太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案庫房安全管理要點(diǎn)分析

朱梅

摘 要：本文簡述檔案庫房安全管理常見問題，以太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案庫房的安全管理工作為例，分別從管理者意識(shí)、安全制度、數(shù)字化管理三方面闡述安全管理工作要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：太和縣;自然資源和規(guī)劃局;檔案庫房;安全管理

引言

太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案庫房保存了大量有關(guān)國土資源、工程規(guī)劃、鄉(xiāng)村建設(shè)、用地檔案等方面的檔案信息。由于檔案種類及數(shù)量大，對于檔案庫房的安全管理提出了高要求。檔案管理人員的管理水平與檔案安全管理工作水平存在直接關(guān)系，為保證檔案管理的規(guī)范化，需要明確檔案管理工作要點(diǎn)，為檔案庫房安全提供保障。

一、太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案庫房安全管理問題

在檔案管理工作中，由于檔案庫房中保存有重要的檔案材料，因此檔案庫房安全管理是檔案管理的重點(diǎn)工作內(nèi)容。而目前的檔案庫房安全管理工作中仍然存在以下幾方面的問題：

第一，管理層和基層工作者對檔案庫房安全管理的重視程度不足，同時(shí)缺乏責(zé)任意識(shí)與管理能力，導(dǎo)致檔案庫安全難以保障;

第二，安全管理機(jī)制不健全，未能設(shè)立有關(guān)檔案出入、安全、清潔等方面的專項(xiàng)制度，導(dǎo)致管理措施落實(shí)不徹底;

第三，檔案的信息化管理落實(shí)不到位，導(dǎo)致庫房中硬件、系統(tǒng)、設(shè)備、檔案存儲(chǔ)等存在安全隱患。

二、太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案庫房安全管理要點(diǎn)

（一）提高管理者安全意識(shí)和執(zhí)行力

檔案管理人員的責(zé)任感和執(zhí)行力是太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案庫房安全管理工作水平的重要決定因素。管理者提高對安全問題足夠重視，將管理措施加以落實(shí)，有利于保證檔案庫房的安全性。具體可從以下幾方面入手。

1.提高管理層重視

領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)重視能夠促進(jìn)檔案管理工作的更好發(fā)展。在檔案庫房管理過程中，需要通過增加宣傳力度，提升領(lǐng)導(dǎo)層對于庫房安全管理的重視程度，將此項(xiàng)工作單位發(fā)展進(jìn)行有效結(jié)合，增加資金支持力度，購置庫房安全設(shè)施。在太和縣自然資源規(guī)劃局檔案管理過程中，管理人員通過不斷努力，使領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識(shí)到檔案館安全管理的重要性，并在年初制定管理資金預(yù)算時(shí)，將庫房設(shè)備、環(huán)境等改造工作納入到本單位總體工作計(jì)劃當(dāng)中，保證庫房管理資金的充足。與此同時(shí)，管理層領(lǐng)導(dǎo)還需要將綜合素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)、有責(zé)任心的人員引進(jìn)庫管隊(duì)伍內(nèi)部，提高庫管隊(duì)伍的整體素質(zhì)，為庫房安全管理工作提供人才保障。

2.提升工作者責(zé)任意識(shí)

大量實(shí)踐表明，檔案庫房的安全管理工作和工作者的責(zé)任感息息相關(guān)。為防止本單位重要的檔案資料出現(xiàn)破損、污染等問題，需提升工作者的責(zé)任意識(shí)，落實(shí)日常安全保護(hù)工作。太和縣自然資源和規(guī)劃局在檔案庫房管理工作中，將提升工作者責(zé)任意識(shí)作為工作重點(diǎn)，樹立“保護(hù)國家資源”的管理理念，提高工作者的使命感以及責(zé)任感，使工作人員能夠自我約束，嚴(yán)格遵守檔案庫房的管理制度，按照安全標(biāo)準(zhǔn)展開各項(xiàng)工作[1]。

3.提升工作人員綜合素質(zhì)

