BPR視角下外貿跟單業務流程再造的案例分析

祝麗杰 柳仕超

[摘要]根據真實的案例，針對傳統外貿跟單復雜的業務流程，在BPR理論視角的基礎上，對傳統外貿出口跟單業務流程進行再造。簡化了原有的外貿業務部門，整合了傳統的跟單業務具體的工作內容，提高了外貿跟單業務的效率，能夠對企業的外貿的發展起到積極的作用。

[關鍵詞]BPR;外貿跟單;流程再造;案例分析

[中圖分類號] F27? ? ? ? ? ? [文獻標識碼] A? ? ? ? ? ? [文章編號] 2095-3283（2020）03-0104-03

Cases Analysis of Foreign Trade Following Process Rebuilding Under the Prospective of BPR

Zhu Lijie1? ?Liu Shichao2

（1.Guangdong Polytechnic of Industry and Commerce， Guangzhou Guangdong 510610;

2.Guangdong Baiyun University， Guangzhou Guangdong 510450）

Abstract： This thesis aims at complicate traditional trade following process， rebuild the traditional trade following process according to the real cases on the theory basis of BPR， and simplify the trade departments， reorganize the working tasks， raise the efficiency of foreign trade following works， play the positive roles in the trade development of the company.

Key Words： BPR; Foreign Trade Following; Process Rebuilding; Cases Analysis

一、“業務流程再造”理論的再認識

企業流程再造（Business Process Reengineering，簡稱BPR）是20世紀80年代初起源于美國的一種企業管理理論，是美國主要工業企業在學習全面質量管理（TQM）、精益生產（IJP）、準時制生產（JRR）、零缺陷（ZEM DEFECT）等優秀管理經驗的基礎上發展起來的一種全面變革企業經營管理，提高企業整體競爭力的管理理論思想。20世紀90年代初美國管理學界哈默與錢皮提出的“業務流程再造”理論，對企業改造業務流程、提高運營效率具有重要的意義。哈默認為：“我們把業務流程定義為一系列業務活動，其中包括將某種或多種東西投入并創造出對顧客有價值的產品。”

企業的經營目的是為了向顧客提供有價值的產品或服務，為此所進行的各種有序活動，構成了業務流程。通過業務流程的有效運作，把投入轉化為產出。公司的研發、采購、生產、營銷等流程等均是企業業務流程的組成部分。業務流程再造是企業的業務流程是圍繞業務流程展開的，即對組成價值鏈和環節的業務流程實行有效管理和運作，提高經營和管理的效率，力爭在市場的競爭中獲得優勢。確切地說，業務流程再造是針對企業業務流程的存在問題進行反思，并對它進行徹底的重新設計，以便在成本、質量、服務和速度等當前衡量企業業績的這些重要的尺度上取得顯著的進展。

業務流程再造是一種新的管理思想，又是一種新的管理方法，目的是通過改變公司業務運作中不合理的部分，使業務員個人資源和能力轉化為組織資源和能力，使得重構后的業務流程能最大限度地發揮整體資源優勢，最大程度地提高工作效率，管理水平和經濟效益，從而適應外貿業務發展的需要。

二、傳統外貿跟單業務流程存在的問題與弊端

一家自產、自營的傳統出口貿易企業外貿跟單業務流程是一種典型的以外貿業務員為中心的業務運作模式，即“外貿業務員+后勤”配套的運作模式，本文將該公司作為案例公司 。

這種跟單模式的運作特點是分工細致、程序復雜、部門眾多、冗員龐大。如公司有外貿部下分業務一部、業務二部、業務三部，以及報檢報關部、船務部、單證部。部門眾多的弊端是這些部門各自為陣、條塊分割、職責不清、內耗嚴重，跟單人員彼此協調不到位，影響了跟單工作的效率，有的還給公司造成損失。

