供排水重大工程檔案數字化管理探究

李雅

【摘要】供排水重大工程的建設過程必然會產生大量工程資料，因此，積極收集整理供排水重大工程資料，形成工程檔案資源庫，無疑是對供排水重大工程建設過程最有利的支撐，不僅能對檔案管理產生深遠影響，還能進一步提高檔案管理、利用的水平及成效，繼而確保工程質量。本文通過具體論述供排水重大工程檔案數字化管理的意義，并根據實際情況提出供排水重大工程檔案數字化管理的策略，為提升供排水重大工程檔案數字化管理的實效性提供可參考的依據。

【關鍵詞】供排水;檔案管理;數字化

在供排水重大工程建設過程中，必然會產生大量的檔案資料。而就傳統的檔案管理方式而言，因大多為紙質資料，故不僅需要較大的存儲空間，且所需履行的檔案管理工作量與具體事項也極為繁雜，加之紙質的檔案本身對環境亦有著較高要求，一旦保管不善輕則受潮霉變，蟲蛀缺損，重則可能引發火災，繼而導致供排水重大工程檔案流失，從而讓施工企業面臨巨大的損失。不僅如此，采用最傳統的檔案管理方式還需投入較大的人力及物力資源，隨著檔案數量的不斷增加，查找的難度亦會隨之加大，而無法及時找出相關資料，意味著檔案資料最重要的利用價值無法得到充分、有效的發揮。因此，為滿足時代發展與檔案管理工作需求，則必須對新技術的引進給予高度重視，積極借助信息技術的管理優勢避免出現檔案損毀或遺失現象。當然，積極采用信息技術來進行檔案管理，其最主要的作用還是能大幅提升檔案的利用效力，以此方能最大限度發揮供排水重大工程檔案的參考價值，繼而為工程的施工質量提供有力保障。

一、供排水重大工程檔案數字化建設的重要意義

供排水重大工程的建設過程會生成大量的文件資料。而任何工程的建設過程，有關檔案管理的專項建設均是極其關鍵的內容。但因傳統工程檔案管理大多數以紙質資料為主，故不僅有著極高的管理難度，且檔案還隨時面臨著丟失與損毀的風險。對此，若能基于信息技術來管理供排水重大工程檔案，則必然能對傳統檔案管理模式予以有效改善，處理傳統紙質檔案所面臨的問題包括對儲藏環境的要求、控價不足等。不僅如此，隨著工程的不斷建設，其所產生的檔案將越來越多。屆時，若相關檔案的查找仍舊是基于人工來完成，則勢必會面臨極高的工作難度。對此，積極使用信息技術則具有極強的現實意義。首先，運用數字化技術意味著能為檔案管理拓展無限的存儲空間，即使面對海量的工程檔案存儲亦無需再擔憂空間問題。其次，因數字技術的引進使得工程檔案管理人員的大部分工作均可借由電腦來完成，這極大減輕了檔案管理人員的工作量，繼而可節省大量的人力、物力以及財力。不僅如此，因數字化檔案管理無需過多的管理人員便可輕松完成對檔案資料的分類，以此將最大限度節省檔案管理成本。最后則是基于數字化檔案管理可備份的功能，將不再為檔案丟失而擔憂。加之查找檔案的方法十分簡單、快捷，故能極大節省查找檔案的時間，由此提高工程檔案資源的利用效率并可為之后的工程建設提供重要參考。

二、供排水重大工程檔案信息化管理方法

（一）轉變檔案管理觀念。在信息技術不斷發展的今天，此前所存在的諸多技術問題如今也已被攻克，對此，為切實促進檔案管理工作更好發展，則必然要注重對最新技術的開發及使用，以確保檔案資料價值能得以最大限度發揮。不僅如此，基于當下的社會背景，資源共享無疑是極為關鍵的環節，對此，為促進檔案管理信息化條件下的資源共享，則除了要對數據內容予以統一整理外，尚需做到以下幾點：首先是對檔案資源的科學優化，以切實將科學技術應用到檔案管理工作中。其次則是檔案管理資料庫的不斷完善，以促使檔案管理資料庫逐步由初級向高級的方向轉變，如此方有助于實現檔案資源的分層次共享。最后則是對檔案資源共享平臺予以不斷完善。唯有如此，方能降低各類因素的影響，繼而為實現檔案管理資源共享奠定良好基礎。

