檔案信息的電子化管理改革方法研究

馬駿凌

摘 要：隨著現(xiàn)代化科技不斷發(fā)展，電子化技術(shù)越來越普及，電子化管理成為大勢所趨。相對于傳統(tǒng)的管理方式，電子化管理的優(yōu)勢更為突出，工作效率更高，在新時(shí)代的背景下，更能滿足人們的管理需求，因此，應(yīng)用范圍將越來越廣。然而，在檔案信息電子化管理中還存在較多的問題，必須要對電子化管理方法進(jìn)行相應(yīng)的改革。

關(guān)鍵詞：檔案信息;電子化管理;改革方法

隨著電子化管理在檔案信息中的應(yīng)用越來越廣泛，檔案信息工作中產(chǎn)生了越來越多的電子化檔案，其中涉及一些歷史階段性成果，這些成果均具有歷史價(jià)值。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展下，新科技給電子化檔案信息管理提供了必要的技術(shù)支持，在檔案信息電子化管理進(jìn)行改革時(shí)，必須要結(jié)合新時(shí)代技術(shù)的發(fā)展，充分發(fā)揮科技的優(yōu)勢，并采用現(xiàn)代化思維，有序地促進(jìn)電子化管理的改革。

1 檔案信息電子化管理的概述

1.1 檔案電子化管理的含義

要實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，就必須要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將二者有機(jī)融合，因此，檔案電子化管理是現(xiàn)代化科技不斷發(fā)展的產(chǎn)物。通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建軟件應(yīng)用平臺(tái)，將檔案信息通過這個(gè)平臺(tái)的應(yīng)用進(jìn)行全面管控，提升電子化和信息化的技術(shù)，在電子化管理平臺(tái)中，主要包含的內(nèi)容有檔案的收集、錄入、歸檔、整理等。

1.2 檔案電子化管理的特征與優(yōu)勢

相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案信息管理方法，從工作人員的角度上看：電子化檔案信息管理的應(yīng)用能有效提升工作人員檔案管理的水平和效率，緩解工作人員的工作壓力;從檔案信息的角度上看：使用電子化進(jìn)行檔案信息的管理能夠有效維護(hù)檔案信息的完整性與安全性，提升檔案信息的及時(shí)性。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，能有效優(yōu)化檔案信息的處理流程，提升處理速度，完善檔案信息。除此之外，采用電子化管理檔案信息能夠使檔案信息結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行多次拷貝，拓展服務(wù)領(lǐng)域，加快了科研成果轉(zhuǎn)化為效益的速度[1]。

2 檔案信息電子化管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案信息電子化管理普及不完全

對于部分公司單位而言，由于資金等各種條件限制，辦公時(shí)的檔案信息電子化管理配置設(shè)備有限，大多數(shù)小型企業(yè)或公司基本上都采取紙質(zhì)化檔案信息管理方式，采用紙質(zhì)文件進(jìn)行信息傳遞，檔案信息電子化管理普及并不完全。在辦公時(shí)，各部門、層級之間的交流與配合大多是以紙質(zhì)檔案為主，沒有達(dá)到全面的辦公自動(dòng)化普及程度，導(dǎo)致辦公自動(dòng)化與文書檔案電子化管理無法對接，在一定程度上限制了檔案信息電子化管理的發(fā)展，降低了檔案電子化管理的效率和質(zhì)量[2]。

2.2 電子化利用率低

在應(yīng)用檔案信息電子化管理過程中，部分工作人員還是沿襲著傳統(tǒng)的思想觀念和管理意識(shí)，習(xí)慣采用人工手動(dòng)的方式進(jìn)行檔案信息的管理工作，這種情況通常發(fā)生在年齡較大的工作人員當(dāng)中，年輕一代的工作人員對新鮮事物的接受程度較高，學(xué)習(xí)能力也較強(qiáng)，對于電子化檔案信息管理模式能夠很快適應(yīng)，但年齡較大的工作人員在使用過程中由于對新科技、新技術(shù)不了解，認(rèn)為人工手動(dòng)對信息進(jìn)行檢索、借閱更方便，因此并沒有將檔案信息管理的電子化納入管理全過程的使用中，造成電子化利用率低的現(xiàn)象，產(chǎn)生資源浪費(fèi)[3]。

