日本國立公文書館參觀見聞

付鑫

2019年11月，國際檔案理事會東亞地區分會第十四次全體大會暨研討會在日本東京召開。來自中國、日本、韓國、蒙古、美國、英國的200余名與會者參加，北京市檔案館一行全程參加了此次盛會。會議期間，應會議主辦方邀請，全體代表參觀了日本國立公文書館（National Archives，Japan，以下簡稱“國立公文書館”），即日本國家檔案館。國立公文書館館長加藤丈夫（KATOH TAKEN）親自接待與會代表并系統介紹了國立公文書館相關情況。參觀期間，工作人員精心安排，以細致的工作作風和敬業的工作態度，深深打動了全體與會代表。本文將從國立公文書館的歷史變遷、館藏特點、精細化管理和數字化建設等幾方面入手，與讀者分享本次參觀中的點滴心得。

一、國立公文書館的歷史變遷

明治維新之前，日本的檔案管理十分松散，對各類檔案文書缺乏系統的保護。部分學者（如前任國立公文書館館長稻橋一正先生）認為，18世紀開始，日本在政府部門逐步建立了收藏官方文書的正式機構，但是上述檔案文書均已散佚，無從佐證。

19世紀60年代，為了應對西方資本主義文明的猛烈沖擊，明治天皇發起了具有資本主義性質、較為全面的現代化改革運動——“明治維新”運動。在此期間，日本政府積極向西方發達國家學習檔案管理的辦法：正式頒布了政府各部門設置檔案機構的法令，明確規定檔案局或檔案科是必設機構；外務省、大藏省、法務省和工部省先后建立檔案局，許多部門建立檔案科；先后成立了“政院記錄局”和“內閣記錄局”，負責內閣檔案的保管、編纂以及內閣文庫（收藏文獻、資料、圖書的機構）的管理；明確了檔案保管的具體期限。顯然，在明治維新運動的推動下，日本的檔案管理水平得到了突飛猛進的提升。但是在最核心的“檔案實物管理”問題上，日本采取了各省廳自行管理的模式，一定程度上限制了檔案工作的進一步提升。

日本檔案管理工作按照上述模式運行了近百年，相關弊端日益顯現。20世紀中期以來，日本社會各界逐步認識到，分散管理的模式極易導致各類文件的丟失，也不便于社會公眾有效獲取各類信息。1959年11月，日本科學理事會主席向時任日本首相提議：正式設立國立公文書館，采取有效措施防止公文丟失，進一步加強檔案的公開利用。

雖然日本政府較早意識到了檔案規范集中管理的必要性，但發生實質性改變是在12年之后的1971年。1971年7月，國立公文書館正式成立（位于東京千代田區北之丸公園），直接隸屬首相府。國立公文書館在設立之初合并了內閣文庫，進一步奠定了在學術研究和檔案管理中的突出地位，也成為國立公文書館區別于其他檔案館的一大顯著特色。

國立公文書館成立后，很快就不得不面對辦公場所過于狹窄的問題，為此，日本政府于1998年7月，在筑波研究學園城設立了國立公文書館筑波分館，分館面積25000平方米，是東京本館的6倍多。

隨著國立公文書館工作的不斷深入，日本政府進一步加強公文書館的法律建設工作，并于1987年出臺了《公文書館法》，明確了檔案的價值和重要意義，界定了各級政府在檔案建設中的職責。1999年，日本政府又進一步出臺了專門面向國立公文書館的《國立公文書館法》，共兩章十四條，明確規定了國立公文書館的名稱和主要職能。作為直接受首相領導的行政機關，國立公文書館負責鑒定、選擇、保存具備檔案價值的各類官方文件，向公眾提供各類利用服務，同時負責文件保存方面的行政管理工作。

20世紀末，日本政府研究決定，借助剛剛興起的互聯網技術，向社會公開國立公文書館、防衛廳防衛研究所圖書館以及外交部外交史料館保管的亞洲歷史資料。這一歷史性的使命，再次落在了國立公文書館的肩上。2001年11月，經過2年的前期準備，隸屬于國立公文書館的亞洲歷史資料中心正式成立。隨著亞洲歷史資料中心的成立，國立公文書館的組織架構也基本搭建完成，國立公文書館東京本館及筑波分館、內閣文庫、亞洲歷史資料中心構成了國立公文書館的基本架構。

21世紀早期，為了實現政府治理結構的現代化升級，日本政府大力推動“獨立行政法人制”改革。2001年頒布的《獨立行政法人通則法》規定，獨立行政法人是在有效分離政府管理職能與實施職能基礎上獨立設立的行政法人，重點開展與國家社會生活關系緊密的相關公共事務。依據《獨立行政法人通則法》和后期發布的《國立公文書館法》（修正案），國立公文書館迎來了成立后最重要的一次改變——正式成為獨立行政法人，全稱也相應改為“獨立行政法人國立公文書館”。按照上述規定，政府對國立公文書館的管控相對減弱，主管部門主要通過“中期目標設置”“業績考核評價”以及“資金預算審核”等方式，確保國立公文書館戰略目標的有效落地。在此基礎上，國立公文書館基本成為業務辦理部門，更加側重于保管文件和提供利用服務，原有管理職能相應喪失，但是可以更加自主地決定自身的具體業務工作、機構設置和人員管理等事項。

