辦公自動化對事業單位檔案管理的影響

楊焰

【摘要】社會在發展，科技在進步，信息技術為新時期的檔案行業發展帶來了新的機遇和挑戰。事業單位的檔案管理也應該不斷適應新時代、新技術和新要求，將檔案管理與計算機技術有效結合起來，在傳統的辦公室中采用新模式、新方法來提升檔案管理效率，實現檔案管理辦公自動化。本文從辦公自動化的核心理念入手，詳細分析了辦公自動化對事業單位檔案管理的影響，并提出了兩者有效融合、共生共贏的路徑思考。

【關鍵詞】辦公自動化;事業單位;檔案管理;影響

隨著社會經濟的不斷發展，檔案的重要性和內在價值逐漸顯現出來，事業單位應該對檔案管理予以足夠的重視。如今，“互聯網+”時代的到來和信息技術的日新月異，都為事業單位的檔案管理提供了新的發展機遇。如何將計算機技術與檔案管理有效結合起來，發揮科技在檔案管理工作中的重要作用，從而促使檔案能夠實現其應有的價值，是事業單位的檔案管理部門應該持續深入思考的問題。

一、辦公自動化的概述

辦公自動化是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式。鑒于信息技術的發展速度較快，現代化的辦公自動化應該采用最先進的辦公設備和信息技術，在辦公室領域全面實現辦公業務活動物化于人以外的各種辦公設備中，從而形成“人—機信息處理系統”。此外，辦公自動化強調辦公的便捷高效，因此要具有易用性、實用性、穩定性、嚴密性與開放性。由此可見，在某種意義上來說，檔案管理也屬于辦公室業務的一種，辦公自動化在很大程度上能夠實現檔案管理質量的飛躍和水平的提升，是事業單位加強檔案管理的最佳路徑選擇。

二、辦公自動化對事業單位檔案管理的影響分析

（一）有助于保護檔案的安全性、完整性、環保性。事業單位由于部門較多，檔案數量比較龐大，類別也比較多，檔案管理有一定難度。應用辦公自動化系統管理事業單位的檔案能夠最大程度確保檔案的安全性和完整性。比如，一些年代比較久遠的文書檔案，本身就脆弱不堪，每一次查閱就是對檔案本身的折損。但有了辦公自動化系統，紙質檔案可以轉化為電子檔案，查詢人在電腦前就能夠調出該檔案的圖片，避免了相應的損耗。與此同時，辦公自動化系統擁有存儲時間長、信息量大、穩定性強等優點，且不易受到環境的影響和限制，這對于檔案的保存與儲藏來說是極大的優勢。尤其是對于一些特殊的檔案保管，管理人員完全可以利用網絡傳輸電子資源，從而確保原始檔案的穩定性、安全性和完整性。此外，傳統的紙質檔案在事業單位檔案管理中占據了較大比例。但是，基于環保的理念，大量用紙會造成資源的極大浪費。因此，提倡使用辦公自動化，形成無紙化辦公，既響應了國家“低碳環保”的號召，又在一定程度上為社會的可持續發展貢獻了一分力量。

（二）有助于提升事業單位檔案管理與綜合管理效率。首先，引入辦公自動化系統后，關于檔案的形成、存檔、查閱、借閱、管理等全過程都可以通過信息系統來進行，這就使得檔案的管理更加透明。檔案從無到有的過程都能夠展現在員工面前，使得單位員工在不經意間也參與到了檔案管理的過程當中，并擔當了監督員的作用。其次，傳統的檔案管理方式多以人工為主，歸檔、查詢、借閱都需要檔案管理人員親自處理，工作量大，耗時長，效率低下。但是如果將辦公自動化加入到檔案管理當中，就能夠從環節和流程上節約時間，在為工作人員提供便利的同時，也能夠更加滿足借閱人和歸檔人的需求，為其提供更好的服務。與此同時，借助辦公自動化系統處理檔案還可以增強檔案管理的規范性與標準化，從而促使事業單位的檔案管理更加快捷、高效，綜合管理能力全面上水平。最后，合理應用辦公自動化，還可以將信息技術的作用和價值充分地發揮出來，實現檔案資源的互利共享，這對于挖掘檔案內在的應用價值、增強檔案的有效利用，加快檔案的流轉速度具有巨大的促進作用。

（三）對管理人員的素質能力提出了更高的要求。辦公自動化與檔案管理結合后，對檔案管理人員提出了更高的要求。部分事業單位在之前的管理中，對檔案的管理并沒有投入太多的力量，尤其是在人力方面。檔案管理人員通常學歷較低、年齡較大，接受新鮮事物的能力較弱，對于計算機技術和信息技術不敏感。而在引入辦公自動化系統后，這部分人員亟待進行培訓。不僅是技術方面的專業培訓，要想全面實現辦公自動化下的檔案管理，必須還要進行檔案方面專業知識的補充，增強檔案管理人員的政治意識和思想道德修養，以便更好地應用辦公自動化系統促進檔案管理的全面發展。

三、提升辦公自動化與事業單位檔案管理融合的路徑思考

（一）更新傳統觀念，提高檔案管理重視程度。要想加強檔案管理與辦公自動化的融合效果，首先要從檔案管理人員的認識上入手，更新傳統的檔案工作理念，樹立有利于檔案工作科學發展的思想理念，解放思想，與時俱進，轉變思維方式，加快構建與新時代檔案工作相適應的思想觀念，以促進事業單位的檔案管理形成科學發展的新局面。而從事業單位本身來說，要改變之前“重存儲、輕利用”檔案管理理念，提升對檔案管理的重視程度，從人力物力財力上給予支持，切實將檔案管理提升到更重要的位置上來，加快建立辦公自動化與檔案管理相融合的新型管理模式。

（二）提升管理效率，建立現代檔案管理制度。利用辦公自動化發展的契機，將檔案管理與辦公自動化融為一體。使得辦公自動化系統當中，文件從起草、首發、辦結到電子文件設計的組卷、著錄、歸檔、查檔等各個環節均能夠根據檔案管理工作需求進行記錄，且需要全面處于檔案管理系統的監管，從而實現辦公自動化與檔案管理的完美對接，保證檔案的安全性以及檔案管理過程的標準化和規范化。此外，還要建立相應的現代檔案管理制度來持續加強辦公自動化與檔案管理的融合，進一步提升管理效率，增強檔案信息的資源共享，密切事業單位各部門之間的聯系合作，提高檔案辦公自動化的工作能力。

（三）加強人員培養，組建適應發展需求的隊伍。計算機技術的不斷更迭使得檔案管理人員必須盡快提升自身的各項素質和專業能力，并在持續的實踐過程中增強操作能力，提升檔案部門的服務水平。引入多元化的培訓教育模式，定期開展講座、實操等培訓教育，著重加強檔案管理人員對于信息技術、網絡技術等先進科學技術的水平。同時，還要對其思想政治意識和職業道德方面進行教育引導，堅定政治立場，端正工作態度，從思想認識入手保障檔案管理各項工作的有序開展。

四、結束語

綜上所述，隨著國家信息技術的飛速發展，事業單位的檔案管理應該著眼新時代的發展要求，進一步強化辦公自動化與檔案管理的融合共生，通過辦公自動化的技術優勢實現事業單位檔案管理質量的提升。同時，檔案管理部門要進一步強化檔案為民服務的思想理念，弘揚工匠精神，開啟新時代檔案工作發展新格局。

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