檔案庫房的安全管理，離不開人才的支持，只有工作人員具備較高的管理水平以及綜合能力，才能保證檔案安全。對此，太和縣自然資源和規(guī)劃局在檔案庫房的安全管理當(dāng)中，重點(diǎn)加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)工作，不斷提升管理者的執(zhí)行力。在培訓(xùn)過程中，通過運(yùn)用安全培訓(xùn)、專家講座等方法，拓寬工作人員學(xué)習(xí)途徑，使其掌握更多檔案庫房的安全管理經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐當(dāng)中不斷強(qiáng)化自身能力。同時(shí)，在管理工作隊(duì)伍當(dāng)中篩選出學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的工作人員，到上級機(jī)構(gòu)當(dāng)中交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，將其應(yīng)用到自身的管理工作當(dāng)中，增強(qiáng)基層人員的檔案管理安全意識(shí)。此外，還在檔案管理者的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)過程中運(yùn)用了激勵(lì)措施，如報(bào)銷差旅費(fèi)、帶薪學(xué)習(xí)等。激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情，促進(jìn)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)更多管理知識(shí)，有效提升了太和縣自然資源和規(guī)劃局的檔案管理工作水平。

（二）健全庫房安全管理機(jī)制

1.出入管理

雖然檔案庫房管理者為檔案安全的管理主體，但若管理制度的規(guī)范性不足，也可能導(dǎo)致檔案受到破壞。“出入管理”是檔案庫房管理的重點(diǎn)內(nèi)容，因此，需要建立完善的“出入”制度，以便保證檔案安全。

太和縣自然資源和規(guī)劃局在檔案庫的入庫人員管理方面，重點(diǎn)加強(qiáng)對人員進(jìn)入庫房時(shí)間、方式的限制。在檔案借閱、歸還時(shí)，需要填寫登記簿，由管理人員、借閱者共同核對檔案是否無損壞、涂改和缺失等問題。檔案的借閱時(shí)間為2周之內(nèi)，逾期不還時(shí)管理人員要對借閱人員進(jìn)行提醒督促。檔案管理過程中，結(jié)合業(yè)務(wù)要求，編制檔案目錄、立卷說明、位置索引和文件索引等。同時(shí)，管理者需要提升檔案保密意識(shí)，建立保密制度，按照各項(xiàng)規(guī)章制度開展工作，保證檔案不發(fā)生丟失、損壞和泄露等問題。在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，管理者不可將檔案帶出辦公區(qū)域，也不可轉(zhuǎn)借他人。此外，管理者在接待查閱人員過程中，還應(yīng)做好保密工作，借閱機(jī)密檔案時(shí)，按照審批流程，在保密手冊上記錄摘抄。

2.安全檢查

檔案庫房的安全檢查主要目的為排除安全隱患，工作內(nèi)容包括制定安全檢查制度，展開定期、非定期形式的安全巡檢工作。太和縣自然資源和規(guī)劃局制定月度管理人員檢查制度，每個(gè)季度要由辦公室、檔案室共同完成巡檢，之后編寫檢查報(bào)告，及時(shí)整改相關(guān)問題。進(jìn)行安全檢查時(shí)，重點(diǎn)對庫房內(nèi)的設(shè)備、電路、安全器材、門窗等展開檢查，填寫安全登記表，保證庫房達(dá)到“八防”規(guī)定要求。同時(shí)，對檔案進(jìn)行定期檢查，觀察其老化、自然磨損和霉變等情況，及時(shí)制定修補(bǔ)措施[2]。

3.清潔管理

為保證檔案庫房的安全，需要從衛(wèi)生層面入手，關(guān)注檔案庫房的清潔情況。太和縣自然資源和規(guī)劃局在檔案管理過程中，定期使用吸塵器清理庫房灰塵，防止檔案出現(xiàn)霉變。清潔庫房時(shí)明確“架上無灰”、“檔案無塵”、“窗臺(tái)清潔”等要求。同時(shí)，為人員配備清潔工具。此外，在檔案庫房內(nèi)，禁止堆放雜物，適當(dāng)使用驅(qū)蟲藥物，防止檔案出現(xiàn)蟲害、霉變等問題，營造干凈、整潔的檔案庫房環(huán)境。

