網絡時代高校檔案信息化建設

焦陽

摘 要：快速發展的時代也帶動了網絡的進步，信息化時代的全面到來給社會中的日常生活生產帶來了翻天覆地的變化，在高校檔案管理中高效運用信息化建設具有十分重要的作用。基于信息化建設力度不斷加強基礎上，才能確保高校檔案管理工作質量和效率的全面提升，也能促使師生需求得以充分滿足，將優質服務提供給師生，為高校檔案管理現代化發展給予積極的促進作用。

關鍵詞：網絡時代;高校檔案;信息化建設

高校檔案管理工作開展具體的信息化建設時，首先應對自身檔案管理現狀進行充分考慮，其次再將先進信息化技術進行積極引進，確保檔案管理信息化建設的良好環境得以有效建設，進而基于信息化技術應用以及應用效果充分發揮基礎上，促進檔案管理質量和效率的提升，保障高校發展假設中檔案的重要作用得以充分發揮，為高校更多效益的創造提供有利條件。可見，高校檔案信息化建設的現實意義十分重大。本文就高校檔案信息化建設重要作用為出發點，進而分析高校檔案管理存在的問題，由此引出網絡時代高校檔案信息化建設路徑，希望為相關人員的工作提供一定可參考意見，更好的支撐高校檔案現代化發展。

1 網絡時代高校檔案信息化建設重要作用

基于對現代化信息技術充分利用有效且全面的整合檔案信息資源，將更加優質的服務提供給廣大師生，這就是高校檔案信息化。高校檔案信息化建設過程中，相應工作人員應對現代化管理理念和管理方式進行積極運用，科學合理的管理檔案信息，這一舉措不僅促進了高校檔案管理技術的優化革新，同時也保障了檔案管理效率和水平的提升[1]。借助信息化手段實現的自動化檔案管理辦公體系，通過電子文件管理方式，能夠對檔案信息進行快速的鑒定以及歸檔和標引，切實的保障了檔案管理效率的提升;此外，在高校規模不斷擴大背景下，也涌現了大量且復雜化的檔案信息，因此針對檔案的數字化建設則尤為關鍵，其能夠將規范化管理落實，確保檔案信息的有效性。高校檔案往往對學校教學以及科研等活動和高校發展歷程等進行客觀且真實的記載，在高校檔案信息化建設背景下，才能為這些信息進行長久且良好的保存，進而為學校各項工作和各項改革和各項服務的優化開展等提供重要信息支撐。

2 高校檔案管理存在的問題

在傳統管理模式影響背景下，當前一些高校檔案管理工作開展過程中存在的問題很多，因而難以確保檔案信息針對性以及有效性的全面提升，對各項工作開展也會造成一定不良影響。首先，管理思想存在問題。在以往檔案管理工作開展時，檔案管理相關人員并沒有對實際情況進行考慮將管理改革工作做好，落后的管理和鞏固走模式，以及重視保管忽視服務等問題的存在，難以保障檔案管理有效性，同時相應的管理理想也并未進行及時更新，不重視信息化建設的態度，對檔案信息化建設進度造成了阻礙。其次，不健全的館藏檔案種類。現階段一些高校檔案管理工作開展時，單一化檔案內容是存在的一大問題，缺乏健全的門類、加之主要是教學類檔案、僅少量其他門類檔案、匱乏的圖片檔案以及聲像檔案等問題的存在，致使檔案利用率難以提升。

此外，檔案查詢工作效率低也是當前高校檔案管理工作開展中存在的一個主要問題。高校檔案管理人員檔案信息的收集以及整理和編目等工作往往會從整體上開展，但值得注意的是，因人工方式是主要應用的手段，面對較大的工作量，自然而然的工作效率難以提升，同時一些問題也極易發生，檔案質量難以得到有效保障。查詢檔案時，因針對一些較為久遠的檔案相應完善的管理系統并未有建立，因而查詢難度較大，師生基本需求難以得到充分滿足。現階段社會中不乏存在一些高校已經對電子化以及信息化技術進行積極運用開展檔案管理，但卻并沒有全面普及，因而檔案利用率難以得到有效保障。除上述問題之外，仍然有其他的問題存在于當前高校檔案管理中，因此為確保網絡高校檔案管理能夠進行現代化發展，有效優化現有的檔案管理模式，針對檔案管理的信息化建設十分緊迫。

