提高勞動人事爭議仲裁檔案管理質(zhì)量的思考

丁瑩

【摘要】隨著勞動人事爭議仲裁案件數(shù)量的增加和信息化技術的不斷提升，提高勞動人事爭議仲裁檔案管理質(zhì)量成為勞動人事爭議仲裁工作者面對的重要課題。基于此，本文針對勞動人事爭議仲裁檔案管理質(zhì)量的提高展開分析。

【關鍵詞】勞動人事仲裁;檔案管理;勞動人事

隨著人們維權意識的不斷增強，在遇到勞動人事糾紛時，更多的人會選擇勞動人事爭議仲裁。所謂勞動人事爭議仲裁檔案，就是勞動人事爭議仲裁機構在案件處理過程中針對使用相關的各種文字、影像、人證物證以及其他證據(jù)載體，形成的客觀記錄，對于案件本身以及仲裁雙方都有非常重要的意義。一方面，有利于監(jiān)督仲裁員依法辦案，又可以科學有效地管理仲裁檔案;另一方面，全面詳細的仲裁檔案是后續(xù)勞動人事爭議仲裁工作的有效借鑒。基于此，務必要在勞動人事爭議仲裁檔案管理工作中，不斷提高仲裁檔案管理的質(zhì)量，以推動我國勞動人事爭議仲裁工作水平整體提升。

一、持續(xù)提高管理人員專業(yè)能力

對于勞動人事爭議仲裁檔案管理工作來說，檔案管理人員的專業(yè)能力是保障管理質(zhì)量的根本要求。然而，當前很多檔案管理人員沒有正確認識檔案管理意識，檔案管理的專業(yè)化知識匱乏，使得其工作質(zhì)量難以得到保證。所以，要積極推動勞動人事爭議仲裁檔案管理人員專業(yè)能力的提升。一方面，要針對現(xiàn)有人員采取在職培訓、學校學習等方式，使他們對勞動人事爭議仲裁檔案管理的意義、方法和步驟有清晰的認識。必須要明確勞動人事爭議仲裁檔案的管理不僅僅是接收和存儲，更包括科學的整理、歸類、歸檔乃至分析和運用。勞動人事爭議仲裁檔案的科學管理，是更好發(fā)揮其價值的基礎，務必要保證勞動人事爭議仲裁檔案的真實性、完整性和可利用性;另一方面，要不斷引進高素質(zhì)的法學專業(yè)人才參與勞動人事爭議仲裁檔案管理工作，特別是在今天信息化高速發(fā)達的背景下，更需要專業(yè)人才的介入和幫助。

二、不斷健全勞動人事仲裁檔案管理制度

在勞動人事爭議仲裁檔案管理過程中，務必要建立科學的仲裁檔案管理制度，并對其持續(xù)實施完善，使之有助于勞動人事爭議仲裁檔案管理質(zhì)量的提升。基于檔案的使用狀況，針對立卷、歸檔、分類、查閱和保密等不同環(huán)節(jié)，要建立明確的管理規(guī)范。在立卷的過程中，務必要求其包括案件詳細信息，如果信息不全則不予立卷，并要求對信息進行補充和完善。對于尚處于勞動爭議仲裁過程中的案件檔案，必須要依據(jù)勞動人事爭議仲裁的整個案件流程，從受理到審核到法庭審理調(diào)解，對于相關檔案和證據(jù)嚴格執(zhí)行存放標準，為案件的審理和裁決提供有效的支持。在歸檔的過程中，檔案的歸檔要嚴格執(zhí)行歸檔程序，并且要按照指定的分類實施歸檔，比如建立工傷保險待遇，追索勞動報酬，解除勞動關系，確認勞動關系這樣的幾大類，使不同的勞動人事爭議仲裁檔案進入相應的分類，以方便后續(xù)的查找和使用;另外，歸檔以后的檔案必須要同時進入勞動人事爭議仲裁檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔。勞動人事爭議仲裁檔案的查閱同樣離不開制度的約束，查閱前必須先提出申請，并對查閱申請做好記錄;通過勞動人事爭議仲裁檔案管理系統(tǒng)查詢相應的申請內(nèi)容是否存在，確定需要再行給予申請人，同時在系統(tǒng)中作好借閱記錄。檔案歸還時，必須要保證檔案的完整性，確定檔案齊全無誤，才能夠重新歸檔，并同步完成檔案狀態(tài)的改變。勞動人事爭議仲裁檔案的實體與系統(tǒng)中的狀態(tài)必須要保持一致，能更好保證檔案的安全性。

三、盡快推動勞動人事爭議仲裁檔案信息化管理

隨著網(wǎng)絡技術和信息化技術的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的信息化水平都有顯著提升。對于勞動人事爭議仲裁檔案管理工作來說，本身就是信息管理的具體實踐，因此提升信息化管理水平，對于提高管理質(zhì)量有至關重要的意義。對于勞動人事爭議仲裁所產(chǎn)生的各種仲裁檔案，包括文字證據(jù)、圖片證據(jù)、音視頻證據(jù)等等，都可以轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息實施管理。提高信息化管理水平，一方面是要建立勞動人事爭議仲裁檔案管理系統(tǒng)，將所有的勞動人事爭議仲裁檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源存儲于檔案管理系統(tǒng)，這樣既能夠更加有效地保障檔案安全，而且還有利于檔案管理的便捷性，即使實體檔案丟失或損壞，還能夠通過電子檔案獲得復制檔案;另一方面，勞動人事爭議仲裁檔案管理系統(tǒng)具備檔案立卷、歸檔、分類、查閱和保密的多種環(huán)節(jié)和功能，讓檔案的管理和服務通過網(wǎng)絡來完成，這不僅有利于仲裁檔案管理的規(guī)范化，還能夠有效提供管理效率和質(zhì)量，進而充分發(fā)揮勞動爭議仲裁檔案的價值。

四、強化檔案的保密性原則

提高勞動爭議仲裁檔案管理質(zhì)量，必須要做好檔案的保密工作。就常見的勞動人事仲裁檔案來看，一般分為保密性檔案和非保密性檔案。對于保密性檔案，只有仲裁機構內(nèi)部能夠查閱，因此在管理過程中務必要遵守檔案的管理流程和使用原則，確保檔案不會流出。對于非保密性檔案，可以提供給外部網(wǎng)絡，或者作為案例向社會介紹。這種案例借鑒的方式，可用于幫助勞動人事爭議仲裁工作提供指導和幫助，以擴大勞動人事爭議仲裁的影響力，進一步提高人們的法治意識。

五、小結(jié)

勞動人事爭議仲裁檔案管理工作隨著人們對仲裁管理的認識不斷深入，有了更高的要求;同時隨著信息化技術的發(fā)展，有了提升質(zhì)量的可能性。另外，對于勞動人事爭議仲裁檔案管理人員來說，需要持續(xù)提高自己的專業(yè)能力。只有從多方面入手，才能使勞動人事爭議仲裁檔案管理質(zhì)量切實得到提高。

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