二、國立公文書館的館藏和日常管理

日本國立公文書館的館藏主要包括兩方面內容，一是內閣（太政官）、各省廳移交的各類公文書，即文書檔案；二是內閣文庫館藏，即歷史形成的重要古書、古文獻及文化遺產。

公文書主要包括御署名原本、太政類典、公文錄、公文類聚、公文雜纂和內閣公文六類。其中，御署名原本（1886年-1979年期間）因天皇簽署并加蓋御璽而得名，是國立公文書館最重要的歷史檔案。太政類典（1867年-1881年期間）和公文錄（1868年-1885年期間）均與太政官有關，太政官是日本實行內閣制度前掌握行政權、立法權和司法權的最高權力部門。太政類典是太政官在文書記錄中摘錄的典型條例和禮儀制度，公文錄是太政官收錄的文書檔案，兩者均以省廳（相當于中國的部委）進行分類，并按年代排序。公文類聚、公文雜纂和內閣公文可以歸納為日本實行內閣制度后的各類文書檔案。公文類聚最初是太政類典下的一個分項，1882年后正式命名為公文類聚，共收錄了23個部門主要法律規章的原始記錄。公文雜纂則收錄了未收入公文類聚的其他文書。內閣公文于1954年正式替代公文類聚，收集了1955年以來形成的各類原始文件及文書檔案。

內閣文庫館藏大約49萬冊，其中日文書籍約28萬冊，中文書籍約18萬冊，還包括一些西洋書籍。2001年在國立公文書館實行獨立行政法人化改革時，上述書籍仍然在國立公文書館繼續保存，這也是國立公文書館的一大特色。當筆者步入國立公文書館的展覽大廳時，首先看到的就是孔子、孟子、老子、李白等中國古代先賢的畫像，在陳列柜中也看到了大量珍貴的中國古籍線裝書，包括《戰國策》《韓非子》《漢書》《后漢書》《三國志》《孔子家語》等。據介紹，國立公文書館收藏有大量的宋元明清版本的中國古籍書，尤以宋版《東坡集》最為寶貴。

國立公文書館對珍貴檔案的日常管理較為規范，采取了一系列卓有成效的管理措施，確保了各類檔案的安然無恙，下面簡單列舉一些主要做法：

（一）入館紙質檔案需經地下一層熏蒸室的熏蒸消毒，目前基本采用環氧乙烷熏蒸法，歷時10天左右，從而有效杜絕霉菌、蠹蟲的出現。

（二）為防止各類電腦病毒的侵害，對所有入館的電子檔案均進行嚴格的病毒查殺。為確保電子檔案的安全，一方面借助專用系統進行存儲，一方面對所有電子檔案進行物理備份，并在筑波分館進行異地存儲。

（三）對庫房的溫度、濕度，設置了十分嚴格的監控標準（溫度22℃、相對濕度55%），并在加強日常巡查的基礎上，借助現代化手段進行全方位管控。

（四）為防止塵土飛揚、污染檔案，對每個庫房進行輪流打掃、定期除塵，確保所有庫房每月均可清掃一次。

（五）對破損檔案制定了系統的修復計劃，同時盡量保持檔案的原樣。國立公文書館的檔案修復能力在日本全國居于領先地位，據介紹，“東日本大地震”后，國立公文書館提供了全方位的援助服務，從提供修復技能培訓、提供修復設備到現場指導、實際操作，在較短時間內協助受災嚴重的巖手、宮城兩縣完成了基礎檔案的修復工作。

三、國立公文書館的數字化建設與檔案利用

國立公文書館東京本館的總面積僅為11550平方米，但是仍給人以雜而不亂、井然有序的感覺，這一方面得益于科學化的管理手段和后期筑波分館的建設，另一方面也與較高程度的數字化應用水平密切相關。

國立公文書館的“檔案數字化建設”是與“檔案利用”工作緊密聯系的。以最初的“縮微照相”為例，1974年全年，隨著檔案利用的快速發展，國立公文書館全年對外提供的復制件已經達到14萬件以上，頻繁地翻閱、復制，對部分珍貴檔案造成了不可彌補的傷害，而“縮微照相”技術的應用較好地解決了上述問題，也進一步推動了檔案利用工作的推廣。1974年，國立公文書館成立2年后，即已系統開展了較大規模的縮微照相工作。在短短5年時間里，先后完成了從明治維新到第二次世界大戰結束期間近80年的內閣文件復制工作。

進入20世紀80年代，世界科學技術迎來了突飛猛進的40年，國立公文書館的數字檔案建設工作也發生了日新月異的變化：原始的縮微照相早已被層出不窮的圖片處理新技術所取代，之前普遍采用的“DjVu”圖像處理格式也已被“JPG”“PDF”格式所普遍取代。據統計，國立公文書館的館藏資料大約150萬卷（冊），其中28.9萬卷（冊）已經完成數字化掃描，館藏資料的數字化比例基本達到館藏總量的20%左右。

