檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

王葉虹

摘 要：檔案信息化管理之于傳統(tǒng)檔案管理模式無疑更加高效快捷，檔案信息化建設(shè)與管理已經(jīng)成為未來發(fā)展的主要趨勢(shì)。就目前檔案管理現(xiàn)狀分析，還存在一些問題影響信息化的建設(shè)，本文主要對(duì)檔案管理存在的問題進(jìn)行分析并提出幾點(diǎn)解決策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;建設(shè)

檔案管理工作的核心是信息的存儲(chǔ)和查閱，傳統(tǒng)信息存儲(chǔ)模式主要依賴人工處理，工作效率較低且容易出現(xiàn)資料遺失，資料查閱和使用也較為麻煩。信息化建設(shè)極大地改善了相關(guān)問題，推動(dòng)了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

1 檔案信息化管理概述

信息化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍運(yùn)用，給各行各業(yè)都帶來了技術(shù)革新，也給我們的生活帶來了巨大的改變。過去檔案管理主要依靠人工建檔，檔案復(fù)雜且人工效率低，容易出錯(cuò)。檔案管理信息化管理，可利用計(jì)算機(jī)建立電子檔案，還能在線分類，查找資料檔案更加快捷有效，大大提高了檔案管理人員的工作效率，并且降低了檔案管理出現(xiàn)失誤的頻率。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進(jìn)步，也在推動(dòng)檔案管理的發(fā)展，檔案管理的模式和方式都有著新的變化，伴隨著新興技術(shù)的運(yùn)用，管理思想和理念也在發(fā)生著變化，慢慢顛覆老舊的管理方式，讓管理更貼合時(shí)代發(fā)展的步伐。通過檔案信息化管理的運(yùn)用，可以促進(jìn)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

2 檔案信息化建設(shè)和管理存在的問題

2.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理缺乏正確的認(rèn)知

檔案信息化已經(jīng)是行業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)，是未來檔案管理領(lǐng)域發(fā)展的重要方向，對(duì)檔案的管理、共享、修復(fù)以及檔案管理的高效、便捷、快速等方面都有著巨大的推動(dòng)作用。例如檔案信息化建設(shè)可以減少檔案遺失的概率、減少工作人員失誤的頻率;改善信息存儲(chǔ)的局限，大大增加檔案存儲(chǔ)量;并能夠通過查看權(quán)限的設(shè)置，加大增強(qiáng)用戶信息的私密度;工作人員的工作量也大大降低，辦公變得高效、便捷。但從目前檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看，部分檔案管理工作人員，還很缺乏對(duì)信息化正確認(rèn)知，尤其是工作時(shí)間較長(zhǎng)的員工，已經(jīng)習(xí)慣使用傳統(tǒng)檔案管理方法了，盡管信息化管理會(huì)帶來諸多方便，但這些員工仍然固步自封，不愿意學(xué)習(xí)全新的管理技術(shù)，阻礙了檔案信息化建設(shè)和管理進(jìn)一步落實(shí)。

2.2 傳統(tǒng)檔案管理思想限制檔案信息化的進(jìn)度

受到傳統(tǒng)檔案管理思想的限制，很多檔案管理工作沒有充分運(yùn)用信息技術(shù)，查閱和使用資源仍然采用傳統(tǒng)的定點(diǎn)查閱模式，極大的限制了檔案信息化的建設(shè)和管理，使信息化管理的便捷性和高效率在工作中得不到延伸，制約了檔案管理水平的提高。另外，傳統(tǒng)檔案管理查閱和調(diào)用資源，必須經(jīng)過嚴(yán)格且復(fù)雜的手續(xù)，在通過人員檢索在龐大的信息庫里查閱和使用相關(guān)文件，工作效率低下且檔案資源得不到及時(shí)共享，紙張檔案經(jīng)過多次翻閱還可能出現(xiàn)破損，需要進(jìn)行修復(fù)處理，相當(dāng)耗時(shí)耗力。

2.3 檔案信息分散性較強(qiáng)

檔案管理面臨的信息數(shù)量龐大且繁瑣，信息內(nèi)容的來源也相當(dāng)分散。檔案管理需要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分類管理，使查閱和使用信息的時(shí)候更加方便，讓這些信息都能夠發(fā)揮最大的價(jià)值。但來自各個(gè)單位的信息比較分散，利用人工對(duì)信息的價(jià)值進(jìn)行分類帶有一定的主觀意識(shí)，容易高估或低估信息的價(jià)值，所以需要從客觀的角度審視信息資源，深入挖掘檔案價(jià)值。

2.4 檔案管理員綜合素質(zhì)有待提升

專業(yè)檔案管理人員，擁有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和理論知識(shí)，明確崗位職責(zé)和意義，明白檔案信息化建設(shè)的重要性，對(duì)于先進(jìn)的檔案管理方法和模式接受程度高，擁有學(xué)習(xí)的意識(shí)。但部分單位的檔案管理人員對(duì)檔案管理員的缺乏清晰認(rèn)知，檔案管理技能有限，工作內(nèi)容也是重復(fù)傳統(tǒng)的方法和模式，很難接受新的技術(shù)和方法;還有部分員工安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取，對(duì)先進(jìn)技術(shù)學(xué)習(xí)甚至帶有排斥情緒。檔案管理員綜合素質(zhì)不高也是檔案管理信息化建設(shè)和管理存在問題。