2.3 電子化管理標(biāo)準(zhǔn)不完全

電子化是現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的產(chǎn)物，檔案信息電子化管理正處于發(fā)展中階段，傳統(tǒng)的電子化管理目前還存在著較多的問題，如檔案信息質(zhì)量低、相容性差等，缺乏健全的電子化管理標(biāo)準(zhǔn)，使用不健全的電子化管理標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息進(jìn)行電子化管理會(huì)降低管理效率。除此之外，在檔案信息中存在著部分信息，由于特殊原因無法錄入電子檔案中，需要人工操作完成，因此，需要對檔案信息電子化管理應(yīng)用健全電子化管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提升電子化管理的專業(yè)性，有利于文書檔案的全面管理。

3 檔案信息的電子化管理改革方法

3.1 完善電子化管理制度

在企業(yè)單位中對檔案信息應(yīng)用電子化管理時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要提升自身對電子化管理的意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息應(yīng)用電子化管理的優(yōu)勢以及應(yīng)用價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。對于單位管理的決策而言，電子化管理具有重要意義，因此，企業(yè)單位應(yīng)該要完善電子化管理制度，確保電子化管理充分發(fā)揮其作用。完善電子化管理制度可以從以下幾個(gè)內(nèi)容著手：首先，要建立健全檔案信息電子化管理的相關(guān)制度體系，如文書檔案中的文件保密制度、整理制度、歸檔制度等，通過這些制度相互之間的整合和連接，能夠?yàn)殡娮踊芾碇贫鹊於己玫幕A(chǔ);其次，為檔案信息電子化管理統(tǒng)一規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，如在電子檔案的制作、編輯等環(huán)節(jié)中，需要應(yīng)用統(tǒng)一的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，避免在電子檔案的制作和編輯等環(huán)節(jié)中出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象;最后，要重視專人負(fù)責(zé)制，這一制度的實(shí)施是處于檔案信息電子化管理的連續(xù)性和完整性的角度考慮的，同時(shí)要盡量減少電子化管理相關(guān)工作人員的崗位異動(dòng)或調(diào)整，便于工作人員定期、有序地開展工作，對檔案信息的完整性具有一定的作用[4]。

3.2 強(qiáng)化檔案信息電子化管理的日常工作

在檔案信息電子化管理中，日常管理工作時(shí)最基礎(chǔ)且最終要的內(nèi)容之一，因此要對檔案信息電子化日常管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，在日常管理工作中要完全按照制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，對擬定的標(biāo)題、檔案保密級別、保管時(shí)限進(jìn)行標(biāo)注，在每次使用過后，也要在檔案信息中記錄修改內(nèi)容。同時(shí)，要重視檔案信息的歸檔時(shí)間，要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔，便于保證檔案信息的完整性和時(shí)效性。工作人員要對檔案信息的相關(guān)信息進(jìn)行相應(yīng)的收集工作，整理在日常工作中形成的檔案資料，并對這些資料進(jìn)行整理、分析，篩選出較為重要的檔案信息進(jìn)行記錄，充分發(fā)揮電子化信息功能。

3.3 促進(jìn)文檔一體化建設(shè)和管理

從檔案信息電子化管理現(xiàn)狀來看，紙質(zhì)化手工操作檔案文件無法被電子化檔案信息管理完全取代，因此，要做好文檔一體化建設(shè)和管理工作。將紙質(zhì)化檔案信息與電子化檔案信息有效地結(jié)合起來，建立二者之間相互連接關(guān)系，應(yīng)用合理有效的管理方式實(shí)現(xiàn)文檔一體化共存管理，讓電子化管理和紙質(zhì)化管理達(dá)到優(yōu)勢互補(bǔ)和資源共享的目的，為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供憑證和依據(jù)。例如：可以利用文本方式和映像方式形成“通道”，連接電子文件和紙質(zhì)文件。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案信息電子化管理是科技發(fā)展的產(chǎn)物，是未來檔案信息管理的大勢所趨，在信息科技不斷發(fā)展的當(dāng)下，要實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化全面管理必須與時(shí)俱進(jìn)，采用先進(jìn)的電子設(shè)備和現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行完善。單位領(lǐng)導(dǎo)層則應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)電子化管理的優(yōu)勢所在，建立健全相關(guān)管理制度，并加強(qiáng)執(zhí)行力度，推動(dòng)檔案電子化管理的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]曾黎.檔案工作電子化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：76.

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[3]沈巧玲.檔案電子化管理面臨的問題及優(yōu)化對策[J].城建檔案，2018（01）：23-24.

[4]彭任任.新時(shí)期檔案信息電子化的創(chuàng)新性管理[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2017（16）：194-195.