新時(shí)期如何做好辦公室管理工作

周俊杰

【摘要】機(jī)關(guān)運(yùn)行過程中，辦公室已成為不可缺少的部門，本文從新時(shí)期企業(yè)辦公室管理工作對(duì)推動(dòng)全局工作的重要意義、新時(shí)期辦公室工作的特點(diǎn)、存在的問題、解決對(duì)策等方面進(jìn)行闡述，旨在為辦公室高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供理論基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】辦公室;管理工作;行政事務(wù)

新時(shí)期企業(yè)辦公室管理工作，是指為確保實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，依據(jù)相關(guān)制度規(guī)定以及發(fā)展戰(zhàn)略要求，在上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門及本單位領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，組織協(xié)調(diào)內(nèi)、外部工作聯(lián)系，做好文秘檔案、政務(wù)督查、會(huì)務(wù)管理及后勤服務(wù)等工作。

一、做好辦公室管理對(duì)推動(dòng)全局工作的重要意義

辦公室工作的質(zhì)量高低，與企業(yè)工作的開展、制度的執(zhí)行、政策的落實(shí)和成效的取得都密切相關(guān)，對(duì)任何單位來說，都具有舉足輕重的作用。具體而言，有以下五點(diǎn)：

（一）在謀劃企業(yè)未來發(fā)展藍(lán)圖、制定工作措施上具有重要作用。參謀輔政是機(jī)關(guān)各部門的共同職責(zé)，但辦公室在企業(yè)組織架構(gòu)中的核心地位決定了在這方面更能發(fā)揮關(guān)鍵作用，做實(shí)調(diào)查研究，統(tǒng)籌推進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作，輔助領(lǐng)導(dǎo)理清工作思路，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)工作舉措，都少不了辦公室參與。

（二）在暢通政令下達(dá)、推進(jìn)決策部署貫徹落實(shí)上具有重要作用。做好上傳下達(dá)，全面推動(dòng)各項(xiàng)工作穩(wěn)步推進(jìn)，是辦公室的基本職責(zé)之一。辦公室充分發(fā)揮了“督辦陣地”和“信息中樞”的作用，及時(shí)傳達(dá)貫徹上級(jí)部門及領(lǐng)導(dǎo)指示批示精神，確保政令暢通;科學(xué)分解工作任務(wù)，確保責(zé)任落實(shí)到位;認(rèn)真梳理報(bào)告情況，確保領(lǐng)導(dǎo)掌控全局;落實(shí)政務(wù)督查，強(qiáng)化績(jī)效考核，確保工作落地見效等方面，更是充當(dāng)著舉足輕重的角色。

（三）在統(tǒng)籌機(jī)關(guān)工作、規(guī)范工作流程上具有重要作用。辦公室既是本單位匯聚接收工作的“入口”，也是協(xié)調(diào)安排任務(wù)的“出口”，加之機(jī)關(guān)政務(wù)保障工作紛繁復(fù)雜，搞好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)至關(guān)重要。辦公室切實(shí)發(fā)揮綜合部門職能，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)、基層工作，統(tǒng)籌承辦各項(xiàng)會(huì)議，做好公文處理、文件審核、機(jī)要保密、檔案管理、信訪協(xié)調(diào)等工作，保障機(jī)關(guān)有序運(yùn)轉(zhuǎn)功不可沒。

（四）在協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)各方、營(yíng)造良好外部環(huán)境上具有重要作用。煙草行業(yè)屬于政企合一的單位，既受上級(jí)單位管理，也受當(dāng)?shù)卣芸亍＾k公室在履行對(duì)外的“窗口”職能方面，加強(qiáng)與市局公司、縣委縣政府相關(guān)職能部門的溝通協(xié)調(diào)，保持密切聯(lián)系，爭(zhēng)取工作支持，起到了重要的橋梁和紐帶作用。

