基于流程和數據驅動下的高職院校迎新系統設計與實踐

夏德玲 束華娜

一、引言

教育信息化發展的趨勢必然是改變傳統的教育模式、方法，引起教育生態的重構。高職院校經過多年的信息化建設，基本建設了統一信息門戶、統一認證平臺和共享數據中心三大基礎平臺，實現了單點登錄，部分院校還建設了辦公系統（OA）、教務系統（ES）、學工系統（AS）等系統，但是由于各業務系統建設時期有先后，并沒有采用統一的數據標準格式，因而存在數據壁壘和信息孤島。調查研究表明，大多數的高職院校在迎新工作中，教務處、學工處、財務處等職能部門各自負責自己的業務，數據沒有連通，經常出現數據不統一或者重復工作的現象。《教育信息化2.0行動計劃》明確要求，各級院校要建立“覆蓋全國、統一標準、上下聯動、資源共享”的教育大數據，打破數據壁壘，最終實現“一數一源”、數據可追溯的目的。因此，如何利用信息技術打通數據壁壘，解決高職院校迎新工作時間緊、業務多、服務要求高等問題，是一項迫切重要的任務。

二、新生報到業務梳理

（一）原有新生報到模式及其存在的問題

高職院校原有新生報到采取線上線下混合模式，雖然有的早就采用線上系統，但基本是各業務系統如教務、財務系統單獨采集信息。而且大多數高職院校迎新工作都要提前兩三個月的時間來籌備。暑假之前，學校會臨時抽調職能處室、二級學院等相關迎新工作人員，部署、安排迎新工作，人工協作完成新生報到工作。這樣就存在以下幾個問題：

部門協調性差，效率不高。由于新生的整個報到過程需要多個部門配合才能完成，且各部門辦公地點遠近各異，需要跑很多地方，某一環節沒辦理完成就不能往下辦理，這就導致有些部門門前出現排隊現象。比如，每年的財務處，由于財務人員需要逐項核對繳費清單，用時較長，所以新生在這個環節就容易出現排隊現象，從而拖后整個報到流程，降低了報到工作效率。而有些部門門前則長時間沒人。

迎新數據不統一，數據不準確。在線下線上混合報到過程中，實行線上系統的各業務單位都是單獨采集自己所需要的信息，采集內容、數據格式均不一致，這不僅會使形成的原始數據不統一，而且各部門間的內在不連通使各自成為信息孤島，進而形成數據壁壘。

迎新信息不通暢，學校信息化管理能力弱。傳統的線下線上混合模式迎新中，由于各部門迎新都是基于自己部門負責的業務活動，無法了解報到的整個過程，因此就會出現重復性的工作，導致耗費學校大量的人力物力，且整個迎新完后數據不可被追溯，學校信息化管理能力弱。在這種模式下，學校相關部門不能盡快掌握新生報到的具體情況，必須等待人工統計數據完成后。

（二）新生報到活動梳理

為了解決上述問題，筆者借助問卷調查，重新梳理新生報到的所有環節，并整理出新生報到時的主要業務活動如下表1所示。

表1 新生報到業務活動

（三）以線上迎新業務為主體進行流程優化

根據梳理的業務活動，對迎新過程中的部分流程進行優化，并以此為基礎找出可解決的方案。

讓“數據”跑路，提高各職能部門迎新的工作效率。以共享數據中心為基礎， 采用Oracle Data Integrator（ODI）數據集成工具，將教務系統、財務系統、迎新系統全部對接到數據中心，實現迎新數據在各系統及數據中心中快速流轉，讓新生少跑路，因而提高了各部門的迎新效率。為了讓新生通過入學須知提前登陸系統填寫個人信息并繳費，選取被褥、軍訓服裝等。因此，學號要提前編好，且卡務中心要提前制卡。

統一數據格式，提高數據準確率。制定全校的信息化數據管理辦法。根據迎新部門職責和業務分工，是相應數據的產生部門和權威單一來源部門（如學籍信息唯一數據源是教務系統、財務信息唯一數據源是財務系統），負責本部門數據資源的統籌規劃、建設，并按要求向共享數據中心提供權威數據，進行數據全生命周期管理，并對數據質量負責。

暢通迎新信息，提高學校信息化管理水平。高職院校招生部門一旦確定好新生錄取名單，學工部門就根據錄取名單在學工系統（學籍系統）中編新生學號，編好的新生學號經數據中心到達迎新系統，新生報到時掃二維碼的數據被推送到學籍系統（即教務系統），二級學院學籍管理員在學籍系統中注冊學籍，注冊后的學籍狀態數據被推送到數據中心，數據中心再將學籍狀態數據推送到迎新系統、財務系統。如果新生在報到之前已經繳納相關費用，銀行在新生報到前將繳費學生的名單傳給財務工作人員，財務工作人員在財務系統更新學生繳費狀態，新生報到注冊學籍后可直接去辦理宿舍入住手續。優化后的迎新業務流程如圖1所示。

為了達到數據秒級更新，就需要優化數據中心結構，選用合適的數據集成工具。高職院校的數據中心大都采用Oracle數據庫，所以選擇Oracle Data Integrator（ODI）來作為數據集成。ODI采用web service的機制，能夠和SOA（面向服務的體系結構）環境進行交互。而且，它能夠檢測事件：一個事件觸發一個ODI的接口流程，因而能夠完成實時的數據集成。

