醫院檔案信息化建設中存在的問題及優化方式研究

程華

摘 要：近年來，隨著科學技術的飛速發展，各行各業信息化程度日益加深，醫院作為社會職能部門，也逐步加大了信息化建設投入，尤其是醫院檔案信息化建設。這不僅能彌補了傳統醫院檔案管理中存在的不足，還有助于提高醫院檔案管理水平。但醫院檔案信息化建設過程中出現的問題亦不容忽視。因此，文章針對檔案信息化建設過程中出現的觀念不足、管理制度不完善以及管理人才缺失的問題提出了優化方式，以期進一步推動醫院檔案信息化建設進程。

關鍵詞：檔案信息化建設;醫院檔案管理;優化方式

一、醫院檔案信息化建設的意義

1. 有利于醫院的可持續發展。檔案的信息化管理能有效提高醫院整體管理水平和效率，改善醫患關系，為醫院樹立更積極正面的社會形象，吸引更多患者前來就醫看診。另外，檔案信息化不僅能減少人工的使用，讓更少、更專業的人做更多、更優質的事，也能大大減少檔案的存儲空間，節省費用。還能減少紙質檔案的產生，節約紙張的使用，實現少紙化檔案存檔。醫院實現人盡其責，物盡其用，一切資源都用在刀刃上，從而降低運營成本，實現綠色可持續發展。

2.提高醫院的整體管理水平。眾所周知，傳統檔案管理模式中，檔案是以紙質形式存儲管理的，需要大量人工進行收集、登記、檢索、利用等，工作繁瑣，工作量大，效率低下，且容易出錯。比如，由于醫院工作的復雜性，每天都會產生大量的檔案，各科室很容易出現保管不當，造成原始檔案的丟失;人工登記具有很大的不確定性，工作人員可能會因為各種主客觀情況錯記、漏記等;一般來講，人工檢索的精確度不會很高，多份檔案也不會存放在同一處，因此，檔案工作人員會將大量的時間浪費在進出庫房和翻找資料上;有的檔案由于保存時間過久，紙質比較脆，一不小心就會弄破，多次復印也會對檔案造成不可逆的損壞。而實行檔案的信息化管理以后，紙質文件都可以經過掃描形成電子檔案，以后的檔案收集、登記、檢索和利用也都可以通過計算機進行，這樣就可以有效避免上述問題，既保證了檔案的安全，也實現了檔案管理的完備性、系統性和高效性。

3.提高醫院的綜合競爭力。檔案信息化是大勢所趨，有實力的醫院一定是管理科學且具有前瞻性的，這樣的醫院不會讓檔案管理成為阻礙其全面發展的短板。因此，是否實現了檔案信息化，在一定程度上反映了醫院的綜合實力。另外，相比于傳統的檔案管理模式，檔案信息化管理能夠打破科室界限，將所有科室聯系起來，成為覆蓋全院的檔案信息化網絡，實現檔案資源共享。醫生就能夠更及時、準確、全面地了解患者的既往病史，為其制定更適合的治療方案，從而提高患者的滿意度，建立起更和諧的醫患關系，進一步提高醫院的綜合競爭力。

4.保障檔案的真實性。電子檔案的優勢不僅在于易傳輸、易管理、易利用，還在于它相比于紙質檔案更能保證檔案信息的正確性和完整性。眾所周知，紙質檔案一旦破壞很難復原，因此水災、火災、人為過失、甚至時間，都是紙質檔案保持完整性的敵人。

二、醫院檔案信息化建設中存在的問題

1.檔案信息化建設觀念不足。近年來，醫院信息化建設遍地開花，在我國各級醫院都得到大力推進，這一方面能夠優化醫院管理模式，提高整體工作效率，為醫院帶來更多效益。但另一方面，也勢必會對傳統的醫院管理模式產生極大的沖擊，致使醫院領導、醫護人員，甚至是檔案部門的管理人員出現適應性障礙，不能快速調整思路，轉變思想，適應新的工作模式。而這種適應性障礙的源頭是他們對檔案信息化建設的不關心、不了解、不重視，重點表現在兩個方面：一是對信息技術的發展重視不夠。醫院的管理和檔案工作人員對現代科學技術發展的信息缺乏關注度、敏感度，很少主動查尋現代信息化技術發展的方向及進程。因此，不能根據醫院檔案信息工作的實際情況和需要，對檔案信息化建設提出建設性的意見。二是紙質檔案數字化熱情不高。大多數醫院的檔案管理人員是滿足于現狀，只要檔案保存，不丟失或損壞就行，他們不愿意投入大量的人力、物力和財力。同時也對數字化掃描帶來的巨大工作量望而卻步，進而導致醫院信息化建設流于表面，進展緩慢。