（五）在總結(jié)提煉經(jīng)驗(yàn)、推動(dòng)工作創(chuàng)新開展上具有重要作用。首創(chuàng)往往出自基層，經(jīng)驗(yàn)往往源于業(yè)務(wù)部門，但許多提煉總結(jié)來源于辦公室。密切關(guān)注、敏銳感知，日常梳理總結(jié)特別是籌備各類會(huì)議提煉的經(jīng)驗(yàn)做法，既是本單位傳承下去的“財(cái)富”，也是其他地方學(xué)習(xí)借鑒的“模板”，對(duì)于推動(dòng)各項(xiàng)工作創(chuàng)新開展意義深遠(yuǎn)。

二、新時(shí)期辦公室工作的特點(diǎn)

筆者在辦公室工作多年，具有很深的辦公室情結(jié)，對(duì)辦公室工作的重要性、艱巨性和復(fù)雜性深有感觸，歸納起來有四個(gè)特點(diǎn)。

（一）責(zé)任“重”。俗話說“辦公室不是中心但影響中心”，辦公室工作干得好，可能只能充當(dāng)無名英雄;但如果在重要工作中出現(xiàn)一點(diǎn)紕漏，缺點(diǎn)就會(huì)被無限放大，給單位形象帶來不好的影響。辦公室是企業(yè)發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)，和其他部門相比，擁有更大的決策權(quán)，但相應(yīng)的責(zé)任也就越大，在推進(jìn)企業(yè)步入高速發(fā)展的過程中，辦公室往往需要幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行更科學(xué)、更合理的決策。因此，辦公室就承擔(dān)著很重要的責(zé)任，這就要求辦公室工作人員須具備很強(qiáng)的預(yù)見性、統(tǒng)籌性。同時(shí)，辦公室是對(duì)外展示的形象窗口，辦公室工作人員素質(zhì)的高低、專業(yè)性的強(qiáng)弱、服務(wù)工作的熱情程度等，都會(huì)影響企業(yè)的形象。

（二）工作“苦”。一般企業(yè)而言，辦公室工作主要涉及辦文、辦事、辦會(huì)、車輛管理、食堂、接待、宣傳七大類，其中這七類又可以劃分為更小的分支，做好這七大類工作，辦公室的工作就做好了一大半。認(rèn)真可以把事情做對(duì)，用細(xì)卻可以把工作做到完美，做好辦公室工作，需要在細(xì)節(jié)上下功夫、想周全。現(xiàn)實(shí)生活中，辦公室的同志經(jīng)常加班加點(diǎn)，甚至通宵達(dá)旦，飲食、作息不規(guī)律是常態(tài)，不能按時(shí)吃飯是家常便飯，較其他部門工作要求更高、任務(wù)更重，很多時(shí)候，苦勞多于功勞，付出多于回報(bào)。

（三）處理“難”。辦公室工作不確定性、臨時(shí)性、突發(fā)性強(qiáng)。在日常工作中，既要做好日常規(guī)律性工作，又要做好臨時(shí)交辦的其他工作事項(xiàng);既要處理協(xié)調(diào)好各領(lǐng)導(dǎo)、各部門間的關(guān)系，又要協(xié)調(diào)處理好與其他單位的關(guān)系。能力范圍內(nèi)的事情處理起來往往比較得心應(yīng)手，但是能力范圍或者權(quán)利范圍外的事情，處理起來就很棘手，甚至常常面臨一個(gè)時(shí)間點(diǎn)需要同時(shí)解決多項(xiàng)事務(wù)，因此，分清事情輕重緩急，提高自身統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力、解決問題的能力，就顯得極為重要。

三、辦公室管理工作存在的問題

（一）目標(biāo)不明確。科學(xué)制定辦公室的目標(biāo)，對(duì)于提升辦公室行政管理質(zhì)量很關(guān)鍵。然而辦公室通常沒有制定部門規(guī)劃或目標(biāo)，開展工作往往習(xí)慣按照以往的工作方式進(jìn)行，工作思路、工作節(jié)奏、處事方式受限于以往的束縛，創(chuàng)新性開展工作顯得有些不足，辦公室應(yīng)該多思考存在的短板和不足，找到解決問題的突破口，大膽嘗試，通過制定合理的短期目標(biāo)、長(zhǎng)期目標(biāo)，細(xì)化辦公室管理工作，提高前瞻性和創(chuàng)新性。