（三）落實(shí)檔案的數(shù)字化安全管理

自然資源檔案信息的管理中，數(shù)字化是一種重要的發(fā)展趨勢。開展數(shù)字化管理時(shí)，檔案信息量多，管理過程涉及的人員、單位和流程復(fù)雜，因此安全管理措施的應(yīng)用十分必要。檔案信息包含重要機(jī)密文件，進(jìn)行數(shù)字化安全管理時(shí)，可從技術(shù)層面和管理層面“雙管齊下”，保證檔案庫房的安全，為電子檔案數(shù)據(jù)庫的形成奠定基礎(chǔ)。

1.保證硬件安全

檔案庫房中的硬件設(shè)備主要包括主機(jī)、硬盤、CPU、數(shù)據(jù)記錄設(shè)備等。在上述設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，可能導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，造成數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)掃描儀、顯示器和打印機(jī)等設(shè)備的故障也會(huì)對硬件安全造成不利影響，因此，在管理過程中，需要對檔案庫房中的硬件設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，保證設(shè)備使用安全。

2.系統(tǒng)安全

為保證太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案信息庫安全，需要從網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、冗余磁盤等方面加強(qiáng)安全管理工作，具體措施包括使用IBM硬盤存儲(chǔ)重要檔案數(shù)據(jù);利用備份硬盤進(jìn)行異地備份，提升系統(tǒng)運(yùn)行的安全性;借助冗余技術(shù)增加檔案存儲(chǔ)量;將兩臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行互聯(lián)互通，防止數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)發(fā)生丟失問題。

3.設(shè)備安全

在檔案庫管理過程中，為了保證網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全，需要規(guī)范布線形式，強(qiáng)化信息、設(shè)備之間的交換能力，設(shè)置備份線路，為系統(tǒng)故障發(fā)生時(shí)備份擴(kuò)充奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，為提升檔案信息的安全性，針對機(jī)密檔案，還可根據(jù)硬件設(shè)備的實(shí)際情況，購買防火墻產(chǎn)品，并使用濾波路由，提升設(shè)備的安全性能。

4.存儲(chǔ)安全

檔案庫機(jī)房當(dāng)中保留了少量檔案數(shù)據(jù)。針對定期存儲(chǔ)在機(jī)房內(nèi)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，需要做好設(shè)備的防火、防潮、防磁場保護(hù)工作。對于機(jī)房外部未復(fù)制的檔案數(shù)據(jù)、重要記錄等，需要將其置于防火、防潮的房間當(dāng)中。只有管理人員才可擁有磁盤、光盤等管理權(quán)限。對于數(shù)據(jù)的訪問過程要做好詳細(xì)記錄。磁盤銷毀之前需要將其中的數(shù)據(jù)及時(shí)消除，由安全管理人員負(fù)責(zé)銷毀工作。檔案庫房管理人員主要負(fù)責(zé)將備份文件轉(zhuǎn)移至安全存儲(chǔ)地點(diǎn)[3]。

結(jié)束語

總之，檔案資料是國家的寶貴財(cái)富，檔案管理工作肩負(fù)著記錄歷史、服務(wù)社會(huì)和造福人民的重任。檔案庫房的安全管理作為一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，可保證檔案數(shù)據(jù)的安全。因此，管理者需提高意識(shí)，完善管理制度，保證信息化管理的規(guī)范化和科學(xué)性，為檔案事業(yè)發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1]廖國玲.影響檔案庫房安全因素及規(guī)避對策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（18）：13-14.

[2]張思文，胡建.淺談檔案庫房安全管理再改造[J].治淮，2018（02）：32-33.

[3]游嶸.規(guī)范檔案庫房安全管理的對策剖析[J].海峽科學(xué)，2015（08）：52-53.