交通設計企業(yè)檔案信息化建設的思考與展望

吳珊 王敏

摘 要：隨著我國現(xiàn)代化建設進程的不斷深入推進，我國的交通體系也變得越來越復雜，如何有效的加強交通設計企業(yè)檔案信息化管理，從而應對交通行業(yè)信息化以及數(shù)據(jù)化的發(fā)展要求成為了當前人們需要關注的熱點問題之一。作為交通行業(yè)發(fā)展中的重要信息資源之一，交通檔案的信息化程度不僅對我國交通事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生直接的影響，還對交通設計企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供明確的發(fā)展建議。本文從當前我國交通設計企業(yè)檔案開展信息化建設工作的重要性出發(fā)，論述了當前我國交通設計企業(yè)檔案在開展信息化建設工作時存在的問題以及應對策略，希望能夠在明確交通設計企業(yè)檔案信息化建設思路的基礎上，優(yōu)化交通設計企業(yè)檔案信息化管理模式。

關鍵詞：交通設計企業(yè);檔案信息化建設;思考與展望

所謂的交通設計企業(yè)檔案信息化指的是通過設立文字資源數(shù)據(jù)庫的形式以數(shù)據(jù)化、信息化的方式記錄交通體系中的與交通有關的數(shù)據(jù)信息資料。大數(shù)據(jù)時代的到來，使得檔案管理的方式也發(fā)生相應的調(diào)整，為了能夠滿足日益龐大的交通體系，交通設計企業(yè)應當積極主動的開展業(yè)務檔案數(shù)據(jù)信息庫的建設工作，實現(xiàn)交通設計企業(yè)內(nèi)部業(yè)務數(shù)據(jù)信息的輸送以及共享，確保相關工作人員在開展交通設計方面的相關業(yè)務時能夠通過該數(shù)據(jù)庫來查找相關資料，甚至是輕松快捷地調(diào)用歷史業(yè)務的相關資料，提升交通設計企業(yè)整體工作效率的同時，還能夠充分的挖掘交通設計企業(yè)檔案資源，提升檔案信息資源的運用率。

一、當前我國交通設計企業(yè)檔案開展信息化建設工作的重要性

1.有利于滿足信息化社會對于交通設計企業(yè)發(fā)展的要求。交通設計企業(yè)檔案信息化建設工作的開展不僅能夠有利于滿足信息化社會對于交通設計企業(yè)發(fā)展的要求，還能夠提升檔案科技水平，從而提升交通設計企業(yè)業(yè)務管理的整體工作質(zhì)量。作為提高交通設計企業(yè)業(yè)務管理能力的主要手段之一，檔案信息化建設工作能夠幫助相關工作人員梳理交通設計企業(yè)相關的業(yè)務流程，確保交通設計企業(yè)業(yè)務管理能夠順利有序的開展，從而提升交通設計企業(yè)業(yè)務管理流程整體的工作效率。與交通設計企業(yè)信息化檔案的形式相比，傳統(tǒng)的交通設計企業(yè)的檔案管理工作主要以紙質(zhì)的形式來保存相關的交通設計資料，如果相關工作人員因為業(yè)務的需要而查找某些資料時，需要浪費大量的時間用于查找資料，從而降低整個業(yè)務工作的推進效率。借助于信息化檔案的形式能夠降低資料查找的難度，確保相關工作人員能夠在短時間內(nèi)以最快的效率查找到想要的資料，從而提升交通設計企業(yè)業(yè)務管理工作效率。

