區域性疾病預防控制中心疫情防控工作文件材料歸檔研究

李妲

摘要：新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作是在黨中央領導下的一場阻擊戰、殲滅戰，疾病預防控制中心在這場戰役中發揮了重要作用，并在工作中產生了大量文件材料。為了做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作文件材料歸檔工作，北京市疾病預防控制中心開展了相關理論研究，并采取了一系列應對措施，明確使命任務，擔當社會責任；摸清材料特點，確認依據原則；建立工作機制，明確保管范圍；開展全程指導，保證歸檔質量。

關鍵詞：疫情防控文件材料歸檔歸檔范圍檔案

2019年年底、2020年年初，新型冠狀病毒感染肺炎疫情爆發。面對新型冠狀病毒感染肺炎疫情，在習近平總書記的親自指揮、部署下，一場疫情防控的人民戰“疫”在全國打響，每個組織、每個人都在這場戰“疫”中與時間賽跑、與病毒較量。區域性疾病預防控制中心在新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作中發揮了重要作用，并在工作中產生了大量檔案，而齊全完整地收集、保管這部分檔案，對工作查考研究、經驗借鑒具有十分重要的價值，同時也有利于留存疫情防控工作的社會記憶，見證中華民族面對災難頑強奮斗的拼搏精神。

一、明確使命任務，擔當社會責任

疾病預防控制中心是疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的公益事業單位，其使命是通過對疾病、殘疾和傷害的預防控制，創造健康環境，維護社會穩定，保障國家安全，促進人民健康；其宗旨是以科研為依托、以人才為根本、以疾控為中心，是新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作的主力軍之一。自新型冠狀病毒感染肺炎疫情發生以來，北京市疾病預防控制中心（以下簡稱“北京市疾控中心”）開展了大量扎實有效的工作，在北京市新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作中發揮著不可替代的核心作用。

做好疫情防控工作文件材料歸檔，服務疫情防控工作大局，是區域性疾病預防控制中心在這場戰“疫”中的重要工作。北京市疾控中心在新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控前期籌措和運行工作中形成了大量具有保存價值的紙質、電子等各種形式的文件材料。這些文件材料是北京市疾控中心疫情防控工作的真實記錄，都屬于應歸檔的范圍。一方面，這些材料記錄了北京市疾控中心抗擊疫情的工作面貌，展示了北京市疾控中心盡責擔當、救死扶傷的工作過程；另一方面，這些材料是工作查考、經驗借鑒的重要資料，發揮檔案資政的重要作用，為黨和政府應對疾病疫情、自然災害等突發事件，部署疫情防控工作提供翔實且可靠的依據。

二、摸清材料特點，確認依據原則

（一）疫情防控工作歸檔文件材料的特點

北京市疾控中心疫情防控工作歸檔文件材料具有來源廣泛、類型多樣、數量龐大、結構復雜的特點。

1.歸檔文件材料來源廣泛。疾病防控是北京市疾控中心的本職工作、中心工作，貫穿于中心所有工作的始終，因此北京市疾控中心各專班、科室都是歸檔文件材料的來源。中共中央、國務院及其有關部門，市委、市政府及有關單位，市有關防控指揮機構關于新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作的批示、指示、講話、重大決策部署、相關政策文件是北京市疾控中心開展疫情防控工作的依據，因此以上各部門同樣是歸檔文件材料的來源。同時，各區疾控中心應向北京市疾控中心上報相關重要工作材料，這也是歸檔文件材料的來源之一。

2.歸檔文件材料類型多樣。從文件載體上看，包括紙張、磁盤、光盤，以及其他多種材質的載體。從文件種類上看，包括決定、決議、指示、通知、報告、請示、批復、函、會議紀要等。

3.歸檔文件材料數量龐大。北京市疾控中心在新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控前期籌措和運行工作中開展了大量工作，同時也形成了數量龐大的需要歸檔的文件材料，體現了北京市疾控中心團結一心、同舟共濟的精神風貌。

4.歸檔文件材料結構復雜。北京市疾控中心在新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作中形成的電子文件，既有結構化的信息和數據，也有非結構化的信息和數據，格式、種類繁多，結構復雜。

（二）疫情防控工作文件材料歸檔的依據

文件材料歸檔是檔案工作的起點，可以為后續其他檔案工作環節提供物質基礎，所以可以說如果沒有歸檔，就沒有檔案工作。對于如此重要的歸檔工作，國家與地方相關法律、法規、標準都做出了具體的規定，這為北京市疾控中心疫情防控工作文件材料歸檔提供了可靠依據，具體包括：《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》《機關檔案管理規定》《北京市機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定實施細則（試行）》《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，等等。

