論中國紡織信息中心檔案室建設問題研究

李華

摘要：隨著現代檔案管理進入新時代的到來，各行各業企事業單位越來越重視檔案管理及檔案室建設管理問題，針對檔案室建設應用問題，文章采用文獻研究法、案例法、調研法等研究方法。從檔案室如何建設層面為現代檔案管理提供應用支持進行分析研究，以中國紡織信息中心為例，得出檔案室建設及管理流程應用及注意事項。同時，文章中所提出檔案室建設流程及注意事項也是可以在今后各企事業單位檔案管理過程中加以實施和完善的。

關鍵詞：檔案室建設;規范管理;問題研究; 注意事項

中國紡織信息中心是已有幾十年發展歷史的機構，這幾十年發展過程中形成很多檔案，為滿足未來發展建立檔案管理體系是有必要的。隨著中國紡織信息中心不斷發展壯大，對各類檔案如：文書檔案（包括行政管理檔案、業務活動檔案）、科技檔案（包括產品檔案、基建檔案、科研檔案）、會計檔案、人事檔案、客戶檔案等越來越重視，這就需要建立專門存放這些檔案的檔案密集柜，下面具體分析中國紡織信息中心如何建設檔案室。

成立檔案建設與管理工作領導小組，確定主管領導及檔案具體工作人員。健全檔案室管理制度，檔案室基本工作內容及其相應的技術方法有以下幾方面。

一、選擇檔案室地址和規劃辦公空間

考慮企業的實際情況，應注意下面幾個方面：（1）檔案室必須專用，門窗有較好封閉性;（2）檔案室遠離火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜等基本要求。（3）考慮辦公空間具體面積不會大，分成兩個區域：一個為檔案放置區域，一個為辦公區域。

二、購置檔案室設備與辦公物品

設備與裝具：（1）檔案柜。根據現有檔案數量及未來三年檔案發展數量，適當確定檔案柜。（2）卷皮、卷盒、照片檔案芯頁、檔案盒、檔案袋、復印紙等。（3）計算機、去濕機、吸塵器、溫濕度自動記錄儀、裝訂機。（4）消耗品：用于保管工作易耗低值物品。如防霉防蟲藥品、吸濕劑、各種表格及管理性辦公用品等。（5）檔案室的物質條件（裝備）是檔案室建設與管理工作進行的物質基礎。因此檔案室根據自身工作需要和現實經濟實力，本著實事求是態度和合理、有效、實用、節儉原則進行配置。

三、建立檔案室管理制度

（1）檔案室是保存檔案重要場所，一般情況下檔案室只允許檔案工作人員進入，非檔案工作人員原則不允許進入檔案室，如工作需要必須進入時應有檔案工作人員陪同。檔案工作人員如非工作時間不允許進入檔案室，檔案室內不允許從事與檔案管理工作無關活動，檔案室中無人時必須關燈、關窗、房門上鎖。

（2）檔案室八防措施

檔案保管工作中常說的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。這基本上囊括對檔案實體可能造成的自然和人為的因素，是檔案室管理工作的重要內容。

防火——要求在裝具及照明燈具的選用、其他電器及其線路的安裝等方面消除隱患，必須按消防規定在檔案室中配備性能良好、數量足夠的滅火器材。

防水——檔案室選址應遠離易發水的地點，位于較有利的防水地段。

防潮——與檔案室溫濕度尤其是濕度控制密切相關，在檔案室濕度過大時應及時進行調整。

防霉與防蟲——兩者關系密切且與防潮有密切關系，要求對檔案文件進行定期檢查并放置防霉、防蟲藥品。

防光——要求檔案室盡量遮避戶外日光中的紫外線照射。

防塵——要求裝具的封閉性好，定期進行清掃擦拭，保持清潔。

防盜——要求檔案室門窗堅固，進出檔案室隨時鎖門，并盡可能安裝防盜報警裝置。

（3）檔案室與裝具的有序化。檔案室內裝具的編號方式一般按保管機構或庫房房間為單元進行，每一單元內的所有裝具按某一排列走向和順序依次編列號（排號）、柜架號、格層號，其號碼一般也采用阿拉伯數字。裝具在檔案室中的排放方式應考慮方便管理和充分利用檔案室空間等因素。裝具每一列的走向應與窗戶所在墻壁垂直，以避免戶外光線的直接照射。各列之間的距離不宜過寬或過窄，一般以工作人員能進行正常工作為宜。

（4）檔案在裝具中的存放方式。檔案在裝具中的存放方式有豎放和平放兩種。豎放時案卷的脊背朝外，工作人員可以直接看到卷脊上的檔號，調卷還卷比較方便，因此檔案室采用豎放方式的居多。平放比豎放更有利于保護檔案，其空間利用率也稍大些，但其缺陷是存取不太方便，并需在每一摞夾一紙條或卡片標明其起止卷號，因而這種方式多用于保管珍貴檔案，以及卷皮質軟、幅面過大、不宜豎放的檔案。平放應適當控制疊摞的高度，一般以不超過40厘米為宜。

（5）檔案存放秩序的維護與管理。在安排一個全宗內案卷排列次序時，必須嚴格按照全宗內既定的分類體系和案卷的順序號進行，以保持案卷之間的聯系。當確定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以組織上架（柜、箱）存放。存放的次序應根據裝具的編號次序進行。檔案在檔案室及裝具中的存放秩序實就是檔案實體管理秩序的具體體現形式。因此，維護檔案實體秩序的保管工作也就是對檔案存放秩序的日常維護和管理行為。

（6） 定期檢查、清點。定期檢查及時發現檔案室中是否有潛在的隱患等危險因素存在，以及檔案調出和歸還是否履行嚴格的手續，實體秩序是否受到破壞、出現混亂，是否有長期使用未歸還的案卷等等。定期清點及時發現實體秩序的錯亂現象及檔案丟失或去向不明等問題并予以糾正，使檔案實體嚴整有序。尤其在搬遷或突擊性的大規模利用之后，清點工作尤為重要。

（7）建立和完善一系列的檔案室管理性文件：確定檔案歸檔范圍文件;分級分類標準化管理文件;檔案收集程序性文件;檔案歸檔流程性文件;檔案借閱歸還流程文件;檔案銷毀流程文件;各類登記造冊具體管理表格。

四、結語

中國紡織信息中心檔案室建設是未來檔案工作的努力方向，從檔案室如何建設的宏觀層面到檔案室建設具體的管理制度形成的微觀層面，得出檔案室建設管理流程應用及注意事項，在今后檔案室管理工作過程中還需加以實施和完善。

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