2.有利于實現(xiàn)交通設計企業(yè)檔案管理方式改革工作的需求。交通設計企業(yè)檔案信息化建設工作的開展有利于實現(xiàn)交通設計企業(yè)檔案管理方式改革工作的需求，大幅度的提升交通設計企業(yè)檔案管理的效率，實現(xiàn)交通設計企業(yè)檔案管理模式的優(yōu)化。隨著我國交通系統(tǒng)的不斷完善，交通設計企業(yè)檔案更新的頻率也變得越來越高，再加上交通檔案類型的不斷增加，如果采取了傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅會增加檔案管理工作人員的工作壓力，還會浪費大量的物力以及財力資源，無形中降低了交通設計企業(yè)市場競爭軟實力。交通設計企業(yè)檔案信息化建設工作不僅能夠以最低的成本實現(xiàn)企業(yè)檔案的有效歸檔，提升檔案歸檔的正確性，還能夠為交通設計企業(yè)業(yè)務的正常開展奠定工作基礎。

3.有利于提升交通設計企業(yè)工作管理水平。作為交通設計企業(yè)工作開展過程中不可或缺的重要業(yè)務資料之一，交通設計企業(yè)檔案具有十分重要的參考價值，交通設計企業(yè)檔案不僅能夠為相關工作人員優(yōu)化交通設計提供資料的參考，還能夠真實記錄交通設計企業(yè)所提交的各項交通設計方案。交通設計企業(yè)檔案信息化建設能夠為工作人員在獲取相關的業(yè)務資料信息時提供便利的查閱和儲存方式，切實有效的提升了交通設計企業(yè)市場競爭軟實力，擴大了交通設計企業(yè)在市場中的份額，實現(xiàn)交通設計企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、當前我國交通設計企業(yè)檔案在開展信息化建設工作時存在的問題

1.檔案信息化建設進程推進緩慢。檔案信息化建設進程情況與交通設計企業(yè)關于檔案管理信息化建設重視程度有著直接的聯(lián)系。一方面，作為輔助性的管理部門之一，檔案管理部門長期處于管理邊緣化的地位，雖然交通設計企業(yè)日常的業(yè)務工作開展對于相關業(yè)務檔案資料的依賴程度較高，但是由于具體從事人員較少，使得交通設計企業(yè)檔案整合的工作難以得到充分的推進，現(xiàn)有的專業(yè)型人才缺失，以至于交通設計企業(yè)檔案信息化建設工作在開展過程中缺乏相應的技術支持，一人多崗的情況使得檔案管理工作缺乏系統(tǒng)化思路。另一方面，大部分的檔案相關工作人員對于交通設計企業(yè)檔案信息化建設缺乏正確的認知，在日常的檔案管理工作開展過程中無論是檔案管理工作思路，還是檔案管理工作模式仍然沿用傳統(tǒng)的手段，限制了企業(yè)信息化檔案作用的充分發(fā)揮。

2.交通設計企業(yè)檔案信息化建設缺乏相應的設計思路。雖然我國信息化建設進程不斷推進，但是在檔案信息化建設方面仍處于發(fā)展的初級階段，由于交通設計企業(yè)檔案信息化建設缺乏相應的設計思路，使得專業(yè)技術人員配置方面存在諸多的問題，職責交叉以及分工模糊等問題難以采取有效的解決措施，降低了檔案信息化建設工作的整體效率。與此同時，雖然一部分的檔案資料已經(jīng)實現(xiàn)了信息化，但是由于各個業(yè)務部門之間在使用以及管理的過程中出現(xiàn)了各自為政的情況，難以深度挖掘交通設計企業(yè)檔案資料的內(nèi)部數(shù)據(jù)信息，信息化技術應用較為表面，無法切實有效的提升交通設計企業(yè)檔案管理水平。此外，交通設計企業(yè)在錄入檔案管理資料時由于所使用的格式不夠規(guī)范，再加上全行業(yè)對于檔案信息管理使用軟件缺乏統(tǒng)一的標準，使得數(shù)據(jù)不兼容的問題頻頻發(fā)生，導致交通檔案管理工作出現(xiàn)混亂的尷尬問題。