（二）精細(xì)化管理意識(shí)不足。辦公室工作管人管事管物品，精細(xì)化管理不夠勢(shì)必會(huì)影響辦公室的發(fā)展壯大。某種程度上，辦公室決策者的管理方式起到很關(guān)鍵的作用，不論從制度上還是管理方式上，都需要精細(xì)考量。管理者要有善于發(fā)現(xiàn)問題的能力，勇于面對(duì)問題的能力，以問題為導(dǎo)向，發(fā)現(xiàn)辦公室管理制度、管理方式上的不足，找好制度與管人的平衡點(diǎn)，提高自身精細(xì)化管理能力。

（三）專業(yè)素養(yǎng)欠缺。各個(gè)單位招聘的工作人員往往是跨專業(yè)的，80%以上報(bào)考崗位與實(shí)際崗位不一致，在辦公室行政管理中，很大一部分人都是非文秘專業(yè)、行政專業(yè)，這就導(dǎo)致辦公室很多人員面臨“專業(yè)恐慌、本領(lǐng)恐慌”，專業(yè)素養(yǎng)不夠、業(yè)務(wù)能力不夠，短時(shí)間內(nèi)，很難成為某一領(lǐng)域的“專家”和“強(qiáng)者”。

四、破解辦公室管理難題的對(duì)策

（一）制定明確的管理目標(biāo)，落實(shí)“沒有最好只有更好”的工作要求。辦公室工作永遠(yuǎn)沒有最好，只有更好。要有明確的發(fā)展方向和管理目標(biāo)，敢于破舊立新，創(chuàng)造性開展工作。增強(qiáng)制度設(shè)計(jì)的合理化，增強(qiáng)辦公室人員對(duì)辦公室規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程的熟悉程度，多學(xué)習(xí)了解企業(yè)文化，多熟悉企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，多知曉各部門的工作實(shí)際，在制定規(guī)章制度和管理目標(biāo)時(shí)，增強(qiáng)銜接性和可操作性，始終把“靠制度管人、靠制度管權(quán)、按制度辦事”融入企業(yè)生產(chǎn)實(shí)際需要和發(fā)展需要，讓管理目標(biāo)和管理要求更加科學(xué)化、合理化。

（二）堅(jiān)持管理精細(xì)化，增強(qiáng)企業(yè)的精細(xì)化管理理念和意識(shí)。一方面，企業(yè)管理人員要把精細(xì)化管理理念融入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過程，提高全員精細(xì)化管理水平;另一方面，要加強(qiáng)人崗匹配、權(quán)崗平衡，鼓勵(lì)員工積極探索，把發(fā)現(xiàn)問題、解決問題作為日常工作的重要一環(huán)。探索“胡蘿卜加大棒”的管理方式，科學(xué)把握柔性管理與剛性管理、同性化與差異化，善于用肯定的眼光，發(fā)現(xiàn)員工的閃光點(diǎn)。

（三）堅(jiān)持培訓(xùn)常態(tài)化，著力提升辦公室人員職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力。堅(jiān)持用人所長(zhǎng)，關(guān)注人崗匹配，讓每一位職工都能發(fā)揮作用。建立系統(tǒng)的教育培訓(xùn)機(jī)制，用足用好員工教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，從文化、技能、觀念、禮儀、身心等全方面進(jìn)行培養(yǎng)，全力提升員工綜合素質(zhì)。同時(shí)加強(qiáng)辦公室人員道德素養(yǎng)提升，使員工成為道德素養(yǎng)高、專業(yè)能力強(qiáng)的高素質(zhì)人才，為辦公室工作培養(yǎng)強(qiáng)大的“人才庫(kù)”。

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