（三）疫情防控工作文件材料歸檔的原則

疫情防控工作應歸檔文件材料的特點、歸檔的依據，以及疫情防控工作的重要性，決定了疫情防控工作文件材料歸檔要遵循全面性、全程性和及時性的原則，以實現文件材料的集中統一管理，確保檔案的完整和安全。

1.疫情防控工作文件材料歸檔要遵循全面性原則。疫情防控工作的重要性決定了疫情防控工作過程中產生的文件材料的重要性，因此疫情防控工作文件材料要做到應收盡收、應歸盡歸。新型冠狀病毒感染肺炎防治工作文件材料歸檔范圍必須囊括所有來源、所有類型的文件材料，尤其要注意收集收發文登記簿之外的文件，比如病理實驗形成的過程性記錄和數據、新聞媒體采訪過程中的相關紀實資料，等等。

2.疫情防控工作文件材料歸檔要遵循全程性原則。歸檔的文件材料應能在時間上保持連續性，前后銜接，真實完整地反映疫情防控工作從開始到結束的全過程。從疫情防控早期的工作方案、工作預案，到中期的每日動態、現場流調處理，再到后期的情況報告、全面總結等，都必須歸檔。

3.疫情防控工作文件材料歸檔要遵循及時性原則。疫情防控工作文件材料隨時歸檔、及時歸檔、分類管理，可以保證文件材料的條理化、有序化與齊全完整；檔案室對這些經過整理的數據和信息進行挖掘、分析、提煉，形成疫情防控成果摘編，提供給政府有關領導、指揮或決策部門，供其決策參考，可以直接、快速、及時服務于疫情防控的科學防治、精準施策、干部考察、教育宣傳、輿論引導等工作。

三、建立工作機制，明確保管范圍

（一）建立疫情防控工作文件材料歸檔工作組

疫情防控工作文件材料歸檔工作組擔負領導、組織、協調的職責，工作組成員直接參與文件材料歸檔工作，各司其責。北京市疾控中心成立了疫情防控工作文件材料歸檔工作組，由北京市疾控中心主要領導擔任組長，信息統計中心檔案室負責歸檔工作的整體組織、協調、指導，各專班組組長和各科所負責人為本組和與本科所文件材料收集工作的第一責任人，各專班、科所的兼職檔案員負責及時收集、整理本專班、科所在新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作中直接形成的、各種形式的、具有保存價值的文件材料，并向信息統計中心檔案室移交。

（二）制定疫情防控工作文件材料歸檔工作方案

疫情防控工作文件材料歸檔工作方案是對文件材料歸檔工作的直接安排與布置，具有較強的方向性、指導性。疫情防控工作文件材料歸檔工作方案要闡明文件材料歸檔的工作原則、工作機制、歸檔流程、歸檔時間、歸檔方式、歸檔要求，以實現疫情防控工作文件材料歸檔工作的思想統一，管理統一。

（三）明確疫情防控工作文件材料的歸檔范圍

應歸檔文件材料列表明確了疫情防控工作文件材料的歸檔范圍，具有很強的操作性、依據性。疫情防控工作文件材料的歸檔范圍要明確文件材料的來源、類型、內容，等等。

1.文件材料的來源既包括本機關的各專班和科所，也包括上級機關（比如北京市委、市政府、市防控指揮機構）和下級機關（比如各區疾控中心）。

2.文件材料的類型要包括各種載體、形式和文種。

3.文件材料的內容既要反映全局的整體性工作，如總體方針、政策、工作方案等，也要反映微觀的具體性工作，如政策貫徹落實的方法步驟、落實的結果等。

四、開展全程指導，保證歸檔質量

按照我國機關檔案集中、統一管理的原則和規范化管理的要求，北京市疾控中心檔案室應協助、指導各專班、科所以及各區疾控中心，做好疫情防控工作文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保疫情防控工作做到什么程度，檔案工作就跟進到什么程度。一方面，要遵循全面性、全程性、及時性原則，齊全完整地收集疫情防控工作全過程的文件材料（包括各種實物），以防止相關文件材料的流失；另一方面，要按照相關標準整理好文件材料，保證文件材料的條理化、有序化，為將來實現檔案資源信息的共享利用提供便利。

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作者單位：北京市疾病預防控制中心