2.檔案信息化管理制度不完善。醫院檔案信息化建設的實現，依托于一套科學、健全、完善且具有統一標準的管理程序，這樣數字信息的采集、篩選、分類等基礎環節才能高效、有序進行。如果各科室、各醫院之間的數據分析無法統一標準，那么就無法實現檔案信息的互聯、互通、共享，更談不上檔案的信息化管理了。就目前的醫院檔案信息管理情況看，各個醫院都是根據自身情況來制定相應的檔案信息化管理系統。這些系統有的是自主研發，有的是外包給軟件公司開發，還有的是醫院信息化系統自帶的檔案管理模塊，醫療系統本身并沒有形成一套完善嚴謹的檔案信息化建設標準和規范，致使醫院內部以及各醫院之間沒法實現資源共享，嚴重制約了醫院工作效率，影響了檔案信息化建設進程。

3.檔案信息化管理人才缺乏。一支高素質的檔案信息化管理隊伍，是檔案信息化系統高效有序運行的關鍵。因此，現代化的檔案信息化管理人員，不僅要掌握信息化管理設備的使用知識，還要掌握設備維護的相關技術。然而，當前醫院檔案管理人員素質參差不齊，整體偏低。大多數醫院檔案管理人員結構老齡化嚴重，年齡偏大的檔案管理人員對新事物接受度低，學習能力差，對檔案信息化系統的使用極其生疏。還有的醫院檔案管理人員身兼數職，分身乏力，無法騰出更多的時間和精力去學習和掌握檔案信息化管理技能，只能淺嘗輒止，被動應付。醫院檔案信息化建設人才嚴重不足，不僅阻礙了醫院信息化建設工作的進程，還嚴重影響了醫院的整體服務效率和服務水平。

三、醫院檔案信息化管理的優化方式

1.轉變管理觀念，強化對檔案管理信息化的重視。首先，醫院管理層作為醫院宏觀發展方向的把控者，要以身作則，積極探索、勇于變革，多關注信息化發展有關的消息，多思考醫院信息化建設的相關問題，認識到檔案信息化的巨大優勢，以及其對醫院總體建設與發展的保障和促進作用。其次，檔案管理人員要積極轉變檔案管理觀念，緊跟醫院信息化建設步伐，拓寬視野，加強學習，把先進的檔案管理理論同醫院現有的檔案管理信息化建設進行有機結合，推動檔案管理由封閉走向共享，由紙質走向數字化、電子化，實現檔案管理從管理實體向管理數據轉變，從分散利用向整合共享轉變。

2.完善檔案信息化建設的相關規章制度。無規矩不成方圓，要想建立高效有序的信息化檔案管理系統，醫院各部門必須執行統一的檔案信息管理標準。因此，醫療衛生相關領導部門要主動進行干預，根據現在的信息化建設情況，以及未來的發展趨勢，做出合理預判，制定出一套符合實際的檔案信息化建設行業標準和行為規范，指導各醫院的信息化建設沿著同一方向并肩前進。這樣整個醫療衛生系統才能緊密的聯系在一起，真正實現信息共享和信息交流。這不僅有利于醫院本身的發展，也將惠及整個醫療衛生系統，推動全行業的健康發展。另外，醫院內部要建立和完善檔案信息管理監督體系，將檔案信息化建設納入醫院目標考核管理之中，指定主管領導，成立專門機構，進行全程監督，對檔案管理人員的日常工作定期檢查，及時糾錯，及時整改，嚴格落實檔案工作責任制，提高全員檔案意識，敦促他們把檔案信息化工作做細做好，使醫院檔案管理逐步走向規范化、系統化。

3.加大資金投入力度，搭建資源共享平臺。要想持續推進檔案信息化建設，實現醫療機構綜合資料的信息化管理，醫院就需要把檔案信息化建設列入年度預算，盡量爭取更多的專項資金，引進更加安全、有效、性能更加優良的信息化設備。這些資金和設備一方面用于搭建統一的醫院檔案信息化平臺，規范醫院檔案信息化系統軟硬件的管理，提升系統性能，打破各醫療單位之間的信息壁壘，最大化發揮其互聯互通共享的作用。

4.引進人才，加強檔案隊伍建設。首先，可以在高校引進檔案專業人才，為醫院檔案信息化團隊注入新的血液，增添新的活力，激發整體工作熱情。其次，理清崗位職責，清晰職能范圍，做到專人專職專責，告別一崗多人、多崗一人的混亂管理模式，使醫院檔案管理人員專注于醫院檔案信息化建設，專注于自身業務知識和業務技能的提升。最后，為醫院檔案管理人員制定培養計劃，系統強化檔案管理知識和信息化知識，并推薦業務骨干參加繼續教育培訓和各種形式的業務交流，全面提升檔案管理人員的業務素質。

四、結束語

現今，信息化、數字化已經成為醫院管理的主流趨勢，應用于醫院管理的方方面面，不僅方便了醫護人員，也方便了眾多患者。因此，醫院檔案信息化建設一定要緊緊跟上醫院信息化發展的步伐，不能因噎廢食，出現一些問題和困難就質疑檔案信息化建設的重要性和必要性。要看到檔案信息化的優勢，善加利用，使其更好地服務于醫院醫療、教學、科研等業務工作，為醫院綜合實力、競爭力的提升提供更多助力。

參考文獻：

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[3]李凌霄.醫院檔案管理信息化建設的問題與措施[J].中西醫結合心血管病電子雜志，2019

（作者單位：菏澤市立醫院）