（二）控制安全風險。在信息化時代，檔案信息化成為檔案管理工作發展之必然，在具體推行過程中，檔案信息的安全問題也將備受考驗。對此，為確保檔案信息的安全可靠，要在推動檔案管理信息化建設的同時，加強對檔案信息的安全管理，避免檔案信息遭到惡勢力的攻擊，而使社會乃至整個國家蒙受不必要的損失。至于保密機制的建立，須先解決檔案資料的保密安全問題。對此，工程建設方需從信息安全的角度入手，以避免使用不安全的軟硬件。除此之外，工程建設方還需切實建立起科學、完善的安全預警與反應機制，一旦發生病毒入侵，則應立即發出預警并同步啟動反應機制，從而防止重要的資料被非法竊取。堅持做好供排水重大工程檔案資料的備份工作，避免數字化檔案損壞而遭受不必要的損失，切實保證供排水檔案資料的安全性、完整性。

（三）建立數據庫。供排水重大工程檔案管理工作要想逐步往數字化的方向發展，便必然要仰賴于數字化管理平臺的建立，如此方能為檔案管理工作的有效開展創造更為廣闊的空間，繼而在實現檔案管理與科學技術完美融合的同時，提升檔案管理平臺的服務水平以及實際價值。當然，就檔案平臺的建設而言，應盡量保證供排水重大工程檔案資料共享，突破傳統管理方式在時間和空間方面的限制，優化檔案管理資源，從而確保檔案信息資源的作用能夠最大限度發揮出來。

（四）加強對管理人員的培訓。無論是何種時期，何種工作，人才培養均是維護企業或部門發展所不容忽視的重中之重。對此，為切實培養更多的專業人才來促進供排水重大工程檔案管理工作的高效開展，則相關企業亦需結合當下的時代背景來對檔案管理人員展開相應的培訓，以切實提升檔案管理的信息水平及能力，如此方能促使工作人員更好地服務于檔案管理工作，繼而確保檔案資源價值能得以充分、有效的發揮。與此同時，隨著信息技術的不斷發展，越多越多的技術被逐步運用到檔案資料的管理工作中，包括掃描、3D打印、AI、云計算等。這些新技術的加入將對管理人員的信息素養提出新的要求。對此，要想切實提升檔案資料管理工作效率，則必然要強化對管理人員的信息素養培養，亦促使他們熟練掌握新技術的具體操作，以此方能在提升檔案資料管理工作的信息化水平的同時，切實維護供排水重大工程檔案資料管理工作的持續性發展。

（五）規范檔案數字化管理采集和輸入。供排水重大工程檔案數字化采集要堅持由簡單到復雜的原則，盡量先采集和輸入一般檔案，然后再輸入比較復雜的檔案。工程檔案數字化管理系統具有搜索功能，檔案管理難度降低，將所有的工程檔案輸入系統中，通過平臺對其進行有效管理。例如，針對供排水系統維護中，對交流接觸器的維護保養、自動空氣開關的維護保養、信號燈、指示儀表的維護保養等環節的資料，可以采取數字化管理采集和輸入的形式，注重提煉關鍵性的信息，以便能夠通過搜索關鍵詞找到所需要的檔案，切實增強檔案管理的服務功能。

三、結語

總之，在供排水重大工程檔案的管理過程中，通過采取數字化的形式，創新供排水重大工程檔案管理理念，優化供排水重大工程檔案管理策略，有利于提升供排水重大工程檔案的管理水平，從而更好地服務于供排水重大工程。

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