事業單位辦公系統與智能檔案管理的融合研究

盛開霞

【摘要】互聯網平臺與信息技術在不同社會領域的深入應用，一方面為事業單位電子辦公、自動化管理等技術改革提供了便利的條件，推進了一體化辦公、檔案管理機制的應用范圍，在資源整合、簡化工作流程、健全辦公服務方面取得了優異的成果;另一方面事業單位在推進辦公、檔案管理智能化、自動化改革目標的過程中仍舊面臨著辦公系統功能開發不健全、信息共享缺乏客觀條件支持等方面的問題，需要事業單位結合現階段技術改革的具體形式，采取對應的措施，推進檔案管理的智能化與辦公程序自動化的融合應用進程。

【關鍵詞】安全防護;工作隊伍;創新理念

當前階段事業單位在辦公信息服務與檔案資源管理方面面臨著技術改革的沖擊。信息資源的多元化開發、利用形式與事業單位的資源利用需求變化，使得原有的辦公程序與檔案管理機制已經無法完全滿足單位的實際工作和服務需求，將自動化、數字化、智能化技術合理融合到事業單位實際工作中，促進智能檔案系統與自動辦公系統的融合應用，成為現階段事業單位建立現代信息管理機制的重要任務。

一、推進智能化檔案系統與自動化辦公系統有效融合的原則

（一）資源整合的規范性。就現階段事業單位在日常辦公中常用的OA系統來說，在融合智能檔案系統中，其在數據存儲、格式轉換、服務功能方面存在較大的差異。運行程序中格式、算法的不同使得信息開發、利用、處理的方式也有所區別，所以在整合事業單位辦公系統和智能檔案管理過程中，必須要貫徹落實好規范性原則，對二者的存儲標準、程序算法以及服務功能等按照統一的標準進行設計與配置，確保程序運行的規范性，為不同部門之間的工作協作奠定技術基礎。

（二）信息處理的安全性。為聯通辦公系統與檔案智能管理系統中的信息，實現數據共享、信息整合、資源開發等技術改革目標，需要對現有的信息資源結構進行調整，合理分配、歸類、處理檔案與辦公信息。在這一過程中為了確保事業單位關鍵信息、核心數據的安全性，需要設置安全信息防護系統。設置不同的保密等級并在辦公程序與檔案管理平臺上進行分層授權，在提升信息資源管理交互性、共享性的同時樹立起保密意識。

（三）服務功能的針對性。不同信息管理系統的融合，應該在建立統一執行標準的同時搭建起功能更健全的信息服務平臺，針對辦公需要與檔案利用需求，提供更便捷、高效的服務，在簡化服務流程的基礎上充分開發平臺的資源整合作用。在進行功能設定時應充分考慮事業單位日常工作任務、辦公活動、檔案管理現狀以及技術支持條件等因素，讓工作人員能夠快速地掌握平臺操作技巧、充分利用服務功能，提升信息處理、收集、調用等工作的實效性。

二、現階段智能化檔案系統與自動化辦公系統創新融合的現狀

（一）操作系統較為復雜，復合型人才缺口大。事業單位涉及的辦公內容較為復雜，工作量相對較大，現階段的辦公軟件與程序需要定期進行更新才能保證辦公的實際效率。當前階段為了促進事業單位辦公系統和智能檔案管理實現融合，為了實現資源共享目標，事業單位開始促使兩者融合。然而辦公程序與檔案管理系統在融合的過程中，實際的操作規范、流程及技術功能往往存在差異性，區別于傳統辦公、檔案管理機制，工作人員很難在短時間內完全掌握操作技巧，無法發揮系統融合應用的技術優勢。與此同時事業單位的工作隊伍整體工作素質參差不齊，部分員工信息素養不強，對信息化辦公程序掌握不熟練。但在實踐工作中，不管是檔案管理還是辦公操作都要求工作人員必須掌握相應的技術，導致兩者對人才需求的專業偏向相差甚遠，復合型人才的缺口較大。

（二）基礎硬件設施不完善?，F階段，事業單位在信息化建設的進程中已經取得了一定的實踐成果，但辦公部門與檔案管理屬于兩個不同的工作領域。盡管辦公設備都包含計算機、存儲器、掃描設備以及服務器等設備，但在設備型號、功能設定、程序功能與存儲格式等方面都存在較大的差異，二者融合的硬件設施不完善，與此同時由于客觀環境條件的差異性，使得二者的信息共享受到了限制。目前事業單位在信息共享平臺的建設方面，將具體的工作內容劃分為信息收集、歸類、分析、處理及存儲等階段。特別是事業單位的智能檔案管理，需要在達成信息交流共享的基礎上實現檔案信息的優化歸類與整理，做好對應的保密工作，確保信息共享、交互的安全性與可靠性。但由于客觀條件的影響，事業單位信息資源共享的防護機制仍舊存在漏洞，保密等級劃分不明確。

