工程項目管理平臺的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

劉子利 王勇 韋雪文 趙旭 黃麗萍 劉會

(中冶華天工程技術(shù)有限公司，江蘇 南京 210000)

1 概述

隨著社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，建筑行業(yè)的項目規(guī)模亦發(fā)生了翻天覆地的變化，人力、物力、財力的投入呈幾何級增長。隨之，也產(chǎn)生了一系列的問題：各個部門有自己的一套管理辦法，信息不統(tǒng)一；審批流程太長太復(fù)雜，影響項目效率；項目進(jìn)度難以監(jiān)控、成本不能控制。企業(yè)亟需開發(fā)一套適應(yīng)科技發(fā)展需求的項目管理平臺，總體上實(shí)現(xiàn)項目管理關(guān)鍵流程的全覆蓋，實(shí)現(xiàn)大量管理數(shù)據(jù)的及時、統(tǒng)一采集，解決原有分散管理帶來的信息孤島問題，實(shí)現(xiàn)項目管理的信息化、規(guī)范化。最大化地協(xié)調(diào)各方面資源，協(xié)同管理、提升管理效率。

2 典型問題

在實(shí)際工作中，發(fā)現(xiàn)在項目及任務(wù)管理中存在以下典型問題：

1)商務(wù)經(jīng)理重復(fù)新建項目。

由于項目名稱沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)商務(wù)經(jīng)理找不到所需項目時，往往直接新建項目，導(dǎo)致同一個項目在系統(tǒng)中存在多個不同名稱的項目信息，導(dǎo)致后期無法對項目數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析及考核。

2)未能管理“項目繼續(xù)”等情況。

由于項目命名混亂，難以查找，項目中斷后再繼續(xù)執(zhí)行，往往找不到過往資料，一方面導(dǎo)致重復(fù)設(shè)計，另一方面也使前期的花費(fèi)無法落實(shí)到具體的中標(biāo)合同中。

3)開工任務(wù)單填寫不規(guī)范。

商務(wù)經(jīng)理填寫開工任務(wù)單時，可勾選過多的項目階段：項目跟蹤、前期方案、規(guī)劃、施工圖方案、增加子項……無法準(zhǔn)確反映業(yè)主的需求。

4)項目及任務(wù)概念模糊。

項目跟蹤、執(zhí)行、交付過程中，不同角色對“項目”的理解不同。商務(wù)經(jīng)理的“項目”是“大項目”，包含前期跟蹤、前期設(shè)計、報價投標(biāo)、項目執(zhí)行、收尾交付等階段，而項目經(jīng)理的“項目”是“小項目”，主要為項目執(zhí)行階段。若進(jìn)一步引入設(shè)計管理，則設(shè)計人員的“項目”也是“小項目”，主要為前期設(shè)計及項目執(zhí)行過程中的設(shè)計兩個階段。這樣，一個“大項目”實(shí)際上包含了多個“小項目”。由于項目管理平臺要實(shí)現(xiàn)項目管理關(guān)鍵流程的全覆蓋，概念模糊容易導(dǎo)致使用上的誤解。

3 系統(tǒng)框架

系統(tǒng)對工程項目客戶跟蹤管理、報價管理、概算管理、設(shè)計管理、合同管理等進(jìn)行全面綜合管理，同時將商務(wù)、財務(wù)、設(shè)計、人力等職能、業(yè)務(wù)部門有機(jī)聯(lián)動起來，實(shí)現(xiàn)工程全周期、全方位管理，使項目管控實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、高效，最大程度上降低成本，提高收益。

系統(tǒng)總體框架及流程如圖1所示。

4 主要功能特點(diǎn)

4.1 “客戶—項目—任務(wù)”關(guān)聯(lián)

為了在項目管理平臺中解決上述問題，引入“客戶—項目—任務(wù)”關(guān)聯(lián)，如圖2所示。將“小項目”稱為“任務(wù)”，對應(yīng)于“開工任務(wù)單”。

在項目管理過程中，客戶和項目為“一對多”關(guān)系，項目與開工任務(wù)單為“一對多”關(guān)系。對于業(yè)主要求增項、減項等情況，不另設(shè)任務(wù)。

