談檔案載體對檔案管理工作的影響

宋延輝

摘 要：新形勢下，檔案管理工作發生了根本性的而變化，從社會重視程度，社會需求度，以及檔案載體等方面，對檔案管理工作產生了很大影響。檔案管理工作只有不斷創新發展，才能消除影響，適應發展要求。本文重點從載體對檔案管理的影響談一下淺顯認識。

關鍵詞：檔案管理;檔案載體

一、檔案載體的變革對檔案管理工作的影響

首先，新時期電子檔案大量產生，在沒有進行規范管理的當下，對檔案資料系統管理、査詢、保管等造成極大不方便，同時新載體的出現，在系統管理下使得方案管理工作變得更加高效。不但能方便人們對檔案資料的存儲與查詢，還能實現檔案資源的共享，提高檔案資源的綜合利用率。但新載體的安全性與保密性等問題需要不斷研究完善，只有信息安全才可以真正提升保管利用水平，有利于檔案的健康持續發展。其次，對保管機構及其保管條件的影響。傳統的紙質檔案在管理中要達到防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠、防輻射、防有害氣體等“九防”要求，溫濕度也要有相應的要求。新型檔案載體的出現對檔案存儲造成極大影響，突出的是不用在浪費較大的存儲空間，同時也不用擔心存儲環境。膠片、磁帶（盤）、光盤等也會造成空間的浪費，以及查詢的不便等情況的出現，因此在應用中還是以紙質檔案與電子檔案為主。三是對檔案利用的影響。通過對紙質檔案的數字化加工處理，對紙質檔案資源進行掃描，并上傳到計算機上，并將其轉化成在計算機內就能對其利用的資源。四是對檔案管理人員的影響。新型檔案載體的出現，意味著檔案管理人員要改變傳統的紙質檔案管理模式，及時掌握新載體管理技術，提高相關的專業知識，熟練掌握相關的技術，這樣オ能提高管理水平與服務水平遇到極大挑戰。目前，紙質檔案在管理中依然具有重要地位，以及膠片、磁帶（盤）、光盤等新的載體的并存局面，也將是下一步的主要載體，但是紙質與新載體并存的局面將持續存在。

二、提升檔案管理工作的有效途徑

首先，強化服務新理念。新時期檔案載體的變革，就要求檔案管理人員的服務理念要不斷創新，這樣才能適應社會的發展與人們的需求。在現代科學技術與信息技術的快速發展下，對用戶提供更加、更便捷的服務方式，也對用戶的好奇等多種需求進行有效的滿足。因此檔案管理人員不能與社會發展的潮流隔絕，一定要與時俱進，不斷創新服務理念。檔案管理人員管理理念與管理方式的創新，能夠提高檔案資源的利用率，為人們提供更優質的服務。檔案管理人員必須具備基本的檔案管理意識。通過對現代科學技術與信息技術的合理應用，實現對檔案全過程的優化管理，并在管理過程中保證檔案資料的安全。新時期人們對檔案資源的要求不再是儲存這么簡單，因此檔案管理人員要對檔案資源進行合理利用，實現檔案資源的數字化，并將傳統的存儲向開發利用的方向發展，這樣才能在新時期提高檔案資源的利用率。通過對檔案管理工作的創新，有助于提高管理質量與效率，推進檔案事業的可持續發展。其次，建立檔案管理系統。目前檔案載體出現多元化的特點，檔案信息量與種類也十分龐大，在傳統的管理方式中已經無法有效管理與利用這些新興檔案，因此檔案管理部門要積極建立檔案管理系統，并實行檔案管理工作的專業化。信息時代的信息數據資源十分龐大，這就導致人們在對相關資源進行整理與保管中就變得困難。所以，要加快建立檔案管理系統，對一些不涉密的檔案進行有效的管理，并對公眾開放，方便公眾對檔案資源的利用，也能有效降低檔案管理人員的工作量，實現檔案管理工作的現代化與精細化管理。只有建立起檔案管理系統，才能對各種檔案資料實行統一管理，從而提高檔案管理工作的效率與質量。第三，完善管理方式。新時期檔案載體的變革，使得傳統的檔案管理方式已經無法適應社會的發展，也無法滿足人們對檔案資源的利用。因此在檔案管理人員在進行管理時，要加強對計算機技術、云計算、大數據技術等多種技術的有效應用，從而提高檔案管理工作的效率與質量，提高檔案資源的精準度。這就要求檔案管理人員在日常管理工作中要合理應用現代技術，這樣才能提高檔案管理的現代化與精細化。檔案管理工作并不是簡單的口號，因此要落到實處，當檔案載體發生變革后，檔案管理工作與傳統的檔案管理工作發生很大變化，但也是建立在傳統管理工作基礎上進行創新的。在對膠片、磁帶（盤）、光盤等載體進行管理時，要認識到這些載體存儲環境等要求，因此在創新管理方式中，要將這些載體中的檔案數據信息轉化為電子文件的形式，便于檔案資源的統一管理與利用。第四，豐富管理內容。在新時期，檔案管理人員也要與時俱進，不斷創新管理內容，對檔案管理內容進行豐富，為人們提供不同的服務，并提高檔案的利用價值。檔案管理部門要加強對管理人員的培訓，不斷提高管理人員的專業素養。同時，通過管理內容的創新，能夠為人們提供上不同的服務，提高檔案管理工作的重要功能。

三、合理應用大數據技術，發揮檔案價值

檔案屬于大數據范疇，含有豐富的信息，首先要開發利用好這些龐大的數據，有效提升檔案管理工作的水平與質量。在大數據管理中，要運用可靠存儲模式，符合安全管理為根本原則，且能夠良好的解決檔案存儲空間不足的情況。要搞好異地存儲備份，這要才可以很好地能夠保證檔案的安全與完整，方便人們的査找與使用。第二，充分進行數據分析研究。信息化管理重要的一項工作室對大數據的分析利用，及時分析數據內容，掌握社會需求，加以合理開發利用，才能更好發揮檔案信息資源的價值作用，更好地服務社會各項工作，進而實現檔案資源的社會共享和需求。第三，提供便捷高效服務。通過電子數字化加工管理，檔案信息以數據的形式存在，可以方便數據的檢索利用，與傳統紙質檢索相比，檢索的速度、準確性有了翻天覆地的提升變化，可以更好地服務社會，滿足社會需求，最大限度發揮檔案的價值作用。