（三）配套性的管理制度改革進程慢。辦公系統、檔案管理系統屬于兩個獨立的管理部門，因此制定與執行的監管制度也有所不同，具體表現在行為規范、工作流程、績效考核、監督管理等方面，這種管理制度的差異性也使得二者難以實現全面融合目標，配套性的管理制度改革進程相對滯后。在安全管理方面，二者的范圍、等級、程度不對應，由于二者工作性質的差別性，在信息安全保障方面的建設重點也有所不同，與辦公系統相比檔案管理的保密級別明顯更高，因此針對電子檔案的安全保障成為開展工作的重點，與此相對應的辦公系統在信息管理的安全防護機制建設方面，范圍沒有檔案管理廣，安全級別也相對較低，在信息保密等級上并不對等，對應的安全管理規范也存在明顯的區別，限制了二者的融合深度。

三、全面落實辦公程序與檔案智能管理機制創新融合目標的實踐對策

（一）為二者融合改革夯實客觀基礎。數字化、智能化現代技術在事業單位的全面、深入應用，使得智能檔案機制不斷被完善。在此基礎上，為更好地推進其與現代辦公系統的有效融合，事業單位應加強基礎設施方面的資金投入，對服務器、計算機、存儲器、辦公設備等進行優化升級，為二者的融合改革夯實客觀基礎。此外還需要對辦公程序與智能檔案服務平臺進行功能設定，保證信息服務的全面性與針對性，與此同時在基礎設施的建設方面，應合理參考原有的設備基礎，提升資金投入的利用效率，兼顧經濟性與實效性原則。

（二）打造專業化的工作隊伍。為更好地推進檔案管理與辦公系統的深入、全面融合進程，事業單位應注重工作隊伍的建設。作為事業單位信息化改革的重要實踐者，檔案管理工作者與辦公系統的操作者需要的專業技術不同，信息社會互聯網發展迅猛，對于人才的要求越來越嚴格，要求其必須掌握計算機技術、辦公理論知識及檔案管理水平及相關法律知識等，才能真正承擔起融合管理工作的任務。為此事業單位應加強復合型人才的培養與引進制度，如在人才招聘的過程中，注重專業素養、通識技能以及信息操作能力的考察;完善人才培養機制，定期派遣優秀人才進行技術交流等。

（三）完善技術操作、信息管理標準。統一的技術操作標準與信息管理規范是推進檔案、辦公工作融合的重要制度基礎。盡管現階段檔案與辦公領域的數據存儲、電子文件格式已經有了相對統一的標準，但是仔細查看可以發現，其中羅列的諸多標準更多屬于推薦類標準，單位內不同部門之間都可結合部門發展實際進行調整，部門工作人員對相關操作標準了解不全面、信息系統實踐操作不規范，使得融合管理機制缺乏約束力。針對該種情況，事業單位應加強相關制度的宣傳力度，建立起對應的管理、監督系統，全面落實標準化的融合工作管理目標。

（四）創新信息資源融合管理的安全防護觀念。在辦公系統、檔案智能化管理系統中，對信息交互與共享的安全防護機制都有著一定的技術要求。在二者的融合建設進程中，需要依照信息數據的重要性與保密性劃分安全等級，依照保密規定對信息進行整合。具體來講，保密級別的設定更多體現在單位內的紙質檔案方面，而頒發、推行的一系列保密規定則更多體現在電子檔案方面。保護電子檔案安全則需要設置對應的防火墻，對惡意訪問、病毒、黑客攻擊等進行攔截，確保信息開發的可靠性。與此同時，由于信息技術更新速率較快，為更好地實現安全防護的目的，單位應及時進行程序升級，為檔案工作與辦公系統的深度融合提供保障。

四、結語

事業單位內部推進信息化檔案管理改革，在辦公系統中融合智能檔案資源開發工作，不僅可以打造效率更高、辦公服務更具體的管理機制，實現對檔案資源的深入開發，同時還能夠通過智能化管理平臺，將檔案服務工作統一于一站式服務中心，整合單位信息資源，為各部門辦公任務的有效完成、社會服務功能的發揮等工作提供保障。

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