傳統的出口貿易跟單業務的流程如圖1所示。

（一）單貨脫節與單貨不符

外貿業務員跟單員為了業績和提成盲目接單，所接訂單的數量較多時，公司無法安排生產，到期無法交貨或延期交貨，導致合同無法執行，經常遭到客戶的抱怨或索賠。單貨不符的現象時有發生，如貨物的規格型號與品質買方投訴最多，其原因是外貿業務員不熟悉產品下錯單，或者是生產部門沒按訂單的要求做，導致出貨或到貨時才發現貨不對版，給公司造成損失。

（二）單單無序與單單失衡

單單無序的情形是老客戶的新舊訂單銜接不上，舊的訂單完成交貨之后，沒能按計劃安排新的訂單，使得新訂單不能按時交貨。單單失衡是指不同客戶的訂單扎堆，致使延遲交貨、質量不符等問題時有發生。

（三）船等貨或貨等船

由于船務部門業務人員工作協調不到位，造成托運單下得太早，船公司的艙位、貨柜、船期安排到位，但生產部門安排不了出貨，出現船等貨的問題。貨等船的情況也經常發生，如船務人員錯過了發貨的時間延遲訂船，導致客戶投訴;或外貿業務員沒有提前安排租船訂艙，訂不到艙位，造成貨等船的被動局面。

（四）報檢報關遇阻

報檢或報關遇阻經常發生，如生產部門不能按期排產、按期完成訂單，導致報檢延遲，或單證部門業務員提交的單證出錯，導致報檢報關被拒，海關就不予放行，貨物無法裝運，耽誤了裝船日期。

上述的問題在公司的外貿跟單業務流程再造前經常發生，也是傳統外貿企業普遍存在的問題，其弊端顯而易見。如果不改造這種條塊分割、職責不清、內耗嚴重的運行管理模式，勢必會影響外貿跟單工作的效率，給公司造成更大的損失。

三、外貿跟單業務流程再造的設計與實施

本文將針對案例公司原有的外貿跟單業務流程的問題和弊端，進行調研和訪談，并綜合分析現有業務流程與市場發展需要之間的差距，從整合業務流程入手，進行歸并和優化，實現將復雜的外貿跟單業務條塊化，發揮協同作戰的優勢，最終實現外貿跟單業務流程的重新設計并實施。具體的再造流程如下。

（一）精簡部門、優化結構

將以前的多個部門以出口業務為中心進行簡化，將原有的三個業務部合并為市場拓展部、報檢和報關兩個部門合并為報檢報關部、船務部門合并到單證部。 精簡優化后的運作管理模式，在實際工作中能夠發揮比較積極的作用，強化業務人員的責任心，促進上下環節的銜接與溝通，避免各個部門之間推諉扯皮，加快反應速度，提高業務人員工作積極性，加強團隊協調和控制力，提高運營效率，推動業務發展。

（二）整合再造業務流程

從強化出口市場營銷、搭建出口貿易平臺、提高隊伍素質、強化企業實力的角度來實施“業務流程再造”。目標是讓每一個專業化的業務運作部門，根據外貿跟單的基本流程進行整合。通過業務整合，盡可能多地利用好公司的信息平臺和產品、資金、物流的優勢，相互配合。各個部門的業務人員分工明確、溝通協作、資源整合、效益提升，同時個體業務運作更多地依賴于公司后臺的有力支援和保障，從而實現企業對業務流程的控制，有效拓展業務空間，實現效益的最大化。

（三）出口跟單業務流程再造的實施效果

1.簡化外貿業務跟單的環節

原有的部門設置是根據復雜的外貿業務流程設置，環節較多，容易發生業務部門銜接不暢的問題，甚至給公司造成損失。業務流程改造后，將外貿跟單的工作簡化為跟貨、跟船、跟單、跟款四項主要工作。“跟貨”就是接單或貨→落實訂單貨→出貨;“跟船”即租船訂倉、安排運輸以及協助辦理報檢、報關和投保;“跟單”即制作全套單據結匯;“跟款”意指跟蹤貨款的收付情況。相關部門的人員的配備，根據跟貨、跟船、跟單、跟款四項主要工作而定。由業務部門負責跟貨;單證部門負責跟單和跟船、跟款;報檢報關部負責貨物進出口的商品的報檢和向海關報關。各個部門各司其職，又相互協調，保證了進出口合同的順利履行。

