從冒用調離人員操作代碼和口令引發的思考

■周慶蘭

案例背景

口令和密碼管理是資金結算、信用保證的重要工具。口令和密碼管理不嚴，直接影響到資金的安全。中國人民銀行分支機構應指定專人保管空白開戶許可證。空白開戶許可證保管應做到入庫（柜）保管，證、印分管，應建立手工空白開戶許可證保管登記簿，據實登記空白開戶許可證的出入庫保管和領用情況。由于一些支行對重要空白憑證管理存在認識、操作和監督等方面的缺陷，形成了一定的風險隱患。

案例情況

筆者在某支行開展內部控制審計時，發現該行銀行賬戶管理系統空白開戶許可證領用登記簿，某日領入基本開戶許可證1 000 份、臨時開戶許可證500 份，領入人員竟然是已調離該行的人員。按照規定，個人證書責任人應設置較為復雜的證收密碼，密碼位數至少8 位，由字母、數字等組成，并不得向任何人泄漏，且每3 個月進行更換。調離人員操作代碼和密碼緣何他人知曉？為何該行人員仍然借用調離人員的操作代碼而沒有停用？經詢問，一是因為單位人員不足，沒有調離前一直借用調離人員的代碼以解決崗位設置人員不足的矛盾。二是此人調離后，該支行未及時請示上級行，對調離人員的操作代碼如何進行修改、凍結或刪除的問題，以至不了了之，造成長期借用調離人員代碼的局面。此案例暴露出某支行管理混亂，業務人員不思進取、責任心不強，亟需引起有關部門和領導的關注。

案例分析

究其原因，一是風險防范意識不強。經辦人員未認真學習《空白開戶許可證管理辦法》、《中國人民銀行會計基本制度》和操作代碼及口令相關管理規定，對空白開戶許可證領用手續不清楚，對其中隱藏的風險沒有引起足夠的重視，將空白開戶許可證管理規定視為擺設。經辦人員明明知道，調離人員已經不在本行了，還一直借用調離人員的代碼和口令，這有悖常理，卻沒有引起關注。二是領導重視不夠。該行平時借用調離人員的代碼，領導沒有過問甚或默許，會計人員崗位離崗時，應按規定辦理交接手續，未辦理交接手續不得離崗。此案例中，員工調離支行后還借用調離人員代碼，其實質就是沒有辦理交接手續，風險控制措施無法有效實施。三是檢查走過場。按規定，部門負責人應每季檢查一次空白開戶許可證庫存、保管和使用情況，并記錄檢查情況。分管行長應對保管的空白開戶許可證進行不定期的檢查，但有的檢查監督不力，以至問題隱藏這么多年一直沒有被發現。

案例風險

此案例反映出該行對操作員代碼和空白開戶許可證的管理不力，背后隱藏的風險不容忽視。一是責任難以明確。操作員只能在自己的權限內進行操作，而該行冒用調離人員代碼和密碼領取空白開戶許可證，一旦發生業務差錯或責任事故，相關責任難以明確。二是風險隱患增大。空白開戶許可證憑證必須專人負責嚴格管理，保管應做到入庫（柜）保管，證印分管。如若重要空白憑證保管庫可以隨意進入，無需本人而是借用他人名義登記就可以領取，這其實是違反內控制度要求，違規兼崗甚或“一手清”，極有可能給不法分子以可乘之機，風險隱患實難控制。三是助長了不正之風。該行對空白開戶許可證的檢查走過場，經辦人員容易產生僥幸心理，有章不循違章操作的現象會愈演愈烈，甚至可能引發事故或案件。

相關建議

此案例暴露出該支行管理上的嚴重漏洞，建議：

1.提高思想認識。一個會計人員的過錯，是群體性的麻木。此案例雖然是個案，卻反映出該支行從會計人員到部門負責人到分管行領導對重要空白憑證管理的認識不夠。要經常性地開展職工思想意識、案件防范意識、責任意識教育，牢固樹立風險意識、制度意識，提高防范案件的自覺性。

2.規范操作行為。組織相關人員認真學習《開戶許可證管理辦法》、《中國人民銀行會計基本制度》以及個人CA證書管理相關規定。建立健全銀行結算賬戶業務授權制度和業務復核制度，加強內部控制和管理，個人代碼和密碼應妥善保管，嚴禁轉借、混用，防止銀行結算賬戶業務處理“一手清”。尤其對新上崗或轉崗人員要加強思想教育，督促他們學習制度文件，仔細領會文件精神，不斷提高制度的執行力。

3.加強日常監管。案件防范關鍵在于落實制度，落實制度不僅要體現在事前、事中，還要體現在會計主管、事后監督、主管行長檢查等環節。在平時工作中，經常開展內控檢查，及時發現和糾正會計人員有章不循的行為，提高操作人員遵守規章制度的自覺性。檢查工作絕不能走過場，要及時發現問題，并督促有關部門進行整改，對違規操作行為要及時追究有關人員的責任，以儆效尤。同時，應定期排查員工特別是要害崗位人員生活和思想狀況、制度落實等情況，及時發現和掌握員工思想情緒波動情況，防患于未然。