當然，檔案數字化建設與檔案利用的最深入結合，還是要歸功于互聯網技術的深入與普及。2010年3月，國立公書文館的“數字檔案館”正式上線，并憑借著豐富的信息資源、強大的搜索功能以及便捷的服務，得到廣大用戶的普遍好評。

（一）豐富的數據資源。國立公書文館的檔案開放比例較高，通過互聯網可以查找大部分檔案的原文或目錄，并在線下載打印。國立公文書館的數字化策略，是根據檔案利用頻率的高低決定“數字化優先權”，所以雖然數字化率僅有20%（低于國內很多檔案館），但是仍可滿足大部分利用者的檔案利用需求。同時，為了進一步擴充數字檔案館的信息資源，國立公文書館先后導入了下列13家機構的檔案數據庫：國立國會圖書館、國立情報學研究所、大阪府公文書館、廣島市公文書館、福井縣文書館、靜岡縣法務文書課、奈良縣立圖書情報館、岡山縣立資料記錄館、埼玉縣立文書館、三重縣綜合博物館、福岡共同公文書館、京都府立京都學歷彩館、神戶大學文書史料室。

（二）強大的搜索功能。國立公書文館數字檔案館提供多層次、多角度的數據搜索模式：“關鍵字檢索”僅提供關鍵字、資料群、檢索對象等簡單的搜索條件，適合于就某一專題內容的模糊查詢；“詳細檢索”提供了更加精準的查詢服務，在“關鍵字檢索”的基礎上，增加了“文件形成時間”“文書保存原機關”“法令編號”“行政文書資料內容”和“內閣文庫書志事項”等大量輔助性條件，大大提升了查詢的準確率。此外，數字檔案館在檢索欄目中，還提供了“省廳組織變遷圖”及“辭典”等工具。假如用戶選擇了“辭典”功能，則所輸入關鍵字的同義詞也將視同為“關鍵字”同步進行檢索。

（三）充分的服務意識。參觀期間，我們一直被國立公書文館的“服務意識”所感動，這種“服務意識”同樣體現在數字檔案館的建設中。例如，當用戶得到查詢結果后，可以瀏覽、打印、下載相關數字圖像資料，數字檔案館提供了高、中、低3種清晰度的圖片進行下載，此外還可以選擇超高清晰圖片下載（JPEG2000）。再如，當用戶無法得到期待的數據資源時，可以通過數字檔案館線上提交資料利用申請書。此外，對部分檔案資料，現已支持英語搜索，用戶可以根據題名、作者姓名進行查詢，大大方便了海外用戶。

四、參觀國立公文書館的幾點啟示

作為日本國家檔案館，國立公文書館保存記錄了近代以來日本社會發展的軌跡，是了解日本社會發展的重要渠道。在40多年的發展過程中，國立公文書館的機構職能、日常管理和數字化建設逐步優化，形成了一套較為成熟的管理模式，在某些方面值得國內檔案館去思考和借鑒。

（一）獨立行政法人改革。日本政府2001年推行的國立公文書館獨立行政法人改革，實現了檔案“規劃”職能與“實施”職能的分離，對管理架構和運營模式進行了優化再造，實現了機構精簡，一定程度上提升了運行效率和質量。上述改革與2019年國內實行的檔案館機構改革有著很多相似之處，在加強監督考核機制、明確職責劃分等方面的成熟做法，均值得國內檔案界進一步分析論證。

（二）共享意識。近50年來，國立公文書館一直以擴大檔案的有效利用為關鍵目標，持續加強檔案利用工作。檔案的“開放”與“保密”，是任何檔案館均需面臨的核心問題。國立公文書館在制度保障、標準保障、安全保障等方面的一些做法是值得借鑒和思考的。例如上文提到的亞洲歷史資料中心，有效打通了國立公文書館、防衛廳防衛研究所圖書館以及外交部外交史料館的機構壁壘；再如先后導入13家機構的檔案數據庫，全面擴充數字檔案館的檔案資源，都是值得國內檔案工作者去探討分析的。

（三）服務意識。國立公文書館憑借精細、穩定、無微不至的真誠服務，充分體會了“顧客至上”的服務理念，給我們留下了深刻的印象。以數字檔案館的建設為例，國立公文書館持續提升信息內容和查詢方式，開發了大量切合實際的應用功能，通過“辭典”查詢、檔案圖片精度選擇、特殊需求申報等多種方式，滿足了廣大公眾的實際需求。反觀國內的部分數字檔案館，仍是差強人意，有待進一步優化提升。

（四）工匠意識。工匠意識是日式管理的核心內涵，這種精益求精、精雕細琢的管理理念，推動著日本企業在20世紀后半葉快速成長，也同樣體現在國立公文書館的日常管理中。從熏蒸消毒到病毒查殺，從溫度、濕度全面監控到定期循環除塵，以及先進的破損檔案修復計劃，國立公文書館在精益管理上的部分做法是值得國內檔案館進一步總結提煉的。

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作者單位：北京市檔案館