4.2 “統(tǒng)一社會信用代碼”標(biāo)識

在項目管理平臺中，客戶以“統(tǒng)一社會信用代碼”作為唯一標(biāo)識，并以組織機(jī)構(gòu)名稱為客戶名稱，以避免客戶重復(fù)。

“統(tǒng)一社會信用代碼”可在全國組織機(jī)構(gòu)統(tǒng)一社會信用代碼公示查詢平臺(https://www.cods.org.cn/)中查詢，該平臺可提供在我國境內(nèi)依法注冊、登記的企業(yè)、個體工商戶、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、社會組織及其他組織機(jī)構(gòu)的基本信息，是我國社會信用體系的重要基礎(chǔ)。對于公司，可查詢注冊名稱，對于地方政府，可查詢“某某市/縣人民政府辦公廳/室”。

4.3 新建項目

商務(wù)經(jīng)理查找或新建項目前，需要找到相應(yīng)的客戶，并查看該客戶下所有的項目。商務(wù)經(jīng)理通過“地點(diǎn)+類型”查找項目，若項目不存在，則以“地點(diǎn)+類型”新建項目，并經(jīng)項目部審批，以避免重復(fù)新建項目。商務(wù)經(jīng)理查找或新建開工任務(wù)單前，需要找到相應(yīng)的項目，并查看該項目下所有的開工任務(wù)單。

4.4 新建開工任務(wù)單

商務(wù)經(jīng)理新建開工任務(wù)單時，只能選擇一個項目階段，并在后續(xù)的審批流程中組建任務(wù)小組。對于多個項目階段，必需發(fā)起多個開工任務(wù)單。在項目執(zhí)行過程中，項目部發(fā)現(xiàn)缺少前期階段時，可發(fā)起反向流程，由商務(wù)經(jīng)理與業(yè)主洽商并補(bǔ)發(fā)開工任務(wù)單。以圖2中的“客戶—項目—任務(wù)”關(guān)聯(lián)為例：

1)商務(wù)經(jīng)理創(chuàng)建客戶“馬鞍山鋼鐵股份有限公司”，統(tǒng)一社會信用代碼為“91340000610400837Y”。

2)商務(wù)經(jīng)理選擇客戶“馬鞍山鋼鐵股份有限公司”，查看其所有項目，并通過地點(diǎn)“江蘇省—南京市—建鄴區(qū)”及類型“噴煤”進(jìn)行過濾，確認(rèn)無重復(fù)項目后，新建項目“建鄴區(qū)噴煤”，并由項目部審批。

3)商務(wù)經(jīng)理選擇項目“建鄴區(qū)噴煤”，查看其所有開工任務(wù)單，確認(rèn)無重復(fù)后，新建“前期方案”“初步設(shè)計”“投標(biāo)報價”等階段對應(yīng)的開工任務(wù)單，并由項目部審批。

4.5 項目策劃管理

商務(wù)經(jīng)理簽訂合同以后，就要進(jìn)行下一步的具體工作，由設(shè)計經(jīng)理進(jìn)行設(shè)計工作安排。本系統(tǒng)使用工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure,簡稱WBS)將項目目標(biāo)逐層細(xì)分為更小、更易管理的子項目或項目要素，最終呈現(xiàn)一棵以項目為根節(jié)點(diǎn)的樹結(jié)構(gòu)。本系統(tǒng)中的WBS分為兩部分，第一部分是PSWBS(一級策劃)管理，第二部分是CSWBS(二級策劃)管理。

PSWBS(一級策劃)管理，設(shè)計經(jīng)理需要完成項目工作任務(wù)的整體分解。一級策劃策劃到專業(yè)層級，會安排每個專業(yè)的專業(yè)負(fù)責(zé)人，如圖3 PSWBS(一級策劃)管理所示。

CSWBS(二級策劃)管理，設(shè)計經(jīng)理的一級策劃完成以后，策劃中安排的各專業(yè)負(fù)責(zé)人就可以進(jìn)行各自專業(yè)的二級策劃工作。二級策劃會在一級策劃基礎(chǔ)上繼續(xù)細(xì)化分解，分解到工作任務(wù)層級。

5 結(jié)語

工程項目復(fù)雜而繁瑣，管理難度很大，本研究從客戶管理、設(shè)計管理等方面對項目實(shí)施過程進(jìn)行了全周期管理，對企業(yè)的科學(xué)管理、高效管理做出了積極的探索，并且該系統(tǒng)在實(shí)際使用中，也取得了很好的效果。