三、迎新平臺（含迎新系統）技術路線

（一）總體架構圖

高職院校智慧校園的架構采取“4+2”層次化體系結構（4表示4個層，2表示兩個總線）。

基礎支撐層：是智慧校園的基礎，包括運行在校園網上的網絡系統、存儲、服務器、安全設備、傳感設備等；

應用系統層：各個業務系統如財務系統、教務系統、學工系統等；

支撐平臺層：包括數據中心、流程事務轉換中心、消息控制中心、統一身份認證平臺等；

終端展示層：辦事大廳、個性化門戶等。

兩個總線：數據服務總線、應用服務總線如圖2所示。

（二）數據共享

要實現迎新數據共享，數據中心就要利用數據集成（Extract—Transform—Load，ETL）工具對從教務、財務、迎新等系統數據進行抽取、轉換和加載，然后將處理后的數據再分別共享到其他業務系統。

（三）迎新數據流向

基于此技術架構，整個迎新數據的流向如圖3。

（四）基于流程和數據的迎新系統實現-以聊城職業技術學院為例

圖1 優化后的迎新業務流程

圖2 總體架構圖

圖3 迎新數據流轉圖

注：

1.新生報到掃二維碼產生的數據

2.學籍注冊后數據被推送到數據中心

3.數據中心將學生注冊的數據推送到迎新系統、財務系統

4.財務系統接收到數據后，查找新生是否繳費，并將繳費情況推送到數據中心

5.數據中心根據財務推送的數據，將繳費情況推送到迎新系統

6.迎新系統記錄繳費情況，新生可登陸迎新系統查看自己繳費情況

7.新生如果在報到前，已經通過微信繳費，繳費數據被推送到財務系統，同時報到掃二維碼產生的數據被推送到教務系統中的學籍管理模塊

8.財務工作人員在財務系統更新繳費情況并將數據推送到數據中心，同時教務系統中的學籍管理模塊將注冊后的數據推送到數據中心

9.注冊后的數據和繳費情況被推送到迎新系統

10.迎新系統更新學生基本信息，新生登陸迎新系統查看個人報到情況

圖4 迎新系統財務繳費截圖

（四）基于流程和數據的迎新系統實現-以聊城職業技術學院為例

新生報到當天的前一天，通過銀行卡或者微信掃碼方式完成繳費（學費、住宿費、書本費、醫療保險費、軍訓服裝費、體檢費），報到時現場不進行收費，直接去所在二級學院辦理報到手續，并且可通過迎新系統提前選購軍訓服裝號碼、被褥等。由于新生報到之前就已經完成繳費，因此新生報到工作效率就非常高。

基于流程和數據的迎新系統包括五大模塊：迎新現場、統計查詢、迎新現場管理、服務網管理和事務辦理。

迎新現場：展示各報到環節名稱、已辦人數及比例；

統計查詢模塊：迎新現場的實時數據查詢，包括學生基本信息查詢、家庭成員信息查詢、教育背景信息查詢、未報到學生查詢、學生采集信息查詢、學生繳費信息查詢、自選物品查詢、環節辦理查詢、綠色通道辦理查詢、生源地貸款查詢、軍訓服裝查詢等；

迎新現場管理：是最重要的一個模塊，它包含迎新初始化管理、基礎數據管理、流程管理和操作日志，其中在“流程管理”里我們可以對迎新各個環節信息進行維護，迎新現場流程定義、配置等，該模塊是實現迎新流程化的基礎；

服務網管理：是進行首頁配置、新生密碼重置、文件下載、數據采集（如站臺維護等）等的模塊；

事務辦理模塊：是辦理綠色通道、走讀申請、專業調整、入伍登記等工作的審核情況等模塊。

圖4、圖5是分別是迎新系統財務繳費及迎新大數據實時展示圖，通過這兩張圖可以詳細了解全校的新生報道情況，以及每個學院的實時報到統計情況（如每個時間段報到的新生、學院、專業等）。

圖5 聊城職業技術學院2019年迎新實時數據展示

表2 迎新工作流程對比（以聊城職業技術學院迎新為例）

表2是以聊城職業技術學院2018年之前和2019年迎新工作為例，來對比說明新迎新系統的優勢。從表2我們可以看出，新迎新系統以流程為抓手，緊緊依托“學校數據中心”，真正讓數據跑起來，與2018年迎新相比，2019年迎新時間節約近60%、報到速率提升5倍，師生滿意率提升12.2%。新迎新系統高度壓縮了迎新辦理的時間和空間，實現了迎新服務質量和效率的雙“飚”升。

四、總結

數據是人工智能時代下高職院校管理的核心。高職院校要加強信息化標準與規范建設，必須采用統一的數據標準，以流程和數據為抓手，以師生為中心，認真梳理核心業務尤其是跨部門業務。迎新系統的成功實現，是以信息化手段推動學校管理的流程改造與模式創新的典型案例。高職院校要實現信息技術與教學的深度融合，就必須以信息管理部門為主導、校內各職能部門、企業協同合作，形成合作共贏、共同發展、良性循環、健康有序的信息化發展生態圈。

作者單位：聊城職業技術學院

基金項目：2019年度山東省職業教育教學改革研究課題“基于產教融合的高職類計算機類專業實訓體系建設研究”，課題編號：2019319；聊城職業技術學院2019年度教學改革研究課題“大數據在職業教育信息化中的應用研究”編號：2019LZYJ45B