建筑施工企業境外檔案保管探索與實踐

文/楊 萌

隨著中國經濟發展，大型建筑施工企業搭乘中國與絲路沿線國家和地區共商、共建、共享的“順風車”。作為基礎設施建設的橋頭堡，企業不斷在海外市場上獲得更大份額，施工涉及鐵路、公路、地鐵及房建等基建領域，這也對企業在生產經營過程中形成的具有查考價值的各種載體檔案的保管提出新要求，如何在新形勢下更加規范和有效地保管境外檔案成為一個值得深入研究的新課題

一、境外施工企業檔案保管工作現狀與特點

（一）缺乏有效的境外檔案保管制度和管理體系

“走出去”建筑施工企業承攬項目分布國別廣泛，輻射范圍中亞、北亞和西亞、印度洋沿岸、地中海沿岸的國家和地區，項目所在國家發達程度、政治經濟政策、法律規定、氣候環境、資源狀況以及承建項目的情況各不相同，而諸多的不確定因素也會給項目檔案管理帶來較大的風險。國內已經形成成熟的檔案保管制度無法有效地直接指導境外項目檔案保管工作，各個駐外機構根據其自身情況采用的檔案保管制度也因為國別差異、專業技能等條件的差別，始終無法建立起一個有利于集中管理且又滿足各地實際情況的檔案管理制度。

（二）檔案管理人員的不確定因素

第一，境外施工檔案管理工作實質上是一項綜合性、專業性、科學性強的系統工作，涉及的范圍廣，包括了施工中全套綜合外事事務、商務往來、變更索賠、施工技術、物資設備及財務、稅務等業務范疇。這樣也就要求從事檔案管理的人員要具備基本的工程管理知識、較高的檔案專業技能，考慮到境外施工工作語言的要求，對所在國語言的掌握也進一步提高了檔案管理人員的從業條件，造成具備這種綜合技能檔案管理人員的缺乏。

第二，在境外項目籌備實施中，受國家政治因素影響較大，尤其是重大建設項目，普遍存在籌備和施工工期長的特點，造成了人員流動性強，經過培訓的熟悉檔案管理的業務人員流失。加之人力資源及成本經費的限制，有相當一部分駐外項目并沒有配備專職的檔案管理人員，這就影響了項目建設過程中有價值檔案資料的有效留存。

（三）境外檔案保管條件達不到規范要求

駐外機構所在國多為發展中國家，相當一部分機構駐地自然環境惡劣，工作條件艱苦，與我國《企業檔案工作規范》中對于庫房的溫度和濕度及防光、防有害生物等檔案保管細則等條件的要求還有較大差距，例如某熱帶海島國家，氣候潮濕，螞蟻等蟲害嚴重，這些不利的客觀自然條件也給檔案的保管帶來了很大困難。即使在經濟發達的特區香港，寸土寸金的特殊社會環境，想建設符合標準的檔案庫房，也存在較大的成本管控壓力，這些都對檔案的安全保管造成隱患。

二、提高境外檔案保管工作的應對措施和實踐

《國家檔案局關于加強駐外機構和境外企業檔案的工作意見》中提出了海外檔案的工作原則有：“有利于工作，有利于保密，有利于應付突發事件”。在這一工作原則指導下，結合大型企業“走出去”境外機構檔案保管中存在的各種問題，提出若干結合實踐的觀點，以提高境外機構檔案保管工作的管理水平，保證檔案不失控，不流失。

（一）完善檔案管理工作制度

制度作為各項工作的基礎，更是順利實現管理目標的基本保障。建立健全境外檔案保管工作的首要任務就是完善境外檔案工作制度，首先應該包括綱領性制度，從宏觀上提出檔案保管的總體原則和要求；其次，具體的重點工作環節和業務性制度應該從所在國項目實際運營情況入手，結合當地法律法規要求。例如，從檔案形成過程來看，檔案資料產生的主體也會轉移，一般會建議保管在檔案產生的機構。根據當地政策法規要求，保管范圍也會有差別，都需要經過充分地調研后，制定出詳細的保管辦法，并作為日常檔案工作的操作制度。這兩類制度相互支持和協調，循序漸進地構建起境外檔案保管制度體系。

（二）提高檔案人員工作技能

面對人這個最活躍的因素，除了制度上規范保管工作，并加以績效考核體系保障，首先要強化領導的檔案意識，使其認識到檔案有效保管是維護企業權益、服務經營、規避風險的重要工作。領導帶動全員參與，日積月累，在制度約束的配合下，最終使檔案保管工作持續良性發展。

為了保證檔案資料的原始真實性特征，會進行檔案原件存檔，這要求檔案管理人員要有高超的從業技能，還要求有專業外語水平。考慮到境外檔案管理人員業務能力要求較高，普遍管理知識欠缺的問題，為了方便境外檔案管理人員快速勝任崗位，將制度轉換成表格、工作模板、檔案管理工具等，模板化、流程化方式解決了即使檔案管理人員調動，新任職的人員也可以快速入門上手，一定程度上簡化了工作流程。

（三）科學籌劃、因地制宜，確定最佳檔案保管模式

境外各機構產生的檔案，可以根據實際情況，因地制宜，列舉兩種適應不同機構的檔案保管模式，以供探討。

1.設立區域檔案管理中心

此種管理模式適用于已經形成成熟穩定的區域公司，公司下設若干項目部及周邊國家項目。檔案管理中心設在區域公司，條件較優越，容易建立標準的庫房，避免不利的自然條件對檔案安全的威脅。形成臺賬和目錄，便于日后檔案開發利用，也滿足部分地勘等檔案由于當地保密條款限制，無法出境的規定，做到一次投入，長期受益。

2.加強信息化存儲手段

在地方有限且辦公自動化程度高的區域，適合大力推行信息化存儲方式成為檔案保管的重要手段之一，既節省紙質檔案的存放空間，又節約人力后期的保管維護成本。轉換完成后，便于上傳至集團檔案管理系統里，提升整個檔案系統的完整性，完善以集團資質中標的業績，便于日后經營開發檔案的共享利用。

企業境外機構檔案作為其海外生產經營管理活動的紀實性資料，重要性不言而喻，如何更加有效地保管留存，持續為企業良性經營發展提供支持保障，這項工作還值得進一步深入研究。