信息時代辦公室檔案管理工作創新分析

童文凌

【摘要】隨著我國現代信息技術的不斷發展，傳統的辦公室檔案管理方式已經落伍。因此，需要對檔案管理工作進行改革與創新，以此來提高辦公室檔案管理效率，將檔案價值最大化發揮出來。基于此，本文立足信息時代，從多個方面探討如何創新辦公室檔案管理，以期能夠為其他辦公室檔案管理工作者提供參考。

【關鍵詞】信息時代;辦公室檔案;管理;創新

隨著我國邁向信息時代，辦公室檔案管理模式也發生了轉變，信息化建設在各行各業普及。如何緊跟時代發展，提高辦公室檔案管理效率，確保辦公室檔案能夠為推動單位各項工作有序、高效運作，切實發揮出辦公室檔案服務、協調、決策參考等功能。對此，結合多年相關工作經驗，筆者就信息時代辦公室檔案創新管理措施進行闡述。

一、提高辦公室檔案管理人員綜合素養

隨著信息技術在檔案管理工作中的普及，要求工作人員在具備基礎檔案管理知識、理論、方法的同時，還要具備計算機技術和信息素養，能夠熟練操作計算機，使用數字檔案管理系統，提高辦公室檔案管理工作質量，滿足檔案數字化管理要求。在管理方式上，數字化管理與傳統人工管理有很大區別，在傳統的檔案管理中，檔案的存取由檔案管理人員人工操作，而檔案數字化管理則更加便捷，但同時也需要管理人員了解數字檔案形成的過程，知道電子文件在當前社會形勢下所具有的價值。利用計算機技術開展文件管理，完成信息收集、分類歸檔作業。因此，為了更好地適應時代要求，辦公室檔案管理人員必須與時俱進，不斷學習，以自學為主，樹立終生學習理念。要落實好激勵機制，借助獎勵措施激發檔案管理人員的工作積極性，借助懲罰機制來約束其行為與思想，獎懲并重，推動辦公室檔案管理人員更好地開展工作，切實提高檔案信息化管理水平。

二、制定健全的辦公室檔案管理制度

在信息時代，要想切實提高辦公室檔案管理制度，推動檔案管理科學化發展，就必須要結合單位性質，立足檔案信息化建設需求，制定相對完善、健全的檔案管理制度。制度內容應該涵蓋辦公室檔案管理內容、檔案信息化建設方法、辦公室檔案管理職責、檔案管理考核條例、檔案管理獎懲措施等內容。只有全面包含各方面內容，單位員工才能進一步了解信息化背景下辦公室檔案管理工作的價值與意義，同時明確自身在辦公室檔案管理中所擔任的角色和肩負的職責，進而積極主動參與到檔案管理工作中。另外，明確檔案管理流程，制定統一的監督約束機制，將任務目標層層分解，落實到具體人頭，并將檔案管理成果納入績效考核范疇之中。

三、加快辦公室檔案信息化建設進程

基礎條件配備是辦公室檔案信息化管理的關鍵：首先，要加強硬件設備投入，建立起專業的辦公室檔案數字化館，館內包含計算機、數據存儲設備、服務器、檔案自助服務機等。其次，要加強軟件系統建設，根據單位業務實際，研發具有自身特色的辦公室檔案管理信息化系統，著力開展辦公室實物檔案管理可視化，將辦公室檔案實物與互聯網連接起來，進行信息交換，從而實現智能追蹤、識別與定位。基于物聯網的辦公室檔案管理系統，在檔案中標注電子標簽，通過簽字標簽、閱讀器以及服務器之間的通信，能夠快速找到檔案的存儲位置，實現檔案追蹤與管理，從而彌補傳統檔案管理存在的保管不善的問題。同時，還可以著手建立三維互動展覽室，提高辦公室檔案在網絡中的利用率，創設虛擬檔案袋，并在展覽室中將虛擬檔案上架到檔案架上，需求者可以通過系統訪問權限獲取相應的檔案文件，從而減少一些重要紙質檔案的損壞。再者，要加快實現辦公室檔案資源共享。借助先進科技、如物聯網、大數據等技術打破技術壁壘，將單位網上辦公應用系統與檔案管理系統實現數據共享。以需求為導向構建辦公室檔案信息資源檢索目錄，利用單位局域網進行網上傳輸，實現辦公室檔案資源一體化管理體系，真正形成數據共享。

四、加強辦公室檔案網絡安全管理

首先，構建辦公室檔案管理安全保障體系。根據辦公室檔案管理的特征與需求，不斷完善和改進現有的檔案網絡管理安全體系，確保網絡平臺上，辦公室檔案資源的安全性以及數據庫系統、信息系統以及數據處理器的安全，能夠有效應對各類病毒、黑客的入侵，避免單位辦公室檔案資源被竊取、泄露。因此，要求單位檔案管理人員做好安全防護工作，加強防毒軟件、防火墻、漏洞掃描等確保信息系統安全性設備的應用，定期對電腦進行殺毒處理，為檔案資源管理創設良好的網絡環境。同時，需要對辦公室檔案信息系統進行身份認證，設置訪問權限，做好系統加密工作，在進行訪問授權時，系統將憑證和令牌發給成功登陸的用戶，以防惡意攻擊。其次，構建網絡安全評估和監管體系。檔案管理部門應加大云技術的使用，與相關軟件、技術研發公司合作成立安全評估小組，制定完善、健全的安全評估機制，設定相近的安全評估指標，對可能存在的風險進行全面評估，事先做好防范措施，在發生風險時才能及時采取應對措施。再者，要加強網絡安全事件應急演練。檔案管理部門應采取多樣化方式，針對辦公室檔案管理可能存在的安全風險進行演練，并對這些安全風險進行等級劃分，演練后需要對演練過程、演練內容以及演練方式進行總結，找出演練過程中存在的不足，對辦公室檔案應急預案進行完善。

五、確保辦公室檔案歸檔的完整性

辦公室檔案的信息來源主要來自單位各項工作開展過程中產生、傳遞的數據、文件、資料等，主要包含單位內部文件和單位外來文件。在單位內部日常工作中所產生的數據、文件、資料等是辦公室檔案管理的重點，因此必須要對這類文件了然于胸，準確掌握和控制，確保文件檔案的完整性和全面性。通常，辦公室工作比較繁瑣，所產生的檔案分布零散，但是隨著檔案管理工作的開展，信息建設進程加快，辦公室自動化全面普及，有些重要檔案需要錄入系統進行保存，確保郵件、傳真、文件等檔案資源順利歸檔立卷，避免出現混亂，盡可能降低辦公室檔案歸檔立卷時出現錯誤。

六、結語

總而言之，目前我國正處于飛速發展的階段，無論是市場經濟還是社會環境，都瞬息萬變，要想做好辦公室檔案管理工作，就必須要緊跟時代步伐，具備隨機應變、靈活創新的能力，能夠快速適應社會環境。在新形勢下，辦公室檔案管理工作者要意識到信息時代對傳統檔案管理所帶來的影響，積極革新傳統檔案管理方式，加強自身信息素養的培養，充分吸收信息化時代給辦公室檔案管理帶來的便利，并積極參與到檔案信息化建設中，加大對計算機技術的使用熟練度，真正提高辦公室檔案管理工作效率，助力單位更快更好發展。

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