數字化檔案在建筑檔案管理工作中的作用

摘要：目前，伴隨著社會各行各業的飛速發展，我國科學技術水平也在不斷升級換代，信息技術成為了企業在激烈市場競爭中立于不敗之地的重要法寶，每個企業都在積極探索和信息化融合的新方式。現階段，我國醫療體系處在不斷健全的過程中，特別是建筑部門的檔案管理部門，其開始積極的探索檔案管理數字化的發展趨勢。因此，本文就以數字化檔案管理系統在建筑檔案管理中的具體作用為研究方向，針對目前建筑檔案管理中存在的弊端，有針對性的提出相應的改進措施，從而提升建筑的檔案管理整體水平。

關鍵詞：數字化檔案管理系統 建筑檔案管理 人事信息管理

在信息時代，各類信息紛繁復雜，有用的無用的信息數量都在快速增長，這使得建筑原有的檔案管理模式無法應對新時代的變化，而信息技術的引進就能夠很好的解決這一問題，實現對檔案的數字化管理，更好的提升建筑整體管理水平。信息數字化技術使建筑檔案的保存方式出現改變，由原有的紙質文件變為光盤、硬盤等電子化保存方式，提升了檔案的保存年限，增加了檔案保存的安全指數。因此，數字化檔案管理模式是現代建筑在經營和發展過程中無法扭轉的新型管理方式，其采用數字化技術將傳統的檔案管理實現電子化管理，提升建筑的檔案管理水平。

一、數字化檔案管理系統簡介

目前，我國科學技術水平得到了飛速發展，計算機和互聯網技術發展也突飛猛進，這在無形中就為建筑轉變傳統檔案管理方式提供了基礎性的技術支撐，便于其進行管理體系的自我健全和完善。數字化檔案管理系統是現代科學技術進步的產物，其必將會成為未來各行各業檔案存儲的主要方式。

二、數字化檔案管理系統在建筑檔案管理中的應用優勢

（一）能夠有效保存珍貴檔案原件

數字化檔案管理能夠對檔案原件進行掃描或者拍照識別和處理，提高原件的保存清晰度，防止原件因為時間推移而出現霉變或者其他意外，影響其最終的使用。

（二）可有效改進文件歸檔方式

檔案管理數字化系統能夠自動識別檔案的歸還和借閱，實現檔案的實時監控，避免因人工操作失誤而出現的檔案資料歸檔錯誤，提高檔案歸檔的準確性。同時，也能夠實現對檔案的追蹤，避免檔案的遺失。實現檔案資料的數字化不僅僅能夠將人員的雙手解放出來，同時還提升了工作的質量和效率，是一件一舉兩得的事情。

（三）便于檔案資源的整合與共享

數字化檔案管理模式實現了對建筑各項資料的整合和優化，提升了資料的利用率，便于使用者查閱和尋找自己想要的文件。社會信息技術發展勢不可擋，建筑檔案管理的數字化發展也成為了必然趨勢，檔案管理數字化系統能夠實現信息之間的共享，擴大信息的傳播范圍和傳播速度。社會民眾如果想要了解該建筑的相關信息通過簡單的搜索就能知曉，為他們的生活、工作提供了便捷。

三、數字化檔案管理系統在建筑檔案管理中的作用

（一）數字化檔案管理系統在人事信息管理方面的作用

現階段，很多建筑部門的人事檔案管理都完全依賴人員去進行，不僅工作效率較低，同時也極其容易出現管理問題，造成對員工情況的錯誤理解。原來建筑部門的人事檔案管理是紙質版資料，詳細的記錄了員工的受教育程度、工作經歷、在職年限、對建筑部門的了解程度等等，在查閱的過程中需要逐一翻閱，使得工作效率極其低下。

而數字化檔案管理系統出現之后便能夠很好的解決上述問題，提升建筑人事檔案管理的質量，快速的查閱每一個員工的詳細信息，將檔案資料的效用發揮出來。在這個過程中需要從以下幾個方面去入手，首先，建筑要提升管理人員的人事檔案數字化管理意識，對所有的員工進行系統培訓，讓他們準確的了解和認知到人事檔案管理的重要性，從而在實際工作中明確自身工作的重要性。其次，建立起公開、透明的人員獎懲制度，對于一些不需要保密的人事決定要及時的告知給每位員工。最后，建立專業的人事檔案管理隊伍，努力提升他們的專業技能和道德素質，提升建筑人事檔案管理的標準化、科學化。

（二）有效建立數字檔案館

建筑數字檔案館對于推動數字化檔案管理進程具有重要意義。檔案信息存在的地方便是檔案館，有效建立檔案館能夠推動數字化在檔案管理中的應用。在建筑檔案管理過程中，數字化的應用能夠從一定程度上轉換檔案管理模式，使其由以往的被動管理模式逐漸轉化為主動的信息管理模式。為實現檔案信息合理利用以及資源的共享，建筑檔案館的建立具有極其重要的意義。以我國信息化建設要求來看，建筑檔案管理部門是較為重要的社會資源外在反映部分，因而應充分利用檔案館的信息共享平臺，為信息資源提供展示場地，全面推動數字化建筑檔案管理工作的正常有序開展。

（三）數字化檔案管理系統在重要數據安全方面的作用

數字化檔案管理系統能夠將建筑重要的資料進行數字化加密處理，保護資料安全性的同時也保護了實體檔案，避免出現因原件借閱或者反復查閱出現的損害情況，首先，減少重要數據的安全隱患。為電子版的重要資料設置密碼或者人工識別等防范措施，指定特定的人員擁有查閱的權力。其次，加強建筑內部的網絡系統保護，購買專業的防火墻，提升整體系統的安全指數。最后，為檔案管理工作人員樹立起安全防范意識，重視檔案的管理和安全，一旦發現任何問題要及時的上報和解決，將可能發生的損害降到最低。

四、結語

伴隨著我國科學技術水平的快速提升，信息化成為了各行各業發展必然趨勢，建筑檔案管理也是如此。建筑檔案管理數字化是建筑未來發展的主要方向，在這個過程中，首先要在建筑內部形成數字化管理的意識，促使其能夠不斷的進行自我創新和改革;其次，要注重硬件設施的配置，采購相關的電腦等設備，為建筑檔案數字化管理奠定基礎;最后，提升相關人員的專業技能水平，學會運用現代高科技技術為檔案管理所服務，定期開展人員培訓。只有這樣才能夠加快數字化檔案管理系統的健全和完善，從而促進自身管理水平的提升，更好的促進建筑工作的整體發展。

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（作者簡介：宋正宇，當前職務：科員，當前職稱：初級，學歷：大學本科，單位：泰安市中心醫院，研究方向：檔案管理。）