3 網絡時代高校檔案信息化建設措施

3.1 積極引進現代化技術管理方式

高校檔案信息化建設過程中，必要需要對現代化技術信息化進行積極運用，借此將檔案管理工作高效率高質量的開展，才能促進檔案信息化建設和發展進程得以逐步加快。基于此，從高校檔案管理者角度來說，需要對信息化建設予以高度重視，并對信息化建設在檔案管理中重要作用的發揮加以認知和李杰，在思維轉變時，需要將現代化檔案管理理念進行積極樹立，基于現代化管理意識得以逐步形成基礎上，對現代化信息技術進行科學合理運用，才能更好的保障檔案管理工作效率和服務質量的逐步提升，也能促使檔案管理人員對網絡時代高校檔案信息化建設優勢進行認真看待[2]。此外，高校還應積極開發和利用人力資源，從檔案管理專業人才引進和培訓方面加強力度，對具有較強專業能力和較高業務素質的檔案管理復合型人才大力引進;之后對專業化知識和技能以及信息化建設進行積極培訓，加之對信息化建設的指導和督促等措施，確保高校檔案管理的紙質版文件和電子文件綜合歸檔得以有效實現，更好的服務于廣大師生，有效保障高校檔案信息安全性的逐步提升。

3.2 有效建立科學的檔案信息化制度

高校檔案信息化建設過程中，往往會需要對相應的軟件和硬件技術進行運用，為確保現代化技術運用的科學性和檔案管理有效性，就應將科學的檔案信息化制度進行健全建立，將檔案信息化建設核心側重于檔案資源信息，將建設重點著重于紙質版檔案數字化和現行的電子文件管理方面。所以，在進行具體的信息化建設時，應將檔案信息資源的開發利用進行不斷拓展，確保在照片和數字留存檔案信息管理背景下將自動化辦公全面實現。隨著不斷發展和廣泛應用的信息技術以及互聯網平臺等現代化方式，使得高校檔案管理工作也面臨著一定機遇，管理工作效率以及質量和價值最大化的提升都將指日可待，所以高校應對檔案管理信息化平臺構建予以高度重視，以技術更好的支撐高校檔案價值的實現。此時，就需要將檔案信息管理制度進行健全建立，通過制度約束確保規范化檔案管理得以有效實現，將電子文件統一歸檔工作做好的同時，確保包含歸檔范圍時間和質量要求等的制度模式得以逐步形成，有效的指導時間查閱檔案和真實記錄。

3.3 做到高校檔案信息資源建設

為確保網絡化的高校檔案管理得以逐步實現，在高校檔案信息管理中所運用的技術，其目的在于將檔案信息服務提供給廣大師生，因此需要對校園網加以充分利用，將檔案收集整理以及管理統計等工作做好，將標準化檔案數據庫進行積極建立，確保網絡化檔案管理得以逐步實現[3]。檔案信息化建設具體進行時，相關檔案管理人員應對各類檔案資源進行整合，從資源數字化水平提升不斷努力，基于先進計算機技術應用，將完善的數據信息庫進行積極建立，通過對合適內容的選擇，將目錄處理工作做好。從高校館藏檔案信息角度來說，通過數字化處理模式的應用，借助數字化高效開展編排工作，能夠將不同檔案類別進行充分明確，促使檔案信息化建設水平得以逐步提升。基于此，高校應對檔案數字化建設予以高度重視，通過對以往管理方式的積極優化改善，確保檔案信息化建設水平得以逐步提升。

4 結束語

網絡時代高校檔案管理也開始逐漸探索信息化建設，不斷擴大的高校規模，為確保高校檔案管理模式能夠與時俱進，就應以信息化建設為出發點、不斷探索。

參考文獻

[1]裴學偉，尹夢.網絡時代高校檔案信息化建設[J].中外企業家，2020（03）：140.

[2]趙純.高校檔案信息化建設現狀與對策思考[J].南方農機，2019，50（24）：114-115.

[3]劉巖，江燕.網絡時代高校檔案管理信息化模式研究[J].蘭臺內外，2019（35）：8-9.