3.交通設計企業(yè)檔案信息化建設專業(yè)人才缺乏。一方面，由于交通設計企業(yè)對于檔案管理人才缺乏重視，普遍存在非科班出身的工作人員負責日常的檔案管理工作，雖然交通設計企業(yè)在日常的管理工作中也意識到檔案管理工作人員培訓的重要性，但是由于受到一人多崗等問題的影響，使得檔案管理工作人員長期面臨著巨大的工作壓力，難以有效的激發(fā)工作人員業(yè)務能力提升的意識。與此同時，有的檔案管理工作人員認為檔案管理部門就是“養(yǎng)老部門”，沒必要提升自身的業(yè)務技能，使其無法及時跟上檔案信息化建設工作的腳步。另一方面，由于交通設計企業(yè)檔案信息化建設專業(yè)人才缺乏，特別是信息化技術水平較為突出的人才的缺失，使得檔案資料信息化轉(zhuǎn)換工作難以得到有效的推進。

三、當前我國交通設計企業(yè)檔案開展信息化建設的策略

1.明確交通設計企業(yè)檔案信息化建設具體途徑。交通設計企業(yè)應當構建完善的交通檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的過程中應當避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容的問題。檔案管理人員在進行業(yè)務數(shù)據(jù)歸檔工作的過程中對所用的電子文件進行分項檢查，重點檢查所采集的信息是否與紙質(zhì)原件保持高度的一致，避免所收集數(shù)據(jù)信息的真實性以及完整性受到破壞。

2.明確交通設計企業(yè)檔案信息化建設設計思路。首先，交通設計企業(yè)應當明確檔案信息化建設設計思路，對于交通設計企業(yè)整體的業(yè)務流程進行全方面的分析，以此為基礎整理現(xiàn)有的檔案資料，從而明確檔案信息化建設的需求。其次，為了能夠深度的挖掘檔案的內(nèi)部價值，交通設計企業(yè)需要采取動態(tài)性的調(diào)整策略，積極主動的邀請相關專業(yè)的專家結合交通設計企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務開展情況以及檔案信息化建設進程給予專業(yè)性的指導，從而優(yōu)化檔案信息化建設整體流程。最后，交通設計企業(yè)應當正確的認識到檔案信息化建設工作的重要性，從而提升檔案信息化建設工作的緊迫性，采取統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理的模式開展專項工作，確保檔案信息化進程中所面臨的難題能夠得到有效的解決。

3.加強交通設計企業(yè)檔案信息化建設專業(yè)人才培養(yǎng)力度。首先，交通設計企業(yè)應當從招聘環(huán)節(jié)入手，結合行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)以及其他行業(yè)關于檔案管理崗位的招聘要求，重新調(diào)整本單位的檔案管理人才的招聘標準，在招聘時應當優(yōu)先考慮具有計算機基礎的人才，采取高待遇的方式，從而吸引優(yōu)秀的人才。其次，交通設計企業(yè)需要結合企業(yè)檔案信息化建設設計思路來制定完善的人才在職培訓策略，雖然交通設計企業(yè)檔案信息化建設工作的不斷開展，使得檔案管理業(yè)務知識的更新速度也隨之提升，為了能夠確保檔案管理人員的信息化技術水平得到有效提升，要求檔案管理人員加入到檔案信息化建設工作中，以學帶練，從而提升自身的專業(yè)技能。最后，為了擺脫檔案管理部門就是“養(yǎng)老部門”的錯誤認知，交通設計企業(yè)應當建立合適的考核機制，將考核結果與薪酬等進行掛鉤，有效地激勵檔案管理工作人員的工作積極性。

四、結束語

首先，交通設計企業(yè)應當明確交通設計企業(yè)檔案信息化建設具體途徑，構建完善的檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫。其次，交通設計企業(yè)應當明確交通設計企業(yè)檔案信息化建設設計思路，以此為基礎整理現(xiàn)有的檔案資料，從而明確檔案信息化建設的需求。最后，交通設計企業(yè)應當加強企業(yè)檔案信息化建設專業(yè)人才培養(yǎng)力度。

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（作者單位：貴州省交通規(guī)劃勘察設計研究院股份有限公司）