檔案規范化管理研究

趙靜

摘 要：隨著高校的發展，高校擴建和合并，基建項目不斷的增加，也對高校檔案管理提出了新的要求。想要做好檔案管理工作，便必須保證檔案管理的規范化。而想要做到檔案規范化管理，便必須提高全體成員的檔案管理意識，完善檔案管理制度，提高檔案信息化建設的水平，將高校檔案資源更好的利用起來，給高校更好的發展奠定基礎。

關鍵詞：高校檔案;規范化;管理

高校檔案工作開展對于高校的可持續發展非常重要，檔案工作開展的時候，需要認真的研究當前高校檔案工作開展情況，并根據高校檔案管理的需要完善檔案管理制度，讓檔案管理工作更加的規范，切實提高高校檔案管理的水平，將檔案的作用發揮出來，幫助高校更好的發展。

一、提高檔案管理意識，給檔案規范化管理奠定基礎

想要做好檔案管理工作，便必須認識到檔案管理的重要性。若是高校具備現代檔案管理意識，能夠給高校檔案工作更好的進行奠定良好的基礎，高校的檔案形成于各個部門中，并且會同步的歸檔電子檔案和紙質檔案[1]。并且歸檔范圍也比較廣泛，因為檔案的分散和來源的廣泛，直接給高校檔案管理水平造成了教的的營銷。高校中教師不但需要做好教學和日常的工作，還需要做好檔案管理工作，只有高校全體教職工都真正的認識到了做好檔案管理的重要性，真正的重視檔案管理工作，才能夠確保檔案資源管理的規范化，才能夠更好的滿足人們對于檔案的需要。

二、完善檔案管理體制，做好檔案管理隊伍建設

高校進行檔案管理的時候，施行的是三級管理體制，也就是檔案管理委員會、檔案館以及全校專兼職檔案管理隊伍三者共同進行檔案管理。檔案管理委員會需要做好相關的研究，會決定高校檔案工作的方針，從宏觀上對全校的檔案工作開展進行把握。檔案館是檔案管理執行機構，需要做好相關任務的實施工作[2]。全校專兼職檔案管理隊伍需要做好檔案工作組織協調、檔案整理積累以及移交工作。想要將三級管理體制的作用發揮出來，要求學校檔案管理隊伍的質量比較高。通過分析當前高校管理工作我們能夠發現，當前檔案管理隊伍的素質無法很好的滿足當前高校檔案管理的需要，欠缺專業化人才。隨著檔案信息化工作的進行，人才的作用愈加重要，隊伍建設問題還是高校檔案工作開展所面臨的重要問題。面對這種情況，高校必須認識到檔案管理的重要性，做好檔案管理人才的培訓工作，確保其能夠掌握更多的檔案管理技能，根據實際情況引進高素質的檔案管理人才，完善檔案管理隊伍建設，從而給檔案管理工作更好的進行奠定基礎。

三、突出重點，做好館藏資源管理工作

隨著檔案管理工作的發展，檔案資源建設不再僅僅是盲目的重視檔案數量，而是應該重視其質量和種類，從整體的需要出發做好檔案管理工作。首先，我們必須認識到檔案管理并不是簡單的進行資料的收集[3]。現在高校檔案資源建設的時候，并沒有真正的做到應歸盡歸。其次，高校進行檔案管理工作的相關制度并沒有很好的落實，出現這種情況的原因在于有些管理部門和二級學院并沒有真正的認識到檔案資源建設重要性，相關工作人員更換的比較頻繁，專人專職很難做到，這也會導致檔案很容易遺失。高校進行檔案資源建設的時候，需要兼顧到科學研究、社會服務、教書育人以及文化傳承等重要方面，在進行館藏資源建設的時候，需要從整體出發，集合學校教學的特點，將學校風尚更好的體現出來，進行學校精神的傳遞，給學生營造出一個良好的環境。

四、做好高校檔案信息化建設

隨著科技發展，檔案工作已經逐步的進入了數字化時代，高校進行檔案建設的時候，也必須認識到檔案信息化建設的重要性，緊跟社會和時代發展的趨勢，做好檔案信息化機制和體制方面的設計，推動高校檔案信息化建設更好的進行。在實施的時候，應該從兩個原則出發，首先需要把握雙軌制原則，將紙質檔案作為正本，將數字檔案作為副本來做好檔案的存儲管理工作。其次，需要根據全周期原則進行檔案管理[4]。全周期的檔案管理指的是檔案管理不再通過以往的方式進行檔案的存儲以及使用管理工作，需要做好檔案產生、存儲、使用，甚至是銷毀的整個過程的管理。

高校必須認識到檔案信息化建設本身是一項系統性和長期性比較強的工作，進行檔案信息化建設的時候，任務也比較的艱難，需要大量的資金和人力資源方面的投入。當前高校檔案管理人員的信息化水平比較差，這便要求學校必須認識到信息技術培訓的重要性，加大培訓的力度，切實提高檔案管理人員的信息化水平。其次，需要重視專業人才的引進，引進專業的檔案管理信息化人才，從而給高校檔案管理信息化建設更好的進行奠定基礎。

五、結語

檔案規范化管理無論是對政府、事業單位還是高校都非常重要，我們在進行高校檔案管理的時候，必須認識到檔案規范化需要較長的時間，其本身便是一個系統的過程，我們必須認識到其重要性，并保持耐心。高校領導及相關工作人員都必須認識到檔案管理規范化對于高校發展的重要性，明確自己的責任，對于檔案管理中存在的問題必須及時的發現并進行上報，嚴格根據相關的要求開展檔案管理工作，將檔案的作用更好的發揮出來，讓其為高校更好的發展服務。

參考文獻：

[1]盧美西.對于檔案規范化管理與加強管理制度的思考[J].傳媒論壇，2019，2（24）：149.

[2]趙東龍.高校檔案管理規范化建設的實現路徑與保障措施[J].山東檔案，2019（05）：47-49.

[3]楊軍.高校教學檔案規范化管理存在的問題及對策[J].山西科技，2019，34（05）：75-77+80.

[4]方東霞.高校檔案科學規范化管理路徑分析[J].智庫時代，2019（33）：192+204.