歷和學位證書、國家留學基金委的電子注冊材料等。

4.3.2 留學生名人檔案。留學生名人檔案的歸檔范圍有：在華留學期間其在學習、生活上形成的具有一定保存價值的原始記錄、在校期間的先進事跡等材料;對其學成畢業后的檔案追蹤;畢業后回校訪問交流的檔案等。

4.3.3 留學生個人風采檔案。留學生個人風采檔案的歸檔范圍有：在華留學期間其在學習、生活上形成的體現個人積極向上的人格魅力的文字、照片、視頻，內容包括參賽獲獎、節慶活動、旅行見聞等。

4.3.4 留學生重大活動檔案。留學生重大活動是有組織的有較大意義的群體活動，高校檔案館要多方位全面收集檔案，形成紙質檔案和電子檔案兼有，文字檔案和音像檔案聚齊的雙套制作法，既主動拍攝和記錄活動情況，也收集其他媒體的實時報導道材料。蘭州大學檔案館提倡的“檔案館在現場”的成功做法值得學習和借鑒。[8]

4.3.5 留學生突發事件檔案。留學生突發事件檔案的歸檔范圍：突發事件的起因、事發時的監控錄像和視頻、在場人員的口供、事后的處理方法和結果等檔案。

4.4 提高留學生紙質檔案轉為電子檔案的轉換率

目前，我國高校留學生電子檔案管理系統主要采用北京郵電大學研制開發、教育部認可的“全國來華留學生管理信息系統”，該系統涉及高校留學生的招生、教學、生活服務以及畢業等四個環節。但是，從實際使用情況來看，多數高校為完成數據上報僅使用了“基本信息”這一項功能，紙質檔案轉化為電子檔案上系統的比例很低。

高校應該在已有“全國來華留學生管理信息系統”的基礎上，根據自己的教學特色和留學生檔案的分類，自主開發適合自身的留學生檔案管理系統，適當增減留學生檔案的種類和內容，提高留學生檔案的查詢與利用效率。

4.5 提高留學生檔案信息資源的利用率

為提高高校的教學水平、科研水平、經濟效益以及社會效益，在留學生檔案信息資源開發利用工作上應加大力度、補齊提供利用服務的短板。高校檔案館應通過定期編纂留學生檔案文獻匯編、編制留學生檔案管理宣傳冊、開通簡便易行的網絡查檔路徑等措施，積極為學生、教師和行政人員提供檔案利用服務。與此同時，高校應當重視提高留學生檔案的電子化水平，實現留學生檔案的網上查閱或電子化查閱，從而提升留學生檔案信息資源的利用率。

5 結語

“一帶一路”倡議下高校留學生特色檔案信息資源數據庫的建設有利于高校將面向國際化的辦學模式不斷推向深入，有助于高校重點面向“一帶一路”沿線國家開展招生宣傳工作，在擴大招生規模、提高教學質量、推動相關專業開設和學科建設以及促進“一帶一路”沿線國家文化教育交流等方面發揮積極的作用。

本文為2019年度國家社會基金：“一帶一路”涉外檔案文獻編研研究（項目號：19BTQ092）的階段性成果。

參考文獻：

[1]來華留學統計[EB/OL].http：//www.moe.gov.cn/ jyb_xwfb/gzdt_gzdt/ s5987/201904/t20190412_377692.html 2019-04-12/2019-04-20.

[2]楊保樂.廣西高校留學生檔案管理探析[J].山西檔案，2014（1）：97-99.

[3]教育部、國家檔案局.高等學校檔案管理辦法[Z].2008-08-20.

[4][6]黃夏基，楊保樂.高校留學生檔案的管理及開發利用探析[J].檔案時空，2013（12）：29-30.

[5]趙秀梅.高校外國留學生檔案管理工作存在的問題及對策[J].內蒙古師范大學學報（教育科學版），2013（1）：163-164.

[7]教育部辦公廳關于啟用全國來華留學生管理信息系統的通知[Z].2004-06-10.

[8]段小平.讓檔案工作成為高校建設中不可或缺的力量——蘭州大學檔案館做好檔案資源建設和開發利用工作服務學校發展[N].中國檔案報，2016-03-31（03）

作者單位：鄭慧，廣西民族大學民族研究中心;黃艷芝，華藍設計（集團）有限公司 來稿日期：2019-12-12）