2.單貨有序銜接

業務部和單證部根據接到訂單時間的先后排單，先下單的貨物出貨后再下新的訂單，訂單梯次履行形成良性的互動循環。跟單員根據訂單排貨的時，按照訂單上的貨物的詳細資料要求安排貨物的采購、生產和出貨，全程跟蹤，保證出口的貨物與訂單一致。

3.單單銜接一致

單單一致銜接包括新老客戶訂單的銜接、同一客戶訂單的銜接、不同客戶訂單的銜接。長期合作和信譽好的老客戶分批次下訂單，業務部門會根據計劃執行訂單。如舊的訂單在跟進的時候，就計劃安排新的訂單，使新舊訂單銜接有序、單單相連，這樣客戶的訂單就不會中斷，以利于雙方長期的合作。對于不同客戶的訂單，業務部門根據貨、證、款的落實情況，以及訂單的時間先后安排，盡量兼顧不同客戶的利益，保持訂單間的協調平衡，密切同客戶的合作關系。外貿公司以前常常不重視小客戶的訂單。業務流程再造后，業務人員改變了這種做法，把大客戶的訂單放在優先安排的位置，同時在跟單的過程中兼顧安排中小客戶的訂單，發展潛在的客戶，以拓展更多的客戶資源。

4.船貨有效銜接

貨期與訂船的銜接。如按CFR、CIF成交的出口貨物，由賣方安排運輸，業務人員能按出貨時間的先后向船公司或代理公司租船訂艙、安排出運。按FOB成交的出口貨物，則及時與買方聯系裝船的有關事項，避免了船等貨或貨等船的情況的發生，提高了運作效率和客戶的滿意度。同時單證部門將正確完整的單據交給報檢報關部門，及時報檢報關，貨物順利通關出貨。

5. 款貨的有序銜接

相關的業務部門跟單的優次順序是“有款有貨”的訂單優先安排出貨，即公司有現貨，并且收到買方訂金或者貨款的貨物先出貨，這樣賣方就可早交貨早收款。“有款無貨”的訂單其次安排出貨;“無款無貨”的訂單排在最后，視款項落實的情況再做安排，如果無法落實，就終止履行合同，以控制風險。無款有貨的情況下，催促買方盡快開證或付款、收到證或款后再出貨，以降低出口收款的風險。

綜上所述，基于BPR視角對外貿跟單業務流程的再造，案例分析證明通過精簡的外貿公司的業務部門，加強的部門之間的溝通協調，減少了內耗，提高了公司的運作管理效率。通過優化外貿跟單業務的流程，將復雜的外貿跟單工作模塊化，各個部門明晰了各自的工作職責、各司其職、做到了貨、船、款、單的有序有效銜接，減少了跟單業務工作的失誤，提高了運作效率，調動的員工的工作積極性，對外貿公司的多出口創匯具有重大的意義。

[參考文獻]

[1]顏光華，劉光周.企業再造[M].上海財經大學出版社，1997.

[2]方雁.傳統外貿企業業務流程再造[J].國際市場，2013（5）.

[3]柳昊.論出口跟單的要素及相互關系[J].對外經貿，2012（2）.

[4]華惠.企業流程再造實踐研究[D].南京理工大學，2006.

[5]褚金紅. 流程再造在某期刊社中的應用與實踐研究[D].南京理工大學，2007.

[6]劉海云.S公司供應物流管理改進研究[D].山東大學，2019.

[7]方雁.傳統外貿企業業務流程再造探索[J].國際市場，2013（10）.

（責任編輯：張彤彤 劉 茜）