3 檔案管理信息化建設(shè)和管理的措施

3.1 加強(qiáng)電子檔案資源的管理和維護(hù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的上傳和儲(chǔ)存得到了極大的推廣。檔案管理的信息資源通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行儲(chǔ)存和維護(hù)好處眾多：首先，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的電子空間，能夠降低紙質(zhì)檔案的使用頻率，減少紙質(zhì)資料修損和維護(hù)的成本。其次，電子檔案能夠隨時(shí)備份，降低檔案資料遺失的風(fēng)險(xiǎn)，使檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的安全性更有保障。信息分類也更加全面，大大提升了查閱和使用資料的速度。檔案管理信息化的建設(shè)和管理非常有必要，為了檔案信息化建設(shè)的價(jià)值得到充分的發(fā)揮，需要加強(qiáng)電子檔案資源的管理和維護(hù)，盡快建立單獨(dú)模塊的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)維護(hù)系統(tǒng)，提升檔案信息化建設(shè)的專業(yè)度;其次，應(yīng)當(dāng)完善檔案內(nèi)容上傳、接收、存儲(chǔ)及查閱過程中的安全性和保密性，避免重要資料外泄或被竊取。另外，還要對(duì)檔案管理人員的權(quán)限進(jìn)行分類、限制;給予不同板塊的用戶不同的資源調(diào)用權(quán)限，提高員工進(jìn)行檔案管理的效率，也有利于保證信息的私密度。

3.2 建立檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

檔案管理信息化建設(shè)和管理搭建專門的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以保證信息化建設(shè)工作的有效性，還能夠減少與第三方平臺(tái)合作產(chǎn)生的問題。作為檔案管理者，應(yīng)當(dāng)對(duì)信息化建設(shè)的重要性有深刻的認(rèn)識(shí)，根據(jù)日常檔案管理工作的需要搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高管理的效率和質(zhì)量。另外，考慮到獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的局限性，在建立檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)利于第三方服務(wù)平臺(tái)，及時(shí)了解用戶的真實(shí)需求，改進(jìn)檔案管理方式方法，盡可能滿足用戶需求，將檔案資源的價(jià)值最大化。檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)還需要硬件設(shè)施的投入，且信息化技術(shù)日新月異，在信息化建設(shè)過程中還應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新使用的硬件設(shè)備，不斷優(yōu)化信息化管理，保持檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)。

3.3 加強(qiáng)信息集中管理手段

由于檔案管理存在較強(qiáng)的分散性，因此在信息化建設(shè)過程中要注意嘉慶信息資源的集中管理手段，將不同信息來源進(jìn)行科學(xué)分類，結(jié)合主觀和客觀手段對(duì)信息資源的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)價(jià)值分為多個(gè)等級(jí)的資源管理路徑，將檔案信息價(jià)值最大化。檔案管理信息化建設(shè)也使得管理內(nèi)容和目標(biāo)發(fā)生了一定變化，作為檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)當(dāng)及時(shí)調(diào)整內(nèi)容和目標(biāo)，改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，提高信息化管理的有效性。并著力調(diào)整或重新制定管理制度，讓信息化建設(shè)能夠貫徹檔案管理始末，所有工作開展都有制度可循。

3.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理信息化技術(shù)還沒有實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化管理，更多還是通過人工操作，進(jìn)行建檔分類、查閱使用。因此，檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化技術(shù)的掌握和運(yùn)用非常重要，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要從業(yè)務(wù)能力、操作能力、管理理念等多個(gè)方面著手，為信息化建設(shè)培養(yǎng)專業(yè)性人才。首先，招聘專業(yè)素質(zhì)能力過硬的優(yōu)秀人才，為檔案信息化管理提供技術(shù)指導(dǎo)，將檔案管理信息化理論知識(shí)和技術(shù)實(shí)踐相結(jié)合，發(fā)揮信息化的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)。其次，對(duì)在職員工進(jìn)行信息化管理技術(shù)培訓(xùn)，更新檔案管理的知識(shí)和理念，擺脫傳統(tǒng)管理模式和方法的束縛，學(xué)習(xí)信息化管理技術(shù)，并進(jìn)行實(shí)際操練，盡快熟練操作技能和流程。兩個(gè)方面雙管齊下，才能逐步建立起一支業(yè)務(wù)能力過硬，綜合素質(zhì)較高的人才隊(duì)伍。

4 結(jié)語

信息化時(shí)代的到來，給各行各業(yè)都帶來了全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。信息技術(shù)之于檔案管理，大大提高了檔案管理的工作效率和儲(chǔ)存信息的能力，檔案管理信息化建設(shè)的重要性不言而喻，當(dāng)前管理工作開展的要點(diǎn)是抓住重點(diǎn)，結(jié)合實(shí)踐工作情況，加快信息化建設(shè)速度，推動(dòng)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。

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